FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA

Apresentação em tema: "FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA"— Transcrição da apresentação:

1 FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA
Prof. Antonio Carlos Guil

2 ANÁLISE SWOT Strenghts (FORÇAS) Weaknesses (FRAQUEZAS)
Opportunities (OPORTUNIDADES) Threats (AMEAÇAS) Prof. Antonio Carlos Guil

3 ANÁLISE SWOT A análise SWOT estabelece para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças; Forças e Fraquezas são fatores internos; Oportunidades e ameaças são fatores externos; Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio através do foco em cada um desses fatores; A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas, uma para cada área; Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente quando precisa-se decidir se um processo deve ser levado em frente ou não, os prós e os contras. Prof. Antonio Carlos Guil

4 Imaginário SWOT Pontos Fortes Fraquezas Oportunidades Ameaças
Prof. Antonio Carlos Guil

5 DIAGRAMAS SWOT Infraestrutura Localização
Gestores e Colaboradores focados Administração contextualizada O segmento de mercado está em crescimento Novos mercados potenciais Potencialidade de diversificação dentro do mercado Dispersão do negócio Ausência de força de vendas Marketing fraco Economia Lenta pode reduzir demanda O mercado pode tornar o preço sensível Concorrentes podem entrar no segmento de mercado Prof. Antonio Carlos Guil

6 Como é a análise SWOT A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos: Prof. Antonio Carlos Guil

7 Questionamentos: Pontos Fortes:
O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem? Que recursos especiais você possui e pode aproveitar? O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem? Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais. Prof. Antonio Carlos Guil

8 Questionamentos: Pontos Fracos: No que você pode melhorar?
Onde você tem menos recursos que os outros? O que outros acham que são suas fraquezas? Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos. Prof. Antonio Carlos Guil

9 Questionamentos: Ameaças:
Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ? O que seu concorrente anda fazendo? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Antonio Carlos Guil

10 Questionamentos: Oportunidades:
Quais são as oportunidades externas que você pode identificar? Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Antonio Carlos Guil

11 Ciclo de Controle do PDCA
PLANEJAR (definir objetivo, meta e método) AÇÃO CORRETIVA Objetivo Meta A P Método C D Treinar Implantar CHECAR DESENVOLVER (treinar e implantar) Prof. Antonio Carlos Guil

12 GERENCIAMENTO DA ROTINA
Tem como objetivo fundamental a manutenção da qualidade dos processos. Uma vez implantada, deve ser delegada a subordinados liberando os dirigentes para os processos de Melhorias. Um levantamento geral dos problemas da organização, deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da rotina, visando o treinamento do pessoal. Prof. Antonio Carlos Guil

13 GERENCIAMENTO DA ROTINA ATRAVÉS DO CICLO PDCA
O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes como seja necessário para que os processos insatisfatórios se transformem em satisfatórios. Atingido este ponto, eles deverão ser trabalhados para as correspondentes Melhorias. OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA: ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE Prof. Antonio Carlos Guil

14 IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA QUALIDADE TOTAL IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS A METAS AÇÃO CORRETIVA P MEIOS (PADRÕES) AVALIAÇÃO DO PROCESSO TREINAMENTO D C EXECUÇÃO: FAZER Prof. Antonio Carlos Guil

15 Melhoria Contínua da qualidade dos serviços
Aumento dos resultados sem aumento dos recursos financeiros Redução das despesas sem redução dos serviços Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)! Prof. Antonio Carlos Guil

16 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C Identificação do Problema 1 Padronização 8 Análise de Fenômeno 2 Análise de Processo 3 Análise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

17 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 17

18 MÉTODO PDCA Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 18

19 MÉTODO PDCA Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 19

20 MÉTODO PDCA A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 20

21 ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA
Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema. EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA CAUSAS INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTE Prof. Antonio Carlos Guil

22 ANÁLISE DO PROCESSO A identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso dessa fase alguns fatores são necessários. Pontos Críticos para o sucesso na identificação das causas dos problemas Devem participar PESSOAS com CONHECIMENTO do problema e que possam ajudar a identificar as causas As causas devem ser discutidas profundamente para encontrarmos a CAUSA RAIZ (Método dos PORQUÊS) TODOS devem ter a oportunidade de colocar as suas IDÉIAS O CHEFE, caso esteja presente, FALAR POR ÚLTIMO para não inibir as pessoas presentes A PRIORIZAÇÃO das causas com maior impacto sobre o resultado deve acontecer por CONSENSO do grupo Prof. Antonio Carlos Guil

23 MÉTODO PDCA Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 23

24 PLANO DE AÇÃO Ex1: Elevado número de ligações para celulares
Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes. Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS Prof. Antonio Carlos Guil

25 PLANO DE AÇÃO Pontos Críticos para um bom plano de ação
Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados Pontos Críticos para um bom plano de ação Ações CLARAS e OBJETIVAS que resolvam efetivamente o problema. (Ex: Mudar tabela de preço X Fazer reunião para discutir tabela de preços) (Ex: até 31/8/2007 X Até o final do ano) Ações com PRAZOS claramente determinados (Ex: João X Contabilidade) Ações com um RESPONSÁVEL bem definido Ações com apenas 1 dono (Ex: Jorge X Jorge e João) Evitar ações desnecessárias. FOCAR sempre naquilo que é essencial para economizar recursos. (Se 1 ação resolve o problema não planejar 3) Prof. Antonio Carlos Guil

26 MÉTODO PDCA Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 26

27 EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas. Prof. Antonio Carlos Guil

28 MÉTODO PDCA Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 28

29 ACOMPANHAMENTO MENSAL Rever o planejamento através de
Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta: METAS ALCANÇADAS ? SIM NÃO PADRONIZAR Rever o planejamento através de RELATÓRIO DE ANOMALIA Prof. Antonio Carlos Guil

30 ACOMPANHAMENTO MENSAL
As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta estabelecida. Quando atuar corretivamente? Gasto acima da meta Gasto entre 80% e 100% da meta Gasto abaixo de 80% da meta Quando elaborar o Relatório de Anomalia? RESULTADO ACUMULADO VERMELHO Prof. Antonio Carlos Guil 30

31 FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO
O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas). Prof. Antonio Carlos Guil

32 IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS
O QUE? A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos Gestores de Famílias. EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ONDE? CAUSAS Matriz de Resultados INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTES Prof. Antonio Carlos Guil 32

33 RELATÓRIO DE ANOMALIAS
Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA. Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e ações corretivas. Prof. Antonio Carlos Guil 33

34 ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS GASTO COM TELEFONIA FIXA
Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado. GASTO COM TELEFONIA FIXA ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS ANALISES DE DESVIOS AÇÕES CORRETIVAS E PADRONIZAÇÃO Desvio R$ Meses Recuperação Prof. Antonio Carlos Guil 34

35 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil 35

36 Ferramentas utilizadas para padronização Portarias de padronização
Editais padrão Decretos Prof. Antonio Carlos Guil 36