Administrando projetos com MS Project – Unidade III

Apresentação em tema: "Administrando projetos com MS Project – Unidade III"— Transcrição da apresentação:

1 Administrando projetos com MS Project – Unidade III
Uma visão prática Helene Kleinberger Salim

2 Voltando ao exercício, detalhe os subprojetos em atividades
Planejamento e Projeto da Rede Início do projeto Definição dos requisitos técnicos Projeto funcional Descrição dos aspectos técnicos Revisão e aprovação do Projeto Projeto Contratado

3 Estime a duração das atividades
Planejamento e Projeto da Rede 1d? Início do projeto d Definição dos requisitos técnicos 5d Projeto funcional d Descrição dos aspectos técnicos 5d Revisão e aprovação do Projeto 5d Projeto Contratado d Planejamento e Projeto da Rede Início do projeto Definição dos requisitos técnicos Projeto funcional Descrição dos aspectos técnicos Revisão e aprovação do Projeto Projeto Contratado

4 Estime a duração das atividades
1,5,10,5,5,0 – não estime a atividade 1, será calculada depois

5 Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa
Preparação da Instalação Aquisição dos equipamentos Prototipação do sistema Pré-configuração e teste Preparação do local da rede Pronto para instalar

6 Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa, deve ser a última atividade de um bloco.

7 Detalhando a segunda grande tarefa
8. Preparação da Instalação 1d? 9. Aquisição dos equipamentos 10d 10. Prototipação do sistema 15d 11. Pré-configuração e teste 5d 12. Preparação do local da rede 15d 13. Pronto para instalar 0d Preparação da Instalação Aquisição dos equipamentos Prototipação do sistema Pré-configuração e teste Preparação do local da rede Pronto para instalar

8 Obtemos algo assim Atribuir durações 10,15,5 15, 0
Preparação da Instalação, será calculada quando subordinarmos seu detalhamento

9 Simplificando, para manter o exercício visível numa página / tela
14. Instalação d? 15. Instalação física do local da rede 10d 16. Documentação das ligações d 17. Instalação completa d Instalação Instalação física do local da rede Documentação das ligações Instalação completa Durações 10, 5 e 0, não lançar dados em Instalação, deixe 1d?

10 E finalmente! 18. Pós-instalação 1d?
19. Orientação usuário e suporte inicial 20d 20. Revisão pós-instalação 5d 21. Aceitação formal do sistema 1d 22. Entrega para operação da rede 0d Pós-instalação Orientação usuário e suporte inicial Revisão pós-instalação Aceitação formal do sistema Entrega para operação da rede É usual que a última atividade de cada bloco seja um marco que identifica seu término, geralmente envolvendo processos externos ao projeto.

11 O que se deve ter agora: Note a barra da tarefa mais longa, define a duração do projeto Ainda vai ser necessário sequenciar as subtarefas

12 Fazer uma atividade ser iniciada ao término da outra:
Zoom Note a seta que indica a dependência entre as tarefas A vinculação das tarefas também pode ser feita duas a duas, usando a tecla Ctrl, conforme sua real dependência

13 Vinculando as atividades resumo:
Tarefa resumo Exercício 12

14 Analisar as tarefas resumo
Os subprojetos podem esconder seu detalhamento usando o símbolo + ou – que precede seu nome. Marcando a opção de exibir a tarefa resumo do projeto, aparece a linha no topo, com totais calculados pelo MS Project.

15 Analisar as tarefas resumo

16 Finalmente sabemos que o projeto leva 112 dias, de 14/02 a 25/07.

17 Escala de tempo Procure apresentar o cronograma em uma página – mude a escala, pela barra Zoom + / – ou use o formulário Timescale, obtido pelo botão direito no “mouse” sobre a mesma. Até 3 níveis

18 Informações sobre a tarefa
Há diversas maneiras de se atingir um mesmo conjunto de informações e efetuar operações sobre os dados; cada uma procura cobrir os procedimentos usuais dos programas concorrentes, facilitando a migração entre os mesmos; por exemplo: Task, Information sobre a tarefa corrente Duplo clique na tarefa corrente Shift + F2 na tarefa corrente procure nas outras visões . . .

19 Formulário Informações sobre a Tarefa - Geral
O progresso das atividades vai ser registrado em % concluída

20 Formulário Informações sobre a Tarefa - Predecessoras
Em princípio, ela começa quando a anterior acaba

21 Formulário Informações sobre a Tarefa – Tipo de dependência
O ícone corrente vincula tipo Término a Início Lag - Latência – indica a quantidade de unidades de tempo que a tarefa pode adiantar ou retardar vinculada ao término ou início (conforme o tipo) da predecessora.

22 Ajustes nas dependências
Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação; Então a relação de dependência não é apenas Término-a-início, pois a tarefa 10 pode começar a 50 % do tempo dela, antes do seu término. Note que a duração total do projeto diminuiu 5 dias.

23 Ajustes nas dependências
Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação; Isto também se indica mudando o tipo para Início-a-início e no campo Lag, + 5 dias. Note que a duração total do projeto diminuiu 5 dias.

24 Ajustes nas dependências
Outra maneira de indicar a possibilidade de Prototipação com a entrega parcial, pode ser manter Término-a-início, podendo acontecer - 5 dias antes de seu término. Note que a duração total do projeto também passou de 112 para 107 dias, pois em ambos casos passamos a realizar tarefas em paralelo. Exercício 13

25 Prototipação começa 5 dias depois de começar Aquisição.

26 Registrar datas de início e fim de uma tarefa significa realizar trabalho nela
Para dispensar os cálculos do MS Project sobre uma tarefa, ou ela é do tipo Manual ou já terá sido iniciada.

27 Visualize a impressão do gráfico de Gantt
Retire a legenda, coloque cabeçalhos... Ajuste a escala de tempo mantendo o gráfico em uma página!

28 Exibir o Diagrama de Rede View Network Diagram
Esta representação pode conter ou não as atividades detalhadas

29 Exibir o Diagrama de Rede View Network Diagram
Para arrumar a seu gosto, permita o posicionamento manual e aponte para o canto da caixa até mudar o ponteiro.

30 Colocando restrições externas
As restrições exigem uma data associada, que controla a data de início ou término da tarefa. Essas restrições são úteis quando a sua agenda precisa levar em consideração fatores externos, como a disponibilidade de equipamentos ou recursos, prazos, etapas de contratos e datas de início e término para a obtenção de recursos e aprovações. Procure indicar essas restrições como MARCOS, de duração zero, pois seus recursos são externos.

31 Não altere as datas de início e término calculadas, inclua uma tarefa de duração zero e vincule as dependentes. Inserimos uma tarefa da qual o teste depende, mas cuja realização está fora deste projeto e colocamos um comentário a esse respeito. Quando as especificações chegarem, registra-se a data e as tarefas dependentes são liberadas

32 Note as dependências do teste – da Prototipação e da chegada da especificação
A recepção da especificação do teste pode acontecer a partir do início da Preparação da Instalação

33 Tarefas cuja responsabilidade não está dentro do projeto devem ser bem identificadas
Use a formatação das fontes, coloque comentários

34 Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline)
Manter o controle de sua data de término, sem bloquear a agenda com uma restrição inflexível, ou seja, quando a data de início ou término é inserida no lugar da calculada. Marque uma coluna e tecle Insert Escolha o item.

35 Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline)
Sobre o cabeçalho da coluna, botão direito do “mouse”, selecione Coloque um título em português e marque Best Fit. O deadline é a data em que você quer terminar, não confundir com a resultante do planejamento.

36 Efeito de Prazo Final no gráfico
Folga Planejamento com folga Atraso

37 Formatar estilo da barra
A seta verde pode ter sua aparência trocada em Bar Styles

38 Concluir os ajustes de durações, dependências “técnicas”, datas de início (ou fim) do projeto
Após esse planejamento, que chamamos de requisitos, vamos “salvar” o que já fizemos; Nas próximas unidades designaremos pessoas para as atividades, estabeleceremos nova linha de base (contrato) e passaremos a acompanhar o andamento do projeto. Exercício 14

39 Salvar arquivo como Linha de Base