Aula 4 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)

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1 Aula 4 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)
Documentos Digitais Aula 4 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)

2 Gestão de Documentos Cabem à administração pública na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as provi-dências para franquear sua consulta a quanto dela necessitar. (Art. 216 § 2º Constituição Federal, 1988) Conjunto de procedimentos e operações técnicas re-ferentes à produção, tramitação, uso, avaliação e ar-quivamento dos documentos em fase corrente e inter-mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91) Finalidade: Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade. Somente um sistema de gestão de documentos é capaz de garantir a produção e a manutenção de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos

3 O conceito de gestão de documentos foi formulado após o advento da Segunda Guerra Mundial nos Estados Unidos e Canadá em decorrência do “boom” documental. E, principalmente com a necessidade de eliminação. Impossibilidade de guardar todas as informações produzidas. Avaliar para eliminar e estabelecimento de valores para os documentos. “A efetivação da gestão de documentos é re-sultado dos relatórios da Comissão Hoover ( ).” (Fonseca, 2005, p. 45) Esta perspectiva levou a uma cisão nos Estados Unidos entre Records e Archives.

4 Gestão Documental Controle sobre a produção documental; Racionalização do fluxo de documentos; Melhoria dos serviços arquivísticos; Aumento da eficácia; Garantia dos direitos de cidadania e Suporte para a tomada de decisões.

5 Projeto do Sistema Eletrônico de Gestão Arquivística de Documentos.
Consiste em projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que incorpore as estratégias selecionadas no passo anterior, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos.

6 Planejamento do programa de gestão de documentos
O planejamento envolve: Levantamento e análise da realidade institu-cional; O estabelecimento das diretrizes e procedi-mentos a serem cumpridos pela organiza-ção; O desenho dos sistemas de gestão arqui-vística de documentos e A elaboração de instrumentos e manuais.

7 Programa de Gestão de Documentos
Analise e revisão do fluxo dos documentos; Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimen-tos de protocolo e arquivamento dos documentos; Elaboração e/ou revisão do plano de classificação e tabela de temporalidade; Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimen-tos para acesso, uso e transmissão dos documen-tos

8 Definição dos programas de capacitação de pessoal;
Elaboração e/ou revisão de manuais e ins-truções normativas e Definição do plano de ação com as estra-tégias, os objetivos e as metas de implan-tação do programa.

9 GED X GDE GED na sua concepção original é o instrumento necessário à recuperação do material digitalizado, sendo utilizado como solução para o gerenciamento de documentos. GDE ao contrário tem como pressuposto à gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo o original. Através do sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos estabelecemos política de avaliação, produção, regras de tramitação, segurança, descrição, destinação e preservação

10 Trâmite de documentos via GED
Col. Orig. Decis. Secret Origem Servidor Colaborador Decisor Col. Decis Secret Secretaria Origem Data Hora Colaborador Data Hora Origem Data Hora Decisor Data Hora Secretaria TR Data Hora 10