Modelagem de Processos de Negócio

Apresentação em tema: "Modelagem de Processos de Negócio"— Transcrição da apresentação:

1 Modelagem de Processos de Negócio

2 Modelagem de Processos de Negócio
Análise e modelagem de processos de negócios, quando feitas corretamente, evitam que a empresa perca o foco do negócio, tentando administrar o caos.

3 Modelagem de Processos de Negócio
Sem que o processo esteja estruturado, as pessoas não sabem o que fazer, com quem interagir, qual o grau de autonomia de sua função e como tratar as exceções durante a operação no dia-a-dia.

4 Modelagem de Processos de Negócio
A análise e modelagem de um processo de negócio permitem a introdução segura de regras, tempos, rotas e papéis funcionais no ambiente organizacional.

5 Modelagem de Processos de Negócio
Quer o processo já exista de forma desestruturada, quer seja um novo processo necessário para suportar um novo negócio, sua análise e modelagem garantem o compartilhamento do conhecimento na sua implantação e a gerência desse mesmo conhecimento na operacionalização.

6 Objetivos Dotar a administração e os técnicos da empresa do conhecimento e do ferramental para, de uma maneira ordenada e prática, ter a capacidade de identificar e estruturar os processos da empresa.

7 Objetivos Demonstrar a importância do envolvimento do usuário do processo na sua evolução, mostrando a sua presença na identificação das necessidades e restrições;

8 Objetivos Evidenciar os passos adotados na condução, identificação e estruturação, dentro de um critério de precedência.

9 Objetivos Mostrar, mesmo para empresas que não adotam os critérios da norma ISO9000, a necessidade de um processo formal e documentado de trabalho.

10 O que é um Processo? É o mais alto nível da definição de um negócio.
Existem para atingir os objetivos gerais do negócio e atender requisitos do cliente. De forma bem simples um processo de negócio é um conjunto de ações com objetivo único e bem definido. É o meio, as atividades, através da qual a empresa desenvolve seus fluxos.

11 Performance do Negócio
Sofre influências Perspectiva global: novas fontes de competição, barreiras sobre o produto Pressões financeiras: pressão $, orçamentos menores Comportamento Organizacional: Incentivos e competição interna. Diferenciação: produtos e serviços, reponsabilidade/entrega Perspectiva global : novas fontes de competição, barreiras caindo Pressões Financeiras: pressão nos preços, orçamentos encolhendo Comportamento Organizacional: Incentivos e competição interna, Diferenciação: produtos e serviços, responsabilidade/ entrega

12 Performance do Negócio
Por que Medir a performance? Para saber o que foi ganho Para definir onde e o que melhorar Para criar/desenvolver conceitos Para justificar mudanças Sem medir não como saber: Contribuição dos processos aos objetivos da organização Determinar se o processo atende aos requisitos dos clientes Não há clareza quanto às expectativas de melhorias Não há feedback quantificado que sirva de foco ou orientação para esforços e melhoria Não há base de avaliação (baseline) para : Compromissos dos colaboradores/ recompensa Aprovação gerencial Medição do sucesso de projetos

13 Modelagem de Processo

14 O que é Modelagem de Processo?
É uma técnica que fornece meios para comunicar complexas funções de negócios de maneira que possam ser entendidas facilmente pelas pessoas

15 Vantagens Possibilita o entendimento de como a organização funciona
Permite a formalização dos processos para que estes sejam desempenhados de forma padronizada Exibe de forma fácil, através de diagramas as atividades de um negócio e a seqüência em que elas ocorrem, além dos valores produzidos por cada uma delas. Facilita muito a especificação de sistemas computacionais para automatizar tarefas

16 Por que modelar processos

17 Modelagem Com a modelagem pode-se entender e identificar oportunidadades para melhoria do processo. Diferenciação no negócio: vantagem competitiva descobrindo o COMO mudar Tecnologia : Suporta processos e cruza naturalmente fronteiras funcionais e organizacionais Pressões Financeiras: custos reduzidos, melhores saídas

18 Como Modelar o processo

19 Passos para modelar processo
Definir o escopo e a visão Entender Medir Desenhar Validar e Analisar Renovar Validar o processo renovado Implantar

20 1 . Visão e Escopo do Processo
Visão: Explicitar em que situação ou quando estarei satisfeito com o processo. Escopo: Identificar e definir qual as fronteiras para o mapeamento Estabelecer/confirmar os objetivos do projeto Estabelecer e examinar as fronteiras do processo selecionado Entender a natureza das principais entradas e resultados do processo selecionado Identificar restrições

21 2 . Entender o Processo Definir as técnicas de entrevista (individual ou workshop) Identificar as possibilidades de melhoria Identificar os componentes IGOES (INPUT, GUIDE, OUTPUT, ENABLER) INPUT (Entradas): qualquer coisa que seja usada, consumida ou transformada GUIDES (Guias): políticas, padrões, regras OUTPUT (Saídas): produto de entrada consumido e transformado ENABLERS ( ): Recursos Humanos, Ferramentas, Equipamentos, Sistemas, Instalações INPUT (Entradas): qualquer coisa que seja usada, consumida ou transformada GUIDES (Guias): políticas, padrões, regras OUTPUT (Saídas): produto de entrada consumido e transformado ENABLERS ( ): Recursos Humanos, Ferramentas, Equipamentos, Sistemas, Instalações

22 2 .1 Entender o processo Identificar as regras de negócios
Idenfificar o dono do processo Verificar indicadores de performance satisfação do cliente entrega no prazo qualidade Identificar regras de negócio (cliente faz pedido, tem que entregar tais documentações, para iniciar o processo deve estar quites com dívidas, não pode ter faturamento maior que, não pode ter 2 empresas em seu nome).

23 3 . Medir o Processo Porque medir?
Para saber se o processo é eficaz Medidas de qualidade: satisfação do cliente, qualidade, defeitos, custo de não-conformidade, preço, lucrabilidade. Medidas de eficiência: custo, tempo do ciclo, tempo de espera, perda, disperdício. Medidas de Adaptabilidade: variabilidade de produto e serviço, satisfação no trabalho, habilidade de suportar requisitos, força de trabalho mais capaz, pessoa mais flexível, capacidade do equipamento

24 4 . Desenhar o Processo Consolidar as informações levantadas em fluxogramas ou outras formas de modelagem Traduzindo as informações levantadas em IGOES Determinando as interfaces iniciais

25 5 . Validar e Analisar A validação do processo deve ser realizada em conjunto com o cliente/dono do processo (Workshops) Análise de valor agregado Analise de problemas e simplificação de tarefas complexas Examinar o modelo do processo para identificar passos não relacionados com o objetivo determinado Passos repetidos, redundantes em diferentes partes da organização

26 7 . Renovar o processo Renovar o processo para atender às metas estabelecidas Desenvolver a estratégia de transformação / implantação Visar a satisfação do clientes Ferramentas de controle e gestão do processo de negócio Eliminar atividades que não agreguem valor Reduzir número de exceções Melhorar a confiabilidade de entrega Fazer conexões de idéias de forma a produzir idéias inovadoras

27 8 . Implantar Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário INPUT (Entradas): qualquer coisa que seja usada, consumida ou transformada GUIDES (Guias): políticas, padrões, regras OUTPUT (Saídas): produto de entrada consumido e transformado ENABLERS ( ): Recursos Humanos, Ferramentas, Equipamentos, Sistemas, Instalações Identificar regras de negócio (cliente faz pedido, tem que entregar tais documentações, para iniciar o processo deve estar quites com dívidas, não pode ter faturamento maior que, não pode ter 2 empresas em seu nome).

28 Conclusão

29 Tempo Design do Modelo Desejado Análise do Processo Atual “To-Be”
“As-Is” Implantação do Piloto Implementação As oportunidades para melhorar este processo são identificadas nesta etapa. Atividades: Mapeamento da situação atual; Identificação de indicadores de performance; Medições da situação atual. Diferente opções para melhoria de eficiencia do processo são apresentadas nesta fase para aprovação. Novas medidas de performance; Novos modelos e ferramentas para execução; Comparativos “Antes-Depois” Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário. Esta etapa é opcional e nem sempre necessária A implantação é definida e executada nesta etapa. Novas tecnologias e ferramentas são disponbilizadas aos usuários.

30 Conclusão Um processo de negócio é peça fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. É até mesmo muito comum, que por comodidade, pressa ou desconhecimento, as empresas relegarem a um segundo plano a modelagem do processo que dará forma e conteúdo ao negócio. Esse erro é fatal!