Centro Executivo Platinum Tower - Av. Mauro Ramos, 1450 - 3º. Andar Conj. 301 - Centro - CEP 88030-000 | Florianópolis - SC (48)3031-5050 www.adeptsys.com.br.

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1 Centro Executivo Platinum Tower - Av. Mauro Ramos, 1450 - 3º. Andar Conj. 301 - Centro - CEP 88030-000 | Florianópolis - SC (48)3031-5050 www.adeptsys.com.br Sistema de Gerenciamento para Agências de Publicidade. 2010 Dia-a-dia da Agência

2 Planejamento Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Esta explanação, terá como base uma Agência formada pelos setores de Atendimento; Planejamento; Tráfego, Criação; Produção; Mídia; Financeiro e Direção. Consideraremos também os Clientes; Fornecedores e Veículos que são as principais entidades externas com as quais as Agências se relacionam: Agência Mercado Clique para avançar

3 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Planejamento Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Agência 1-Prospecção Basicamente, todo o fluxo de trabalho de uma agência se inicia pelo setor de Atendimento que, após o processo de prospecção, trará do Cliente um novo trabalho a ser desenvolvido, que conhecemos como Job. Para auxilio deste importante profissional o Publiway possui o módulo RP (Relações Publicas). Esta ferramenta administra uma base de informações para apoio ao processo de prospecção, facilitando o relacionamento da Agência com o seu mercado. Utilizando os recursos para envio de mala direta impressa ou digital e registrando diversas informações importantes, tais como, datas, nomes, histórico de ocorrências entre outras, o departamento de atendimento estará em constante contato com todo o seu universo de relacionamento. Incrementando, desta forma, o seu potencial de comunicação e, consequentemente, sua eficiência na manutenção e abertura de novos negócios. Mercado Prospecção selecione para ir direto à etapa desejada

4 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Planejamento Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Agência 2-Visitas Desde o início do relacionamento com um Cliente, ainda que em fase de prospecção, o Atendimento deverá realizar uma ou mais reuniões para a definição do briefing e apresentar a evolução dos trabalhos. Com o auxilio do Publiway, no Cadastro de Visitas, sua agencia terá todos os importantes eventos desta natureza devidamente registrados. Tal recurso auxiliará na avaliação dos custos do relacionamento com o cliente, além de outras conclusões importantes apoiadas em relatórios. Mercado Visitas selecione para ir direto à etapa desejada

5 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Mercado Planejamento Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Agência 3-Entrada de Job No momento adequado e tão esperado, o departamento de Atendimento lança o novo Job no Publiway. Nesta fase, será introduzida, no Controle de Jobs do sistema, uma série de informações que auxiliarão no desenvolvimento e acompanhamento dos trabalhos dentro e fora da agência, tais como: identificação da nova campanha, descrição do briefing, peças publicitárias sugeridas, verba disponível, principais datas de controle entre outras. Job selecione para ir direto à etapa desejada

6 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Mercado ClientesFornecedoresVeículos Gerência Atendimento Agência 4 - Tráfego - Distribuição das Atividades A partir deste momento o Publiway poderá ser utilizado para a distribuição e apoio ao controle da execução das atividades. Através do Controle de Pauta todos os colaboradores da Agência conhecerão suas atividades pertinentes a cada Job cadastrado. O processo de distribuição pode ser executado a qualquer momento e auxiliará o responsável pela coordenação das atividades a monitorar os prazos de cada ação. Planejamento Produção Criação Mídia Financeiro Tráfego selecione para ir direto à etapa desejada

7 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Mercado Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Agência 5-Planejamento Após o cadastramento inicial do Job, o Planejamento, auxiliado pelo Atendimento, traçará a estratégia de atuação para que os objetivos do cliente sejam atingidos. Neste ponto, o Publiway poderá contribuir com sua base histórica, Jobs, Pautas, Orçamentos, Autorizações, Tabelas e outros, apoiando com todas as informações de todos os trabalhos já realizados para este e outros clientes. Planejamento Planejam. selecione para ir direto à etapa desejada

8 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Mercado Financeiro Tráfego ClientesFornecedoresVeículos Gerência Atendimento Agência 6 - Orçamento O passo seguinte será a montagem da proposta para o Cliente, neste momento, dependendo do planejado, deverão ser envolvidos também os setores de Criação, Produção e Mídia que executarão os trabalhos iniciais e levantarão o custo de cada etapa do processo. Durante o trabalho de levantamento das informações para montagem da proposta, o Publiway apoiará ainda em diversos outros pontos, agilizando e dando qualidade a todo o processo, tais como: Automatização da elaboração do orçamento de criação e de produção, apoiados nas tabelas de serviço da Agência e de fornecedores já cadastradas no sistema, além do recurso que monta, gera PDF e envia por e-mail as solicitações de orçamento de fornecedores. Automatização da elaboração do orçamento de mídia e plano de mídia, atribuindo um grande ganho de tempo e de qualidade pela utilização das tabelas dos veículos e montagem automática das PI (pedidos de inserção), calculando o GRP (pontos de audiência bruta), além de disponibilizar outras informações de grande importância. Planejamento Produção Criação Mídia Orçamento selecione para ir direto à etapa desejada

9 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Planejamento Produção Financeiro Criação Mídia ClientesFornecedoresVeículos Tráfego Gerência Atendimento Agência 7-Finalização Munido de todos os documentos gerados, estratégia, orçamentos e outros, o Atendimento fará a defesa do planejado junto ao Cliente. Após a defesa o Atendimento deverá repassar ao controle de Job do Publiway as considerações necessárias para que seja iniciado o processo de finalização do Job. Neste ponto, o planejamento é ajustado e são disparadas todas as atividades que levarão à finalização de todos os itens autorizados pelo cliente. Novamente no controle de Pauta serão relacionadas todas as atividades com seus respectivos responsáveis e, desta forma, o Publiway se encarregará de alertar a cada colaborador de seus compromissos com os detalhes necessários a execução dos trabalhos e prazos a serem cumpridos. De forma simples e interativa o colaborador poderá informar ao sistema a situação de seu trabalho, permitindo um controle eficiente dos prazos de criação, produção e mídia. Este recurso possibilitará que o Trafego acompanhe a evolução dos trabalhos e interfira se julgar necessário. Mercado Finalização selecione para ir direto à etapa desejada

10 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Financeiro FornecedoresVeículos Gerência Atendimento Agência Mercado Planejamento Produção Criação Mídia Tráfego Clientes Finalização 7-Finalização Munido de todos os documentos gerados, estratégia, orçamentos e outros, o Atendimento fará a defesa do planejado junto ao Cliente. Após a defesa o Atendimento deverá repassar ao controle de Job do Publiway as considerações necessárias para que seja iniciado o processo de finalização do Job. Neste ponto, o planejamento é ajustado e são disparadas todas as atividades que levarão à finalização de todos os itens autorizados pelo cliente. Novamente no controle de Pauta serão relacionadas todas as atividades com seus respectivos responsáveis e, desta forma, o Publiway se encarregará de alertar a cada colaborador de seus compromissos com os detalhes necessários a execução dos trabalhos e prazos a serem cumpridos. De forma simples e interativa o colaborador poderá informar ao sistema a situação de seu trabalho, permitindo um controle eficiente dos prazos de criação, produção e mídia. Este recurso possibilitará que o Trafego acompanhe a evolução dos trabalhos e interfira se julgar necessário. selecione para ir direto à etapa desejada

11 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção PlanejamentoFinanceiro Gerência Atendimento Agência Tráfego Mercado Clientes Planejamento Produção Criação Mídia FornecedoresVeículos 8-Autorização Com a aprovação do Cliente o Departamento de Criação dará prosseguimento a elaboração das peças criativas e o Departamento de Produção, via Publiway, gerará ainda as autorizações de produção com todas as informações necessárias à execução dos itens a serem produzidos, incluindo dados de entrega, faturamento e outros. Com mais alguns cliques, estas autorizações serão encaminhadas para os fornecedores por e-mail, em PDF, ou impressas para apresentação. De forma similar, o Mídia utilizará o Publiway, com suas tabelas de veículos, para o desenvolvimento do plano de mídia, e a partir deste, gerará automaticamente as Autorizações de Mídia ou PI (Pedidos de Inserção) para cada veículo e praça de exibição programada, dando velocidade e confiabilidade a mais esta trabalhosa etapa. Autorização selecione para ir direto à etapa desejada

12 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Planejamento Gerência Atendimento Agência Tráfego Mercado Produção Criação Mídia FornecedoresVeículos 9-Faturamento Em paralelo ao processo de geração das Autorizações, o Publiway registra automaticamente no Módulo Financeiro todas as contas a pagar e receber relacionadas. Utilizando-se de um mecanismo que vincula os dados dos clientes, fornecedores e informações específicas do trabalho executado, o Publiway preenche automaticamente todas as informações pertinentes a estes documentos, facilitando a geração dos boletos de cobrança, notas fiscais e o respectivo processo de controle das contas a receber e a pagar. Esta integração com o Departamento Financeiro, elimina falhas no processo de cobrança, principalmente de comissões junto aos fornecedores e veículos. O Publiway ainda apoiará o departamento financeiro em todas as suas atividades tais como controle de contas, Controle de fluxo de caixa, controle das contas a receber e a pagar com seus respectivos processos de quitação, Emissão de Boletos,Notas Fiscais, lançamentos, conciliação bancária e outros. Financeiro Clientes Faturamento selecione para ir direto à etapa desejada

13 Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Fornecedores Planejamento Gerência Agência Tráfego Mercado Veículos 10-Fechamento Após a execução de todas as atividades para a conclusão do JOB, é realizado no Publiway o controle da chegada de notas dos serviços autorizados bem como a confirmação da execução das autorizações de criação, produção e mídia. O próximo passo é a elaboração do relatório final do job, apoiado nas informações armazenadas pelo sistema, para que seja entregue ao cliente, podendo também ser disponibilizado via internet pelo Cliente Web. Financeiro Clientes Atendimento Produção Criação Mídia Planejamento Fechamento selecione para ir direto à etapa desejada

14 Clientes Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Fornecedores Planejamento Agência Tráfego Mercado Veículos 11-Avaliação do Job Atividade nem sempre executada em grande parte das Agencias, por falta de dados disponíveis ou de difícil cruzamento, a avaliação do job conta com grande apoio do Publiway, que possibilita a extração de um grande número de relatórios a qualquer momento. Esta facilidade para levantar dados relacionados a cada etapa do JOB, tais como sua rentabilidade, condução das pautas, orçamentos, ranking de clientes, tempo gasto em cada atividade e muito mais, dará subsídios para que toda a estrutura avalie sua eficiência, viabilizando a prática de uma gestão consistente e, consequentemente, eficiente. Atendimento Produção Criação Mídia Planejamento Financeiro Tráfego Gerência Avaliação selecione para ir direto à etapa desejada

15 Planejamento Agência Tráfego Mercado Atendimento Produção Criação Mídia Planejamento Financeiro Tráfego Gerência ClientesFornecedoresVeículos Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção Para finalizar feche a janela selecione para ir direto à etapa desejada

16 Centro Executivo Platinum Tower - Av. Mauro Ramos, 1450 - 3º. Andar – Conj. 301 - Centro - CEP 88030-000 | Florianópolis - SC (48)3031-5050 www.adeptsys.com.br Entre em contato conosco! Fone: +55 48 3031-5050 E-mail: comercial@adeptsys.com.br Skype: grupo_adept_consultor_vendas01 www.publiway.com.br