Gestão e Ferramentas de Projeto Aula 09 – Equipe de projeto

Apresentação em tema: "Gestão e Ferramentas de Projeto Aula 09 – Equipe de projeto"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão e Ferramentas de Projeto Aula 09 – Equipe de projeto
FMU – Curso de Administração Yatyr Gasparini

2 Equipe do projeto Introdução
O tamanho de uma equipe de projeto pode variar de uma única pessoa até centenas ou milhares, como ocorre com os produtos complexos e de grande porte Mesmo num projeto individual de pesquisa, em que o pesquisador é seu próprio gerente, não se trabalha sozinho: estão envolvidos também orientador, examinadores, pessoal de apoio nos experimentos, respondentes de pesquisas, revisor, funcionários da secretaria, etc O que parece trabalho de autor único, na verdade, é um empreendimento coletivo Equipe de projeto é um grupo de pessoas que se combinam e se sucedem ao longo do ciclo de vida do projeto Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

3 Equipe de projeto Projeto como uma sucessão de equipes interligadas
Inspiração e Concepção Desenho Desenvolvimento Execução Entrega Gestão do Projeto Gestão do Projeto Gestão do projeto Gestão do Projeto Consultores Equipe de desenho Engenharia Operação Outros órgãos da empresa Fornecedores Operação Vendas Etc. Etc. Etc. Etc. Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

4 Estágios de desenvolvimento do grupo
Modelo de cinco estágios Formação: estágio de grande incerteza, onde os membros procuram descobrir quais comportamentos são aceitáveis. Leva certo tempo até as pessoas se acostumarem umas com as outras, desenvolverem amizades e perceberem a necessidade de interdependência Tormenta: membros resistem aos limites impostos à individualidade e conflitam, não apenas pelas diferenças individuais, mas também por diferentes opiniões a respeito da condução do projeto – configuração do produto, prazos, custos, etc.. O conflito pode ser positivo, porque evidencia as diferenças e cria novas idéias Normatização: já há forte sentido de identidade coletiva e de camaradagem e solidifica-se um conjunto de expectativas comuns que definem qual deve ser o comportamento correto de seus membros. O grupo tem identidade, o que ajuda a passar para o estágio seguinte. Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

5 Estágios de desenvolvimento do grupo
Modelo de cinco estágios Desempenho: estrutura totalmente funcional e aceita. A energia do grupo volta-se para o desempenho da tarefa a ser realizada. O nível de desempenho – alto, mediano ou baixo – depende de como ocorreu essa evolução. Vem disso a importância de o gerente do projeto conhecer os fatores críticos de desempenho e aplicar princípios de desenvolvimento de equipes na fase de normatização Interrupção: neste estágio final, o grupo prepara a dissolução, seja porque o projeto terminou, seja porque o tempo fez sentir seus efeitos e uma nova turma está chegando, ou até por causa de um conflito insuperável. O alto desempenho já não é prioridade máxima. O foco é a conclusão das atividades. Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

6 Fatores críticos de desempenho
Coesão Desempenho da equipe Organização Comunicação Motivação Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

7 Fatores críticos de desempenho
Coesão pode ser definida como o interesse de cada integrante de permanecer no grupo Coesão Isso é reforçado por sinais mútuos de aceitação como: Linguagem Apoio aos colegas Defesa contra ameaças de outros grupos Atributos compartilhados Motivação: a missão oferece o mesmo nível de motivação para todos os membros Respeito: cada membro percebe a competência técnica dos demais Confiança: grau de conforto com os colegas, que os torna capazes de falar entre si sobre quaisquer conflitos, sem receio de retaliação ou censura Experiência de sucesso: pessoas que tenham tido sucesso como grupo, em outras missões, têm interesse em continuar juntas Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

8 Fatores críticos de desempenho
O processo de organizar a equipe consiste em definir papéis e suas ligações, de forma que fique claramente estabelecida uma estrutura orgânica capaz de realizar objetivos Organização Missão do projeto e estrutura analítica Aplicar o enfoque sistêmico para enxergar os objetivos: o produto e seus componentes, sua função, os clientes e todos os elementos pelos quais a equipe é responsável Processo decisório Regras de decisão evitam o desperdício de informação e de energia do grupo. Por exemplo, as decisões são tomadas pela maioria desde que a minoria se comprometa a apoiá-las Autogestão A equipe de projeto deve ser capaz de tomar conta de si própria, sem esperas iniciativa do líder. Na equipe eficaz, todos estão preparados para liderar Calendário de reuniões A organização da equipe deve descer ao detalhe da preparação de um calendário de reuniões para análise do progresso e tomada de decisões Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

9 Fatores críticos de desempenho
Estado psicológico de quem tem interesse em realizar as tarefas e os objetivos do projeto Motivação Recompensas Imediatas ou remotas, são os principais componentes da motivação. Varia de pessoa para pessoa, conforme idade, experiência, interesses e nível de satisfação de necessidades Interesse intrínseco na missão do projeto Para alguns, a principal recompensa nasce da própria missão do projeto: a possibilidade de desenvolver uma idéia atraente ou um produto inovador, por exemplo, ou a crença de que o projeto tem uma causa, como a cura de uma doença Desafios e ameaças A percepção de ameaças (um concorrente de nível, a iminência de revolução tecnológica, por exemplo), que afetam igualmente todos os integrantes, e que só podem ser enfrentadas eficazmente se todos se envolverem, produz motivação e coesão Avanço e crescimento profissional A perspectiva de que o projeto representa uma oportunidade para o desenvolvimento individual e o avanço em uma carreira é uma poderosa força motivacional Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

10 Fatores críticos de desempenho
Sem troca de informações, não há decisão nem organização no grupo. É a “pedra de toque” em qualquer atividade coletiva Comunicação Disposição para ouvir Uma das principais providências para garantir o livre trânsito da informação é mostrar disposição favorável em relação ao recebimento de informações, venham de onde vierem Disposição para falar Veteranos, ou pessoas que estão acima na hierarquia têm a falsa crença de que não precisam falar nem explicar para as que estão abaixo ou para os novatos. Bastaria dar ordens e pronto. Criar condições para que todos superem eventual receio de se manifestar e apresentar informações que contribuam para o desempenho do grupo Organização pessoal para participar É importante que todos observem regras de participação, como focalizar o assunto, permitindo a participação de todos Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

11 Estruturação e gestão da equipe
Qual a missão da equipe? Que competências são necessárias? Quais são as pessoas que as detêm? Onde se encontram? Identificação e busca das pessoas Ponto de partida: WBS Montar tabela de planejamento de mão de obra Tipo de funcionário Número necessário Número disponível Necessidades Gerente de projeto 1 Gerente assistente 3 2 Analista 12 8 4 Projetista 15 7 Especialista 6 5 Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

12 Estruturação e gestão da equipe
Recrutamento Montar relação de nomes da equipe Negociação com colegas das áreas funcionais para definir, para cada um Participação ou não no projeto Tipo de trabalho no projeto Tempo de dedicação Calendário de participação Desenvolvimento da equipe O gerente do projeto deve ser o primeiro a ser designado, com delegação para formar a equipe, começando com um núcleo básico de pessoas com experiência e competência comprovadas Uma vez escolhidos os primeiros componentes, estes deverão ser consultados para a escolha dos demais Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

13 Estruturação e gestão da equipe
Criação de identidade para o grupo Sentido de grupo desenvolve-se quando os integrantes realizam atividades e resolvem problemas juntos A interação frequente entre as mesmas pessoas facilita o processo de administrar o projeto Fotos, logotipos ou imagens contribuem para fortalecer a identidade Clima de abertura intelectual Incentivar a criatividade e o espírito crítico, abandonar paradigmas sem fundamento, questionar premissas são formas de criar um clima de abertura intelectual Também é produtivo esquecer a hierarquia e as regras rígidas para deixar as discussões fluírem livremente A participação do grupo no processo de decisão é fundamental, podendo o líder afastar-se delas deliberadamente, para que o grupo as assuma Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

14 Estruturação e gestão da equipe
Comunicação com o mundo externo Grupos isolados podem reforçar o sentido de conformidade social Para evitar esse risco, é recomendável promover a participação de observadores ou colaboradores externos, com pontos de vista diferentes Treinamento As competências humanas necessárias requerem experiência em nível muito mais alto do que a competência técnica, que podem ser desenvolvidas com ações formais de treinamento: Expor e defender idéias em público Tomar decisões coletivas Trabalhar de forma colaborativa Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

15 Principais desafios do trabalho em equipe
Conformidade: ajuste do comportamento para que um indivíduo se alinhe às normas do grupo Existem evidências consideráveis que os grupos exercem forte pressão para que os indivíduos para que mudem suas atitudes e comportamentos adaptando-se aos padrões estabelecidos Estudo de Solomon Asch com cartões com linhas de vários tamanhos: 75% dos indivíduos deram pelo menos uma resposta de conformidade X A B C Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

16 Tomada de decisão em grupo
Pensamento de grupo Situação em que as pressões para que uma decisão seja tomada impedem que o grupo avalie as alternativas de ação de maneira racional e crítica Os membros do grupo racionalizam qualquer resistência a suas premissas, independentemente de quão fortes sejam as evidências que as contradigam Membros exercem pressão direta sobre aqueles que momentaneamente expressam dúvidas a respeito de qualquer visão compartilhada pelo grupo Membros que têm dúvidas ou pontos de vista diferentes procuram não se desviar do que parece ser o consenso do grupo Há uma ilusão de unanimidade. Se alguém permanece calado presume- se que esteja de pleno acordo Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

17 Tomada de decisão em grupo
Pensamento de grupo Aparece com mais frequência nos grupos em que há uma clara identidade de grupo, quando os membros têm uma imagem positiva do grupo que pretendem proteger Não é um mecanismo de supressão de dissidências,mas uma forma de o grupo proteger sua imagem positiva O que pode ser feito para evitar o pensamento de grupo Monitorar o tamanho do grupo, evitando que seja muito grande Encorajar os líderes s terem papel imparcial Indicar um membro do grupo para fazer o papel de “advogado do diabo”, questionando todas as decisões Estimular a discussão de alternativas diferentes sem ameaçar o grupo e sem estimular a proteção de sua identidade Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

18 Principais desafios do trabalho em equipe
Coesão excessiva Grupo se torna refratário a idéias de fora, geralmente por acreditar na verdade e superioridade de suas crenças, ou de alguma de suas características Conflitos, bairrismo, intolerância religiosa e racial e todos os tipos de preconceitos originam-se desse processo social Paradoxo de Abilene Consenso formado por uma equipe cujos integrantes, individualmente, prefeririam tomar uma decisão oposta A falta de comunicação tem forte influência sobre o paradoxo Ocorre quando cada indivíduo toma sua decisão com base em suposição errada sobre as decisões dos outros membros do grupo Uma organização estava desenvolvendo um projeto inviável. O projeto andou até que começou a comprometer a sobrevivência da organização. Só então todos descobriram que ninguém acreditava no projeto e achavam que deveria ser interrompido Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração

19 Questões Quais são os cinco estágios de desenvolvimento de um grupo?
Quais são os fatores críticos de desempenho de um grupo? Cite e explique uma dificuldade que pode comprometer o desempenho de uma equipe Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração