MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ARQUIVAMENTO Deve-se levar em conta as finalidades e a estrutura institucional e as características ou natureza dos documentos.

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1 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

2 ARQUIVAMENTO Deve-se levar em conta as finalidades e a estrutura institucional e as características ou natureza dos documentos. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e admitir expansões. Na organização de um arquivo ou fichário os elementos constantes dos documentos: nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no documento); local, número, data e assunto.

3 CLASSES DE ARQUIVAMENTO 1) Básicos Alfabético Geográfico Numéricos: a) Numérico simples b) Numérico cronológico c) Dígito-terminal Ideográfico (por assunto): a) Alfabético - de ordem enciclopédica - de ordem dicionária b) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação coordenada

4 CLASSES DE ARQUIVAMENTO 2) PADRONIZADO a) Variadex b) Automático c) Soundex d) Mnemônico e) Rôneo

5 SISTEMA DE ARQUIVAMENTO SISTEMA DIRETO: Busca o documento onde está guardado. SISTEMA INDIRETO: Para localizar o documento precisa-se de consulta a um fichário. SEMI-INDIRETO: Alfanumérico

6 TIPO DE ARQUIVAMENTO Horizontal: Documentos ou fichas arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Vertical: Documentos ou fichas dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

7 MÉTODOS BÁSICOS 1) Método Alfabético a) Simples. Principal elemento: NOME. b) Método direto c) Dispostos rigorosamente em ordem alfabética d) Notações nas guias podem ser: Simples ou Abertas: A, B, C; Aa, Ab, Ac. Compostas ou Fechadas: Aa-Al; Am-Az. e) Deve ter as pastas miscelâneas: correspondentes eventuais. f) Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. g) Desvantagens: gera erros quando o volume de documento é grande.

8 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 1) Nomes de pessoas físicas: considera-se o último sobrenome e depois o pré-nome. Ex.: João Alves Silva Marcos Ferreira da Silva André Luiz Ribeiro Machado Arquivam-se: Machado, André Luiz Ribeiro Silva, João Alves Silva, Marcos Ferreira

9 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 2) Sobrenomes iguais: prevalece a ordem alfabética do prenome Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor

10 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Carlos Villa-Lobos Antônio Monte Verde Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Antônio Villa-Lobos, Carlos

11 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 4) Sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou São não se separam. Exemplo: Sérgio Santa Rita Luciano São Paulo Tiago Santo Cristo Arquivam-se: Santa Rita, Sérgio Santo Cristo, Tiago São Paulo, Luciano

12 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 5) As iniciais abreviadas de prenomes tem precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo:J. Silva José Silva Arquivam-se: Silva, J. Silva, José

13 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 6) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados. Exemplo: Priscila da Costa Pedro de Oliveira Arquivam-se: Costa, Priscila da Oliveira, Pedro de

14 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 7) Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho não se separam, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa Filho Arquivam-se: Borges Neto, Paulo Costa Filho, Renival dos Santos Oliveira Filho, Jorge

15 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 8) Os graus de parentesco só serão considerados quando servirem de elemento de distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de

16 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 9) Títulos não são considerados na alfabetação.Apresentam-se ao final do nome, entre parênteses. Exemplo: Ministro Gilberto Gil Professora Carla Farias Arquivam-se: Farias, Carla (Professora)‏ Gil, Gilberto (Ministro)‏

17 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 10) Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. Exemplo: Paul Muller Jorge Schmidt Arquivam-se: Muller, Paul Schmidt, Jorge

18 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 11) As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas em letras maiúsculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon

19 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 12) Nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Exemplo: Angel del Arco y Molinero José de Oviedo y Baños Manuel Vásquez Murilo Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Vásquez Murilo, Manuel

20 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 13) Nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang

21 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 14) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A)‏ Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getúlio Vargas The Library of Congress

22 Método Alfabético: Regras de Alfabetação 15) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo:II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3° Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)‏ Congresso de Geografia (Quinto)‏ Congresso de Geologia (3°)‏

23 Método Geográfico Sistema direto Principal elemento: LOCAL ou PROCEDÊNCIA Melhores ordenações geográficas: a) Nome do estado, cidade e correspondente b) Nome da cidade, estado e correspondente c) Nome do país, capital ( demais cidades) - Correspondente

24 Método Geográfico a) Nome do estado, cidade e correspondente Quando se organiza um arquivo por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Exemplo: Amazonas – Manaus – Luisa Sobral São Paulo – São Paulo – Roberta Pimenta São Paulo – Campinas – Jorge Freitas Arquivam-se: Amazonas – Manaus – Sobral, Luisa São Paulo – São Paulo (Capital) – Pimenta, Roberta São Paulo – Campinas – Freitas, Jorge

25 Método Geográfico b) Nome da cidade, estado e correspondente Não há destaque para a cidade obedecendo rigorosamente a ordem alfabética. Exemplo: Anapólis - Goiás – Marco de Melo Goiânia – Goiás – Wagner Almeida Caxambu – Minas Gerais – Sérgio da Costa Arquivam-se: Anapólis - Goiás – Melo, Marco de Caxambu – Minas Gerais – Costa, Sérgio da Goiânia – Goiás – Almeida, Wagner

26 Método Geográfico c) Nome do país, capital (demais cidades), Correspondente Exemplo: Brasil, Brasília, Priscila Costa Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado França, Paris, Lorena Pascal Arquivam-se: Brasil - Belo Horizonte – Machado, Alexandre Brasil – Brasília – Costa, Priscila França – Paris – Pascal, Lorena

27 MÉTODO NUMÉRICO a) Numérico Simples b) Numérico Cronológico c) Dígito-Terminal

28 MÉTODO NUMÉRICO a) Numérico Simples Indireto Atribui-se um número a cada correspondente de acordo com o registro de entrada. Não obedece uma ordem alfabética. Exemplo: 001- Pedro Corrêa Machado 002 - Álvaro Maia 003 – José Alves

29 MÉTODO NUMÉRICO b) Numérico Cronológico Existe a combinação de ordem numérica e a data. Vantagens: Maior grau de sigilo, menor possibilidades de erro por ser mais fácil lidar com números. Desvantagens: Método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa: índices auxiliares (fichas), alfabético-onomástico, de procedência e de assunto. Exemplo: 0001/2000 ou 0001/02-01-2000 0002/2000 0003/2001 0004/2002

30 MÉTODO NUMÉRICO c) Dígito-Terminal Documentos numerados sequencialmente. Números dispostos em três grupos de pares numéricos e sua leitura é feita da direita para a esquerda. No arquivamento considera-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundários e o terciário. Exemplo: 000001: 00-00-01; 01-00-00 000002: 00-00-02; 02-00-00 000003: 00-00-03; 03-00-00

31 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)‏ Separa os documentos por assunto. Exemplo: FINANCEIRO - Contas a pagar - Contas a receber MATERIAL - Compra de material - Compra de estoque PESSOAL - Abono - Demissão de pessoal - Férias - Salários

32 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)‏ a) Alfabético - de ordem enciclopédica - de ordem dicionária b) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação coordenada

33 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)‏ a) Alfabético de ordem enciclopédica: assuntos agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Pesquisas Administração Ciência Política Economia Custo devida Desenvolvimento econômico

34 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)‏ a) Alfabético de ordem dicionária: assuntos isolados dispostos alfabeticamente Exemplo: Cursos de Doutorado Cursos de Especialização Cursos de Formação Curso de Mestrado Curso de Pós-Graduação Pesquisas de Administração Pesquisas de Ciências Políticas Pesquisas de Custo de vida Pesquisas de Desenvolvimento Econômico Pesquisas de Economia

35 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico Duplex: A documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia. Exemplo: 1 - FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2 – MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque 3 - PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários

36 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico: Decimal: divide os grupos em nove classes e mais uma reservada para assuntos gerais. A divisão geral dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Exemplo: 000 – Administração Geral 010 – Organização e funcionamento 020 – Pessoal 030 – Material 040 – Patrimônio 050 - Orçamento e finanças 060 – Documentação e informação 070 – Comunicações 080 – Vaga 090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

37 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico: Unitermo ou Indexação coordenada: Localiza e identifica documentos a partir de palavras- chave. Aconselhada para documentos especiais. Não indicada aos textuais. Exemplo: Palavra-chave aliadas a números Reunião – 0004 Conselho Curador – 0004 Vital, Hugo - 0004

38 MÉTODOS PADRONIZADOS 2) PADRONIZADOS a) Variadex b) Automático c) Soundex d) Mnemônico e) Rôneo

39 MÉTODO PADRONIZADO a) Variadex: combinação de letras e cores visando facilitar o arquivamento e a localização do documento. Exemplo: A,B,C,D e abreviações - branco E,F,G,H e abreviações – rosa I,J,K,L,M,N e abreviações – verde O,P,Q, R, S, T e abreviações – azul U,V,W,X,Y,Z e abreviações - amarelo

40 MÉTODO ALFANUMÉRICO Não é considerado básico ou padronizado. Combina nomes e números. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al = 2 Am-As = 3 At-Az = 4 Ba-Bi = 5