TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

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1 TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA
18/04/2017 TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

2 Métodos – são relacionados com a maneira pela qual o trabalho é executado. Processos – são relacionados com o tipo de trabalho feito. Sistema – corresponde a um conjunto de processos relacionados.

3 A maior rapidez no circuito das informações, economias de mão-de-obra e de material, maior exatidão etc. são obtidas pela simplificação dos métodos administrativos.

4 INTRODUÇÃO 18/04/2017 A representação gráfica permite esquematizar e visualizar os sistema de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista de OSM é o fluxograma. Por meio do fluxograma, o analista pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, os circuitos de informação relacionadas ao processo decisório, bem como as unidades organizacionais envolvidas no processo.

5 TÉCNICA DO FLUXOGRAMA 18/04/2017 A representação gráfica através do fluxograma representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais. O fluxograma, por meio de símbolos convencionais, representa de forma dinâmica o fluxo ou a sequência normal de trabalho.

6 O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma administração racional.

7 O fluxograma é usado para a pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo.

8 TÉCNICA DO FLUXOGRAMA Fluxograma:
18/04/2017 Fluxograma: É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas no processo.

9 TÉCNICA DO FLUXOGRAMA O fluxograma objetiva:
18/04/2017 O fluxograma objetiva: padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; facilitar a leitura e o entendimento; facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; maior flexibilidade; e melhor grau de análise.

10 TÉCNICA DO FLUXOGRAMA 18/04/2017 O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. É o meio pelo qual o analista de OSM consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois de divisão e distribuição das tarefas. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam.

11 O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos.

12 Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam.

13 Os fluxogramas são uma fotografia exata de uma situação real em foco.

14 VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
18/04/2017 Vantagens do fluxograma: apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo; possibilidade da apresentação de um filosofia de administração, atuando como fator psicológico; possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões; propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo;

15 VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
18/04/2017 Vantagens do fluxograma (cont.): propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários; possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado; e propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

16 INFORMAÇÕES BÁSICAS DO FLUXOGRAMA
18/04/2017 Informações básicas provenientes do fluxograma: o tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações; o sentido de circulação ou fluxo de informação; as unidades organizacionais em que se realiza cada operação; o volume das operações efetuadas; e os níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método administrativo representado pelo fluxograma.

17 Análise pelo Fluxograma As seguintes perguntas básicas devem ser aplicadas: (1) Que é feito? Para que serve essa fase? Essas perguntas permitem verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma delas. (2) Por que essa fase é necessária? Tem ela alguma influência no resultado final da rotina analisada? Há realmente uma necessidade absoluta dessa fase? Se as respostas a essas perguntas não forem positivas, a fase deverá ser eliminada. (3) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? Tal mudança de local é viável? Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita economizará tempo e evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execução e eliminar as fases desnecessárias. (4) Quando essa fase deve ser feita? A seqüência está corretamente fixada? (5) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase? Essas perguntas permitem verificar a extensão da transferência de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional. E (6) Como a fase está sendo executada? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase. Quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos?

18 SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA
18/04/2017 Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informação componente de um sistema administrativo. Os símbolos convencionais são padronizados e representam elementos ou situações correntes. Os símbolos serão apresentados para cada tipo de fluxograma a seguir.

19 fluxograma parcial ou descritivo; e fluxograma global ou de coluna.
TIPOS DE FLUXOGRAMAS 18/04/2017 Os principais tipos de fluxogramas que o analista de OSM pode utilizar são: fluxograma vertical; fluxograma parcial ou descritivo; e fluxograma global ou de coluna.

20 FLUXOGRAMA VERTICAL 18/04/2017 O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotinas simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional específica da empresa. Vantagens: poder ser impresso como formulário padronizado; rapidez de preenchimento; maior clareza de apresentação; facilidade de leitura pelos usuários.

21 FLUXOGRAMA VERTICAL 18/04/2017 O fluxograma vertical é formado por colunas verticais onde são colocados os símbolos convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e inspeção, a descrição do método atual e a unidade organizacional que executa a operação. Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, combinação, reclassificação, redistribuição ou simplificação dos detalhes.

22 FLUXOGRAMA VERTICAL A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas:
18/04/2017 A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas: POR QUE – esse sistema é necessário? pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos? O QUE – é feito? quais os passos? estão todos eles incluídos? ONDE – deve isso ser feito? pode ser feito em outro lugar? QUANDO – deve ser feito? pode ser combinado ou simplificado? é feito na referência correta?

23 FLUXOGRAMA VERTICAL 18/04/2017 A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas (cont.): QUEM – deve executar a tarefa? outra pessoa pode executá-lo melhor? quem manipula é a pessoa correta? COMO – está sendo executada a tarefa? pode ser executada com equipamento diferente? com esquema diferente? QUANTO – de volume de trabalho está envolvido? pode ser reduzido? precisa de aumento?

24 FLUXOGRAMA VERTICAL Aspectos básicos do fluxograma vertical:
18/04/2017 Aspectos básicos do fluxograma vertical: facilitar a descrição das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os símbolos são impressos de maneira que permitem que o analista simplesmente interligue esses símbolos para descrever o sistema existente; reduz as divergências entre entrevistador e entrevistado; e estruturar a proposição de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situação existente.

25 FLUXOGRAMA VERTICAL Os símbolos utilizados no fluxograma vertical são:
18/04/2017 Os símbolos utilizados no fluxograma vertical são:

26 FLUXOGRAMA VERTICAL 18/04/2017 Exemplo de fluxograma vertical:

27 FLUXOGRAMA PARCIAL Seus aspectos básicos são:
18/04/2017 Seus aspectos básicos são: descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos; também é mais utilizado para levantamentos é de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; e é mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

28 FLUXOGRAMA PARCIAL Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:
18/04/2017 Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:

29 FLUXOGRAMA PARCIAL 18/04/2017 Sua operacionalização é efetuada mediante a interligação de seus símbolos. Deve-se notar que o conector é utilizado para evitar muitas intersecções de linhas. Outro aspecto é que se torna difícil de visualização dos documentos manuseados por uma única unidade organizacional, principalmente se houver troca constante de documentos entre as unidades.

30 FLUXOGRAMA PARCIAL 18/04/2017

31 FLUXOGRAMA GLOBAL 18/04/2017 Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são: É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; Permite demonstrar o fluxo de informações e documentos com maior clareza, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

32 FLUXOGRAMA GLOBAL Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:
18/04/2017 Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:

33 FLUXOGRAMA GLOBAL Terminal:
18/04/2017 Terminal: É colocado no início e/ou no fim do processo.

34 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento:
18/04/2017 Documento: Serve para identificar qualquer tipo de documento. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo.

35 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Quando da emissão do documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

36 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo.

37 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Quando o documento é emitido em várias vias, a designação simbólica poderá ser conforme abaixo.

38 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Os jogos de documentos com denominação variada e de emissão ou recebimento simultâneo devem ser indicados, cada um com seu respectivo nome conforme abaixo.

39 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Quando o documento apresentar uma quantidade indefinida de vias, tem-se a representação abaixo.

40 FLUXOGRAMA GLOBAL Documento (cont.):
18/04/2017 Documento (cont.): Quando o documento for representado por livros ou fichários principais que são permanentemente usados para registro de informações, pode-se utilizar uma tarja preta do lado esquerdo.

41 FLUXOGRAMA GLOBAL Conector:
18/04/2017 Conector: Permite simplificar a vinculação de sub-rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de linhas. Dentro do símbolo deve-se colocar uma letra que permita a identificação de onde se encontra a rotina em continuação.

42 FLUXOGRAMA GLOBAL Operação:
18/04/2017 Operação: Mostra qualquer processamento que se realiza sobre um documento. Dentro do círculo, devem ser colocados números de chamada, com as necessárias descrições de cada uma dentro do próprio fluxograma.

43 FLUXOGRAMA GLOBAL Operação: Ocorre uma operação quando:
18/04/2017 Operação: Ocorre uma operação quando: um objeto é modificado em qualquer de suas características físicas; é montado ou desmontado de outro objeto; é disposto ou preparado para outra operação; quando se dá ou recebe informação; quando se efetua um planejamento ou cálculo.

44 FLUXOGRAMA GLOBAL Operação (cont.):
18/04/2017 Operação (cont.): Alternativamente, pode-se utilizar um retângulo, dentro do qual pode ser descrito o que a operação está representando.

45 FLUXOGRAMA GLOBAL Arquivo:
18/04/2017 Arquivo: Representa qualquer tipo de arquivo. Dentro do símbolo, devem ser colocadas letras que identifiquem a ordem de arquivamento, que pode ser cronológica, numérica ou alfabética.

46 FLUXOGRAMA GLOBAL Conferência:
18/04/2017 Conferência: Representa a ação de conferir dois ou mais documentos entre si ou checar a veracidade de cada um com determinado padrão preestabelecido.

47 FLUXOGRAMA GLOBAL Decisão:
18/04/2017 Decisão: É utilizado para demonstrar um ponto do sistema em que é necessário seguir por caminhos diferentes. Geralmente, dentro do símbolo encontra-se a assertiva e as saídas são as alternativas sim ou não. A resposta à alternativa é registrada no símbolo.

48 FLUXOGRAMA GLOBAL Sentido de circulação:
18/04/2017 Sentido de circulação: Se observa mediante linhas que se utilizam junto com os símbolos e indicam a direção em que estes caminham. Geralmente, as rotinas desenvolvem-se da esquerda para direita e de cima para baixo. A linha contínua cujo sentido é indicado por uma flecha significa que os documentos ou qualquer informação por escrito se deslocam em tal direção.

49 FLUXOGRAMA GLOBAL 18/04/2017 Sentido de circulação (cont.):

50 FLUXOGRAMA GLOBAL Sentido de circulação (cont.):
18/04/2017 Sentido de circulação (cont.): A linha intermitente cujo sentido, tambem, é indicado por uma flecha, significa que uma pessoa consulta verbalmente outra.

51 FLUXOGRAMA GLOBAL Demora ou atraso:
18/04/2017 Demora ou atraso: Representa um retardamento no processo, geralmente por motivos independentes aos interessados das unidades organizacionais da empresa.

52 FLUXOGRAMA GLOBAL Material:
18/04/2017 Material: Este símbolo representa qualquer tipo de material que circule pela empresa.

53 FLUXOGRAMA GLOBAL Notas explicativas:
18/04/2017 Notas explicativas: Quando algumas explicações permitem melhor conhecimento do processo, elas devem ser inseridas, por meio de números de chamada, em local apropriado do fluxograma, normalmente na parte inferior do lado direito.

54 FLUXOGRAMA GLOBAL Inutilização ou destruição do documento:
18/04/2017 Inutilização ou destruição do documento: As linhas intercruzadas em forma de “X” simbolizam que o documento é destruído e que não voltará a aparecer no processo.

55 FLUXOGRAMA GLOBAL Áreas de responsabilidade:
18/04/2017 Áreas de responsabilidade: Para identificação das diferentes áreas, órgãos ou unidades organizacionais por onde tramitam informações ou documentos, delimitam-se campos específicos para cada agente ou unidade organizacional do processo.

56 TÉCNICAS DE DESENHO 18/04/2017 Com relação à confecção do desenho do fluxograma, cabe destacar: O papel quadriculado é o mais adequado; O tamanho do fluxograma depende da complexidade do sistema e do grau de detalhe que se deseja; É conveniente que seu traçado seja feito a lápis; No canto inferior direito é conveniente colocar as informações básicas (nome da empresa, denominação da rotina, código do fluxograma, nome do analista, data, etc.)

57 TÉCNICAS DE DESENHO 18/04/2017 As unidades organizacionais da empresa devem ser representadas pelas colunas maiores; Ao definir a localização das áreas de responsabilidade no fluxograma, deve ser levada em conta a proximidade dos setores quanto à troca de informações e documentos; É conveniente separar as rotinas diárias das com tempo maior;

58 TÉCNICAS DE DESENHO 18/04/2017 O número de colunas com a indicação de áreas de responsabilidade em cada fluxograma deve ser reduzido ao máximo (5 a 7); No caso de fluxogramas grandes, é conveniente que se proceda a uma segmentação do desenho em várias folhas. O tamanho dos símbolos deve ser uniforme; É importante que qualquer documento termine seu percurso por um dos seguintes símbolos: arquivo permanente; documento destruído; término de circuito no fluxograma

59 TÉCNICAS DE DESENHO 18/04/2017 Logo após as colunas reserva-se uma última coluna para notas explicativas ou comentários;

60 EXEMPLO DE FLUXOGRAMA GLOBAL
18/04/2017