Treinamento do Microsoft® Office Word 2007

Apresentação em tema: "Treinamento do Microsoft® Office Word 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Treinamento do Microsoft® Office Word 2007
[Nome da sua empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft® Office Word 2007 [Observações para o instrutor: para obter ajuda detalhada com a personalização deste modelo, consulte o último slide. Além disso, procure textos adicionais da lição no painel de anotações de alguns slides. Animações em Adobe Flash: este modelo contém animações em Flash. Elas serão reproduzidas no PowerPoint 2000 e nas versões mais recentes. No entanto: se você quiser salvar este modelo no PowerPoint 2007, salve-o no formato de arquivo anterior do PowerPoint: Apresentação do PowerPoint (*.ppt) ou Modelo do PowerPoint (*.pot). (Você verá os tipos de arquivo na caixa de diálogo Salvar como, próximo de Salvar como tipo.) Aviso: se você salvá-la em um formato de arquivo do PowerPoint 2007, como Apresentação do PowerPoint (*.pptx) ou Modelo do PowerPoint (*.potx), as animações não serão mantidas no arquivo salvo. Além disso: como esta apresentação contém animações em Flash, salvar o modelo pode fazer com que seja exibida uma mensagem de aviso relacionada a informações pessoais. A menos que você adicione informações às propriedades do próprio arquivo de Flash, esse aviso não se aplicará a esta apresentação. Clique em OK na mensagem.] Mala direta I: usar mala direta para correspondência em massa

2 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Conteúdo do curso Visão geral: Correspondência em massa Lição 1: Como funciona Lição 2: Configurar sua lista de destinatários Lição 3: Realizar uma mala direta completa Duas das três lições incluem uma lista de tarefas sugeridas; cada uma inclui um conjunto de questões de teste. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

3 Visão geral: Correspondência em massa
Você precisa enviar a cada um dos seus funcionários uma carta ou mensagem de contendo informações pessoais sobre retenção de imposto e salário. Criar cada item individualmente levaria horas. Faça uma mala direta. Usando a mala direta, você cria um documento com as mesmas informações em cada cópia e adiciona espaços reservados para as informações exclusivas. O Word cuida do resto. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

4 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Objetivos do curso Entender como a mala direta funciona para que você obtenha os resultados desejados. Configurar um documento para o envio de correspondência em massa. Usar o Assistente de Mala Direta para realizar uma mala direta básica. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

5 Lição 1 Como funciona

6 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Como funciona Em toda mala direta, você lidará com três elementos. Entender esses elementos ajudará a obter os resultos de mala direta desejados e esperados. O documento principal com que se inicia. Informações do destinatário, como o nome e o endereço de cada pessoa que você deseja mesclar com o documento principal. Os documentos concluídos, que incluem as informações do documento principal, além das informações exclusivas de cada destinatário. Mais adiante no curso, entraremos em detalhes sobre como realizar uma mala direta. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

7 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Documento principal O documento principal é seu ponto de partida. O documento principal pode ser uma carta, envelope, ou mesmo um cupom. Ele contém os elementos mostrados aqui. Conteúdo idêntico em cada cópia, como o corpo de texto principal de uma carta modelo. Você só precisará digitar esse texto uma vez, independentemente de quantas cartas deseje imprimir. Espaços reservados para as informações de cada destinatário. Por exemplo, em uma carta modelo, o bloco de endereço e o nome de saudação seriam exclusivos em cada cópia. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

8 Informações de destinatário
Em uma mala direta, as informações do destinatário, que são exclusivas em cada cópia mesclada, são preenchidas nos espaços reservados que você adicionou ao documento principal. As informações de destinatário podem ser: endereços em envelopes ou etiquetas; nomes na linha de saudação de uma carta modelo; valores salariais em mensagens de que você envia para os seus funcionários; observações pessoais sobre produtos favoritos em cartões postais que você envia por para seus melhores clientes; ou números em cupons resgatáveis. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

9 Informações de destinatário
As informações de destinatário devem ser mantidas em uma fonte de dados. “Fonte de dados” é um termo abrangente que engloba toda uma categoria de arquivos com os quais você trabalha o tempo todo. Por exemplo, a lista de contatos do Microsoft Office Outlook® é uma fonte de dados. Outros exemplos de fontes de dados: uma tabela do Word, uma planilha do Microsoft Office Excel™, um banco de dados do Microsoft Office Access® ou até mesmo um arquivo de texto. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

10 Informações de destinatário
As informações de destinatário normalmente são listadas em colunas e linhas, como mostra a tabela da imagem. O arquivo de fonte de dados deve ser estruturado de forma que possibilite vincular informações específicas aos espaços reservados no documento principal. Na próxima lição, você aprenderá a configurar uma lista de destinatários e a se conectar a ela. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

11 Conjunto de documentos concluídos
Quando você conclui uma mala direta, ocorre o que é mostrado aqui. O conjunto de documentos concluídos individuais que você pode imprimir (por exemplo, cartas, etiquetas, envelopes ou cupons) ou que você pode transmitir eletronicamente durante o processo de mala direta (por exemplo, mensagens de ). Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

12 Conjunto de documentos concluídos
Quando você conclui uma mala direta, ocorre o que é mostrado aqui. O documento principal. É o documento usado como ponto de partida, que permanece um documento separado. Ele não é salvo automaticamente após a mesclagem. É preciso salvar o documento principal porque o Word lembrará a qual lista de destinatários você se conectou e, quando você a abrir novamente, poderá completar rapidamente uma nova mala direta. Observação: opcionalmente, se você estiver criando cartas, envelopes ou etiquetas, também poderá gerar um "documento abrangente" que contenha todos os documentos mesclados em um arquivo. Mais detalhes no final da última lição. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

13 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 1, pergunta 1 Em uma mala direta, qual é o documento principal? (Escolha uma resposta.) O documento inicial que contém texto idêntico para cada carta, envelope etc. mesclado e espaços reservados para as informações de destinatário exclusivas. O primeiro documento no conjunto de documentos mesclados concluídos. Um documento que contém somente o texto idêntico em cada cópia mesclada. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

14 Teste 1, pergunta 1: resposta
O documento inicial que contém texto idêntico para cada carta, envelope etc. mesclado e espaços reservados para as informações de destinatário exclusivas. O documento principal é o seu documento inicial, onde você adiciona todo o texto que será o mesmo em cada cópia, assim como os espaços reservados que indicam quais serão as informações de destinatário exclusivas e onde elas aparecerão. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

15 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 1, pergunta 2 O documento principal com o texto e os espaços reservados é salvo automaticamente após a conclusão da mesclagem. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

16 Teste 1, pergunta 2: resposta
Falso. Você deve salvar o documento principal de modo a poder usá-lo novamente para concluir uma nova mesclagem. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

17 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 1, pergunta 3 Por que as informações de destinatário exclusivas que você usa em uma mala direta precisam ser armazenadas em um arquivo de fonte de dados? (Escolha uma resposta.) Os arquivos de fonte de dados são um tipo especial de arquivo que só funciona com mala direta. Os arquivos de fonte de dados organizam as informações de forma que permitem que você corresponda determinadas informações com espaços reservados específicos no documento principal. Os arquivos de fonte de dados foram projetados para conter muitas informações. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

18 Teste 1, pergunta 3: resposta
Os arquivos de fonte de dados organizam as informações de forma que permitem que você corresponda determinadas informações com espaços reservados específicos no documento principal. É o modo estruturado como essas informações são organizadas nos arquivos que possibilita a inserção de informações de uma célula desse arquivo em um documento exclusivo. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

19 Configurar sua lista de destinatários
Lição 2 Configurar sua lista de destinatários

20 Configurar sua lista de destinatários
Você sabe quais são os elementos básicos de uma mala direta. Agora você aprenderá a configurar seu documento principal e a conectá-lo à lista de destinatários. A lista de destinatários, juntamente com os espaços reservados que você adiciona ao seu envelope ou documento do Word, é o coração e a alma da mala direta. Eles trabalharão juntos para fornecer informações exclusivas às cópias finais mescladas individualmente. Depois de saber quais são esses dois componentes-chave e como eles estão relacionados, você poderá configurar e realizar malas diretas com êxito. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

21 Mais sobre a lista de destinatários
Uma lista de destinatários pode ser qualquer arquivo que organize informações de destinatário em colunas e linhas. Você pode criá-la usando diversos programas, como Excel, Access ou Outlook. As colunas em uma lista representam uma categoria ou tipo de informação. Cada coluna é identificada por um título. Por exemplo, em uma lista de clientes, você pode ter colunas para Nome, Sobrenome e Endereço. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

22 Mais sobre a lista de destinatários
Uma lista de destinatários pode ser qualquer arquivo que organize informações de destinatário em colunas e linhas. Você pode criá-la usando diversos programas, como Excel, Access ou Outlook. Cada linha em uma lista representa as informações completas de um destinatário. Na lista de clientes, por exemplo, uma linha contém todas as informações sobre um cliente: o nome, o endereço do cliente etc. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

23 Mais sobre a lista de destinatários
São as colunas e linhas que possibilitam o fornecimento de informações de destinatário exclusivas para documentos durante uma mala direta. No documento principal, você se conecta à lista e, em seguida, pode adicionar qualquer título de coluna como um espaço reservado ao documento principal. (Oficialmente, esses espaços reservados são chamados de campos. Mais detalhes sobre campos a seguir.) Oficialmente, esses espaços reservados são chamados de campos. Mais detalhes sobre campos a seguir. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

24 Mais sobre a lista de destinatários
São as colunas e linhas que possibilitam o fornecimento de informações de destinatário exclusivas para documentos durante uma mala direta. Quando a mala direta for concluída, haverá para cada pessoa um documento concluído com informações das entradas em uma linha da lista de destinatários. Dica: para obter melhores resultados, configure sua lista de destinatários de modo que cada coluna represente a menor informação possível. Por exemplo, use colunas separadas para Nome e Sobrenome em vez de apenas uma coluna chamada Nome. Assim você terá mais flexibilidade para organizar os campos no documento principal e poderá, por exemplo, saudar os clientes pelo nome. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

25 Origem da lista de destinatários
Em muitos casos, a lista de destinatários que você deseja usar já existe. Por exemplo, você pode ter acesso a um arquivo com uma lista como a que se segue. Nomes, endereços etc. dos clientes ou dos contatos. Produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa. Informações sobre seus funcionários. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

26 Origem da lista de destinatários
Se a lista existir, basta conectar-se a ela durante a mala direta. Mas não se preocupe se ainda não tiver uma lista. O processo de mala direta inclui uma etapa na qual você pode criar uma lista de destinatários a partir do zero. Mais detalhes na próxima lição. Observação: você pode fazer alterações nos dados da lista de destinatários a qualquer momento, abrindo a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta durante a mesclagem ou abrindo diretamente o arquivo de fonte de dados. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

27 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Campos Depois de se conectar à lista de destinatários, você pode especificar as informações que deseja incluir na mala direta usando campos. Um campo é um conjunto de códigos que instrui o Word a inserir informações em um documento automaticamente. Informalmente, você pode considerar os campos como espaços reservados. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

28 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Campos Em uma correspondência em massa, os campos usados são chamados de campos de mesclagem e são espaços reservados para as informações exclusivas que se originam diretamente de uma lista de destinatários. Por exemplo, na ilustração, foram adicionados campos de meclagem para as informações armazenadas nas colunas Endereço e Nome de uma lista de endereços. Observe que eles são incluídos entre divisas (« ») em um documento. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

29 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Campos de mesclagem Você pode criar um campo de mesclagem combinando outros campos ou agrupar campos e, em seguida, usar espaços, quebras de linha e marcas de pontuação como faria normalmente em uma frase. Por exemplo, você pode criar um título de cortesia antes do sobrenome ou do nome completo e configurar campos no seu documento da seguinte maneira: «Título» «Sobrenome» «Endereço» «Cidade», «Estado» «CEP» Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

30 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Campos de mesclagem Você também pode controlar a aparências das informações de destinatário nos documentos mesclados, formatando os campos. Por exemplo, você pode usar nomes em negrito ou em cor vermelha. No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas (« »). Na guia Página Inicial, clique em qualquer comando do grupo Fonte ou do grupo Parágrafo e escolha as opções de formatação desejadas. Você também pode clicar no Iniciador de Caixa de Diálogo de um desses grupos para ver as opções de formatação. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

31 Sugestões para a sessão prática
Divida os dados da coluna Nome em duas colunas. Crie uma coluna Observação Pessoal. Salve a planilha do Excel. [Observação para o instrutor: este exercício trata do preparo da fonte de dados para uma mala direta. Com o Excel 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para acessar uma prática online. Nessa prática, é possível trabalhar com cada uma dessas tarefas no Excel, com instruções de orientação. Importante: caso não tenha o Excel 2007, você não poderá acessar as instruções práticas.] Prática online (requer Excel 2007) Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

32 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 2, pergunta 1 Qual a relação entre sua lista de destinatários e os campos que você insere no documento principal? (Escolha uma resposta.) Não há relação. Os campos são equivalentes às colunas na lista de destinatários. Cada campo representa uma célula na lista de destinatários. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

33 Teste 2, pergunta 1: resposta
Os campos são equivalentes às colunas na lista de destinatários. Quando você adicionar um campo ao documento principal, as informações armazenadas na coluna correspondente na sua lista aparecerão nos documentos mesclados. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

34 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 2, pergunta 2 Como distinguir um campo de outro texto em um documento principal? (Escolha uma resposta.) Os campos são sempre formatados como texto em negrito. Os campos estão em itálico. Os campos estão entre divisas (« »). Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

35 Teste 2, pergunta 2: resposta
Os campos estão entre divisas (« »). Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

36 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 2, pergunta 3 Para realizar uma mala direta, é preciso ter uma lista de destinatários. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

37 Teste 2, pergunta 3: resposta
Falso. Você pode criar essa lista como parte do processo de mala direta. Se houver somente algumas pessoas para a mala direta, talvez seja mais fácil digitar a lista durante o processo. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

38 Realizar uma mala direta completa
Lição 3 Realizar uma mala direta completa

39 Realizar uma mala direta completa
Agora você percorrerá o processo de realização de mala direta usando o Assistente de Mala Direta. Ao final desta lição, você aprenderá outra maneira de realizar uma mala direta. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

40 Abrir o Assistente de Mala Direta
Para realizar uma mala direta, clique em Iniciar Mala Direta na guia Correspondências e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta. Animação: clique com o botão direito do mouse e em Executar. Na Etapa 1, o assistente é aberto com uma pergunta. Ele quer saber em qual tipo de documento você deseja mesclar as informações. A animação ilustra como abrir o assistente e selecionar Envelopes como tipo de documento. Dica: o painel de tarefas pode ser movido (desencaixado) clicando na barra de título e arrastando-o para um novo local. Você também pode redimensioná-lo arrastando uma alça de redimensionamento nas laterais do painel de tarefas. [Observação para o instrutor: para executar a animação ao exibir a apresentação de slides, clique com o botão direito do mouse na animação e, em seguida, clique emExecutar. Depois de executar o arquivo uma vez, precisará clicar em Retroceder (após clicar com o botão direito do mouse) e, em seguida, clicar em Executar. Algumas vezes, é necessário clicar duas vezes. Se tiver problemas com a exibição da animação, consulte as anotações do último slide nesta apresentação sobre como executar uma animação com o Adobe Flash. Se mesmo assim, os problemas persistirem, o slide que vem em seguida a este é um slide duplicado com uma imagem estática. Se você continuar tendo problemas para exibir a animação, o slide que se segue a este é uma duplicata com arte estática. Exclua o slide atual ou o próximo antes de mostrar a apresentação.] O assistente será aberto à direita da janela em um painel de tarefas. Siga os avisos e clique em Avançar na parte inferior do painel para percorrer o assistente (ou em Anterior se precisar voltar a uma etapa anterior). Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

41 Abrir o Assistente de Mala Direta
Para realizar uma mala direta, clique em Iniciar Mala Direta na guia Correspondências e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta, como mostrado aqui. O assistente será aberto à direita da janela em um painel de tarefas. Siga os avisos e clique em Avançar na parte inferior do painel para percorrer o assistente (ou em Anterior se precisar voltar a uma etapa anterior). Na Etapa 1, o assistente abrirá com uma pergunta sobre qual o tipo de documento em que você deseja mesclar informações. Dica: o painel de tarefas, não mostrado aqui, pode ser movido (desencaixado) clicando na barra de título e arrastando-o para um novo local. Você também pode redimensioná-lo arrastando uma alça de redimensionamento nas laterais do painel de tarefas. [Observação para o instrutor: este slide é idêntico ao anterior, exceto por conter arte estática em vez de uma animação. Use este slide se tiver problemas para exibir a animação. Exclua o slide atual ou o anterior antes de mostrar a apresentação.] Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

42 Definir o documento principal
A segunda etapa do assistente é configurar o documento inicial. Você pode enviar uma carta de mala direita ou uma mensagem de ou talvez iniciar com envelopes e etiquetas. Ou pode criar um diretório para armazenar listagens de dados, como nomes e endereços de clientes, informações sobre produtos e dados pessoais dos contatos. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

43 Definir o documento principal
As opções no assistente variam de acordo com o tipo de documento selecionado na primeira etapa. Você selecionou envelopes, que tem estas opções. Alterar o layout do documento. Esta opção está selecionada porque um documento em branco estava aberto quando você iniciou o assistente. Você deseja alterar o documento em branco aberto para um documento de envelope. Clique em Opções de Envelope e escolha o tamanho do envelope e as outras opções desejadas; em seguida, o documento de envelope substituirá o documento em branco. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

44 Definir o documento principal
As opções no assistente variam de acordo com o tipo de documento selecionado na primeira etapa. Você selecionou envelopes, que tem estas opções. Iniciar com base em um documento existente. Se você tiver um envelope salvo anteriormente e desejar usá-lo para a mala direta mas sua tela possuir um documento aberto em branco no momento, selecione esta opção para substituir o documento em branco pelo seu envelope. Observação: a opção Usar o documento atual não está disponível quando você inicia com um documento em branco. Documento atual significa o documento aberto atualmente na sua tela. Se você tiver primeiro aberto um documento de envelope e depois iniciado o assistente, poderá usar esta opção. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

45 Conectar à lista de destinatários
Na Etapa 3, você se conecta à lista de destinatários que deseja mesclar nos seus documentos. Há três opções: Usar uma lista existente. Se você já tiver uma lista de destinatários que contenha as informações que você deseja mesclar, selecione esta opção. Em seguida, clique em Procurar no assistente para localizar e abrir esse arquivo. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

46 Conectar à lista de destinatários
Na Etapa 3, você se conecta à lista de destinatários que deseja mesclar nos seus documentos. Há três opções: Selecionar nos contatos do Outlook. Se você quiser usar sua lista de contatos do Outlook como sua lista de destinatários, selecione esta opção. Em seguida, clique em Escolher a Pasta Contatos para localizar e abrir a lista de contatos correta. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

47 Conectar à lista de destinatários
Na Etapa 3, você se conecta à lista de destinatários que deseja mesclar nos seus documentos. Há três opções: Digitar uma nova lista. Se você não tiver uma lista de destinatários apropriada e quiser criar uma, selecione esta opção. A nova lista será salva como um arquivo de banco de dados de correspondências (.mdb) na pasta Minhas Fontes de Dados, que está localizada na pasta Documentos ou Meus Documentos. Dica: durante o processo de mala direta, quando você se conectar à lista de destinatários que deseja usar na mesclagem, o Word procurará primeiro o arquivo em uma pasta chamada Minhas Fontes de Dados na sua pasta Documentos ou Meus Documentos. Portanto, provavelmente é mais conveniente armazenar sua lista de destinatários nesse local. Mas você pode se conectar a qualquer lista de destinatários em qualquer local no seu computador ou em um servidor. Você pode reutilizar o arquivo para futuras malas diretas. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

48 Escolher os destinatários da sua correspondência
Depois de se conectar à lista de destinatários, você escolherá os destinatários que deseja incluir na correspondência. Por exemplo, talvez você queira enviar uma carta modelo apenas aos clientes do seu arquivo que possuem um CEP específico. Ou então criar um diretório que inclua somente uma linha de produtos. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

49 Escolher os destinatários da sua correspondência
Você faz isso tudo na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, que é aberta automaticamente depois que você se conecta a uma lista de destinatários ou cria uma. Todos os destinatários possuem uma marca de seleção ao lado do nome deles e, por padrão, estão incluídos na correspondência. Você pode limpar a caixa de seleção de destinatários individuais ou limpar todos os destinatários desmarcando a caixa de seleção no título da coluna e, em seguida, pode marcar a caixa ao lado do nome da pessoa que você deseja incluir na correspondência. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

50 Escolher os destinatários da sua correspondência
Você faz isso tudo na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, que é aberta automaticamente depois que você se conecta a uma lista de destinatários ou cria uma. Refine a lista de destinatários clicando em Classificar… para escolher o nome da coluna que você deseja exibir e organizar (em ordem crescente ou decrescente), ou clicando em Filtrar… para inserir os campos e os valores dos destinatários que você deseja exibir. Você também pode clicar em Localizar duplicatas… para executar um relatório que liste os destinatários que podem constar mais de uma vez da sua lista; ou pode clicar em Localizar destinatário… para localizar uma pessoa específica. O recurso Validar endereços… encontra-se disponível se você possui um programa de validação instalado. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

51 Organizar o documento principal
Em seguida, você organiza o documento principal, o que significa inserir conteúdo nele. Animação: clique com o botão direito do mouse e em Executar. Para um envelope, a informação que permanece igual em cada cópia mesclada é o endereço do remetente que você digita no canto superior esquerdo. Os espaços reservados são os endereços de cada destinatário. Como a animação demonstra, a maneira mais rápida de adicionar um endereço de entrega é clicar em Bloco de endereço no assistente. Ele adiciona ao envelope um campo «AddressBlock», que inclui Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, Estado e CEP. Dica: você pode montar seu próprio bloco de endereço, caso prefira. Clique em Mais itens no assistente para abrir a caixa de diálogo Inserir Campo de Mesclagem, onde, com a opção Campos de Banco de Dados selecionada, você verá uma lista de títulos de coluna na sua lista de destinatários. Você pode inserir qualquer um deles como campo no seu documento principal. [Observação para o instrutor: para executar a animação ao exibir a apresentação de slides, clique com o botão direito do mouse na animação e, em seguida, clique emExecutar. Depois de executar o arquivo uma vez, precisará clicar em Retroceder (após clicar com o botão direito do mouse) e, em seguida, clicar em Executar. Algumas vezes, é necessário clicar duas vezes. Se tiver problemas com a exibição da animação, consulte as anotações do último slide nesta apresentação sobre como executar uma animação com o Adobe Flash. Se mesmo assim, os problemas persistirem, o slide que vem em seguida a este é um slide duplicado com uma imagem estática. Se você continuar tendo problemas para exibir a animação, o slide que se segue a este é uma duplicata com arte estática. Exclua o slide atual ou o próximo antes de mostrar a apresentação.] Esse conteúdo consiste em informações que permanecem iguais em cada cópia mesclada e em espaços reservados (campos) para as informações de destinatário em cada cópia mesclada. A animação mostra como organizar um envelope. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

52 Organizar o documento principal
Em seguida, você organiza o documento principal, o que significa inserir conteúdo nele: as informações que permanecem iguais em cada cópia mesclada e os espaços reservados (campos) para as informações de destinatário em cada cópia mesclada. Para um envelope, a informação que permanece igual em cada cópia mesclada é o endereço do remetente que você digita no canto superior esquerdo. Os espaços reservados são os endereços de cada destinatário. [Observação para o instrutor: este slide e o próximo são equivalentes ao anterior, mas contêm arte estática em vez de uma animação. Use estes dois slides se estiver com problemas para exibir a animação. Exclua o slide atual ou o anterior antes de mostrar a apresentação.] Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

53 Organizar o documento principal
A maneira mais rápida de adicionar um endereço de entrega é clicar em Bloco de endereço no assistente. Ele adiciona ao envelope um campo «AddressBlock», que inclui Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, Estado e CEP. Dica: você pode montar seu próprio bloco de endereço, caso prefira. Clique em Mais itens no assistente para abrir a caixa de diálogo Inserir Campo de Mesclagem, onde, com a opção Campos de Banco de Dados selecionada, você verá uma lista de títulos de coluna na sua lista de destinatários. Você pode inserir qualquer um deles como campo no seu documento principal. [Observação para o instrutor: este slide e o próximo são equivalentes ao anterior, mas contêm arte estática em vez de uma animação. Use estes dois slides se estiver com problemas para exibir a animação. Exclua esses dois slides ou o slide com a animação antes de mostrar a apresentação] Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

54 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Visualizar Depois de adicionar todo o conteúdo e os campos ao documento principal, você estará pronto para visualizar como ficará a aparência dos documentos mesclados. Quando você clicar em Avançar na parte inferior do assistente para deslocar-se até a próxima etapa, o primeiro documento mesclado aparecerá automaticamente. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

55 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Visualizar Dependendo da aparência do primeiro documento, você tem várias opções: Se algo não lhe parecer correto, clique em Anterior na parte inferior do assistente. Retornando à etapa anterior, você pode adicionar, excluir ou corresponder campos, ou fazer outras correções para que as informações sejam exibidas corretamente. Se tudo lhe parecer correto, clique no botão de setas duplas à direita na parte superior do assistente para percorrer alguns outros documentos mesclados, como mostra a imagem. Dica: Ao visualizar, se você ainda vir campos e divisas no seu documento em vez dos valores para esses campos, clique em Visualizar Resultados na guia Correspondências. Além de mostrar os documentos mesclados individuais, o comando Visualizar Resultados também alterna entre mostrar os códigos de campo e mostrar seus valores. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

56 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Visualizar Dependendo da aparência do primeiro documento, você tem várias opções: Para exibir o documento mesclado de determinado destinatário, clique em Localizar um destinatário para procurar essa pessoa. Ao percorrer os documentos, você pode excluir qualquer pessoa da mesclagem clicando em Excluir este destinatário. Observe que você está excluindo um destinatário somente dos resultados finais da mesclagem, e não da lista de destinatários. Se você perceber que a mesclagem inclui alguns destinatários que, na verdade, você não deseja incluir, clique emEditar lista de destinatários para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. Como descrito anteriormente, você pode usar esta caixa de diálogo para restringir a lista de destinatários. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

57 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Concluir a mesclagem Quando estiver satisfeito com as visualizações dos documentos mesclados, estará pronto para imprimir os resultados finais. Clique em Imprimir para abrir a caixa de diálogo Mesclar para Impressora. Alterações de última hora? Se você ainda deseja mais uma oportunidade de examinar os resultados, ou se deseja personalizar envelopes selecionados, clique em Editar envelopes individuais no assistente. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

58 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Concluir a mesclagem Quando estiver satisfeito com as visualizações dos documentos mesclados, estará pronto para imprimir os resultados finais. Clique em Imprimir para abrir a caixa de diálogo Mesclar para Impressora. Dessa forma, você cria uma mesclagem abrangente separada com todos os envelopes em um novo documento do Word. Após examinar ou modificar os envelopes neste documento abrangente, você poderá imprimi-los imediatamente. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

59 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Concluir a mesclagem Quando estiver satisfeito com as visualizações dos documentos mesclados, estará pronto para imprimir os resultados finais. Clique em Imprimir para abrir a caixa de diálogo Mesclar para Impressora. Ou então salve o documento e imprima os envelopes mais tarde. Para manter as alterações que você fez em envelopes individuais, certifique-se de salvar este documento. Cuidado: se você criar um conjunto de mensagens de mescladas, visualize as mensagens atentamente antes de completar a mesclagem. Com mensagens de , você não terá a opção de criar um documento abrangente separado. Depois que você clicar em no assistente e identificar a coluna na sua lista de destinatários que contém os endereços de dos destinatários, as mensagens serão enviadas. Este documento abrangente está separado do documento principal e aumentará de tamanho. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

60 Cancelar ou continuar uma mesclagem
Você pode cancelar sua mala direta a qualquer momento antes de completá-la. Para isso, feche o documento e escolha não salvar as alterações. O documento será excluído junto com a conexão com a lista de destinatários. Mas, se você só precisa parar de trabalhar na mesclagem e deseja retornar a ela mais tarde, salve o documento principal. Salvando o documento principal, você manterá a conexão com a lista de destinatários assim como com os campos que adicionou ao documento. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

61 Cancelar ou continuar uma mesclagem
Você pode cancelar sua mala direta a qualquer momento antes de completá-la. Quando você abrir o documento novamente, o Word perguntará se você deseja manter a conexão com a lista de destinatários. Clique em Sim para continuar a mesclagem. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

62 Apresentando malas diretas usando a Faixa de Opções
Você notou que os comandos da guia Correspondências ficam disponíveis quando você percorre o assistente? A Faixa de Opções também é uma maneira prática de realizar uma mala direta, e o processo é muito semelhante às etapas do assistente. Usando a Faixa de Opções, você terá acesso a mais recursos, como verificação automática, que procura erros antes de você concluir a mesclagem. Há também elementos avançados, como usar campos para realizar ações ou cálculos dentro do documento principal. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

63 Apresentando malas diretas usando a Faixa de Opções
Os comandos que você usa na guia Correspondências estão nestes quatro grupos. Iniciar Mala Direta. É o ponto inicial onde você seleciona um tipo de documento e, em seguida, seleciona, cria ou edita a lista de destinatários. Gravar e Inserir Campos. É aqui que você pode inserir os campos de mesclagem, corresponder seus campos e usar Regras para executar ações nos seus documentos. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

64 Apresentando malas diretas usando a Faixa de Opções
Os comandos que você usa na guia Correspondências estão nestes quatro grupos. Visualizar Resultados. Além de exibir os documentos mesclados individuais, você pode usar um recurso automático de verificação de erros. Concluir. Complete a mesclagem e combine seus documentos individuais em um documento abrangente, imprima-os ou envie-os eletronicamente. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

65 Sugestões para a sessão prática
Abra o Assistente de Mala Direta e configure o documento principal. Conecte-se à lista de destinatários e escolha as pessoas para quem deseja enviar mensagens. Digite o conteúdo e insira os campos. Visualize e corresponda os campos. Conclua a mesclagem. [Observação para o instrutor: com o Word 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para acessar um exercício prático online. No exercício, é possível trabalhar em cada uma dessas tarefas no Word, com instruções de orientação. Importante: se você não tiver o Word 2007, não será possível acessar as instruções sobre o exercício.] Prática online (requer Word 2007) Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

66 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 3, pergunta 1 Como abrir o Assistente de Mala Direta? (Escolha uma resposta.) Clique no Botão Microsoft Office e em Opções do Word. Na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta. Na guia Inserir, clique em Partes Rápidas. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

67 Teste 3, pergunta 1: resposta
Na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

68 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 3, pergunta 2 Como excluir uma pessoa de uma mala direta? (Escolha uma resposta.) Exclua todas as informações da lista de destinatários dessa pessoa. Exclua o documento endereçado a essa pessoa quando visualizar a mesclagem. Use as caixas de seleção na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

69 Teste 3, pergunta 2: resposta
Use as caixas de seleção na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. É na caixa de diálogo Destinatários da Mala Diretas que você pode designar as pessoas que serão incluídas na mesclagem final. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

70 Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa
Teste 3, pergunta 3 Depois que você escolher visualizar seus documentos, a mesclagem estará completa e você não poderá fazer alterações. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

71 Teste 3, pergunta 3: resposta
Falso. A visualização lhe dá a oportunidade de observar os documentos mesclados antes que a mesclagem seja concluída. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

72 Cartão de Referência Rápida
Para obter um resumo das tarefas discutidas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

73 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint® apresenta conteúdo de treinamento sobre a realização de uma mala direta no Microsoft Office Word Ele foi gerado para que você possa apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme sua necessidade. O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso Treinamento no Microsoft Office Online, chamado “Mala direta I: usar mala direta para o envio de correspondência em massa". Recursos do modelo Slide de título: no primeiro slide, há um espaço reservado para você digitar o nome da sua empresa. Ou você pode excluir toda a caixa de texto se não quiser este texto. Animações: efeitos de animação personalizados são aplicados à apresentação inteira. Esses efeitos incluem: Inspecionar, Alongar, Dissolver e Xadrez. Todos os efeitos são executados em versões anteriores ao Microsoft PowerPoint Para alterar efeitos de animação, vá até o menu Apresentação de Slides, clique em Animação Personalizada e trabalhe com as opções que aparecerem. Se esta apresentação contiver uma animação em Adobe Flash: para executar o arquivo Flash, você deve registrar um controle Microsoft ActiveX, denominado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para fazer isso, baixe a versão mais recente do Adobe Flash Player no site da Adobe. Aviso sobre salvamento de animações em Flash: as animações em Flash serão executadas em versões anteriores ao PowerPoint No entanto: se você quiser salvar este modelo no PowerPoint 2007, salve-o no formato de arquivo anterior do PowerPoint. Apresentação do PowerPoint (*.ppt) ou Modelo do PowerPoint (*.pot). (Você verá os tipos de arquivo na caixa de diálogo Salvar como, próximo de Salvar como tipo.) se você salvá-la em um formato de arquivo do PowerPoint 2007, como Apresentação do PowerPoint (*.pptx) ou Modelo do PowerPoint (*.potx), as animações não serão mantidas no arquivo salvo. Transições de slide: a transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se quiser uma diferente, vá até o menu Apresentação de Slides, clique em Transição de Slide e trabalhe com as opções que aparecem. Hyperlinks para o curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links levam você para a sessão de exercícios práticos de cada lição e ao Cartão de referência rápida publicado para este curso. Observação: você deve ter o Word 2007 instalado para exibir as sessões de exercícios práticos. Se você não tiver o Word 2007, não será possível acessar as instruções sobre o exercício. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. É possível alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (que abre a partir do menu Exibir). COMO USAR ESTE MODELO Veja o painel de anotações ou a página inteira de anotações (menu ou guia Exibir) para obter ajuda detalhada sobre este modelo.