A DGARQ na rota da qualificação dos Arquivos Municipais Cecília Henriques Pedro Penteado.

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1 A DGARQ na rota da qualificação dos Arquivos Municipais Cecília Henriques Pedro Penteado

2 Objectivos da comunicação Elaborar um ponto de situação do papel da DGARQ, –enquanto órgão de coordenação do Sistema nacional de arquivos, na qualificação dos sistemas de arquivo municipais.

3 Sumário A. Cartografia da qualificação B. PARAM: indicadores de impacto C. PARAM: alguns dados de execução D. QREN – Rede de Equipamentos Culturais E. Auditorias 2008 F. Conclusões e recomendações

4 A. Cartografia da qualificação - I

5 A. Cartografia da qualificação - II

6 A. Cartografia da qualificação - III

7 A. Cartografia da qualificação - IV (Perspect. geral do “território”)

8 PARAM – Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais - I Entidade gestora: IAN/TT - DGARQ Data de criação: 1998 Objectivo: Incentivar e apoiar os Municípios na implementação de programas de gestão integrada dos respectivos sistemas de arquivo, bem como promover a criação de uma rede de arquivos municipais integrada na Rede Nacional de Arquivos Âmbito: nacional Programa de apoio financeiro e técnico orientado para: –a) Qualificação dos arquivos enquanto recurso da actividade administrativa; –b) Salvaguarda e promoção do acesso ao património arquivístico (abertura ao público); Prioridades: A salvaguarda de património arquivístico em risco teve prioridade sobre a gestão integrada da informação de arquivo;

9 PARAM – Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais - II Ofertas do Programa: PA1 a PA4 (apoio à instalação de Arquivo Municipal) e PA5 (apoio à gestão e tratamento arquivístico – aquisição de equipamento) Requisitos (consoante o PA): Existência de Programa de gestão integrada, Regulamento, Arquivo Municipal (AM), recursos humanos especializados afectos ao AM, espaços e instalações próprias, linha financeira no orçamento municipal, recenseamento/inventário documental, … Taxa de comparticipação: máximo de 50%. Data da última abertura de prazo de candidatura: 2003

10 PARAM – Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais - III Captura / Aquis. AvaliaçãoOrganizaç.DescriçãoArmazen.Conserv. Acesso/ Difusão Rec. Hum. Equipam. O O O O Instalaç. O O Áreas de apoio à qualificação dos Arquivos Municipais – PARAM O – PARAM.

11 Percepção da importância do PARAM “Marcante na difícil afirmação institucional dos Arquivos Municipais em Portugal é o PARAM … é aqui que estas unidades de informação conhecem a sua consagração. E, não tenhamos dúvidas, na sua … história ficarão marcados pela experiência até ao PARAM e [pel]a viagem depois do PARAM”. –Maranhão Peixoto (2007, Congresso BAD - Açores)

12 PARAM - Relatório de avaliação Necessidade de avaliação rigorosa do Programa (1998-2007)  Relatório DGARQ / objectivos: –1. Avaliar o impacto do PARAM na incrementação da qualificação dos Arquivos Municipais; –2. Necessidades de auditoria nos arquivos apoiados; –3. Propostas de correcção à gestão do Programa. Questionário (final de 2007): –Universo – 67 arquivos apoiados com processo encerrado; Relatório (Junho de 2008), publicado no site da DGARQ.

13 B. PARAM: indicadores de impacto - I 1. Instalações: ¼ dos apoios apenas para arquivos históricos

14 B. PARAM: Indicadores de impacto - II Rácios para efectivos nas carreiras específicas / municípios Grupos considerados 20002007 TSA/Município s TPA/MunicípiosTSA/MunicípiosTPA/Municípios A – Projectos executados 27 / 10054 / 10079 / 100119 / 100 B – Projectos em execução 23 / 100113 / 10066 / 100109 / 100 C – Sem apoio PARAM 5 / 10025 / 10018 / 10031 / 100 Global12 / 10045 / 10039 / 10062 / 100 2. Recursos humanos: PARAM facilita tendência para a qualificação

15 B. PARAM: Indicadores de impacto - III 3. Intervenção técnica: 78% de apoio na GD Apoios do AM aos arquivos correntes

16 B. PARAM: Indicadores de impacto - IV 3. Intervenção técnica: facilitar o acesso

17 B. PARAM: Indicadores de impacto - V 4. Serviços prestados: –97% de arquivos abertos ao público; –67% possui Regulamento; –75% com reprodução de documentos (41% por digitalização); – 32% com informação na Internet; –Actividades pedagógicas e culturais.

18 B. PARAM: Indicadores de impacto - VI Percepção de impactos (pelos serviços apoiados): –81% apreciação global positiva; –Melhoria inexistente em Sensibilização para a gestão de documentos (14%) ou Salvaguarda do património (30%), nomeadamente na qualidade/dimensão das instalações ou depósitos; –Melhoria significativa: qualidade dos serviços prestados e satisfação dos utilizadores; –Contributo para a gestão integrada: 32 % - nulo ou fraco (ex. diferentes tutelas de Arq. Intermédio e Arq. Histórico).

19 C. PARAM: alguns dados de execução - I

20 C. PARAM: alguns dados de execução - II Nem todas as candidaturas aprovadas foram executadas ou têm execução em curso; Existem municípios que tiveram dificuldade no cumprimento da execução física de obra nos prazos contratualizados; Final de 2007

21 C. PARAM: alguns dados de execução - III Este factor dificultou a gestão do Programa (no final de 2007, o PARAM apenas apresentava 50% de execução financeira de candidaturas aprovadas); Para 2009, o PARAM representa um aumento do esforço financeiro em + 25% da totalidade das verbas disponíveis no PIDDAC da DGARQ; Num cenário de restrições orçamentais da AP, para os municípios que não concretizaram, em tempo, a execução física de projecto PARAM ou pretendam apresentar novos projectos, a DGARQ recomenda a candidaturas ao QREN/POR-REC.

22 PARAM versus QREN/POR-REC Captura / Aquis. AvaliaçãoOrganizaç.DescriçãoArmazen. Conserv.Acesso/ Difusão Rec. Hum. X (a)XXXX Equipam. OX O Instalaç. X OX Áreas de apoio à qualificação dos Arquivos Municipais - Comparação PARAM / QREN X – QREN. (a)-Eventualmente. O – PARAM.

23 QREN – Rede de equipamentos culturais - I Eixo prioritário 3 Apoios: Criação, instalação e desenvolvimento de serviços de Arquivos Públicos, com vista à construção da Rede. Beneficiários: –Municípios, Associações de Municípios e Áreas Metropolitanas; –Organismos do Ministério da Cultura; A DGARQ assegura 25% da contrapartida nacional.

24 QREN – Rede de equipamentos culturais - II Tipologia de operações: 1) Instalação de Arquivo em edifício a construir de raiz ou a adaptar: –a) e destinado a essa função exclusiva; –b) ou destinado a uso partilhado com Bibliotecas da Rede Nacional de Bibliotecas Públicas e Museus da Rede Portuguesa de Museus; 2) Aquisição de equipamentos de suporte à instalação, conservação, gestão, utilização e divulgação de património arquivístico; 3) Digitalização e acesso à distância a património arquivístico; 4) Operações integradas, que conjuguem tipologias mencionadas nos pontos anteriores.

25 QREN – Rede de equipamentos culturais - III Condições específicas de admissão e aceitação das operações: 1. Condições de admissão gerais; 2. Parecer técnico de conformidade emitido pela Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ); 3. Dispor da titularidade do terreno, edifício ou equipamento onde se pretendem realizar as operações.

26 QREN – Rede de equipamentos culturais - IV Parecer técnico - DGARQ: 1. Programa funcional para o serviço de Arquivo; 2. Quadro de pessoal afecto ao serviço de Arquivo, do qual conste pelo menos um colaborador com formação superior na área de arquivo e outro com formação intermédia; 3. Recenseamento geral da documentação existente em arquivo definitivo, e estimativa de crescimento anual; 4. Recenseamento geral da documentação existente em arquivo intermédio e em arquivo corrente, e estimativa de crescimento anual (para Arq. Municipais); 5. Garantia da disponibilidade pública do arquivo;

27 QREN – Rede de equipamentos culturais - V 6. Demonstração da boa condição das instalações do Arquivo –com inclusão de plantas, descrição de condições ambientais e de segurança, e levantamento fotográfico do interior e exterior; 7. Demonstração da relevância das acções propostas e do interesse cultural da documentação; 8. Inventário da documentação a intervencionar ou plano de trabalhos para a sua organização e descrição; 9. Planos de digitalização, de preservação digital e de divulgação dos resultados, –com calendarização das acções a realizar, número e perfil de recursos humanos envolvidos, meios materiais a afectar, metas a atingir e indicadores de resultados.

28 Auditorias 2008 - I Nova missão da DGARQ (2007); QUAR / 2008 – 8 auditorias (10); Estabelecimento do Programa de auditorias e Metodologia de acordo com a ISO 19011; Objecto de auditoria/2008: Sistemas de arquivo de municípios apoiados pelo PARAM (com processos concluídos); Critérios de selecção dos 10 casos – estabelecidos no Relatório PARAM (à excepção do último proposto); Casos: Albergaria-a-Velha, Amarante, Constância, Elvas, Marinha Grande, Matosinhos, Mealhada, Ponte de Lima, Póvoa de Varzim e Sintra.

29 Auditorias 2008 - II Objectivos: Verificação de: 1. Grau de cumprimento da legislação e regulamentação arquivística em vigor; 2. Grau de cumprimento do Acordo estabelecido entre a Câmara e o ex-Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT); 3. Existência de políticas de gestão integrada de arquivos e de boas práticas na sua implementação, de acordo com as normas e orientações nacionais e internacionais, com prioridade para as que puderem afectar a adesão à Rede Portuguesa de Arquivos, já prevista no Acordo PARAM.

30 Auditorias 2008 - III Critérios de auditoria: 1. Obrigatórios  Medidas correctivas a) Legislação arquivística; b) Regulamentação; c) Acordo PARAM; 2. Referenciais recomendados  Recomendações

31 Auditorias – IV Principais problemas detectados/2008: 1. Falta de articulação entre o arquivo intermédio e o arquivo histórico da Câmara, por vezes dependentes de unidades orgânicas diferentes; 2. Regulamentação desactualizada; 3. Falta de correcta e sistemática aplicação da Portaria de Gestão de Documentos n.º 412/2001; 4. Farequente falta de ligação entre sub-sistemas de informação organizacionais; 4. Falta de aplicação da Norma ISAD, essencial para adesão à RPA/Portal; 5. Arquivos encerrados ao público; 6. Utilização de espaços para funções não financiadas.

32 Conclusões e recomendações - I Conclusões: 1. O PARAM contribuiu para a qualificação dos Arquivos Municipais apoiados; 2. O QREN oferece formas mais alargadas de implementar a gestão integrada da informação nos Arquivos Municipais; 3. As auditorias DGARQ podem constituir uma oportunidade de verificar problemas de funcionamento dos sistemas de arquivo e implementar soluções para a sua melhoria; 4. A DGARQ tem outras formas de apoiar a qualificação destes arquivos: normas e orientações, ajuda técnica, acções de sensibilização, etc. Recomendações: 5. Recomendamos que as câmaras estabeleçam políticas de arquivo orientadas para a concepção e implementação de Sistemas integrados de arquivo, passíveis de participar em projectos de modernização administrativa e rápido acesso à informação pelos cidadãos;

33 Conclusões e recomendações - II 6. Neste processo é crítica a aplicação de instrumentos de gestão de documentos de arquivo, como o Plano de classificação ou n a Tabela de selecção, presente na Portaria de gestão de documentos; 7. As câmaras devem também continuar a criar condições para poderem recolher, tratar e disponibilizar, além do respectivo fundo, outro património arquivístico de relevo municipal; 8. A DGARQ deve estar disponível para participar nos processos de certificação da qualidade, quer de unidades orgânicas de arquivo, quer em processos transversais que envolvam boas práticas de gestão de documentos; 9. A DGARQ deve implementar, tão breve quanto possível, o Portal Português de Arquivos, centro da nova Rede Portuguesa de Arquivos, devendo os municípios efectuar um esforço para poderem aderir, disponibilizando informação administrativa e cultural relevante para a Sociedade; 10. A DGARQ deve continuar a apoiar os municípios, com os meios necessários e estimulando o investimento destes na qualificação dos seus arquivos.

34 A DGARQ na rota da qualificação dos Arquivos Municipais Para mais informações: http://www.dgarq.gov.pt –Relatório de avaliação PARAM; Rede Portuguesa de Arquivos (RPA); Modelo para um Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística; … http://www.qren.pt –QREN/PRO-REC

35 A DGARQ na rota da qualificação dos Arquivos Municipais cecilia.henriques@dgarq.gov.pt pedro.penteado@dgarq.gov.pt