Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários

Apresentação em tema: "Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários"— Transcrição da apresentação:

1 Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários
ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

2 Definição “Documento, com campos pré-impressos, a serem preenchidos com dados e informações que possibilitam a formalização das comunicações nas organizações.” (D’Ascensão, 2001)

3 “Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.”
Definição “Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.” (D’Ascensão, 2001)

4 Formulários Parte integrante dos sistemas de informação
Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo Verificação Necessidade de existência Formato Vida de uma informação

5 Formulários - Objetivos e Propósitos -
Documentar e centralizar informações do processo Facilitação de localização e recuperação Agilizar o fluxo de informação Usuário conta com a informação em tempo hábil Padronizar informações e procedimentos Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal

6 Obstáculos ao Controle de Formulários
A gerência tem outras coisas “mais importantes” para pensar Maioria dos formulários pouco usada e impressa pelos próprios usuários Desconhecimento por parte dos demais Conceito errado de controle de formulários Nº em estoque, controle e programação de compras Formulário impresso apenas com autorização da direção

7 Formulários - Exemplos

8 Tipos de Formulários Formulário Plano Campos pré-impressos
Folhas soltas, talões, blocos ou fichas

9 Tipos de Formulários Formulário Eletrônico
Campos preenchidos por software

10 Tipos de Formulários Formulário Contínuo
Campos preenchidos na impressora Dados processados eletronicamente

11 Formulários - Características
Escolha do papel Duração Uso ou finalidade Nível hierárquico do usuário Importância do formulário Quantidade de vias Tipo de preenchimento

12 Formulários - Considerações Técnicas -
Instruções de preenchimento Leitura antes do preenchimento No próprio corpo Formato dos campos Dependência do tipo de preenchimento Tamanho suficiente para conter o dado

13 Formulários - Considerações Técnicas -
Tipos de campos Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Numeração seqüencial Controle da emissão

14 Formulários - Considerações Técnicas -
Corpo do formulário Introdutória Dados fixos: título e subtítulo Dados variáveis O que se deseja coletar Dados conclusivos Aprovação dos dados variáveis (visto, data, assinatura, carimbo)

15 Formulários - Considerações Técnicas -
Margens Superior e inferior  1 cm Direita  0,5 cm Esquerda  2 a 2,5 cm Título do formulário Localizado na parte superior Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função

16 Formulários - Considerações Técnicas -
Identificação da empresa Uso interno: apenas logotipo Uso externo: logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefone Localização: extremidade superior esquerda Dimensão: 8% da área total

17 Formulários - Considerações Técnicas -
Linhas e pautas Certas e finas Limitar variedade Tipos de letra Padrão de impressão Uniformidade

18 Formulários - Considerações Técnicas -
Dobramento Disposição lógica e estética Facilitar localização e pesquisa Identificação Margem maior: destino das vias Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código do formulário