INTRODUÇÃO À FOLHA DE CÁLCULO

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1 INTRODUÇÃO À FOLHA DE CÁLCULO

2 Uma folha de cálculo consiste numa folha de papel dividida em linhas e colunas, na qual são realizados diversos cálculos. Uma folha de cálculo electrónica é uma aplicação que disponibiliza uma área de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar operações e cálculos matemáticos de forma automática. A designação Excel advém da abreviatura de Excelent, termo inglês que significa primar, superar, subjugar, dominar, ser superior a.

3 O que podemos fazer com o Microsoft Excel
O Excel pode ser utilizado por qualquer pessoa de qualquer sector profissional que tenha a necessidade de efectuar diversos tipos de cálculo, nomeadamente financeiros, estatísticos ou científicos. A título de exemplo, o Excel é utilizado para realizar tarefas tão concretas e quotidianas como: folhas de pagamento, contabilidade, controlo de compras, tabelas de preços, análise de investimentos, controlo de captação de recursos, simulações de custos, controlo de produção, controlo de stock, planos de vendas, análise de mercado, controlo de notas fiscais, orçamentos familiares, gestão de condomínios, etc.

4 VAMOS APRENDER… Estrutura geral de uma folha de cálculo Linhas;
Uma folha de cálculo consiste numa grande tabela ou folha quadriculada dividida em linhas e colunas. VAMOS APRENDER… Linhas; Colunas; Células; Célula activa; Bloco ou Intervalo de células.

5 Estrutura geral de uma folha de cálculo
Barra de Título Barra de Menus Barra de Fórmulas Barra de ferramentas Padrão Barra de ferramentas Formatação Área de trabalho Painel de Tarefas Barra de ferramentas Desenho Barra de Estado

6 Estrutura geral de uma folha de cálculo
Linhas As linhas são secções horizontais e estão identificadas por números. No Microsoft Excel as linhas de uma folha de cálculo são numeradas sequencialmente de 1 a

7 Estrutura geral de uma folha de cálculo
Colunas As colunas são secções verticais e estão identificadas por letras. No Excel as colunas de uma folha de cálculo são identificadas pelas letras de A a Z e por combinações de duas letras (AB, AC,…, IV), perfazendo um total de 256 colunas.

8 Estrutura geral de uma folha de cálculo
Bloco ou Intervalo Por exemplo, o endereço B2:E7 representa todas as células de B2 até E7, inclusive. Um intervalo é um bloco rectangular de uma ou mais células que são tratadas como uma unidade. No Excel, os blocos são representados pelos endereços da primeira e da última célula do intervalo (canto superior esquerdo e canto inferior direito do rectângulo, respectivamente), separadas por dois pontos. Este conceito é de extrema importância e utilidade, pois a grande maioria das operações são realizadas com base em intervalos.

9 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Livro e Folha de trabalho A informação pode ser facilmente organizada, uma vez que toda a informação relativa a um determinado assunto está concentrada num único documento, mas ao mesmo tempo dividida pelas folhas de trabalho. Todos os documentos produzidos no Microsoft Excel têm a forma de livro de trabalho e são armazenados em ficheiros com extensão XLS. Um livro de trabalho é constituído por uma ou mais folhas de trabalho. As folhas de trabalho podem ser de vários tipos, dos quais se destacam as folhas de cálculo e as folhas de gráfico.

10 Barra de título e Barra de menus
A barra de título contém o nome da aplicação (Microsoft Excel) e do documento activo. No extremo direito estão ainda situados os botões de Minimizar, Restaurar e Fechar. A barra de menus contém todas as operações que se podem realizar no Excel. As operações estão agrupadas em menus, que, por sua vez, contêm vários comandos. No Excel 2003, a barra de menus tem um comportamento dito “inteligente”, que consiste basicamente em mostrar apenas os comandos mais importantes e os mais utilizados em cada menu.

11 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel

12 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Barras de ferramentas O Excel disponibiliza várias barras de ferramentas que dão a possibilidade de executar, de forma rápida, muitos dos comandos disponíveis nos menus. As barras de ferramentas contêm um conjunto de comandos, apresentados em forma de ícones, que são utilizados para realizar as operações mais comuns de forma mais rápida. Existem operações que num determinado estado se encontram indisponíveis. Se for o caso, o ícone correspondente é apresentado com atenuação de cor. Por defeito são apresentadas duas barras de ferramentas: Padrão e Formatação.

13 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Barras de ferramentas A Barra de ferramentas Padrão é composta por ferramentas que correspondem aos comandos relacionados com as operações Guardar, Abrir, Copiar, Colar, Anular, etc. Na Barra de ferramentas Formatação estão situados os comandos mais utilizados que se relacionam com a atribuição de formatações. Por exemplo: modificar o tipo de letra, o tamanho, a cor da letra, etc. Barra de ferramentas Padrão Barra de ferramentas Formatação Barra de nome (nome da célula activa)

14 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Barra de fórmulas Esta barra mostra o conteúdo da célula activa. É ainda utilizada para editar dados ou fórmulas na célula seleccionada ou gráfico. Quando se introduz informação nas células, essa mesma informação aparece também nesta barra. Barra de fórmulas

15 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Barras de deslocamento vertical e horizontal Estas barras permitem o deslocamento das linhas e das colunas, respectivamente. As barras de deslocamento permitem ainda o acesso a zonas ocultas da folha de cálculo ou áreas adjacentes da janela. Barra de deslocamento vertical Barra de deslocamento horizontal

16 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Barra de estado Mostra os diferentes estados da tarefa: inserção de dados, selecção de células, etc. Pode ainda mostrar informação relativa ao estado do teclado: modo de inserção, sobreposição, maiúsculas, etc. Barra de estado

17 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Área de trabalho A área de trabalho é composta pela barra de fórmulas, barras de deslocamento vertical e horizontal, separadores de folhas, botões de deslocamento de separadores, barra de estado, painel de tarefas e área de cálculo. Área de Trabalho

18 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
A Célula activa Em cada folha de trabalho existe uma e uma só célula activa, que é identificada por uma moldura a negro (rectângulo de selecção). Separadores de folhas Cada um destes separadores representa uma folha de trabalho do livro. O número de folhas de trabalho de um livro pode variar entre 1 e 255. Cada folha possui um nome que é mostrado no separador respectivo. Por defeito, cada novo livro contém três folhas (folha1, folha2 e folha3).

19 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Cabeçalhos de Linha e de Coluna A zona situada por cima das colunas e à esquerda das linhas permite ter sempre presente a referência das células em que o utilizador se encontra a trabalhar. Quando pressionados, estes cabeçalhos possibilitam ainda a selecção das linhas e das colunas.

20 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Painel de tarefas Este elemento aparece no lado direito da área de trabalho e tem como principal característica o facto de ser sensível ao contexto, isto é, contém atalhos para tarefas frequentemente realizadas e relacionadas com o que se está a fazer em determinado instante. Por exemplo, o painel de tarefas que aparece quando iniciamos o Excel oferece-nos os comandos mais úteis para esta situação: mostra os livros recentemente abertos, permite criar novos livros, disponibiliza ajuda on-line, etc.

21 O ambiente de trabalho do Microsoft Excel
Tal como noutras aplicações do Microsoft Office, também o Excel disponibiliza mecanismos de ajuda ao utilizador. Com o evoluir das diferentes versões, estes mecanismos têm-se tornado cada vez mais completos. O Microsoft Excel disponibiliza vários métodos para a obtenção de ajuda. Na opção “Ajuda do Microsoft Excel” acede-se a uma janela onde poderemos procurar ajuda através de um índice ou efectuar uma pesquisa por palavra-chave, ou grupo de palavras. Se optar por activar o “Assistente do Office”, que é um elemento animado, este irá oferecer uma ajuda sempre que detectar que dela necessita. Através da “Microsoft Office On-line” é possível aceder a ajuda via Internet, através da página oficial do sítio da Microsoft. Através do Painel de tarefas, podemos inserir, na caixa de texto Procurar, a palavra ou conjunto de palavras que pretendemos procurar.

22 BARRAS DE FERRAMENTAS Barra de Menus de folha de cálculo
Barra de Menus de gráficos Barra Padrão Barra de Formatação Barra de Desenho Barra Limites

23 BARRAS DE FERRAMENTAS (Cont.)
Barra de Fórmulas Painel de tarefas Barra Referência circular Barra Auditoria de fórmulas Janela de monitorização

24 BARRAS DE FERRAMENTAS (Cont.)
Barra Gráfico Barra WordArt Barra Imagem Barra Definições 3D Barra Definições de sombra Barra Organograma Barra Diagrama

25 BARRAS DE FERRAMENTAS (Cont.)
Barra Formulários Barra Caixa de ferramentas dos controlos Barra Sair do modo de estrutura Barra Web Barra Lista Barra Tabela dinâmica Barra Dados externos

26 BARRAS DE FERRAMENTAS (Cont.)
Barra Protecção Barra Ecrã inteiro Barra Terminar gravação Barra Mais utilizados Barra Visual Basic Barra Texto para voz Barra Comparar lado a lado Barra EuroValue Barra Revisão

27 BARRA DE FERRAMENTAS PADRÃO
Colar Pincel de formatação Anular Refazer Permissão (acesso sem restrições) Pesquisar Copiar Novo Abrir Guardar Imprimir Pré-visualizar Ortografia e gramática Cortar Correio electrónico Conversão em euros Zoom Hiperligação Soma automática Ascendente Descendente Assistente gráfico Desenho Ajuda

28 BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAÇÃO
Unir e centrar Moeda Estilo percentagem Euro Estilo separador de milhares Tipos de letra Tamanho do tipo de letra Negrito Itálico Sublinhado Alinhar à esquerda Ao centro Alinhar à direita Cor letra Limites Realçar Diminuir avanço Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Aumentar avanço

29 OPERAÇÕES ELEMENTARES NA FOLHA DE CÁLCULO

30 Operações elementares na folha de cálculo
Movimentação na folha de trabalho Para facilitar a identificação da linha e da coluna da célula activa, os seus cabeçalhos são mostrados em cor diferente. Na janela do documento só é visível uma pequena parte da folha de trabalho e, na maioria da vezes, a nossa folha ocupa um maior número de células do que as visíveis na área da janela, sendo por isso necessário movimentarmo-nos pelo documento rapidamente. Para movimentar o rectângulo de selecção por entre as células de uma folha de cálculo pode utilizar o rato ou o teclado. Quando se move o rectângulo de selecção para uma célula, esta torna-se activa.

31 Operações elementares na folha de cálculo
Movimentação na folha de trabalho Movimentação com o rato Para tornar uma determinada célula activa, basta efectuar um clique sobre a célula desejada.

32 Operações elementares na folha de cálculo
Movimentação na folha de trabalho Movimentação com o teclado Para mover a caixa de selecção através do teclado, utilize as teclas de cursor.

33 Operações elementares na folha de cálculo
Movimentação na folha de trabalho Movimentação com o teclado

34 Operações elementares na folha de cálculo
Inserção de dados numa célula Em cada uma das células é possível inserir texto, números, fórmulas, etc. Em qualquer um dos casos, basta seleccionar a célula pretendida e digitar a informação.

35 Operações elementares na folha de cálculo
Inserção de comentários numa célula Adicionar um comentário a uma célula pode ser bastante útil. Permite explicar determinados elementos de uma folha de cálculo, como, por exemplo, documentar um valor particular ou explicar o funcionamento de uma fórmula específica.

36 Operações elementares na folha de cálculo
Eliminar o conteúdo de uma célula Para eliminar o conteúdo de uma célula basta activar a célula pretendida e, de seguida, pressionar a tecla Delete. Para eliminar a formatação ou os comentários das células seleccionadas, deve utilizar o comando Limpar do menu Editar e escolher a opção que mais se adequa ao que se pretende eliminar. Elimina o conteúdo, a forma-tação e os comentários. Elimina apenas a formatação, permanecendo o conteúdo. Elimina apenas o conteúdo. Elimina apenas os comen-tários, permanecendo a formatação e o conteúdo.

37 Operações elementares na folha de cálculo
Tipos de dados Os tipos de dados que se inserem numa célula da folha de cálculo podem ser divididos em dois grandes grupos: valores constantes e fórmulas. Valores constantes - Um valor constante é um tipo de dado introduzido directamente na célula, ou seja, não é obtido a partir de cálculos que envolvem outros valores e pode ser alterado sempre que se entender necessário. Pode ser um número, uma data, hora ou um texto. Fórmulas - Uma fórmula é uma sequência composta por valores constantes, referências a outras células, nomes, funções ou operadores, ou seja, é uma expressão matemática ou lógica, através da qual se efectuam cálculos. A introdução de uma fórmula inicia-se sempre pelo sinal de igual (=). Exemplo: =20*B3+C5 – SOMA(D1:D5)

38 Operações elementares na folha de cálculo
Anular e refazer Anular uma acção Pode anular-se uma acção através de uma das seguintes opções: No menu Editar, seleccionar a opção Anular. Pressionar a combinação de teclas Ctrl+Z. Clicar no botão Anular da Barra de ferramentas padrão. Refazer uma acção Depois de anular uma acção, é possível voltar atrás e refazer a acção anulada através do comando Refazer. Para tal, podemos utilizar uma das seguintes opções: No menu Editar, seleccionar a opção Refazer. Pressionar a combinação de teclas Ctrl+Y. Clicar no botão Refazer da Barra de ferramentas padrão.

39 Operações elementares na folha de cálculo
Guardar um livro de trabalho Para armazenar um livro de trabalho, o Excel disponibiliza dois comandos: Guardar e Guardar como… O comando Guardar é utilizado para guardar as alterações efectuadas num livro existente, mantendo a localização e o nome do documento. O comando Guardar como… é utilizado para definir um novo nome e/ou uma nova localização. Quando se grava um livro pela primeira vez, os comandos Guardar e Guardar como produzem o mesmo efeito. Depois de executados, abrem a caixa de diálogo Guardar como.

40 Operações elementares na folha de cálculo
Criar um livro de trabalho É possível criar um novo livro em branco ou a partir de um modelo. Um modelo não é mais do que um ficheiro onde estão predeterminadas especificações que definem várias opções de formatação do livro. O número e o tipo de folhas de um livro, o formato das células e das folhas, as definições de formato de página e a área de impressão para cada folha, as áreas protegidas e ocultas do livro, o texto, os dados e as fórmulas, assim como as Barras de ferramentas são exemplos de especificações que podem estar definidas num modelo. Se possuirmos uma ligação à Internet, podemos obter mais modelos a partir da opção Modelo, no Microsoft Office On- line.

41 Operações elementares na folha de cálculo
Abrir um livro de trabalho já existente Pode abrir um livro: A partir do botão Abrir da Barra de ferramentas padrão. Através da combinação das teclas Ctrl+F12. Através da execução do comando Abrir do menu Ficheiro.

42 MANIPULAÇÃO DE CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS