SAUEL Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina

Apresentação em tema: "SAUEL Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina"— Transcrição da apresentação:

1 SAUEL Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina
Elizabeth Leão de Carvalho Diretora do SAUEL Setembro 2011

2 SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL
Órgão de Apoio vinculado administrativamente à Reitoria, foi criado pela Resolução C.U. nº 76/2005 de 10/05/2005. MISSÃO Coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de documentos da UEL, visando agilizar o acesso a informação, contribuindo para a eficiência administrativa e acadêmica e preservar a memória institucional, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa.

3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

4 REDE DE ARQUIVOS Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)
Órgão de caráter permanente do SAUEL, responsável pela elaboração e acompanhamento, juntamente com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, o processo de avaliação de documentos da Universidade. Formada por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, Docentes de História e Arquivologia. Conselho Técnico Tem como função subsidiar as políticas e diretrizes estabelecidas pelo sistema de arquivos. Composto por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, ATI e Docentes das áreas: Exatas e Tecnológicas, Humanas, Sociais Aplicadas e Biomédicas.

5 REDE DE ARQUIVOS Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos
Unidades responsáveis pelas atividades de arquivos ativos (correntes), localizadas nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SAUEL. Formada por 42 arquivos setoriais.

6 DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO
Órgão encarregado pelo planejamento, supervisão, realização e otimização das atividades através da digitalização, microfilmagem e outros meios, visando à preservação e divulgação do acervo arquivístico da UEL. Quatro funcionários PRODUÇÃO Documentos Processos 3.782 Microfilmes Microfilmagem Processos Documentos Digitalização

7 ARQUIVOS MICROFILMADOS
BIBLIOTECA CENTRAL BRASIL NUNCA MAIS LITERATURA DE CORDEL CDPH AUTOS DO FORUM CASO EVANDRO EM DEFESA DA AMÉRICA FOLHA DE LONDRINA OSWALD NIXDORF SERCOMTEL COLEGIO APLICAÇÃO ARQUIVO ALUNOS DESISTENTES CONCLUSÃO DO 1º GRAU CURSOS PROFISSIONALIZANTES COUNP PROCESSO ODONTOLOGICO GABINETE DO REITOR FESULON HOSPITAL UNIVERSITÁRIO AVISO DE OPERAÇÃO PRONTO SOCORRO PRONTUÁRIO DE PACIENTE TISIOLOGIA HOSPITAL VETERINÁRIO PRONTUÁRIO DE ANIMAIS MUSEU FOLHA DE VOTAÇÃO DOCUMENTOS HISTÓRICOS PROEX CURSOS PRO EGRESSO PROGRAD ANTIGAS FACULDADES ASSUNTOS DA CAE CONCURSO PUBLICO DOCENTE CONTROLE ACADÊMICO JAQUETAS – GUIAS REMESSA PAUTAS REGISTRO DE DIPLOMAS RELATÓRIO VESTIBULAR PROPPG BOLSA INICIAÇÃO CIENTÍFICA PROCESSO DE ALUNO PROJETO PESQUISA PRORH ANÁLISE DE CÓDIGO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FAIDS FICHA DE AVALIAÇÃO FICHA FREQUENCIA FINANCEIRA FOLHA DE PAGAMENTO PRONT. FUNCIONÁRIO DESLIGADO SAUEL CLIPPING ESTATUTOS SEBEC PRONTUARIO MÉDICO

8 DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
Órgão encarregado pelo  recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos. Quatro funcionários. PRODUÇÃO Estatística da Divisão de Protocolo e Comunicação no período de 2007 a 2010 ANO PROCESSOS MALOTES recebidos/ enviados Documento Tramitados Jornais Distribuídos ABERTOS Total de Processos Arquivados Divisão Protocolo HU Diretoria de Material Total de Processos Abertos 2007 33.869 3.733 1.365 38.967 10.869 13.488 49.000 2008 37.469 4.550 633 42.652 10.402 13.640 54.280 2009 33.801 4.961 537 39.299 7.012 13.420 54.160 2010 34.200 4.326 389 38.915 7.386 13.800 60.552

9 DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
PRODUÇÃO (cont.) Evolução do número de correspondências recebidas, enviadas e despesas com postagem no período de 2007 a 2010 Ano Correspondências Recebidas Enviadas Nº SEDEX Despesas com Postagem R$ 2007 9.392 ,24 2008 11.043 ,65 2009 3235 ,03 2010 3.303 ,81

10 DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Órgão encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e da custódia de documentos semi-ativos. Um funcionário PRODUÇÃO Documentos transferidos para guarda temporária no SAUEL Órgão Metros/lineares Quantidade Caixas Data Limite PRORH 33 250

11 DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
PRODUÇÃO (cont.) Documentos eliminados pelo SAUEL Órgão Metros/lineares Quantidade Caixas Ano Número publicação no Diário Oficial do Estado do PR PROAF 2,66 19 2009 /06/2009 PRORH 28,79 206 13,76 98 2011 /01/2011 SAUEL 8,13 58 SEBEC 12,32 88 /03/2011 TOTAL 65,66 469

12 DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
Órgão encarregado pela gestão de documentos permanentes, recolhidos pelo Arquivo Central. Um funcionário PRODUÇÃO Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL Órgão Série Quantidade Unidade Suporte Data Limite COM - 30.000 Fotos Papel Negativos CDPH Casa do Estudante 40 Caixas BC Publicações da UEL e Antigas Faculdades 117 Volumes PROGRAD Ementas e programas de disciplina 48

13 Regime acadêmico seriado anual Autos de mandado de segurança
DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE PRODUÇÃO (cont.) Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL Órgão Série Quantidade Unidade Suporte Data Limite PROGRAD Regime acadêmico seriado anual 09 Manuais Papel 12 Gravações Fitas de vídeo Gabinete Atos Normativos 18 Volumes Autos de mandado de segurança 01 Volume

14 Plano de Classificação
METAS DO SAUEL (Atual) Gestão Documental “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Lei nº 8.159, de 08/01/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º.) Plano de Classificação 1 Finalizar sistema informatizado de Gestão de Documentos da UEL; 2 Levantar funções, atividades, documentos e temporalidade junto as Comissões Setoriais das Unidades da UEL; 3 Elaborar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade por Unidade; 4 Encaminhar à Comissão Central de Avaliação de; Documentos (CCAD) e CA para aprovação 5 Iniciar a avaliação dos documentos para destinação final Funções; Subfunções; Atividades; Documentos Tabela de Temporalidade Glossário

15 METAS DO SAUEL (Futuras)
Reformar a futura estrutura física do SAUEL no Campus CA aprovou as instalações da Diretoria de Material/ PROAF; Finalizar projetos: arquitetônico, hidráulico e elétrico; Reformar o prédio ; Equipar a estrutura para viabilizar a mudança Regimento do SAUEL Implantar uma Política de Preservação Digital para a UEL, visando a Gestão Arquivística Eletrônica de Documentos da Instituição; Repositório Arquivístico Memória Institucional

16 Obrigado pela atenção de todos.
SAUEL Obrigado pela atenção de todos. Fone: ou