Gestão do Conhecimento O caso PROCERGS Cleon Espinoza - Dez/09 - KM Sul Apresentação pessoal Com certeza, devido ao tempo que temos, não vamos poder mostrar tudo que fazemos na PROCERGS com relação à GC. Então selecionei algumas práticas que achei que podem interessar a vocês. O termo que gosto de usar internamente é Gestão dos Ativos do Conhecimento, pois assim parece que as pessoas entendem um pouco melhor o que se faz.

A PROCERGS Atende 100% dos órgãos do Estado 36 anos de experiência Atende 100% dos órgãos do Estado Governo RS totalmente interligado: 2500 redes locais privativas na Rede RS Acima de 700 serviços de e-Gov Mais de 1 bilhão de acessos realizados por ano Mais de 950 funcionários. Visão da Era Industrial 02.

Visão da Era do Conhecimento A PROCERGS Visão da Era do Conhecimento Escolaridade 50% superior completo 21% pós-graduação 1,5% mestrado Projeto Pescar Últimos 2 anos - índice de empregabilidade = 100%. Apresentamos uma palestra sobre GC para todas as turmas do Pescar 03.

Visão da Era do Conhecimento A PROCERGS Visão da Era do Conhecimento PEG – PROCERGS Educação Gerencial Programa permanente de formação das lideranças Normas e processos documentados 28 normas detalhando os principais processos da Empresa CTRE e Biblioteca especializada Acervo: 7500 exemplares, 120 assinaturas de periódicos. Estes são exemplos de ativos do conhecimento. Isto é fazer GC Exemplos de ativos do conhecimento. 04.

Início da GC na PROCERGS Out/2000 – Início do estudo do tema GC Jan/2001 - Criação da equipe de GC Localização da equipe: Divisão de Tecnologia. - Assédio aos recursos humanos da equipe Perfil dos participantes da equipe Diversas mudanças, mas uma pessoa foi mantida. 9 anos de atuação. 05.

Representantes de todas diretorias. Comitê de GC Início: 2008 Representantes de todas diretorias. - O Comitê atuou até abril/09 O Comitê atuou de 2008 até abril/09, quando foi dissolvido e passou a aguardar uma revisão da estrutura organizacional, prevista para início de agosto/09. Dedicação exclusiva para GC: Não acho que seja bom. Acho que é necessário estar no meio de onde as coisas acontecem, onde circula o conhecimento. Situação atual: o Gestor do Conhecimento tem tempo parcial (50%) para esta atividade, mais tempo parcial de 2 estagiários e de uma analista. - Proposta Central de Inovação e do Conhecimento. 06.

Modelo de GC PROCERGS - É válido para a realidade PROCERGS 07. Os modelos são representações simplificadas da realidade. Têm o mérito de apontar os elementos que fazem parte de um contexto (um assunto, um domínio) e suas interrelações. 07.

Ativos de GC PROCERGS Salas de Reunião 08. 8

Ativos de GC PROCERGS Salas de Reunião Importante ativo de GC. A empresa trabalha muito na forma de projetos que realizam muitas reuniões. As salas de reunião praticamente desapareceram da empresa, numa daquelas decisões de gerentes que buscavam espaços e não se deram conta da importância das salas. Uma Divisão, que foi a nossa onde estava a GC, reuniu as pessoas e conversou sobre o assunto. Mostrou a importância das salas e chegou num acordo de diminuir os espaços de cada um para que tivemos uma sala de tamanho adequado e outra menor. Foi um sucesso. Em pouco tempo o pessoal já estava propondo um novo leiaute com mais uma sala pequena. O sucesso destas salas fez com que as demais Divisões repensassem seus espaços e aí mudassem seus leiautes. O próximo passo foi a inclusão dos telões que permitem que as pessoas consigam trabalhar sobre um texto de forma adequada. Na foto o pessoal está trabalhando na elaboração do relatório de gestão do PGQP. - Necessidade de ter mouse e teclado sem fio - Melhorar o isolamento acústico 09. 9

Ativos de GC PROCERGS Listas de Discussão 10. 10

Para quem prefere o contato virtual Principais Listas Listas de Discussão Para quem prefere o contato virtual Principais Listas Tecnologia Metodologia Gerência de Projetos Listas de projetos específicos. Existem diversas Listas disponíveis para os funcionários que podem se inscrever de acordo com o assunto de seu interesse. As Listas a seguir existem desde o final de 2002: Tecnologia, Gerência de Projetos, Metodologia. - Dificuldade das pessoas se exporem Necessidade de ter um animador da Lista. 11.

Ativos de GC PROCERGS Boletim DTI 12. 12

Ativos de GC PROCERGS Boletim DTI Iniciou como um Boletim interno da Divisão de Tecnologia. Aí começou uma pesquisa de satisfação interna para fins de PPR. Todos os setores avaliam seus parceiros e fornecedores internos. Aí percebemos que havia falta de informação. Muitas pessoas faziam comentários sobre projetos e davam notas mais baixas por desconhecimento do que era feito. Aí decidimos fazer o Boletim externo da Divisão de Tecnologia. Conclusão: atualmente fomos a única Divisão que tem mantido um crescimento constante nas avaliações. É necessário ter cuidado para não invadir o espaço da comunicação institucional. Foi acordado que o Boletim trataria somente de temas de tecnologia. - Cuidado para não invadir espaço da ACOM 13. 13

Site do Desenvolvimento Ativos de GC PROCERGS Site do Desenvolvimento 14. 14

Site do Desenvolvimento - Longo tempo para mostrar algum resultado efetivo - Muitos problemas de resistência para escrever - Utilização de uma tecnologia nova - Precisa ter um responsável - Experiência com a contratação de estagiário de jornalismo. - Carro chefe da GC Primeiro grande trabalho da equipe GC Lições aprendidas: - Foi uma tarefa muito grande para ser a primeira. Demoramos muito para mostrar algum resultado efetivo. - Enfrentamos muitos problemas de resistência para escrever. - Utilização de uma tecnologia nova e que acabou não sendo adotada na Empresa. - Depois de pronto todos acharam excelente, mas teve muito desgaste. - O quê faria diferente? - Liberação de conteúdos parciais. - Envolvimento de um pequeno grupo de cada vez. - 15.

Quarta do Conhecimento Ativos de GC PROCERGS Quarta do Conhecimento 16. 16

Quarta do Conhecimento Evento para quem prefere o contato pessoal Este evento é realizado no auditório da Empresa, toda quarta-feira, pela manhã, e apresenta projetos internos e outros assuntos de interesse da Empresa. Os funcionários que participam de eventos externos, congressos e feiras, são convidados a compartilhar o que aprenderam. A preferência é que os palestrantes sejam internos, mas eventualmente são convidados palestrantes externos. Esta prática iniciou em 2003 e era organizada exclusivamente pela DTI para a área de desenvolvimento. Em 2007 passou a ser organizada numa parceria DTI/DGP atingindo todas as áreas da Empresa. Em 2008, aumentando a integração entre as áreas da Empresa passou a ter a participação da ACOM na organização e divulgação; 17.

Quarta do Conhecimento Realizado no auditório da Empresa Março–julho e agosto–dezembro 2006 2007 2008 2009 Eventos 28 30 21 Participação média 39 37 36 46 Um responsável pela captação de palestrantes Tem lista de espera Pedidos de liberação do auditório. Este evento é realizado no auditório da Empresa, toda quarta-feira, pela manhã, e apresenta projetos internos e outros assuntos de interesse da Empresa. Os funcionários que participam de eventos externos, congressos e feiras, são convidados a compartilhar o que aprenderam. A preferência é que os palestrantes sejam internos, mas eventualmente são convidados palestrantes externos. Esta prática iniciou em 2003 e era organizada exclusivamente pela DTI para a área de desenvolvimento. Em 2007 passou a ser organizada numa parceria DTI/DGP atingindo todas as áreas da Empresa. Em 2008, aumentando a integração entre as áreas da Empresa passou a ter a participação da ACOM na organização e divulgação; 18.

Ativos de GC PROCERGS Podcast DTI 19. Iniciado em 2009 a partir da contratação de um estagiário e jornalismo. Tem a versão interna e a externa sobre Tecnologia. Estamos oferecendo a informação de várias formas para as pessoas (escrita, audio). Esperamos com isto aumentar a probabilidade de atingir mais pessoas 19. 19

Ativos de GC PROCERGS Podcast DTI 20. 20

Ativos de GC PROCERGS Tech Drops 21. 21

Ativos de GC PROCERGS Tech Drops Precisa estrutura mais profissional Bem, se fizemos um áudio, pq não tentamos fazer um vídeo? É mais uma forma de oferecer a informação. Iniciado em 2009 tb. O tempo destas novas iniciativas ainda é muito pequeno, ainda não tivemos feedback suficiente para ver se atingimos os resultados desejados e o que deveria ser melhorado. Precisa estrutura mais profissional 22. 22

Ativos de GC PROCERGS Tech Drops 23. 23

Ativos de GC PROCERGS Site do Desenvolvimento Boletim DTI Quarta do Conhecimento Comunidades PROCERGS Podcast DTI Salas de Reunião Tech Drops Este evento é realizado no auditório da Empresa, toda quarta-feira, pela manhã, e apresenta projetos internos e outros assuntos de interesse da Empresa. Os funcionários que participam de eventos externos, congressos e feiras, são convidados a compartilhar o que aprenderam. A preferência é que os palestrantes sejam internos, mas eventualmente são convidados palestrantes externos. Esta prática iniciou em 2003 e era organizada exclusivamente pela DTI para a área de desenvolvimento. Em 2007 passou a ser organizada numa parceria DTI/DGP atingindo todas as áreas da Empresa. Em 2008, aumentando a integração entre as áreas da Empresa passou a ter a participação da ACOM na organização e divulgação; 24. 24

Ativos de GC PROCERGS Este evento é realizado no auditório da Empresa, toda quarta-feira, pela manhã, e apresenta projetos internos e outros assuntos de interesse da Empresa. Os funcionários que participam de eventos externos, congressos e feiras, são convidados a compartilhar o que aprenderam. A preferência é que os palestrantes sejam internos, mas eventualmente são convidados palestrantes externos. Esta prática iniciou em 2003 e era organizada exclusivamente pela DTI para a área de desenvolvimento. Em 2007 passou a ser organizada numa parceria DTI/DGP atingindo todas as áreas da Empresa. Em 2008, aumentando a integração entre as áreas da Empresa passou a ter a participação da ACOM na organização e divulgação; 25. 25

Ativos de GC PROCERGS Este evento é realizado no auditório da Empresa, toda quarta-feira, pela manhã, e apresenta projetos internos e outros assuntos de interesse da Empresa. Os funcionários que participam de eventos externos, congressos e feiras, são convidados a compartilhar o que aprenderam. A preferência é que os palestrantes sejam internos, mas eventualmente são convidados palestrantes externos. Esta prática iniciou em 2003 e era organizada exclusivamente pela DTI para a área de desenvolvimento. Em 2007 passou a ser organizada numa parceria DTI/DGP atingindo todas as áreas da Empresa. Em 2008, aumentando a integração entre as áreas da Empresa passou a ter a participação da ACOM na organização e divulgação; 26. 26

Fortuna em conhecimento Conclusão Fortuna em conhecimento Assim como o Tio Patinhas tem uma fortuna (quaquilhões de dólares) e não usa, também as empresas possuem uma fortuna que não exploram. Esta fortuna é o Conhecimento Espero que não pensem que tudo está certinho, funcionando redondinho, fartos recursos, sponsor atuante e tudo mais. A realidade não é esta. No entanto, acho que fazemos algumas coisas bem legais e que podem ser boas idéias para alguma iniciativa que estejam pensando em fazer. A gente precisa disputar recursos assim como a Gestão de Processos, a Gerência de Projetos, a Gestão da Qualidade, o PGQP, etc. Todo mundo quer recursos, $ e pessoas, espaços. As empresas, em geral, ainda dão mais valor para quem apaga incêndio do que para quem planeja e usa seu tempo disseminando as melhores práticas. Mas mudança de cultura é assim, exige tempo e paciência. - GC, GP, Gestão de Processos e Gestão da Qualidade disputam recursos - GC só acontece se existir um ambiente adequado Persistência, persistência, persistência .... 27.

Muito Obrigado. Cleon Espinoza cleon-espinoza@procergs.rs.gov.br Pensando GC o tempo todo