DEFES melhorando a gestão e os resultados.

Apresentação em tema: "DEFES melhorando a gestão e os resultados."— Transcrição da apresentação:

1 DEFES melhorando a gestão e os resultados

2 Gestão da Informação Gestão dos Convênios e Ações Nacionais Formulários e Instrumentos de Gestão Gestão de Fluxos Pagamento Alteração de PT Prorrogação de Ofício Visitas Técnicas Análise de Execução física do Objeto

3 Gestão da Informação 1. Compartilhar informações e dados
Pastas compartilhadas em Rubi/DEFES Rubi/DEFES Convênios Modelos (despachos, notas técnicas, apresentações, apenas um de cada)‏ Manuais (alteração de PT, licitação, prestação de contas, etc.)‏ Leis (PI 127, 8666, etc.) Informações gerenciais (planilha endereços, dados, agendas)

4 Gestão da Informação Regras de organização e nomenclatura das pastas
Nome da entidade – objeto – n° SICONV (ex. Palmas – bancos comunitários Palmas – banco dendê )‏ Projeto Básico (.doc, .pdf, etc, se mais de uma versão, colocar data)‏ Convênios Ações Nacionais Minuta (.doc, .pdf, etc)‏ Alteração de PT (formulário, notas técnicas)‏ Despachos (envio pra pagamento, prorroga ofício, ofícios, etc.)‏ Relatórios (semestral, de visita – data no nome do arquivo)‏

5 Gestão da Informação DEFES
2. Ampliação dos canais de comunicação com os parceiros convenentes parlamentares Comunicados DEFES s personalizados press release SENAES Acontece portal MTE DEFES proponentes sociedade movimento

6 Gestão dos Convênios e Ações Nacionais
1. Especialização das atividades (núcleos)‏ Coordenação Gestão e acompanhamento Apoio e suporte Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Orientação estratégica Elaboração de chamadas Análise de projetos Análise de resultados e cumprimento do objeto Termos de cooperação Articulações Institucionais Envio para pagamento Prorrogação de ofício Verificação documental Atualização de dados Despachos em geral Emissão de passagens Operação do SICONV Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Visitas de monitoramento Orientação em geral Análise de projetos Análise execução física

7 Gestão de Convênios 2. Melhoria dos instrumentos de gestão
Formulário de ajuste de PT Relatório de acompanhamento(inf. Consolidadas pelo gabinete)‏ Relatório de visita Tabela de referência de preços Perguntas frequentes

8 Gestão de Fluxos 3. Sala de situação Cronograma de reuniões semanais
Reuniões de troca com encaminhamentos Identificação de problemas comuns e construção coletiva das soluções

9 Fluxo dos processos Pagamento
1. Núcleo de Apoio controla os cronogramas de desembolso 2. Com antecedência de um mês, Núcleo de Apoio envia comunicado à convenente para que providencie: a) prestação de contas da parcela anterior, b) extrato da conta bancária 3. Núcleo de Apoio verifica documentação recebida. Núcleo de acompanhamento analisa execução física do objeto e elabora parecer técnico. 4. Núcleo de Apoio faz o despacho e encaminha para pagamento.

10 Fluxo dos processos Alteração de PT
1. Convenente solicita por alteração de PT através do preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão analisa e orienta processo de preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão elabora parecer técnico aprovando alteração 4. Núcleo de Apoio faz o procedimento de alteração de PT no SICONV

11 Fluxo dos processos Prorrogação de Ofício
1. Núcleo de Apoio realiza levantamento de todos os processos para identificar os atrasos e efetuar as prorrogações de ofício 2. Núcleo de Apoio, após receber o processo de volta de um pagamento, realiza as contas do atraso, se houve, e elabora despacho para prorrogação de ofício

12 Fluxo dos processos Visitas Técnicas
1. Núcleo de Apoio prepara formulários de visita com inserção das metas e etapas dos projetos, preenchendo etapas já verificadas em visitas anteriores 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão agenda a visita com o convenente e envia previamente o formulário para que o proponente possa preparar as informações com antecedência. 3. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão realiza a visita técnica ao proponente e preenche todo o formulário de visita 4. Núcleo de Gestão realiza reunião com técnico que visitou ou discute o relatório elaborado para analisar o andamento do convênio e da política

13 Fluxo dos processos Análise de relatórios semestrais e prestação de contas (execução do objeto)‏ 1. Núcleo de Apoio avisa, com um mês de antecedência, o prazo para envio do relatório semestral ou da prestação de contas por parte do convenente. 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão analisa o relatório e emite parecer técnico