Organograma a) Financeiro; b) Patrimonial; c) Acompanhamento e Execução de Projectos.

Apresentação em tema: "Organograma a) Financeiro; b) Patrimonial; c) Acompanhamento e Execução de Projectos."— Transcrição da apresentação:

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2 Organograma

3 a) Financeiro; b) Patrimonial; c) Acompanhamento e Execução de Projectos.

4 O Núcleo Financeiro, que compreende os Sectores de Orçamento/Conta, de Contabilidade/Tesouraria e Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre outras, coordenar a actividade financeira e económica da Universidade de acordo com as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, preparar e acompanhar a execução do orçamento, organizar e apresentar a conta da gerência e garantir uma correcta gestão da tesouraria, como a seguir se indica:

5 1) Consolidar os diversos orçamentos anuais recebidos das unidades orgânicas e elaborar um documento consolidado para aprovação superior; 2) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

6 3) Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais; 4) Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente; 5) Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação; 6) Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

7 7) Elaborar os relatórios síntese da evolução económico-financeira da Universidade; 8) Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade. 9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

8 1) Executar a escrituração e preparar o expediente referente à contabilidade; 2) Cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, procedendo à supervisão de todas as tarefas definidas na lei ou em regulamento, relativas aos registos de receitas e despesas; 3) Assegurar todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria;

9 4) Controlar a verificação, tratamento contabilístico e processamento das receitas, despesas, dos movimentos patrimoniais, das operações não orçamentais e contas de ordem; 5) Manter informação correcta e actualizada sobre contas e centros de custo; 6) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

10 7) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas; 8) Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade; 9) Efectuar os competentes registos e assegurar os respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade;

11 10) Controlar os pagamentos a fornecedores e a outros prestadores de serviços, fisco e segurança social; 11) Verificar a exactidão e validade de toda a documentação de suporte aos lançamentos contabilísticos; 12) Estabelecer datas de referência para abertura e fecho contabilístico e preparação de demonstrações financeiras; 13) Assegurar a correcta especialização de períodos;

12 14) Preparar os documentos de prestação de contas a submeter superiormente; 15) Produzir atempadamente os relatórios contabilísticos e demonstrações financeiras, bem como de outros relatórios, periódicos ou extraordinários, para entidades internas e externas de acordo com o estabelecido. 16) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

13 1) Elaborar o plano previsional de tesouraria, com base da política financeira definida e nos contributos das diferentes unidades orgânicas; 2) Efectuar e processar os pagamentos, apenas quando estejam verificadas todas as condições definidas, garantindo que estes são relativos a transacções devidamente suportadas e autorizadas; 3) Proceder à revisão do plano de tesouraria, caso não se verifiquem as condições e os pressupostos estabelecidos;

14 4) Gerir e controlar o fundo de caixa e os fundos de maneio; 5) Gerir as aplicações financeiras e os fundos disponíveis; 6) Controlar e conferir as despesas bancárias; 7) Proceder a pagamentos e depósitos; 8) Efectuar o registo correcto e atempado de todas as operações bancárias; 9) Assegurar o fecho diário de tesouraria;

15 11) Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas; 12) Produzir mapas de gestão, que indiquem entre outras a posição financeira e os fundos de tesouraria; 13) Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Administrador, os balancetes de Tesouraria referentes ao mês anterior. 14) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

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17 1) Prestar apoio técnico de natureza administrativo- financeira no âmbito dos projectos em execução; 2) Apoiar na elaboração de propostas de candidatura a projectos; 3) Proceder e divulgar as acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas; 4) Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução, nomeadamente na elaboração dos mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;

18 5) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos; 6) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter aos órgãos competentes da Universidade; 7) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

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20 1) Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável; 2) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens da Universidade e sua respectiva localização; 3) Controlar a atribuição dos números e a respectiva etiquetagem; 4) Realizar ou coordenar verificações físicas periódicas totais ou parciais;

21 5) Organizar os processos e assegurar o correcto registo contabilístico de abates e doações dos bens de imobilizado; 6) Assegurar o correcto registo e cálculo das amortizações do imobilizado; 7) Organizar os processos e assegurar o registo das transferências dos bens de imobilizado; 8) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis; 9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

22 1) Assegurar a manutenção de base de dados sobre fornecedores de forma a deter informação actualizada; 2) Assegurar as actividades de aprovisionamento de bens e serviços necessários à execução das actividades e do funcionamento da Universidade, de acordo com os procedimentos legais e institucionais; 3) Proceder ao lançamento dos ajustes directos e concursos para fornecimentos de bens e serviços à Universidade, em conformidade com a legislação em vigor, assegurando a adjudicação nas melhores condições de mercado;

23 4) Elaborar os contratos de aquisição de bens e serviços; 5) Proceder à gestão de compras ou dos contratos, nomeadamente quanto a prazos, recepção e conferência dos bens entregues e das respectivas guias e facturas; 6) Proceder à gestão racional dos stocks em consonância com critérios definidos em articulação com os diversos serviços utilizadores; 7) Proceder ao armazenamento e gestão material dos bens e ao fornecimento respectivo aos serviços mediante requisição própria;

24 8) Assegurar o normal funcionamento do armazém, procedendo ao movimento e registo de entradas e saídas de bens do armazém; 9) Organizar o armazém e manter um mapa da localização dos materiais; 10) Estabelecer regras de restrição de acesso ao armazém e monitorizar o seu cumprimento; 11) Estabelecer procedimentos apropriados de contagem regular de existências e monitorizar o seu cumprimento; 12) Recepcionar materiais e controlar a sua quantidade e qualidade; 13) Efectuar devoluções a fornecedores;

25 14) Identificar materiais de baixa rotação, obsoletos ou danificados; 15) Proceder à destruição de materiais obsoletos e danificados de forma irrecuperável, quando autorizada; 16) Zelar pela conservação e adequada gestão dos equipamentos e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação; 17) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

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27 a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial; b) Promover a elaboração do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais; c) Assegurar o acompanhamento e avaliação do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais, propondo as alterações orçamentais adequadas com vista a atingir os objectivos;

28 d) Definir e propor os critérios que garantam o cumprimento dos princípios contabilísticos, fiscais e de controlo interno geralmente aceites, no âmbito dos diversos circuitos da Universidade com impacto contabilístico; e) Promover e coordenar a elaboração de estudos de carácter económico e financeiro; f) Gerir, supervisionar e controlar as funções de tesouraria, registo contabilístico, produção de informação financeira, gestão das obrigações fiscais, gestão de contas a receber e gestão de contas a pagar;

29 g) Assegurar a correcta execução de todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria, de inventariação, cadastro e salvaguarda de activos; h) Cumprir com as obrigações fiscais, nomeadamente declarações de impostos e outro material relacionado, e as relações com entidades oficiais neste âmbito; i) Promover um sistema de informação para a gestão, de modo a definir padrões de rendibilidade dos serviços e demais Unidades Orgânicas;

30 j) Assegurar o reporte da informação financeira para as diversas entidades internas e externas; k) Definir e monitorizar os procedimentos relativos a aquisições e gestão de contratos; l) Participar e acompanhar a elaboração dos cadernos de encargos; m) Dar parecer e submeter a despacho ao Administrador os assuntos relativos aos Sectores de si dependentes e de que não haja delegação; n) Exercer outras competências cometidas pelo Administrador e atribuídas por lei.

31 Os Serviços Financeiros e Patrimoniais têm como missão superintender na elaboração e execução do orçamento, da contabilidade, no controlo da legalidade, regularidade e economia da administração financeira e patrimonial da UTAD.

32 Zelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTAD

33 Procurar reforçar a ênfase no desempenho, nomeadamente na transparência e responsabilização pelos resultados (plurianuais), em contraste com o paradigma tradicional, centrado nos recursos utilizados. Na prossecução da sua Missão e Visão, os SFP vão pautar a sua acção por um conjunto de Valores, em que se irão destacar o rigor, a transparência, a cooperação, a responsabilidade e a estratégica.

34 No sentido do desenvolvimento de uma estratégia para melhorar estes Serviços, não podemos esquecer todo o ambiente pelo que, à luz do conhecimento que temos da realidade, consideramos poder defini-lo da seguinte forma: Pontos FracosPontos Fortes Página Web Acolhimento, conforto e funcionalidade do espaço físico Recursos financeiros limitados Qualidade do atendimento focado no utente/cliente Recursos tecnológicos Parcerias com outras Universidades Credibilidade e confiança nos serviços Ameaças Oportunidades Constrangimentos de carácter orçamental Sucessivas mudanças nas políticas públicas e legislação Falta de cultura organizacional Modernização da Administração Pública Utentes/Clientes mais informados Enquadramento legislativo Contexto de renovação e mudança

35 Tendo como referência a Missão, Visão e Valores, foram definidos três objectivos estratégicos para estes serviços nos próximos três anos, numa perspectiva de médio prazo, que são: Reforço da transparência das contas da UTAD; Melhoria dos procedimentos utilizados; Inovação dos processos de gestão e valorização dos Recursos Humanos.

36 Eficácia -Optimizar os tempos de resposta em conformidade -Reduzir custos -Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento a fornecedores/outros -Rentabilizar as receitas Eficiência -Reduzir o nº de erros ou inconformidades -Consolidar a base tecnológica -Melhorar a transparência nos processos financeiros -Melhorar a operacionalidade dos serviços -Optimizar recursos disponíveis Qualidade -Aumentar o grau de satisfação dos clientes -Desenvolver competências nos recursos humanos

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