أ. سعيد بن عبد الرحمن العمودي

Apresentação em tema: "أ. سعيد بن عبد الرحمن العمودي"— Transcrição da apresentação:

1 أ. سعيد بن عبد الرحمن العمودي
مدرب مدربين معتمد لنشر ثقافة الحوار من مركز الملك عبد العزيز للحوار الوطني مدرب معتمد من الأكاديمية البريطانية INTRECللتدريب مدرب معتمد في نظرية ترز TRIZلحل المشكلات بطريقة إبداعية مدرب معتمد في نموذج بوصلة هيرمان HBDIللتفكير مدرب معتمد في برامج التعلم السريع من FASTLEARN بكندا

2 مافي وقت ؟ ماذا تتمنى ؟ تمرين إلى الآن لم تنجزها أو تعملها ؟
( هوايات ـــ قراءة ـــ سفرـــ مهارة ...) إلى الآن لم تنجزها أو تعملها ؟ مافي وقت ؟

3 (وسخر لكم الشمس والقمر دائبين وسخر لكم الليل والنهار )
(وهو الذي الذي جعل الليل والنهار خلفة لمن أراد أن يذكّر أو أراد شكورا )

4 ( لن تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع خصال :
عن عمره فيما أفناه . وعن شبابه فيما أبلاه . وعن ماله من أين أكتسبه وفيما أنفقه . وعن علمه ماذا عمل به ) رواه البزار والطبراني بإسناد صحيح

5 قال عمر بن الخطاب رضي الله عنه : إني لأكره أن أرى أحدكم سبهللا ( فارغاً ) لا في عمل دنيا ولا في عمل آخرة .

6 ( إضاعة الوقت أشد من الموت ،
لأن إضاعة الوقت يقطعك عن الله والدار الآخرة ، والموت يقطعك عن الدنيا وأهلها ) ابن القيم رحمه الله (من أمضى يوماً من عمره في غير حق قضاه ، أو فرض أداه ، أو خير أسسه ، أو علم اقتبسه، فقد عق يومه ، وظلم نفسه )

7 دقات قلب المرء قائلة له أن الحياة دقائق وثوان إذا كنت اعلم علم اليقين
بان جميع حيــاتي كساعة فلم لا أكــــون ضنيــاُ بها واجعلهــا في صــلاح وطـــاعة

8 يقضي الناجحون وقتهم في تأدية الأعمــــــــال التي لا يرغب الخائبون في عملها .

9 تمرين ما مدى كفاءتك في إدارة وقتك؟

10 العبارات نادراً أحياناً غالباً دائماً
1- أحدد كل يوم وقتاً بسيطاً للتخطيط والتفكير في عملي. 2- أحدد أهدافاً معينة ومكتوبة وأحدد مواعيد لتحقيقها 3- أعد قائمة عمل يومية وأرتبها حسب أهميتها وأنفذ أهمها في أسرع وقت ممكن. 4- أعرف قاعدة (20 – 80 ) واستخدمها في العمل. 5- احتفظ بجدول مفتوح كي أكون مستعداً للأزمات وللأمور غير المتوقعة. 6- أفرض كل ما يمكنني إلى الآخرين ليقوموا به. 7- أحاول أن أهتم بكل ورقة مرة واحدة فقط. 8- أتناول غداء خفيفاً حتى لا أشعر بالنعاس بعد الظهر. 9- أقوم بجهد فعال لأمنع حدوث المعترضات أو المقاطعات الشائعة (كالزوار، والاجتماعات، والمكالمات الهاتفية) التي تعترض عملي باستمرار. 10- استطيع أن أقول "لا" عندما يطلب الآخرون وقتي خاصة إذا كان ذلك سيحول دون إكمالي إنجاز المهام الرئيسية.

11 حتى تعرف درجتك أعط نفسك:
3 نقاط لكل إجابة "دائماً". نقطتين لكل إجابة "غالباً" . نقطة واحدة لكل إجابة "أحياناً". صفراً لكل إجابة "نادراً". أجمع نقاطك لتحصل على درجتك النهائية فإذا حصلت على: صفر – 15 الأفضل أن تفكر قليلاً في إدارة وقتك. 15 – 20 لا بأس، لكن يمكن لك أن تتحسن قليلاً. 20 – 25 جيد جداً. 25 – 37 ممتاز 28 – 30 مستحيل (أنت غير صريح ) .

12 إدارة الوقت تعني أولا إدارة الذات
مفهوم إدارة الوقت إدارة الوقت تعني أولا إدارة الذات إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي تقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح . إدارة الوقت هي محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه ، بدلا من أن يفرض هو سيطرته علينا .

13 أهمية إدارة الوقت انجاز أكبر عدد ممكن من الإنجازات في العمل .
إرضاء رؤساءك في العمل . النجاح والتميز الدراسي تنظيم وحسن استغلال الجهود المبذولة . الشعور بالرضاء وتحقيق الذات .

14 الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته ، لا يستطيع إدارة أي شيء غيره .
الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته ، لا يستطيع إدارة أي شيء غيره . من أهم الدراسات في إدارة الوقت دراسة للكاتب جيمس ماكاي 1958 ومن أهم عباراته ( إذا كنت تشعر بنقص في الوقت أثناء عملك ، فهذا مؤشر بأن مهاراتك الإدارية تتجه نحو العدم)

15 تمرين ما هي معايير الوقت الفعال

16 ضع علامة ( صح ) أمام المعايير أو الصفات التي تعتقد أن الشخص لو تحلى بها فإنه يستعمل وقته بفاعلية:
يستيقظ مبكراً. ينام متأخراً. مشغول دائماً. قائد غير محبوب. غير مركزي. لديه أهداف واضحة. تصعب مقاطعته. يحترم أوقات الآخرين. يكمل عمله في المنزل. تحتاج موعداً لمقابلته. يحقق النتائج المطلوبة في الوقت المحدد. يحدد الأولويات في عمله. لا يتردد بقول (لا) للأعمال التي لا يرغب بها. لا يتردد في اتخاذ القرار.

17 الإجابة النموذجية: ( 1 ، 6 ، 7 ، 8 ، 10 ، 11 ، 12 ، 13 ، 14 ).

18 أهمية إدارة الوقت الأعمال المنزلية والرحلات والتنزه بمعدل ساعة واحدة يوميا 3 4.28 % الأعمال المعتادة والمراجعات الحكومية بمعدل نصف ساعة 1.5 2.14 % الأكل والشرب بمعدل ساعة ونصف يوميا 4.5 6.4 % العمل من 9 - 4) يوميا 21.5 30.7 % النوم بمعدل ثمان ساعات يوميا 26 37 % نوع النشاط ما يستغرقه بالسنوات النسبة المئوية من العمر كاملا

19 أهمية إدارة الوقت 1.5 2.14 % 9 سنوات 12.85 % 61 سنة 87 %
اللقاءات الاجتماعية والودية بين الأصدقاء بمعدل نصف ساعة يوميا 1.5 2.14 % المتبقي 9 سنوات 12.85 % المجموع 61 سنة 87 % الاتصالات الهاتفية بمعدل نصف ساعة يوميا التنقل من مكان لآخر بمعدل نصف ساعة يوميا نوع النشاط ما يستغرقه بالسنوات النسبة المئوية من العمر كاملا بافتراض إنسان يعيش لـ 70 سنة فإن

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44 كل شخص لديه 168 ساعة في الأسبوع

45 إن الإدارة الصحيحة للوقت تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك.
إن إضافة 15دقيقة كل يوم، تعني إضافة 13 يوم عمل كل عام. وإذا أضفت 30 دقيقة كل يوم، فأنت تضيف 26 يوم عمل كل عام. إن هذا يعادل شهرا جديدا من العمل كل عام...

46 مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً. 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً!! لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر

47 أنواع الوقت يمكن تنظيمه وقت يصعب تنظيمه ذروة ذروة خمول خمول خمول
أنواع الوقت يمكن تنظيمه وقت يصعب تنظيمه ذروة ذروة خمول خمول خمول 7 صباحاً عصراً مساء مساء

48 قواعد في إدارة الوقت إدارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تناسب ظروفك وطبيعتك. تغير العادات القديمة يأخذ وقتا طويلا ويحتاج إلى مجهود كبير.

49

50 أرقام وحقائق محلية 34% فقط من الموظفين بالمملكة يستطيعون إدارة وقتهم بشكل فعال 66% لا يستطيعون ممارسة إدارة الوقت كما ينبغي بسبب الزيارات المفاجئة، المجاملات ، سياسة الباب المفتوح. 71% من المديرين ينبغي لهم تقديم خدمات للأصدقاء والأقارب أثناء العمل . 59%من المديرين يقضون جزءاً كبيراً من الوقت في الترحيب والمجاملة والضيافة قبل البدء في مواضيع الاجتماعات . 88% ذكروا أن المركزية أكبر عائق لإضاعة الوقت . المصدر: إدارة الوقت في المملكة، عبد العزيز ملائكة (رسالة ماجستير )

51

52 ترتيب الأولويـــات وتعني عملية ترتيب الأهداف والمهام والأعمال الأهم فالأهم بحيث يتمكن الإنسان من تحقيق أهدافه في الوقت المتاح

53 هام وعاجل: تمرين هام ولكن غير مستعجل
وهي المهام التي يجب انجازها فوراً في المستقبل القريب نظراً لما يترتب على تأخيرها من عواقب وخيمة أو ارتباط تنفيذها بموعد محدد. …………………………………( 1 …………………………………( 2 …………………………………( 3 هام ولكن غير مستعجل أعمال/ مهام ذات أولوية في حد ذاتها ولكنها ليست ملحة للفصل فيها لحظة وجودها …………………………………( 1 …………………………………( 2 …………………………………( 3

54 الوقت المهدر عاجل ولكن ليس هام أعمال هامشية
وهي الأعمال التي تقتضي العناية الفورية رغم أنها لا تعتبر ذات أولوية قصوى …………………………………( 1 …………………………………( 2 …………………………………( 3 أعمال هامشية أعمال/ مهام ليس من الضروري انجازها على الرغم من وجودها. …………………………………( 1 …………………………………( 2 …………………………………( 3 الوقت المهدر الأعمال/ المهام التي تندم على الوقت الذي اهدرته في انجازها والتي ليس لها مردود او نتائج ايجابية. …………………………………( 1 …………………………………( 2 …………………………………( 3

55 (مصفوفة الوقت) ترتيب الأولويـــات غير مهم مهم عاجل غير عاجل
المربع الثاني: ـ تخطيط للمستقبل ـ بناء مهارات ـ ترفيه وتنمية ذاتية ـ تقوية وتعزيز النفس المربع الأول: ـ أزمات ـ مشكلات ضاغطة ـ مشروعات ذات وقت محدد ـ اجتماعات ... الخ المربع الرابع: ـ روتينيات غير هامة ـ ثرثرة ـ مشاهدة تلفاز الخ المربع الثالث: ـ مكالمات هاتفية ـ مقاطعات ـ زيارات مفاجئة لك ... الخ

56 غير عاجل عاجل مهم غير مهم النتائج : النتائج : النتائج : النتائج :
النتائج: عندما يغلب هذا المربع على حياتك ! غير عاجل عاجل مهم غير مهم النتائج : رؤية شاملة توازن تحقيق للأهداف أزمات قليلة 2 النتائج : ضغط احتراق كامل إدارة أزمات يطفئ النيران دائماً 1 النتائج : انعدام كامل للمسؤولية الاعتماد على الآخرين محطم نفسياً 4 النتائج : تركيز قصير الأمد إدارة أزمات يشعر أنه ضحية علاقات ضحلة أو محطمة 3 انعدام الشعور بالمستقبل نقل الغير ممتع إلى الممتع التشويق واثره في نقل شعور الانسان من الغير ممتع للممتع. نظرتي أنا و نظرة الاخرين الفرق بين الممتع و غير الممتع. كيف تقضي نشاطاتك الأولويات الإكتئاب / الثقة الأكل الحاجة وإذا زاد عنها أصبح في مربع أخر يجب أن لا تنفصل مقاييس المتعة عن الفائدة التعرف ماهو السباب عن عدم وجود المتعة في أشياء هى مفيدة لنا ما معنى كلمة ممتع و مفيد أكتب عشر نشاطات تعملها يومياً و في أوقات متفرقة مقسمها بين أوقات الصلاة. يجب أن تسأل نفسك أولاً هل هى مفيدة و كيف أجعلها ممتعة

57 ( الإدارة ) ترتيب الأولويـــات غير مهم مهم عاجل غير عاجل
المربع الثاني: مربع القيادة المربع الأول: ـ مربع الطوارئ ( الإدارة ) المربع الرابع: ـمربع الضياع ـالمربع الثالث : مربع الخداع !

58 الأهمية الإلحاح غير عاجل عاجل مهم غير مهم مهم مهم وعاجل غير عاجل أنجز
خطط الأهمية غير مهم غير عاجل عاجل وغير مهم غير مهم اتركه فوض الإلحاح

59 غير عاجل عاجل مهم غير مهم الشركات المتميزة= 65% ــــ 80%
الشركات العادية = 25% 2 الشركات المتميزة = 20% ــــ 25% الشركات العادية = 25% ــــ 35% 1 مهم الشركات المتميزة = 1% الشركات العادية = 2% ــــ 3% 4 الشركات المتميزة = 15% الشركات العادية = 50% ــــ 60% 3 انعدام الشعور بالمستقبل نقل الغير ممتع إلى الممتع التشويق واثره في نقل شعور الانسان من الغير ممتع للممتع. نظرتي أنا و نظرة الاخرين الفرق بين الممتع و غير الممتع. كيف تقضي نشاطاتك الأولويات الإكتئاب / الثقة الأكل الحاجة وإذا زاد عنها أصبح في مربع أخر يجب أن لا تنفصل مقاييس المتعة عن الفائدة التعرف ماهو السباب عن عدم وجود المتعة في أشياء هى مفيدة لنا ما معنى كلمة ممتع و مفيد أكتب عشر نشاطات تعملها يومياً و في أوقات متفرقة مقسمها بين أوقات الصلاة. يجب أن تسأل نفسك أولاً هل هى مفيدة و كيف أجعلها ممتعة غير مهم

60

61 ترتيب الأولويـــات العاجل الملح ليس مشكلة في حد ذاته لكن عندما يسيطر فإنه يدوس الأولويات في طريقه. بقدر ما تتصف أعمالنا بالعجلة بقدر ما تفقد الأهمية والقيمة على المدى الطويل. الأعمال المهمة يتم تخطيطها لتربط بأوقات تنفيذ متناسبة ومقدار الأهمية وبالتالي تنتفي العجلة منها.

62 تظهر الدراسات بأن 85% من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود لها أبداً، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتنا هي أصلاً محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد فإن حجم ملفاتك ستنخفض بنسبة خمسين بالمائة.

63 ترتيب الأولويـــات مبدأ باريتو 80 % من الوقت المبذول 80% من النتائج
20 % من الوقت المبذول 80 % من الوقت المبذول 80% من النتائج 20% من النتائج

64 تمرين أفكار لإدارة الوقت

65

66

67

68

69 جدول الأعمال (غير المتكررة)
أهداف السنة مالية وأخرى ثقافة وأنشطة دراسة أو عمل الأسرة والبيت اتصالات عمل اتصالات عامة حفظ 5 جزاء معهد انجليزي معهد صحي دورة الإدارة رحلة الأسرة الحج توفير 10 آلاف دين خالد دين نور فاتورة الهاتف خطة الحياة زواج سعد رحلة الرواد المؤتمرالدولي جرير استقبال أحمد تقرير خطة امتحان اجتماع تقييم خالتي حجز السفر خالد موعد الطبيب معاملة التأمينات المعهد الصحي رحلة الصيف اصلاح السيارة تعديل الحمام امتحان هند شهادة أحمـد عشاء أم محمد زبون جهة مسؤول

70 الجدول الزمني (الوحدة أسبوع)
الصباح الظهر العصر المغرب العشاء السبت الأحد صحي E الاثنين الثلاثاء 10 اجتماع طبيب أسنان الأربعاء تقرير الخميس استقبال أحمد زواج خالد الجمعة الزيارة العائلة الزيارة العائلية

71 قـواعــد الجــدول الـزمني
أملأ أولاً التي لا تتحكم بها. ثم أملأ جدول يوم غد فقط. استعمل الساعات إذا كانت محددة وإلا فاستعمل الفترات.

72 مضيعــات الوقت هذه مجموعة من مضيعات الوقت الشهيرة ... حدد موقفك منها
الافتقار للتخطيط الافتقار للتفويض الزوار بدون موعد المكالمات الهاتفية الفوضى والتأجيل الاجتماعات غير الفعالة الانتظار ( للمعاملات، للأطباء ...) عدم القدرة على الرفض فقدان الرغبة والملل الطوارئ والمشكلات فوضى الأوراق والملفات الرغبة الزائدة في المثالية الروتين والتعقيدات الإدارية الثرثرة والجدال التلفاز المقاطعات المستمرة سكرتير غير كفء ازدحام المرور أو المواقف ضعف الإرادة لإدارة الوقت عدم وضوح الأهداف

73 كيف تتغلب على مضيعــات الوقت
راجع أهدافك وخططك احتفظ بخطة زمنية ضع قائمة إنجاز يومية سد منــافذ الهـــروب استغل الأوقات الهامشية لا تستسلم للأمور العاجلة الإدارة الناجحة للوقت 1 2 3 4 5 6

74 مضيعــات الوقت ابدأ في العمل الآن أنجز هذه المهام ... أولا
لا تنتظر الإيحاء أو المزاج الملائم لا تتردد: - تعلم وقت اتخاذ القرار - لا تنتظر نتائج مثالية - لا تخف من الخطأ - لا تقلق واجه المهام غير المحببة فتت المهام الصعبة والكبيرة

75 كيف تسطر على مضيعات وقتك ؟
حدد أهم مضيعات وقتك. حدد كم من الساعات في اليوم تقضيها في هذه المضيعات. حدد كم من الساعات في اليوم يجب أن تقضيها في هذه المضيعات. حدد أسباب مضيعات الوقت لديك. ضع حلولاً للقضاء على مضيعات الوقت. ضع هدفاً لنفسك، بأن تحدد المقدار الذي ترغب في الوصول إليه لتخفيض الوقت الضائع. حدد درجة الفعالية والكفاءة التي ترغب في أن تكون عليها في استخدامك لوقتك.

76 المهارات الخمس لإدارة الاتصال الهاتفي
مهارة أول 30 ثانية. مهارة الإنصات. مهارة التخليص وإعادة الصياغة. مهارة طرح الأسئلة. مهارة إعطاء المعلومات.

77 10 قواعد لعلاج التسويف تعرف على أسباب المماطلة واتخذ خطوات لتلافيها.
ابتكر نظاماً للحوافز لنفسك ولمرؤوسيك. ضع جدولاً للأشياء المطلوبة، واحرص على تنفيذه. تعلم أن تكبح النشاطات غير المجدولة، والتي غالباً ما تخفى وراءها عملية التأجيل. قسم المهمة إلى أجزاء صغيرة (سياسة الخطوة خطوة في الإنجاز). شدد على نفسك، واتخذ لنفسك شعاراً (الآن الآن ليس غداً). شجع نفسك وتغلب على الخوف من الفشل. أدر وقتك. ارفع درجة طاقتك. تجنب استخدام عبارات المسوفين (الوقت متأخر، لم يحن وقته .. الخ).

78 نصائح عامة لإدارة الوقت
1 ـ قوائم الأعمال اليومية 2 ـ لا تحاول أن تتذكر كل شيء ... اكتبه 3 ـ ضع مكاناً لكل شيء وضع كل شيء في مكانه 4 ـ استفد من التقنيات الحديثة 5 ـ قم بإدارة وقت الأصدقاء 6 ـ استعن بسكرتيرة !! 7 ـ احتفظ بقلم وورقة لتسجيل الأفكار والخطط أثناء الفراغ 8 ـ استفد من أوقات الطوارئ والانتظار في القراءة 9 ـ خطط أوقات الراحة 10 ـ تجنب الأشخاص الذين يسرقون وقتك

79 نصائح عامة لإدارة الوقت
11 ـ حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به 12 ـ استيقظ مبكراً ونم مبكراً 13 ـ تخلص من عاداتك القديمة غير الجيدة 14 ـ قم بعمل الأشياء الأهم أولاً 15 ـ ركز في عمل واحد فقط 16 ـ أجّل الأعمال الروتينية إلى وقت أقل نشاطا 17 ـ اسأل نفسك دائما: إلى أين أسير ؟ ولماذا أقوم بهذا ؟ 18 ـ راجع دائماً أهدافك اليومية والشهرية والسنوية ثم ما هو هدف العمر ؟!

80 أسعد بتواصلكم أبو طارق