A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior

Apresentação em tema: "A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior"— Transcrição da apresentação:

1 A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior
Casa Civil da Presidência da República Arquivo Nacional Coordenação Geral de Gestão de Documentos Ana Celeste Indolfo A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior

2 FORUM PERMANENTE DE ARTE E CULTURA ”Pesquisa em acervos e o acesso ao conhecimento e a cultura: os instrumentos de gestão de documentos” Universidade Estadual de Campinas Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes 3 de outubro de 2007

3 Objetivo do evento abrir espaço a troca de experiências na elaboração de planos de classificação, tabelas de temporalidade e demais instrumentos de gestão de documentos em instituições universitárias e de pesquisa, socializando o conhecimento de conceitos e métodos aplicados no Brasil

4 legislação arquivística funções do CONARQ
Para começar o intercâmbio alguns esclarecimentos se fazem necessários: legislação arquivística funções do CONARQ atribuições do Arquivo Nacional

5 Preceito constitucional
Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (inciso 2° do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988)

6 LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados esse ato legal contém conceitos e definições que regulam questões fundamentais no gerenciamento de acervos arquivísticos públicos e privados

7 LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

8 LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

9 DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Do Conselho Nacional de Arquivos Da Gestão de Documentos da Administração Pública Federal

10 DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 1° - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

11 DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 7° - O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados [...] bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

12 Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas
Câmara Técnica de Classificação de Documentos e Câmara Técnica de Avaliação de Documentos foram criadas em 1995 Finalidade: elaborar planos de classificação de documentos de arquivo e planos de destinação e tabelas de temporalidade Objetivos: racionalizar a produção documental; reduzir os custos operacionais; garantir a preservação de documentos e agilizar a recuperação das informações

13 Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas (cont.)
as duas Câmaras Técnicas, em conjunto, apresentaram dois instrumentos, que foram aprovados pelo Plenário do Conselho e resultaram na publicação da Resolução nº 4, em março de 1996, do CONARQ, que “dispõe sobre o Código de classificação de documentos de arquivo para administração pública: atividades-meio” e “aprova Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades meio da administração pública" os referidos instrumentos passaram a ser implantados nos órgãos do Poder Executivo Federal, por força do Decreto n° 2.182, de 20 de março de 1997 (hoje reiterado pelo Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002) após um período experimental, o Plenário do CONARQ aprovou versão revisada e ampliada, publicou a Resolução nº 14, em outubro de 2001, e promoveu a edição da Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, disponível na forma impressa e digital

14 DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1° - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

15 DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 (cont. art. 18)
§ 2° - Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1° serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. § 3° - Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. RESOLUÇÕES do CONARQ n° 7 / e n° 14 / 2001

16 Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, pelo qual se organizam sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal

17 Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
finalidades do SIGA garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo

18 Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
o SIGA tem o Arquivo Nacional, como órgão central, e uma Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo Nacional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo aos Ministérios e aos órgãos equivalentes à criação de Subcomissões de Coordenação do SIGA, que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação, com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação Sub-Comissão do SIGA do MEC criada pela Portaria n° 404, de 27 de junho de 2007

19 Decreto nº 5.135, de 7 de julho de 2004
  Art.  Ao Arquivo Nacional, integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, compete: implementar a política nacional de arquivos por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País; garantir pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativas e o cidadão na defesa de seus direitos; incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

20 Regimento Interno do Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República
Competências da Coordenação Geral de Gestão de Documentos II - prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto à implantação de programas de gestão de documentos, à elaboração e aplicação de códigos e planos de classificação, bem como de tabelas de temporalidade e destinação de documentos; III - promover adequações ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo e à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos à atividades-meios da Administração Pública Federal; IV - analisar códigos de classificação, tabelas de temporalidade e destinação, e listagens de eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, encaminhados à aprovação do Diretor-Geral do Arquivo Nacional.

21 Programa de gestão arquivística
O planejamento e implantação de um programa pressupõe: levantamento e análise da realidade institucional estabelecimento de diretrizes e procedimentos administrativos designação de responsabilidades desenho do sistema de gestão arquivística elaboração de instrumentos e manuais

22 Programa de gestão arquivística
Principais instrumentos da gestão arquivística de documentos são: Código de Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

23 Relação COGED/AN e as IFES
aprovação de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim da UFPB em 2001 apoio às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e análise de Listagens de Eliminação de Documentos UFF, UFSJ, UFRGS, UNIRIO, UFG e UFRJ

24 Relação COGED/AN e as IFES (cont.)
Eventos realizados: I WORSHOP com as IFES de 26 a 29 de setembro de 2006 Reunião Técnica com as IFES de 7 a 11 de maio de 2007

25 I WORKSHOP AN/IFES (26 a 29/09/2006)
Objetivos: sensibilizar os participantes para a importância das atividades de gestão de documentos discutir propostas de revisão, ampliação e atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: atividades-fim da UFPB incluir as IFES no Censo de Arquivos Brasileiros: Públicos e Privados Convidadas 55 IFES Participantes 30 IFES + 1 IES (estadual) (com 45 técnicos representantes)

26 Avaliação da situação das IFES e resultados do I Workshop
Desnível técnico entre os participantes com relação ao: Conhecimento da área de gestão de documentos e arquivo (conceitos, vocabulário, legislação e normas arquivísticas) Conhecimento da estrutura e funcionamento das IFES × Enorme vontade de discutir, sugerir, colaborar, acertar e implementar as atividades de gestão de documentos

27 Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-meio
Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-meio SIM: 13 NÃO: 13 Sem reposta: 5 Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-fim (UFPB ou similar/adaptada) SIM: 11 NÃO: 15 Sem resposta:5

28 Possui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop (cont.) Possui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos SIM: 9 NÃO: 9 Sem resposta: 13 Elimina documentos SIM : 17 NÃO: 4 Sem resposta: 10 Possui Arquivo Centralizado NÃO: 7 Sem resposta: 15

29 Produto do I Workshop Minuta de Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das IFES a partir da revisão do proposto pela UFPB e aprovado pelo AN

30 I Reunião Técnica com as IFES (7 a 11 de maio de 2007)
Objetivos: estudo e análise da minuta elaborada inserção e discussão das sugestões encaminhadas Participantes:10 IFES+1 IES(estadual) (17 técnicos)

31 Lei n° 9.394, de 20 de dezembro de 1996 Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional
Art. 43 – A educação superior tem por finalidade: II – formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua; III- incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia e da criação e difusão da cultura, e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que vive; VII – promover a extensão, aberta à participação da população, visando à difusão das conquistas e benefícios resultantes da criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas na instituição.

32 Nova minuta de Código de Classificação
Classes relativas às atividades-fim das IFES 100 ENSINO SUPERIOR 200 PESQUISA 300 EXTENSÃO 400 EDUCAÇÃO BÁSICA ( e PROFISSIONAL) 500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL 600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

33 Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
100 ENSINO SUPERIOR 110 Cursos de graduação (inclusive ensino a distância) 120 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de graduação 130 Cursos de pós-graduação stricto-sensu (inclusive ensino a distância) 140 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação stricto-sensu 150 Cursos de pós-graduação lato-sensu (inclusive ensino a distância, residência médica e Master of Business Administration –MBA) 160 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação lato-sensu 190 Outros assuntos referentes ao ensino superior

34 Nova minuta de código de classificação (cont.)
200 PESQUISA 210 Normas. Regulamentações. Diretrizes 220 Programas e projetos de pesquisa para graduação e pós-graduação 230 Programas e projetos de iniciação científica 290 Outros assuntos referentes à pesquisa 300 EXTENSÃO 310 Normas. Regulamentações. Diretrizes 320 Programas, projetos e bolsas de extensão 390 Outros assuntos referentes à extensão

35 Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
400 EDUCAÇÃO BÁSICA (e profissional) 410 Educação infantil: creches e pré-escolas 420 Ensino fundamental 430 Ensino médio 440 Ensino técnico e profissional 490 Outros assuntos referentes à educação básica 500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL 510 Normas. Regulamentações. Diretrizes 520 Avaliação Institucional 530 Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (ENADE) 540 Avaliação das condições de ensino 590 Outros assuntos referentes à avaliação educacional

36 Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL 610 Normas. Regulamentações. Diretrizes Outras subclasses referentes às questões que envolvem: Análise sócio-econômica (pedido de carência) Residência universitária (inclusive alojamento e moradia) Alimentação Assistência à saúde Creche Transporte Auxílios para participação e realização de eventos

37 CONTATO Arquivo Nacional Coordenação Geral de Gestão de Documentos
Tel: , e Tel/Fax: