Organização, Sistemas e Métodos Formulários

Apresentação em tema: "Organização, Sistemas e Métodos Formulários"— Transcrição da apresentação:

1 Organização, Sistemas e Métodos Formulários
Prof- Daciane de Oliveira Silva

2 INTRODUÇÃO Documento que possui campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e as informações que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações.” (D´ASCENÇÃO, 2001) “Documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado.” (ARAUJO, 2001) Ineficiência da burocracia pode estar localizada: Má elaboração dos formulários Má utilização dos formulários TIPOS: Formulários planos Formulários contínuos Formulários eletrônicos

3 TIPOS de formulários Formulários planos: os campos são desenhados e pré- impresso em papel padronizado pela ABNT Formulários contínuos: preenchidos por impressora de computador, em grande escala. Formulários eletrônico: são elaborados por software aplicativos, que tramitam na organização por meio das redes de computador, dispensando a utilização de papel.

4 Importância dos formulários
Exigências legais e governamentais Importância dos dados e informações Armazenamento do histórico da organização; Recuperação eficiente e eficaz de dados e informações. Padronização da comunicação Facilitar as funções de administração: Planejamento Organização Coordenação Controle

5 Objetivos dos formulários
Proporcionar valor legal a determinadas operações Uniformizar os procedimentos administrativos Facilitar o controle dos processos Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo Evitar repetição de dados; Facilitar o tratamento de dados e informações. Facilitar o fluxo de informações Facilitar a compreensão dos dados e informações.

6 Requisitos para um bom formulário
Uso agradável Espaço suficiente nos campos Sequência racional e fácil para preenchimento Destaque para os títulos e itens principais Preenchimento prático Visibilidade Legibilidade Reduzir a fadiga visual Sistema eficiente de arquivamento

7 Requisitos para um bom formulário
Reduzir erros na utilização Incluir apenas os títulos e subtítulos indispensáveis Agrupar títulos e subtítulos do geral para o particular Realçar as diversas partes do formulário Evitar disposição diferente da existente na origem das informações Permitir economia (papel e impressão) Simplificar (uniformizar) os modelos existentes Reduzir a quantidade de vias (cópias) Selecionar o tipo e tamanho mais mais adequados de papel Selecionar o meio de impressão mais adequado

8 Elaboração de formulários
Levantamento e análise das necessidades Inventário dos formulários existentes Levantar o fluxo de trabalho e a presença das informações Estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes Elaboração de novos formulários Identificar as informações importantes Desenhar o layout do formulário Tamanho e formato do papel Vantagens do formato padronizado Padrão ISO Padrão brasileiro – Norma PB-4 (ABNT – 1945)

9 Alguns formatos de papel (ISO)
52 x 74 A8 74 x 105 A7 105 x 148 A6 “A” – Folhas 148 x 210 A5 210 x 297 A4 297 x 420 A3 420 x 594 A2 594 x 841 A1 841 x 1.189 A0 Tamanho (mm) Format o 57 x 81 C8 81 x 114 C7 114 x 162 C6 “C” – Envelopes 162 x 229 C5 229 x 324 C4 324 x 458 C3 458 x 648 C2 648 x 917 C1 917 x 1.297 C0 Tamanho (mm) Forma to

10 Alguns formatos de papel (ISO)
“B” – Cartazes 176 x 250 B5 250 x 353 B4 353 x 500 B3 500 x 707 B2 707 x 1.000 B1 1.000 x 1.414 B0 Tamanho (mm) Format o

11 Formatos de papel brasileiros
56 x 76 Cartolina 50 x 65 96 x 66 Papel 2–B 112 x 76 Papel 2–A 110 x 330 Bloco 330 x 110 Talão 165 x 220 220 x 165 Memorando 220 x 330 Ofício simples 440 x 350 Ofício duplo Tamanho (mm) Formato

12 Elaboração de formulários
Tipo e qualidade do papel Duração do formulário Importância Quantidade e destino das vias Uso ou finalidade do formulário Norma PB 530 (ABNT 1977) Peso do papel Quantidade de cópias Menores despesas postais Menor espaço para arquivamento Menor custo

13 Elaboração de formulários
Cores Diferenciar formulários Diferenciar as vias Destaque para certos campos Exigências da legislação Padrões da organização Economia: Gráfica plana Impressão contínua Fácil reconhecimento Verde Roxa 13 Roxo 12 Amarelo 11 Preto Branca 10 9 8 Amarela 7 Branco Preta 6 Azul 5 4 3 2 1 Fundo (papel) Impressão Orde m

14 Técnicas na elaboração de formulários
1- Periférica Escalonamento das informações por prioridade de consulta; Ordenamento das informações segundo sua origem; Dimensionamento dos campos a serem preenchidos; Atender o contraste das cores; Cálculo de consumo e estabelecimento de estoque mínimo e máximo; Determinação do tempo de duração e frequência de manuseio do formulário;

15 Técnicas na elaboração de formulários
1- Corporativa Exige do responsável pelo estudo, um conhecimento acima do razoável, do funcionamento da organização; Através da análise e discussão da comparação dos itens do formulário permite várias alternativas de ações possíveis na reformulação de formulários.

16 Formulários eletrônicos DCTF 3.0

17 Formulários eletrônicos DIRPF2004

18 Formulários eletrônicos PJSI 2004

19 Recomendações finais Em formulários de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastando apenas a utilização do logotipo; A redação deve ser clara ,objetiva e acessível a quem responde e não a quem pergunta; Não usa terminologias específicas de certas áreas do saber; Usar campos definidos para resposta; Evitar linha pontilhada para resposta; Considerar o custo fina da confecção do formulário; Usando siglas e significados e abreviações, seu significado.