O acesso é feito através da pagina personalizada do condominio, ( Ex: Neste local fica um slide show com imagens do condominio,

Apresentação em tema: "O acesso é feito através da pagina personalizada do condominio, ( Ex: Neste local fica um slide show com imagens do condominio,"— Transcrição da apresentação:

1 O acesso é feito através da pagina personalizada do condominio, ( Ex: www.condominioxyz.com.br) Neste local fica um slide show com imagens do condominio, que podem ser trocadas Em REGULAMENTO, está a convenção e o Regulamento interno, na área livre, para que futuros moradores também tenham conhecimento das regras do condomínio. Em COMUNICADOS na pagina principal, ficam apenas os de interesse geral, pois os restritos estarão na area interna Em localização visualiza o mapa do local, no padrão do Google maps No FALE CONOSCO podem enviar mensagens para o Sindico ou Administradora Estas duas colunas contém NOTICIAS de interesse do Condomínio A coluna esquerda contem noticias gerais A coluna Direita é reservada para Anúncios

2 O acesso é feito através da pagina personalizada do condominio, ( Ex: www.condominioxyz.com.br) Para acessar a Area Restrita, o campo para LOGIN esta no lado direito O usuario é o EMAIL cadastrado no sistema Neste campo, digite a SENHA Se perdeu ou esqueceu a senha, digite o email e clique aqui, que o site enviara a senha por email automaticamente

3 > Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.

4 > As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla. Na opção de TAREFAS estão as funcionalidades diarias A opção de CADASTROS serve para a manutenção e atualização dos dados.

5 Nesta aba do menu, encontram-se as opções dos CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O SINDICO e a ADMINISTRADORA tem acesso a todos os cadastros. Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES > opção CADASTROS

6 Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo: > Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação. Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro. CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item. Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA. Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para quais emails serão enviadas COPIAS. Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.

7 > Clicando em CONSULTAR, abre TELA DO CADASTRO

8 > - Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu EMAIL, automaticamente altera o usuário de acesso ao site. Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto Alterando o EMAIL, passa a ser o novo USUARIO para acessar o site Na consulta, apenas o sindico, Conselheiros e administradora visualizam TODOS, o morador verá apenas oseu imovel

9 > - No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.

10 > No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.., utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas, Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades. Os conselheiros consultam todas. O morador visualizará apenas os eu imovel. O sindico e conselho visualizam todos.

11 > - No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc... -O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restrições que o condominio definir. O proprietario vê apenas os moradores de sua unidade. O sindico e conselho visualizam todos.

12 > - Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.

13 > - Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores. - Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.

14 > - Este cadastro só esta acessível para o grupo de sindicos e administradora

15 > - Para os moradores, esta opção só tem a finalidade de alterar a senha. Para os usuários do grupo SINDICO podem criar novos usuários e alterarem os dados e permissões.

16 > - Neste cadastro é configurada a forma como funcionarão as locações das AREAS COMUNS. - Para os moradores o cadastro só tem a funcáo de consulta. - As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS, QUADRAS DE ESPORTES, Etc..

17 > - O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.

18 > - Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades. -Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada. -Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema. -Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como.DOCX

19 Vamos explicar detalhadamente cada uma delas OPÇÃO TAREFAS Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias

20 Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir até 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um email automáticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos termos ofensivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc… Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para selecionar Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir Quando terminar de colocar as imagens, clique em SALVAR O SITE Enviara email para o sindico analisar e liberar o anuncio Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o Morador avisando que foi liberado.

21 Também nesta função, os moradores apenas podem CONSULTAR, e o sindico e administradora podem Incluir, alterar e apagar os documentos disponibilizados. Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês. Clicando nome do documento, será mostrado em outra janela do navegador

22 Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembléias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos. Clicando no documento, podem visualizar ou baixar.

23 Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial. Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados. Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação. 1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual. 2-) O sistema terá, além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove. A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.

24 B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores, que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviará um email para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico. A sequência de funcionamento para o proprietário: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, digitara os TÓPICOS a serem discutidos, e indicará as datas de FINAL DE DISCUSSÃO, DATA FINAL para VOTAÇÃO VIRTUAL e a data da assembléia presencial. O site enviará email para todos os proprietarios, comunicando a abertura da Assembléia Virtual e inicio da discussão. Caso tenha documentos que farão parte do forum, também incluirá. B- Iniciado o Fórum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão os comentários, e tambem comentarão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguém comentar algum tópico, o sistema enviara email para todos.

25 C- Quando o período de discussões finalizar e o sindico incluir as OPÇÕES DE VOTO de cada tópico, o Status muda para EM CONVOCAÇÃO, e o site envia email avisando a todos, com a Convocação anexa. D- Inicia-se a votação, e quando o proprietário votar, o site envia email para que clique e no retorno o voto seja validade. Caso a sua opção tenha sido por Procuração, o site emite a mesma já preenchida, e anexa no email. E- Um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. F- Finalizado o período de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possível votar comparecendo na Assembléia Presencial. *Durante o período de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e enviará novamente o email para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso). Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.

26 Se o sindico habilitou o funcionamento do TERMO DE ANUENCIA PREVIA, o morador poderá, caso queira emitir o Termo, basta clicar neste botão, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Se por acaso o faltar alguma informação, vai abrir a tela para que atualize o cadastro Tendo recebido o email, comunicando a abertura de uma assembléia virtual, já poderá participar do fórum de debates

27 Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias abertas Clicar no NOME para abrir as opçoes Clicando no Topico, abre os comentarios já feitos pelos participantes Podera comentar, clicando em RESPONDER TOPICO Podera comentar, licando em RESPONDER TOPICO Escreva o texto de seu comentario Quando clicar no sinal de +, o site Grava o comentario, e envia email para TODOS, comunicando que o morador tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se hopuve comentarios

28 Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação da Assembléia Presencial, enviando anexa ao email comunicando que a votaçao virtual está aberta

29 Com a votação aberta, basta clicar no botão de VOTO Vai mostrar no quadro qual a unidade esta votando Clica na opçao da FORMA como vai ser representado Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o Procurador Em cada topico, deve clicar na opção escolhida Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os votos serão salvos e o site envia o email de confirmação

30 O site envia email com a opção dos votos que deu Neste local, basta clicar para VALIDAR o voto Anexo no email, já envia a Procuração preenchida, bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou ao procurador

31 Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando Clicando no icone, pode imprimir a relacão Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO DETALHADA dos votos

32 Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia PRESENCIAL, o sindico muda o status para FINALIZADA

33 Na opção CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para baixar o documento e visualizar

34 Em CONSULTA, os moradores visualizam os documentos Clicando no icone GLOBO pode baixar e visualizar o documento

35 Clicando em CONSULTAR Escolhendo o Evento As miniaturas, ficam no rodape Podem clicar na SETA para avançar ou retroceder nas fotos

36 Em CADASTRAR, vai criar uma nova ocorrencia Vai digitar o ASSUNTO e a Mensagem Vai indicar se é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o sindico vëem) Para gravar, clique em SALVAR Quando gravar a ocorrencia aparecera a mensagem Em seguida, o site envia email para o sindico, para que ele responda O sindico clicando no link do email, abre a tela para que responda Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e envia email para o morador Em CONSULTA, aparecem as ocorrências, e clicando no quadro DETALHES aparecem as mensagens Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar)

37 Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens para os moradores O sindico escreve a mensagem Pode marcar para que o site envie automaticamente para todos os moradores, ou apenas fique no site Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem completa

38 Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços disponiveis No CALENDARIO o morador seleciona DATA desejada No quadro dos Espaços, terá o aviso de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado). Caso o primeiro cancele, automaticamente o site envia email comunicando. Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a agenda e quando é por dia, apenas uma linha Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico Quando um morador entra para a fila, aparece na lista todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao

39 Na opção CONSULTA, aparece o quadro com as reservas existentes, e a SITUAÇAO de cada uma Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o icone para CANCELAR Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR a reserva Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE RESPONSABILIDADE da requisição Quando houver CANCELAMENTO, o site envia email para o morador confirmando o cancelamento Quando houver FILA DE ESPERA, o site também enviará email para o próximo da fila e para o sindico, avisando que o primeiro da fila cancelou

40 Depois que a reserva for liberada, o morador pode incluir os nomes na LISTA DE CONVIDADOS clicando neste botão Clicando em VISUALIZAR, pode ver a relação completa das reservas, e também imprimir Cadastra o NOME do convidado O documento é opcional Clicando no SINAL de +, o nome é gravado Os nomes entram na lista abaixo, e para REMOVER basta marcar o quadrinho a direita, e clicar no X

41 A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do sindico, e datas do mandato. Apenas o SINDICO tem permissão nesta função Na opcão CONSULTA os moradores podem visualizar os dados clicando no icone DETALHES

42 Esta opção só estará disponível, caso a administradora envie arquivo texto com os dados dos boletos emitidos, para importação no site IMPORTANTE Apenas para o SINDICO ou Administradora, aparece a opção de escolher qual imovel. Para o morador este campo já vem preenchido Vai mostrar o quadro com todos os boletos em Aberto Clicando na LUPA vai mostrar o boleto Pode clicar nos icones de PDF ou impressora, para imprimir o Boleto