Solução de Imobilizado

Recursos Patrimoniais Os recursos patrimoniais Manutenção do Bens Patrimoniais Constituem os elementos primordiais para uma organização poder operar, produzir produtos e serviços que irão corresponder às necessidades do mercado. Sucesso da Organização

Representação Contabilística do Património Activo Passivo Bens ( - ) Obrigações + Direitos ( = ) Património Líquido

Incorporação de Bens Resultante da Execução Orçamentária Adjudicação - Liquidação - Pagamento - Compra Independente da Execução Orçamentária Doações, Dação em Pagamento, Permuta, etc

Desincorporarão de Bens Resultante da Execução Orçamentária Alienação Independente da Execução Orçamentária Consumo, Permuta, Extravio, Desgaste, etc.

Situação Patrimonial Activo Passivo Activo Financeiro Passivo Financeiro Disponível Vinculado em c/ bancária Realizável Restos a Pagar Serviços da Dívida a Pagar Depósitos Débitos de Tesouraria Activo Permanente Passivo Permanente Bens Móveis Bens Imóveis Bens de Natureza Industrial Créditos Valores Dívida Fundada Interna Dívida Fundada Externa Outras Obrigações Saldo Patrimonial Passivo Real a Descoberto Activo Real Líquido Activo Compensado Passivo Compensado

Classificação Contabilística dos Bens Bens Móveis Mobiliários, utensílios, veículos, aeronaves, embarcações, equipamentos, materiais, etc. Bens Imóveis Terrenos e edificações, tais como: sede da empresa, delegações regionais, armazéns, oficinas, etc. Bens de Natureza Industrial Bens utilizados no funcionamento de estabelecimentos industriais. Características: São contabilizados no Activo Permanente, gerando variações patrimoniais; São inventariados e avaliados; São inalienáveis.

Gestão de Património … Os bens estão sendo utilizados de forma eficiente? A manutenção dos bens está sendo realizada de acordo com as melhores praticas? Já chegou a hora do equipamento ser substituído por outro, isto é, ele já atingiu sua vida econômica? A manutenção preventiva está reduzindo os custos decorrentes de quebras e paragens dos equipamentos?

Aquisição por Compra Bens Móveis Inicio Proposta de cliente Compra Factura Liquidação Atribuição de numero de inventario Estabelecer localização física do bem Localização do bem Colocação de etiquetas no bem Identificação dos responsáveis pelo bem Arquivo dos documentos contabilísticos e processo de compras Fim

Documentação do processo Termo de Transferência: Utilizar na situação de transferência de um bem que encontra-se sobre a responsabilidade de um determinado centro de custo para outra unidade; Termo de Responsabilidade: Utilizar para titularizar o responsável pela guarda, uso e conservação do bem; Documentação do processo

Controle de Bens Inicio Transferência de bens Cadastro de bens pela area de patrimonio Termo de responsabilidade Equipa de inventário de imobilizado Inventário anual de bens Bens não localizados Determinar responsabilidade Avaliar a causa da não localização do bem Abertura de Processo Bens em Uso Avaliar Estado de Conservação Registo de Inventário Bens não utilizados Avaliar necessidade noutro centro de custo

Inventário de Bens Processo de verificação das existências e localizações dos bens permanentes: contagem física do bem in loco. O inventário permite conhecer a composição qualitativa e quantitativa do património num determinado momento, bem como fornecer informações para que se estabeleça a sua expressão qualitativa.

Para Refletir... Até a pouco tempo, numa fábrica, como por exemplo de automoveis, tínhamos uma média de 1 pessoa na manutenção para 5 a 7 pessoas nos trabalhos directos. Há previsões de que essa relação chegue em 1 para 1, colocando a manutenção de instalações como área vital para as empresas.

Logo … Os recursos patrimoniais de uma organização compreendem instalações, máquinas, equipamentos e veículos que fazem possível sua existência, ou seja, sua operação. São todos os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente. Os bens patrimoniais não são adquiridos todos de uma só vez, mas durante sua existência

Objetivo da Classificação e Codificação de Bens ... É agrupar os materiais segundo determinados critérios como: forma, dimensões, peso, tipo, uso, etc., bem como estabelecer um processo de identificação, codificação, cadastramento e catalogação dos materiais de uma empresa. A primeira fase da classificação é a identificação que consiste na análise e no registo dos principais dados que caracterizam e individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a partir de uma especificação bem estruturada, cada item da empresa. A identificação é construída a partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada para todos os materiais.

Recolha de Inventário de Imobilizado Procedimentos: Nomeação da equipa de trabalho; Definição da (s) data (s) da contagem; Proibição de qualquer transferência ou entrega de bens durante a contagem; Impressão de relatório com posição da distribuição dos bens por “Responsáveis” Realização da contagem “in loco” com avaliação do estado de conservação dos bens. Identificação e apuramento das divergências; Lançamentos dos ajustes/ Processo administrativo; Impressão do relatório final de bens por localização

Identificação do Bem - Nomenclatura Na composição da nomenclatura são determinados: Numero do Bem, descrição do Bem, descrição complementar, corpóreo / incorpóreo, subclasse, centro de custo associado ao bem, principal ou componente, data garantia, numero de serie, as características físicas de cada material, captação de fotografia e/ou vídeo etc…

Codificação dos Bens Após a identificação de cada material, passamos à fase da codificação que consiste em atribuir uma série de números ou letras para cada material, de tal forma que esse conjunto numérico ou alfanumérico possa representar, por meio de um único símbolo, as características de cada material em particular.

Sistemas de Codificação Sistema alfabético: constituído unicamente por conjunto de letras, em sua maioria estruturadas de forma mnemônica mediante associação das letras que permite identificar cada material; Sistema alfanumérico: é um método de codificação que mescla números e letras para representar cada material. Esse sistema de codificação é muito utilizado na indústria de autopeças, por exemplo; Sistema numérico: consiste em atribuir uma composição lógica de números para identificar cada material.

Tecnologias Envolvidas A codificação de materiais tomou um grande impulso com a introdução denovas tecnologias que permitiram o reconhecimento ótico de caracteres, em substituição à digitação de código dos itens Formas de identificação: Identificação através de etiquetas de código de barras: neste sistema, as informações são gravadas oticamente em materiais e com tintas variadas e actualmente está sendo largamente utilizado Identificação através de tags RFID: neste sistema, as informações são gravadas na memoria do tag RFID

Etiquetagem por Código de Barras A leitura dos códigos de barras é realizada por equipamentos denominados terminais portateis

Vantagens da Etiquetagem por Código de Barras De fácil utilização; Grande capacidade de captura dos dados via reconhecimento óptico das barras; Baixo custo operacional; Implantação relativamente simples; Uso de equipamentos portáteis incorporando leitura de código de barras

Idenfificação por RF-ID A tecnologia não parou no código de barras. A identificação por radiofrequência é uma tecnologia mais recente que vem sendo expandida na recolha automática de dados. A operação de um sistema de identificação por radiofrequência requer um conjunto de equipamentos: etiquetas, também chamadas de transporder ou RF-TAG, terminais portáteis com antenas que utilizam as ondas de radiofrequência para a leitura dos tags que são os responsáveis pela descodificação das informações existentes na RF-TAG.

Vantagens da Identificação por RF-ID Capacidade de armazenamento, leitura e envio dos dados para etiquetas activas; Detecção sem necessidade da proximidade da leitora para o reconhecimento dos dados; Durabilidade das etiquetas com possibilidade de reutilização; Prevenção de roubos e falsificação de mercadorias; Recolha de dados de animais ainda no campo;

Problemas mais comuns nas organizações relativos a gestão do imobilizado Caracterização insuficiente ou incorrecta dos bens Acesso a poucas formas de pesquisa Dispositivos de actualização dos dados muito limitados Poucos outputs, listagens mal estruturadas e com dados pouco relevantes Problemas de afectação e desperdício de recursos Desperdício de recursos no acompanhamento dos processos abrangidos pela gestão do património Falhas de coordenação entre a perspectiva patrimonial, administrativa e de gestão.

Solução Inventário de imobilizado Easystock A solução proposta consiste em funcionalidades para o controle patrimonial mediante a realização de inventário geral, a organização do cadastro dos bens imobilizados, a implantação de normas e procedimentos de movimentação de bens e outros procedimentos específicos de cada organização.

Funcionalidades do Easystock - Imobilizado Controle todos os bens da empresa com todos os detalhes e precisão Total flexibilidade na definição de bens e das suas características Gestão da criação, movimentação e destruição de um bem ou grupo de bens Histórico de movimentos, registo inicial e alterações de local, etc. Recolha de dados através de terminal portátil Permite gerir bens por localização, centros de custo, etc. Função de pesquisas multi-critério de todo o imobilizado registado   Solução proposta é composta pelos seguintes módulos: Aplicação de terminal portatil Software de Back-Office para visualização dos dados e geração de relatórios.

Arquitectura do Sistema A solução assenta numa filosofia de comunicação off-line com a base de dados, a sincronização dos dados entre o terminal portátil e um computador da rede interna do cliente será efectuada através de uma base de comunicações utilizando um cabo USB. A sincronização dos dados entre o terminal portátil e a base de dados central será feita de forma bidireccional. O interface entre a solução de terminais portáteis e a base de dados do cliente será efectuado pela utilização de tabelas auxiliares em SQL Server. A solução proposta engloba duas soluções / funcionalidades vitais na gestão de património: Recolha inicial dos bens Conferência periódica

Conferência periódica dos dados inventariados O módulo de conferência de inventário importa os dados colhidos durante o inventário físico, permite ao utilizador a leitura das etiquetas dos bens e a conciliação relativamente ao cadastro de bens e regista automaticamente as divergências encontradas. A recolha dos dados do inventário físico é realizada a partir de um terminal portátil com leitor de código de barras, o resultado desta recolha de dados, é a criação de uma base de dados, com layout parametrizável, que será importado pelo sistema de gestão de património. A partir da importação dos dados, permite: Realizar a recolha de bens automática e apurar as divergências existentes entre o cadastro de bens e o inventário físico. Estas divergências podem ser impressas a qualquer momento. Realizar, após a recolha de bens, a conciliação automática e gerar a movimentação para corrigir as divergências encontradas entre o cadastro de bens e o inventário físico. Identificar todos os bens em falta e que se encontram fora do local correcto, e prepará-los para um novo ciclo de conciliação automática. Isso ocorre após a primeira conciliação automática, através da preparação para conciliação manual.

Emissão de relatórios Na funcionalidade de BackOffice são apresentadas cinco listas: Inventariados, Fora do Local, Em Falta, Não Existentes e Inventário fechado. Na primeira encontram-se os bens inventariados, na segunda os bens que foram inventariados numa localização mas que estavam registados noutra, na seguinte os bens que ainda falta inventariar, na quarta os bens inventariados mas que não estão registados na base de dados central e em último se a sala já foi fechada ou não.

A Gestão de Bens Móveis, dá resposta às necessidades de uma empresa em termos de: Gestão e controlo do estado dos bens; Atribuição dos bens a serviços e pessoas; Afectação de bens a centros de custo; Controlo de garantias; Gestão de contratos de assistência técnica de bens, apólices de seguros e reparações.

Conclusões Os sistemas de informação definem, actualmente, a forma de organização das instituições, com a grande vantagem de poderem: Aumentar a produtividade dos recursos humanos envolvidos; Garantir o cumprimento das regras e medir a eficiência dos recursos; Testar a validade das normas face aos procedimentos correntes; Rapidamente transmitir novas orientações de gestão. A diferença entre esta nova perspectiva e a tradicional decorre do facto de os sistemas de informação se imporem como mecanismos vivos, criando um enquadramento que apoia e baliza o desenvolvimento da actividade Agilizar a Administração sem perder a transparência e o rigor exigido à gestão de verbas que resultam do esforço conjunto de todos

Obrigado