Departamento de Gestão de Documentos Públicos

Apresentação em tema: "Departamento de Gestão de Documentos Públicos"— Transcrição da apresentação:

1 Departamento de Gestão de Documentos Públicos
Divisão dos Processos Municipais Descentralização das atividades da Seção Técnica de Controle de Processos DGDP-11 Correção de Autuação

2 R R R R R Correção de autuação Exclusão de autuação desnecessária
Cancelamento de Processos R Correção de Nome R Alteração de Interessado R Cancelamento do cadastro do RG Correção de Autuação

3 Por quê descentralizar?
Agilização de rotinas Atribuição de responsabilidade a quem de direito Quais resultados esperar? Menor espera para o munícipe e as unidades solicitantes, com menor possibilidade de retorno para correção Maior conscientização e cuidado do operador Correção de Autuação

4 Recomendações: Senha A senha é pessoal e intransferível, NUNCA a empreste. Mesmo que não seja você quem efetuou a operação, a responsabilidade funcional será sua; Documentos Confira cuidadosamente os processos e documentos antes de excluir ou realizar qualquer tipo de alteração; Motivo O motivo da exclusão ou do cancelamento deve ser bem coerente para que qualquer um possa entender porque o processo foi cancelado sem ter que entrar em contato com você; Controle Procure juntamente com os operadores da autuação um controle para que não leve muito tempo para o processo ser cancelado; Desistência - Para requerimentos interno, se não houver mais interesse no prosseguimento do processo, solicite a desistência por escrito; - Para requerimentos externo, solicite a desistência por escrito, junte ao processo e tramite para a unidade de análise do assunto requerido; Correções NÃO cancele processos por erro de digitação no cadastro, porque o SIMPROC permite que se efetue correções. Correção de Autuação

5 Autuação Desnecessária
Exemplos de autuação desnecessária: Autuação em duplicidade São aqueles que por um erro são gerados dois números de processos para a mesma solicitação. Autuação de guia UOS de reconsideração São aqueles que o munícipe tem que pagar uma guia para reconsiderar o despacho de um processo indeferido, e quando volta com a guia já paga, o setor de autuação não se atenta ao pedido e autua um processo para esta guia. Correção de Autuação

6 Autuação Desnecessária
Destino dos Documentos Capas A capa emitida pelo simproc deverá ser eliminada quando o Processo for excluído. As capas de cartolina e plástica deverão ser reutilizadas. Documentos: Os documentos que compunham o processo excluído podem ser devolvidos ao interessado ou em caso de processo em duplicidade, ser juntado ao processo que está dando andamento no assunto; Guias UOS As guias já recolhidas deverão ser juntadas ao processo correto, e caso elas tenham sido indevidas, a unidade deve informar ao munícipe que ele pode solicitar o ressarcimento conforme Portaria 93/06-SF Correção de Autuação

7 EXCLUSÃO DE AUTUAÇÃO DESNECESSÁRIA
Para PROCESSOS QUE NÃO TIVERAM TRAMITAÇÃO registrada no SIMPROC. 1 – Consulte na tela CONS. TRAM EFETUADAS, quando a unidade autuou e não tramitou. Correção de Autuação

8 EXCLUSÃO DE AUTUAÇÃO DESNECESSÁRIA
2 –Ou quando a unidade autuou, tramitou e a unidade destinatária ainda não acusou o recebimento do processo no SIMPROC. Correção de Autuação

9 EXCLUSÃO DE AUTUAÇÃO DESNECESSÁRIA
3 – Nesses casos, entre no menu do SIMPROC, tela PROCESSO-AUT. ISENTO, teclar F10 e escolher a opção EXCLUSÃO, preencha todos os dados e confirme, lembre de detalhar bem o motivo da exclusão do processo Correção de Autuação

10 CANCELAMENTO DE PROCESSO
Para PROCESSOS QUE TIVERAM TRAMITAÇÃO registrada no SIMPROC. 1 – Consulte na tela CONS. TRAM EFETUADAS, quando a unidade autuou, tramitou e a unidade destinatária recebeu o processo, somente DGDP-11 poderá cancelar. Correção de Autuação

11 CANCELAMENTO DE PROCESSO
A solicitação de cancelamento deverá ser feita exclusivamente pelo preenchimento e assinatura do Formulário de Solicitação de Cancelamento de Processo disposto na Circular 01/DAF-G de 08/11/2004. Envie juntamente com o processo, para DGDP-11 no COD Neste caso a solicitação deve ser efetuada exclusivamente pela unidade de análise e nunca pelo setor de autuação. O Formulário pode ser encontrado em Correção de Autuação

12 CORREÇÃO DO CADASTRO 1 – Quando o número do documento está correto mas o nome está errado, na tela MUNICIPE – ALT. NOME digite o número do documento, tecle “enter”, corrija o nome e confirme. Correção de Autuação

13 CORREÇÃO DO CADASTRO 2 – Quando o número do CPF está correto mas o RG está errado, na tela MUNICIPE – CADASTRAM na opção “alteração” digite o número do CPF, tipo 1 e tecle “enter”, corrija o RG e confirme. Correção de Autuação

14 CORREÇÃO DO CADASTRO 3 - Se no momento da alteração ou inclusão surgir a informação “RG JA INFORMADO PARA OUTRO CPF - FAVOR CONSULTAR”, digite a sigla do estado que expediu o RG no final do número do mesmo e confirme Ex. RG nº Órgão Emissor: Secretaria de Segurança Pública/São Paulo, preencher o campo da seguinte forma: SP Correção de Autuação

15 CORREÇÃO DO CADASTRO 4 – Para tornar nulo o cadastro efetuado pelo RG, na tela MUNICIPE – ALT. NOME, digite no campo correspondente ao nome a seguinte mensagem: CADASTRAR PELO CPF XXX.XXX.XXX-XX Correção de Autuação

16 CORREÇÃO DO CADASTRO 5 – Após alterar o nome pela informação altere os demais dados do cadastro na tela MUNICIPE – CADASTRAM. Apague todos os campos e deixe conforme ilustração Correção de Autuação

17 CORREÇÃO DO CADASTRO 6 - Se no momento da inclusão for colocar o RF e surgir a informação “RF JA CADASTRADO – CONSULTAR VIA RG/CCM/RF”, retire o número do RF e confirme o cadastro, depois acesse a opção ALTERAÇÃO e inclua-o. Correção de Autuação

18 ALTERAÇÃO DO INTERESSADO
1 – Na tela PROCESSO – ALT.MUNIC. insira o nº do CPF do interessado, tipo do munícipe 1, o motivo pelo qual está efetuando a troca e o nº do processo, tecle “enter” e confirme, caso o munícipe não possua cadastro, o sistema irá trazer a tela MUNICIPE – CADASTRAM, para efetuar o cadastro pelo CPF. Correção de Autuação

19 ALTERAÇÃO DO INTERESSADO
2 – Uma vez alterado um munícipe de um processo do CPF “a” para o “b”, o sistema não permite que retorne o processo ao munícipe “a” Ex: Processo autuado com o CPF nº (CPF “a”) Alterado para o CPF nº (CPF “b”) O sistema não permite alterar para o CPF nº (CPF “a”). Tenha certeza de que deve alterar o munícipe do processo, antes de realizar esta operação Correção de Autuação

20 Departamento de Gestão de Documentos Públicos
Divisão dos Processos Municipais para contato: Fone: /7087 Correção de Autuação