MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

Apresentação em tema: "MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais"— Transcrição da apresentação:

1 MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais
Prof. Virginia OSM11

2 Preliminar Trataremos de manuais vinculados à movimentação de processos. Esses manuais apontam o como fazer. Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de: Divulgação Coordenação Análise Treinamento Prof. Virginia OSM11

3 Objetivos Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho. Prof. Virginia OSM11

4 Estratégia para a Manualização
Itemizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda. Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos. Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente; Distribuir o manual. Prof. Virginia OSM11

5 Tipos e Técnicas de Manualização (1)
Manual de Organização, Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização. Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática. Prof. Virginia OSM11

6 Tipos e Técnicas de Manualização (2)
Manual de Formulários: define a finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa. Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento. Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (não é o manual que mais se recomenda no Brasil). Prof. Virginia OSM11

7 Tipos de Manuais (1) Manual de Instruções Instruções Origem
Áreas de Operação Justificativas das Instruções Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificação dos Assuntos Preparo e Emissão de Normas Padrões para redação de comunicações normativas Modificação de Normas Prof. Virginia OSM11

8 Tipos de Manuais (2) Manual de Processo Manual de Serviços (a)
Normas Básicas Processo Interface Manual de Serviços (a) Normas básicas Roteiro de Execução Roteiro de supervisão Manual de Serviços (b) Normas legais Formulários Roteiro de Supervisão Prof. Virginia OSM11

9 Tipos de Manuais (3) Manual de Formulários
Objetivos Freqüência Preenchimento Fluxograma Interface Anexos Manual de Seqüência administrativa Processo Formulários Volume Espaço Físico Cuidados na Supervisão Prof. Virginia OSM11

10 Recomendações Finais O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta. Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização. É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca. Prof. Virginia OSM11

11 Formulação e Análise Estrutural
MANUALIZAÇÃO Formulação e Análise Estrutural Prof. Virginia OSM11

12 Objetivos (1) Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral. Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade. Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas. Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura Prof. Virginia OSM11

13 Objetivos (2) Atender às exigências das normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO que trata das questões ambientais. Em termos de Manualização no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização. Prof. Virginia OSM11

14 Tipos e Técnicas de Manualização 1. Manual de Política
Processo decisório (unidades de direção) Delegação de autoridade Processo decisório (unidades de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis). Coordenação global Intervenção ambiental Prof. Virginia OSM11

15 2. Manual de Organização (a)
Políticas e diretrizes organizacionais. Estrutura orgânica Competências Estatutos e regimentos internos Quadro de pessoal Prof. Virginia OSM11

16 2. Manual de Organização (b)
Introdução Objetivos do manual Definição das finalidades e objetivos da organização Organogramas parciais e global Descrição por unidades Descrição de cargos Prof. Virginia OSM11

17 2. Manual de Organização (c)
Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade Ascendente Descendente Funções Prof. Virginia OSM11

18 2. Manual de Organização (d)
Preliminares Quadro Organizacional Planos de ação natureza estratégica natureza operacional Envolvimento ambiental circunstancial permanente Atuação individual-conceitual Prof. Virginia OSM11

19 Recomendações Finais (1)
A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos. Forma de impressão do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfuração da folha (quando for o caso) Formato da folha padrão Prof. Virginia OSM11

20 Recomendações Finais (2)
Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso): tamanho gravação ferragens O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante. O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual. Prof. Virginia OSM11