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EXCEL Um projecto multimédia Folha de cálculo MS Excel 2007 Folha de cálculo.

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1 EXCEL Um projecto multimédia Folha de cálculo MS Excel 2007 Folha de cálculo

2 Apresentação do programa Excel A folha de cálculo Excel é um componente do pacote Office da Microsoft Corporation. Esta aplicação permite desempenhar tarefas relacionadas com o cálculo, análise e apresentação gráfica de dados, de uma forma rápida e eficaz. As aplicações de um programa deste tipo podem ser muito variadas:  Simples operações aritméticas entre valores inseridos;  Cálculos complexos através de fórmulas ou funções;  Criação de gráficos de apresentação de todos os dados e cálculos efectuados. Folha de cálculo

3 Filosofia de trabalho Excel A folha de cálculo Excel funciona da seguinte forma:  Cada documento é reconhecido pelo Excel, como sendo um livro.  Cada novo livro é composto de várias folhas de trabalho onde se pode inserir e trabalhar muita informação. Nome do documento Por defeito, sempre que se inicia um novo documento, o programa designa-o de «livro». Folhas de trabalho Folha de cálculo

4 Filosofia de trabalho  Todos os dados são inseridos nas folhas de trabalho de um livro, numa espécie de «contentor», por assim dizer, chamado célula. Cada célula é o equivalente a uma quadrícula da folha de trabalho, ou seja, da folha quadriculada que é a área de trabalho deste programa.  Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos e cada quadrícula ou célula tem uma designação que será utilizada para a identificar, sempre que se fizerem operações com ela. Célula Uma célula é uma caixa formada pela interseção de uma linha com uma coluna numa folha de cálculo ou tabela, na qual se podem introduzir informações. Identificação da célula Folha de cálculo

5 Barra de Menus. Permite o acesso a todos os comandos do Excel. Cada Menu contém uma lista de comandos. Por exemplo: para Guardar um Livro deves clicar no menu Ficheiro. Depois, nas opções que surgem, deves clicar uma vez em ‘Guardar’ ou ‘Guardar como...’. Barra de Menus. Permite o acesso a todos os comandos do Excel. Cada Menu contém uma lista de comandos. Por exemplo: para Guardar um Livro deves clicar no menu Ficheiro. Depois, nas opções que surgem, deves clicar uma vez em ‘Guardar’ ou ‘Guardar como...’. 2 O ambiente de trabalho e seus elementos O ambiente de tabalho do MS Excel é constituído por: Barra de título. Indica o nome do livro activo. Com a abertura do programa é sempre apresentado um novo documento com o nome de «Livro1». Barra de título. Indica o nome do livro activo. Com a abertura do programa é sempre apresentado um novo documento com o nome de «Livro1». 1 Barra de Ferramentas- Padrão. Permite o acesso aos principais comandos, tais como Guardar um Livro, Criar um novo Livro, Abrir um Livro existente, etc Barra de Ferramentas- Padrão. Permite o acesso aos principais comandos, tais como Guardar um Livro, Criar um novo Livro, Abrir um Livro existente, etc 3 Caixa de Nome. Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho. Caixa de Nome. Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho. 5 Barra de fórmulas Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa. Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada. Barra de fórmulas Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa. Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada. 7 Separador de Folhas. Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas. Separador de Folhas. Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas. 8 Painel de Tarefas. Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc. Painel de Tarefas. Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc. 9 Barra de estado. Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar. Barra de estado. Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar. 6 Barra de Ferramentas de Formatação. Permite o acesso aos comandos para formatação dos dados da Folha de Cálculo, como, por exemplo, Negrito, Itálico, Sublinhado, Tipo de letra, etc. Barra de Ferramentas de Formatação. Permite o acesso aos comandos para formatação dos dados da Folha de Cálculo, como, por exemplo, Negrito, Itálico, Sublinhado, Tipo de letra, etc. 4 Folha de cálculo

6 Área de Trabalho É a área central da janela de trabalho, formada por células, segundo uma estrutura de colunas e linhas. Colunas – Colunas – São referenciadas por cima da folha de trabalho e designadas por LETRAS. Linhas - Linhas - São referenciadas do lado esquerdo da folha de trabalho e designadas por NÚMEROS. Folha de cálculo

7 Abrir um livro Para abrir um novo livro ou um livro já guardado pode-se utilizar um dos seguintes processos: a)Utilizando o Botão do Officeb) Utilizando o painel de tarefas ‘Início’. Abrir um livro já guardado Abrir um novo documento Abrir um livro já guardado Abrir um novo documento Folha de cálculo

8 Trabalhar com células  Selecionar uma célula – Clicar nela ou premir as teclas de direção para ir para a célula desejada. Para se inserir dados ou atribuir determinada formatação, é necessário selecionar a célula ou grupo de células onde se deseja trabalhar.  Seleccionar um intervalo de células* *Intervalo de células – São duas ou mais células de uma folha. As células de um intervalo podem ser contíguas ou não-contíguas. Clicar na primeira célula do intervalo e, mantendo o botão do rato premido, arrastar o cursor até à última célula da seleção. a) Intervalo de células contíguas Selecionar a primeira célula e, em seguida, mantendo premida a tecla Ctrl, selecionar as outras células. b) Intervalo de células não contíguas Folha de cálculo

9 Introduzir dados Todos os dados inseridos na folha de cálculo são imediatamente analisados pelo programa, quanto ao seu tipo, para facilitar operações. O Excel reconhece os seguintes tipos de dados: Folha de cálculo

10 Introduzir dados  Texto ou Rótulos Estes são dados de texto, não são alterados e nunca são confundidos, pelo programa, com dados numéricos, datas, horas ou fórmulas.  Dados Numéricos O Excel entende os dados introduzidos como sendo numéricos, se estes não contiverem, por exemplo, letras ou outros símbolos misturados. Folha de cálculo

11 Formatar células A formatação de células é extremamente útil por duas razões básicas: 1.Permite construir folhas de trabalho com boa apresentação e de fácil leitura e interpretação. 2.Possibilita adequar o formato e aspecto das células aos dados que necessitamos inserir. Para formatar células deve-se utilizar a janela ‘Formatar células’… Para abrir a janela Formatar células pode utilizar-se um dos seguintes processos:  Menu Base> Formatar > ‘Células...’  Utilizando o teclado, com a sequência de teclas ‘Ctrl + 1’.  Utilizando o menu Auxiliar, clicando no botão direito do rato e escolhendo ‘Formatar células...’ Folha de cálculo

12 Esta janela apresenta 6 separadores com opções de formatação específicas: Janela ‘Formatar células’… Separador Número: Permite formatar vários tipos de dados. Por exemplo, possibilita definir o formato para números, datas, valores monetários, frações, percentagens e também formatações personalizadas. Categoria Geral – definição padrão Categoria Data Folha de cálculo

13 Janela ‘Formatar células’… Separador Alinhamento : Permite formatar o posicionamento do texto dentro das células. Separador Tipo de letra: Permite definir o tipo, cor, tamanho e outras propriedades para a letra do texto selecionado. Folha de cálculo

14 Janela ‘Formatar células’… Separador Limite: Permite definir o tipo e cor dos limites (contornos das células) em uma ou mais células. Separador Padrões : Permite alterar a cor de fundo de uma ou mais células. Folha de cálculo

15 Fórmulas Introduzir uma fórmula simples Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de igual (=) = Depois de inserir o símbolo = deve-se especificar qual a operação e respectivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de fórmulas da Folha de Cálculo para ajudar na construção da fórmula. Início da fórmula 1.º argumento Operador aritmético 2.º argumento ARGUMENTO ARGUMENTO: São valores que uma função utiliza para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento utilizado por uma função é específico para a função. Os argumentos comuns utilizados em funções incluem números, texto, referências de células e nomes. Folha de cálculo

16 Funções Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura. As funções estão divididas por categorias, tais como funções matemáticas, de estatísticas, de data e hora, etc. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas. Folha de cálculo

17 Funções A sintaxe de uma função é a seguinte: Inserir função Para inserir uma função deve-se utilizar a janela Inserir função: Esta função é equivalente à fórmula: =A1+C3+F4 Sinal = Nome da função Parênteses de abertura Argumentos da função separados por ponto e vírgula (;) Parênteses de fecho da função. Inserir função Para aceder à janela Inserir função pode-se utilizar: Fórmulas a) Menu Fórmulas b) Barra de fórmulas em… =Soma(A1;C3;F4) Folha de cálculo

18 Macros Uma macro é uma ação ou conjunto de ações que podem ser utilizadas para automatizar tarefas. ( As macros são gravadas na linguagem de programação Visual Basic for Applications.) Para gravar uma macro… macro, OK b)Na janela Gravar macro, definir os parâmetros necessários e clicar em OK para iniciar a gravação do trabalho. Ver Gravar macro a)Abrir o menu Ver e clicar na opção Gravar macro… Terminar gravação c)Para terminar, clicar em Terminar gravação Folha de cálculo

19 Gráficos Um gráfico é a transformação de um conjunto de dados numa apresentação visualmente mais explícita, que inclui a demonstração das relações entre os números ou dados. Componentes de um gráfico Título Eixo dos YY Eixo dos XX Linhas de grelha Legenda Marca de dados Folha de cálculo

20 Criar um Gráfico O Excel disponibiliza um Assistente de Gráficos, que é uma ferramenta que orienta o utilizador em todos os passos necessários para a construção de um gráfico. Para abrir o assistente de gráficos deve-se utilizar… Inserir > Gráfico… a)Menu Inserir > opção Gráfico… Folha de cálculo

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