Evidenciou-se a dependência que os eventos possuem em relação ao tempo: – existem prazos a cumprir; O tempo não para. A dependência que os eventos possuem.

Apresentação em tema: "Evidenciou-se a dependência que os eventos possuem em relação ao tempo: – existem prazos a cumprir; O tempo não para. A dependência que os eventos possuem."— Transcrição da apresentação:

1 Evidenciou-se a dependência que os eventos possuem em relação ao tempo: – existem prazos a cumprir; O tempo não para. A dependência que os eventos possuem em relação aos recursos: – Sejam eles físicos, técnicos ou financeiros, há uma relação direta entre qualidade e eficiência; – O resultado de um projeto está intimamente ligado à qualidade e quantidade de recursos disponíveis (logística). Na aula anterior e nesta aula :

2 - Evidenciou-se a necessidade de se delimitar melhor o objetivo do evento, adequando- o ao número de participantes, à programação prevista e ao espaço onde será realizado (coerência técnica).

3 - Há ainda a necessidade de se organizar ações de forma cronológica e por ordem de importância (hierarquia / cadeia de importância); - E também verificar a viabilidade do projeto, antes de partir para sua implementação.

4 Existem alguns eventos que são, por si só, sociais. Outros possuem dentro de suas estruturas um momento de interação social. Existem eventos que não são e nem possuem momentos de interação social em sua programação (reuniões empresariais internas). É muito importante saber que:

5 -É a espinha dorsal do evento; -É ele quem dá o norte, que define o rumo a seguir, onde obter a sustentação econômica; -Organização: é o pulmão e o coração do evento. -Sem ela o evento para de fluir; -As tarefas deixam de ser feitas; -Os fornecedores não recebem as informações e os pagamentos programados não são cumpridos; -Torna-se complicado fazer o evento funcionar plenamente. O planejamento é importante?

6 - O planejamento minimiza o caráter de imprevisibilidade, que continua existindo, mas de forma controlada; - Os riscos existem, mas são potencialmente menores; - Planejar é ganhar agilidade e desempenho; - Significa melhorar a eficiência na execução das tarefas;

7 É mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los; Ganha-se tempo, despendem-se menos esforços, evita-se desperdícios; Mais do que um documento, o planejamento é uma postura pró-ativa e reativa à imprevisibilidade inerente; Sem esta ferramenta alcançar o sucesso se torna questão de sorte.

8 Dúvidas frequentes: Por onde começar o planejamento? Quais são os itens mais importantes? O que se precisa para composição do planejamento? O planejamento é um documento? Qual é a ordem cronológica dos fatos que compõem o planejamento?

9 Por onde começar? Pelo começo! Quando não se sabe por onde iniciar, o Brainstorming (tempestade de idéias) é o método mais adequado;

10 Com o brainstorming é possível: Expor e discutir idéias iniciais possibilitando à equipe de planejamento começar a elencar objetivos, metas, processos, responsabilidades, resultados, etc.. Que uma idéia se mostre inviável já nos primeiros momentos de discussão; – Isso prova que o evento tem um conceito fraco e sua inviabilidade é alta.

11 Trabalha-se a ideia para que se torne um projeto; Estipula-se os pontos críticos do evento (aquilo que pode botar a perder todas as ações implementadas); Início da redação da proposta de intervenção/aplicação (Quando, como, onde, com quem, com o que, quanto custa?); Delimitação de um calendário de ações; Distribuição de responsabilidades; etc. A partir do Brainstorming:

12 Quais são os itens mais importantes? A partir da temática do evento torna-se importante delimitar: – O que eu quero com este evento; – Que abrangência ele terá; – Quantas pessoas serão convidadas; – A forma de contato com os convidados; – Quais recursos estão disponíveis; – Onde ocorrerá o evento; – Qual será sua duração; – Em que data, etc.

13 O planejamento é um documento? Sim, mas também é uma postura de pró- ação e de reação; É um manual, uma fonte de consulta para tudo que foi pensado para o evento; O planejamento não tem respostas prontas para tudo; Os problemas irão surgir e para isso existe uma equipe entrosada e atenta (reagir).

14 O planejamento: Acompanha o evento em sua totalidade: Planejamento Pré Evento Pós