O RepositóriUM e a Política de Auto-Arquivo da Universidade do Minho

Apresentação em tema: "O RepositóriUM e a Política de Auto-Arquivo da Universidade do Minho"— Transcrição da apresentação:

1 O RepositóriUM e a Política de Auto-Arquivo da Universidade do Minho
Eloy Rodrigues

2 Sumário Introdução Criação e desenvolvimento do RepositóriUM
A Politica de Auto-Arquivo de Publicações da U.M. Conclusões

3 Introdução Universidade do Minho: Criada em 1974
Dois campus em duas cidades (Braga e Guimarães) estudantes de graduação estudantes de pós-graduação 1 116 FTE 10 Escolas/Institutos 30 Centros de Investigação

4 Estrutura Orgânica da U.M.

5 Origem da iniciativa Constituição de um repositório institucional foi definido como objectivo estratégico dos Serviços de Documentação da Universidade do Minho (SDUM) em 2003 Repositório institucional integrou a candidatura da Universidade do Minho (UM)ao Programa E-U Campus Virtual No início de 2003, a constituição de um repositório institucional foi definido como um objectivo central dos Serviços de Documentação. Pretendiamos responder à necessidade de armazenar, preservar e dar acesso às teses e dissertações aprovadas pela Universidade, bem como a outros tipos de documentos. Posteriormente, a constituição do repositório foi integrada como um dos projectos da candidatura da U.M. ao programa E-U Campus Virtual.

6 O que é o RepositóriUM? É o repositório institucional da Universidade do Minho. É um sistema de informação que armazena, preserva, divulga e dá acesso à produção intelectual da U.M. em formato digital.

7 Criação e desenvolvimento do RepositóriUM
Objectivos do RepositóriUM: Contribuir para aumentar o impacto da investigação desenvolvida na Universidade do Minho, aumentando a sua visibilidade e acessibilidade; Preservar a memória intelectual da Universidade do Minho; Facilitar a gestão da informação na Universidade Tendo em conta o que atrás ficou dito, os objectivos centrais do RepositóriUM, são o de contribuir para aumentar o impacto da investigação desenvolvida na U.M., e garantir a preservação da memória intelectual da Universidade em formato digital

8 Quais são as grandes linhas de orientação?
O RepositóriUM está organizado em comunidades As comunidades correspondem a unidades orgânicas (Departamentos, Centros de Investigação, etc.) da U.M. Cada comunidade pode criar várias colecções

9 Que tipo de documentos podem ser integrados?
Algumas orientações gerais relacionadas com os conteúdos que podem ser integrados no RepositóriUM: Ser produzido (autor ou co-autor) por membro(s) da U.M.; Resultar de actividades de I&D ou ensino; Não ser efémero; Estar em formato digital; Estar completo e pronto para "publicação"; O autor deve poder, e estar disposto a, conceder à U.M. o direito não–exclusivo de preservar e dar acesso ao seu trabalho através do RepositóriUM.

10 DSpace: A plataforma do RepositóriUM
Plataforma escolhida – DSpace. O DSpace é um projecto das bibliotecas do Massachusetts Institute of Technology (MIT) para recolher, preservar, gerir e disseminar a produção intelectual dos seus investigadores. É o resultado do esforço conjunto de investigação e desenvolvimento do MIT e da Hewlett-Packard (HP). O sistema foi disponibilizado publicamente em Novembro de 2002 de acordo com os termos da BSD open source license (sistema gratuito e de código aberto). Para decidir qual a solução que seria usada para a implementação do Repositório Institucional da Universidade do Minho, foi realizado um estudo prévio das plataformas na altura existentes para a constituição e gestão de repositórios institucionais. Em resultado da análise das suas funcionalidades, em função dos objectivos definidos na Universidade, foi seleccionada a plataforma DSpace. O DSpace é um projecto das bibliotecas do Massachusetts Institute of Technology (MIT) para recolher, preservar, gerir e disseminar a produção intelectual dos seus investigadores. É o resultado do esforço conjunto de investigação e desenvolvimento do MIT e da Hewlett-Packard (HP). O sistema foi disponibilizado publicamente em Novembro de 2002 de acordo com os termos da BSD open source license (sistema gratuito e de código aberto). Está actualmente em funcionamento no MIT e em dezenas de outras universidades em vários continentes.

11 DSpace – Principais características e funcionalidades
Utiliza o esquema de metadados Qualified Dublin Core recomendado pelo DCMI Libraries Working Group - DC Libraries Application Profile (DC-LAP) Implementa o protocolo Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Utiliza um mecanismo para a atribuição de URL’s persistentes (sistema Handle System) No que diz respeito às Principais características e funcionalidades há a salientar que utiliza o esquema de metadados Qualified Dublin Core recomendado pela Libraries Working Group Application Profile (LAP). O DC foi concebido para descrever recursos da Internet e responder à necessidade de se criar uma nomenclatura comum e simplificada de metadados. A opção por este esquema de metadados deve-se sobretudo: - ao generalizado consenso internacional que reúne, relativamente à definição de um conjunto mínimo de elementos que permitam identificar os recursos electrónicos num ambiente de rede, - deve-se à sua simplicidade, dado que facilita a possibilidade de ser utilizado por indivíduos com menores conhecimentos de catalogação - flexibilidade, na medida em que todos os campos são opcionais e repetíveis, deixando ao critério de quem descreve eleger o grau de exaustividade - extensibilidade e refinamento, dado que a lista de qualificadores propostos não constituem um conjunto fechado de elementos, concedendo maior liberdade a cada instituição de utilizar mais ou menos qualificadores e/ou acrescentar qualificadores de acordo com as suas necessidades particulares. Na aplicação do Dublin Core ao DSPACE são considerados a maior parte dos qualificadores, adaptados alguns e acrescentados outros, de acordo com as necessidades do DSPACE e em conformidade com as possibilidades de extensibilidade e refinamento que o Dublin Core qualificado permite. Ex. O elemento Assunto são acrescentados vários qualificadores, tendo em conta diferentes sistemas de classificação, vocabulários controlados e palavras-chave. Apenas três campos são obrigatórios: título, idioma, e data de depósito.

12 DSpace – Principais características e funcionalidades
Processo de depósito (workflow) e permissões de acesso O DSpace apresenta uma solução que integra e implementa processos de depósito diferenciados, configuráveis ao nível das comunidades e colecções. Permite a definição de papéis (ex.: submitters, reviewers, metadata editors). As diversas comunidades poderão ter diferentes acepções de como e por quem podem ser os documentos depositados. Implementa controlos de acesso, para limitar o acesso a documentos que exijam restrições. Inclui mecanismo para importar documentos em lote. A implementação de Processos de depósito e permissões de acesso são duas funcionalidades fundamentais deste sistema . O DSPACE tem um circuito de depósito (workflow) simples, dividido em 7 etapas que conduzem o depositante ao longo de todo o processo de um modo bastante intuitivo e flexível O DSpace é o primeiro repositório digital open source a apresentar uma solução para integrar e implementar diferentes processos de depósito, configuráveis ao nível das comunidades e colecções. O sistema permite pois a definição de papéis (ex.: submitters, reviewers, metadata editors), atribuídos aos utilizadores, a que correspondem determinadas permissões. Isto porque cada comunidade científica pode ter diferentes acepções de como e por quem podem ser os documentos depositados no repositório. Para ser então levada a cabo a modelação do workflow de cada colecção aspectos como: quem pode depositar documentos com que restrições que tipo de documentos podem ser depositados em que casos é necessário nomear um revisor, um grupo de revisores ou um coordenador têm de ser definidas conjuntamente entre os representantes de cada comunidade científica e a equipe de trabalho que implementa o sistema. Os documentos podem ser depositados de acordo com diferentes estatutos, estabelecidos em função de políticas mais ou menos restritivas e tendo em consideração condicionantes de copyright. O sistema implementa controlos de acesso, para limitar o acesso a documentos que exijam restrições. O sistema inclui também um mecanismo para importar os documentos em lote.

13 Processo de aceitação/validação
Após a conclusão do processo de depósito existe ainda um processo de aceitação que pode ter até três passos. Processo mais simples (1 passo) Processo mais complexo (3 passos)

14 Implementação do RepositóriUM
Iniciada em Maio de Quatro fases: 1ª Fase - Instalação, Configuração, Tradução e Formação 2ª Fase - Carregamento de Teses e Dissertações 3ª Fase - Constituição de Comunidades Piloto 4ª Fase – Divulgação Pública – 20 de Novembro Este projecto foi iniciado em Maio de 2003 e teve essencialmente 4 Fases. A 1ª fase de implementação foi de Instalação, Configuração, Tradução e Formação Após instalação da infra-estrutura física e lógica, e efectuada uma análise mais aprofundada de todas as suas funcionalidades, foram iniciadas as tarefas de configuração, desenvolvimento da interface gráfica, personalização e tradução da interface para a língua portuguesa. Posteriormente foi dadas sessão de formação dos técnicos envolvidos em tarefas associadas ao novo sistema.

15 A evolução do RepositóriUM em 2004
Primeiro semestre de 2004 Contacto escrito com todas as unidades da U.M. Apresentação do RepositóriUM a 10 unidades (Departamentos/Escolas) da U.M. 2 novas comunidades constituídas 3 das comunidades piloto paralisaram o depósito de documentos

16 A evolução do RepositóriUM em 2004
Conclusão O número de documentos O número de comunidades Evoluíu mais lentamente do que o previsto e desejável Principal dificuldade – o depósito de conteúdos (auto-arquivo) pelos autores: Dúvidas e dificuldades relacionadas com a propriedade intelectual e direitos de autor (copyright) das publicações; Procedimentos de trabalho, hábitos, valores, expectativas e receios diversos em diferentes comunidades científicas; Inércia ou sobrecarga de trabalho dos autores; Dificuldades e barreiras tecnológicas

17 A estratégia definida Estratégia de comunicação e promoção no interior e exterior da Universidade Participação activa na comunidade internacional relacionada com o Open Access, os Repositórios Insitucionais e o DSpace Definição de uma política institucional da Universidade

18 A Política de Auto-Arquivo de publicações na UM
Porquê? É do interesse da Universidade do Minho, e seu objectivo, maximizar a visibilidade, acesso e impacto da produção científica das suas unidades orgânicas e dos seus docentes/investigadores. Porque assim se facilita a gestão, integração e acesso à informação sobre a produção científica das unidades orgânicas e dos seus membros, para fins informativos, de avaliação ou administrativos. Constitui-se mais um componente do Sistema de Informação da Universidade.

19 A política de Auto-Arquivo de publicações da U.M.
Foi definida no primeiro aniversário do RepositóriUM Foi definida na sequência da assinatura, pelo Reitor, da Declaração de Berlim sobre o Acesso Livre ao Conhecimento, em 26 de Novembro de 2004, após consulta ao Conselho de Escolas. A política entrou em vigor em Janeiro de 2005

20 Princípios da política Auto-Arquivo de publicações da U.M.
Os docentes e investigadores da Universidade do Minho que sejam autores ou co-autores devem depositar as suas publicações e documentos no RepositóriUM – Repositório Institucional da Universidade do Minho, para disponibilização em acesso livre, com as excepções definidas; As unidades orgânicas (centros de investigação e departamentos) devem subscrever e adoptar políticas de auto-arquivo/depósito da produção científica; Os autores de teses e dissertações aprovadas pela Universidade do Minho deverão autorizar o depósito da sua tese e dissertação no RepositóriUM.

21 Aplicação da política Os Centros e/ou Departamentos:
Assumiram o compromisso de implementar uma política de auto-arquivo. Definem e comunicam a sua política de auto-arquivo, de acordo com um modelo genérico definido. Fornecem os dados necessários à criação da sua comunidade (“área”) no RepositóriUM. Os Serviços de Documentação: Criam as comunidades das Unidades. Verificam a aplicação da política definida. Prestam/disponibilizam outros serviços.

22 Aplicação da política Incentivo
No ano de 2005, a Reitoria atribui um financiamento adicional às Unidades Orgânicas, em função do número, e do tipo, de documentos depositados pelos seus membros no RepositóriUM e da definição de uma política de auto-arquivo da unidade.

23 Custos Desafios Trabalho acrescido para os autores e/ou as unidades
É relativamente “marginal” já que o processo de depósito/auto-arquivo demorará menos de 10 min. por documento Trabalho acrescido para os Serviços de Documentação Validação da descrição dos documentos (metadados) Hardware/Software Custos marginais, em boa parte suportados no Campus Virtual

24 Benefícios/Vantagens
Aumento da visibilidade da Universidade Disseminação rápida e maior impacto (RepositóriUM, OAIster/Yahoo, Google Scholar, etc.); Arquivo (preservação digital); Serviços adicionais para docentes, investigadores e unidades: listagens de publicações, individuais ou da unidade, para efeitos de avaliação ou administrativos (relatórios de biénio, relatórios para a FCT, etc.), para disponibilização em páginas ou sites institucionais ou pessoais; dados e informações, sobre o número de acessos, consultas e downloads das suas páginas e documentos depositados no RepositóriUM.

25 Os resultados...

26 Os resultados...

27 Os resultados Dezembro 2004 Abril de 2005 Nº comunidades 7 25
Nº documentos 631 1900 (1200 disponíveis) Nº de utilizadores registados 717 1373

28 Tipos de documentos no RepositóriUM

29 Tipos de documentos no RepositóriUM

30 Número de visitantes / visitas

31 Acessos por país

32 A visibilidade internacional do RepositóriUM

33 Conclusões Uma estratégia de divulgação, promoção e formação é um factor crítico para o sucesso na implementação de um RI, uma vez que é imprescindível para alterar alguns aspectos sociais e culturais que podem originar um fraco envolvimento por parte dos académicos. A criação de serviços de valor acrescentado para os autores, que compensem o esforço de auto-arquivo, é também um aspecto importante. Mas o factor determinante é o estabelecimento de uma política que encoraje ou torne obrigatório o depósito da produção científica dos membros das instituições nos seus Repositórios. Por isso mesmo, a estratégia de divulgação, promoção e formação dos utilizadores é um factor critíco para o sucesso de um Repositório Insititucional. Mas, para além da adesão voluntária dos autores, conseguida através da promoção e da formação, e tal como se passa a nível internacional, será necessário que sejam formalmente adoptadas políticas que encorajem ou tornem mesmo obrigatório o depósito no RepositóriUM. Finalmente, apesar de se continuar a procurar estimular o auto-arquivo pelos autores, é necessário ter em conta a realidade objectiva e as necessidades/dificuldades dos autores, admitindo a possibilidade de depósito mediado.

34 Obrigado pela vossa atenção!