Treinamento do Microsoft ® Office Access 2007 Obtenha o máximo de desempenho A LOGUS INFORMÁTICA apresenta:

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1 Treinamento do Microsoft ® Office Access 2007 Obtenha o máximo de desempenho A LOGUS INFORMÁTICA apresenta:

2 INSTRUTOR Otto Saints

3 Um novo começo Desde o início, o Access 2007 foi projetado para proporcionar facilidade e comodidade. Organizados de forma visual e funcional, os recursos e os comandos do Access 2007 seguem a lógica do seu trabalho para que você seja mais produtivo.

4 Introdução a um modelo Quando você iniciar o Access 2007, verá a nova página Introdução ao Microsoft Office Access. Nela, você verá que esta versão do Access já contém vários itens prontos para uso. Por exemplo, com os modelos categorizados você já inicia o trabalho pelo meio. Os modelos são bancos de dados previamente criados e com foco nas tarefas, que você pode baixar e usar imediatamente. Basta escolher e clicar — é realmente rápido. Otto Saints

5 Conheça o novo visual Quando você criar ou abrir um banco de dados do Access 2007, logo verá algumas ferramentas novas. Elas são suas novas amigas, o segredo do seu sucesso com o Access. A Faixa de Opções A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido O Botão Microsoft Office O Painel de Navegação Reserve um tempo para memorizar esses nomes: Otto Saints

6 Conheça o novo visual Quando você criar ou abrir um banco de dados do Access 2007, logo verá algumas ferramentas novas. Elas são suas novas amigas, o segredo do seu sucesso com o Access. O Painel de Navegação mostra apenas o que existe no banco de dados em uso. Tabelas, formulários, relatórios e consultas — todos ficam visíveis e estão sempre à mão. Você trabalha usando a Faixa de Opções, a próxima da lista. Otto Saints

7 Obtenha o máximo de desempenho Trabalhar com a Faixa de Opções Muito mais que uma nova aparência, a Faixa de Opções representa anos de pesquisa sobre a experiência do usuário. Projetada pensando no seu trabalho, a Faixa de Opções deixa as ferramentas e o poder do Access em um lugar onde você possa ver todas de uma vez, sem precisar ficar procurando pelo programa. Isso torna seu trabalho muito eficiente.

8 Obtenha o máximo de desempenho Trabalhar com a Faixa de Opções A Faixa de Opções é organizada em torno de atividades comuns. Cada guia da Faixa de Opções é organizada em torno de uma atividade comum e contém os comandos necessários para a mesma. Os comandos são reunidos em grupos lógicos. É fácil encontrá-los e usá-los. A Faixa de Opções é a central de comando para se trabalhar com o Access 2007.

9 Obtenha o máximo de desempenho Crie a sua própria Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Todo mundo tem seus comandos preferidos da barra de ferramentas. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é aquela que você montará como desejar. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido básica Uma Barra de Ferramentas de Acesso Rápido personalizada A imagem mostra duas versões diferentes da barra de ferramentas:

10 Obtenha o máximo de desempenho Crie a sua própria Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Todo mundo tem seus comandos preferidos da barra de ferramentas. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é aquela que você montará como desejar. Para incluir seus comandos preferidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido de modo que eles estejam sempre à mão,clique em um comando e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Não importa em qual guia os comandos estejam, eles estarão sempre à mão.

11 Obtenha o máximo de desempenho Administre seu trabalho: Botão Microsoft Office O Botão Microsoft Office aparece no canto superior esquerdo da janela do Access. Um menu de comandos básicos para trabalhar com arquivos. Uma lista dos últimos documentos abertos. Um botão em que você clica para exibir e selecionar várias configurações do programa. Quando você clicar no Botão Microsoft Office, verá: Talvez ele lembre o menu Arquivo das versões anteriores do Access.

12 Obtenha o máximo de desempenho Sugestões para a sessão prática 1.Familiarizar-se com a página Introdução ao Microsoft Office Access. 2.Usar o Painel de Navegação. 3.Entender a Faixa de Opções. 4.Usar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 5.Analisar as opções disponíveis no Botão Microsoft Office. 6.Bônus: exibir os atalhos de teclado. Sessão prática onlineSessão prática online (requer o Access 2007)

13 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 1 Qual dos itens a seguir você pode personalizar adicionando seus comandos preferidos? (Escolha uma resposta.) 1.A página Introdução ao Microsoft Office Access. 2.A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 3.A Faixa de Opções. 4.Guias e grupos.

14 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 1: resposta A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite que você veja os comandos que usa com freqüência, não importa o que você esteja fazendo. Clique com o botão direito em qualquer comando para incluí-lo nessa barra de ferramentas ou clique com o botão direito do mouse no comando para removê-lo da barra de ferramentas.

15 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 2 Qual dos itens a seguir aparece primeiro na página Introdução ao Microsoft Office Access? (Escolha uma resposta.) 1.O Painel de Navegação. 2.A guia Criar. 3.O Botão Microsoft Office. 4.O comando Modelos de Tabela.

16 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 2: resposta O Botão Microsoft Office. O Botão Microsoft Office aparece primeiro na página Introdução ao Microsoft Office Access e você pode usá-lo para criar ou abrir um banco de dados se assim desejar.

17 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 3 Qual é a base da organização da Faixa de Opções? (Escolha uma resposta.) 1.Os comandos são agrupados em ordem alfabética. 2.Os comandos que você não usa não são mostrados. 3.Os comandos são agrupados em torno de atividades comuns. 4.Os comandos são listados em menus.

18 Obtenha o máximo de desempenho Teste 1, pergunta 3: resposta Os comandos são agrupados em torno de atividades comuns. Desse modo, você pode ver exatamente o que precisa fazer e o que quer fazer.

19 Lição 2 OK, de volta ao trabalho

20 Obtenha o máximo de desempenho OK, de volta ao trabalho Por meio de modelos, o Access 2007 realmente facilita a criação de um novo banco de dados. Os modelos fornecem bancos de dados previamente criados de acordo com suas necessidades. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, selecione uma categoria de modelo de banco de dados, como Comercial, Particular ou Formação. Como mostram as imagens, você verá diversas possibilidades.

21 Obtenha o máximo de desempenho Baixar um banco de dados Quando você seleciona um modelo, o Access 2007 mostra a você mais informações no painel à direita da página Introdução. Nesse lugar, você pode dar o nome que quiser ao banco de dados, que é o que você verá depois de baixá-lo no computador. Nesse local, existe também o botão Download. Depois que o download estiver concluído, use o Painel de Navegação para ver o conteúdo do novo banco de dados.

22 Obtenha o máximo de desempenho Criar uma tabela a partir de um modelo Suponhamos que você deseje incluir uma tabela no seu banco de dados. O Access 2007 facilita esse trabalho, pois existem modelos para tabelas também. Clique na guia Criar para ver o grupo Tabelas. Nele, você clicará em Modelos de Tabela. Escolha um modelo de tabela; entre as opções estão Eventos, Questões, Tarefas e outras; quase imediatamente, seu banco de dados passa a conter outra tabela, com tipos de campos e dados apropriados para a finalidade desejada.

23 Obtenha o máximo de desempenho Criar um formulário, formatar um formulário Você pode criar um formulário num piscar de olhos e então formatá-lo como desejar. Para criar um novo formulário no Access 2007, clique na guia Criar e, em seguida, clique em Formulário. Simples assim. O Access utiliza como base o projeto de banco de dados existente que você já abriu ou selecionou no Painel de Navegação.

24 Obtenha o máximo de desempenho Criar um formulário, formatar um formulário O novo formulário é aberto no modo de exibição Layout e a Faixa de Opções disponibiliza as Ferramentas de Layout de Formulário com duas guias: Formatação e Organizar. Com os comandos dessas guias, é tão fácil alterar a aparência dos controles e rótulos, que o difícil é saber quando parar. O melhor de tudo é que você pode visualizar as alterações feitas. Se não gostar da mudança, basta desfazê-la pressionando CTRL+Z ou clicando no botão Desfazer da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

25 Obtenha o máximo de desempenho Criar um relatório, formatar um relatório Novos relatórios em um estalo e você não vai se surpreender quando souber como criá-los. Clique na guia Criar e, em seguida, clique em Relatório. O Access utiliza como base do novo relatório o objeto existente que você já abriu ou selecionou no Painel de Navegação.

26 Obtenha o máximo de desempenho Criar um relatório, formatar um relatório O novo relatório é aberto no modo de exibição Layout e a Faixa de Opções disponibiliza as Ferramentas de Layout de Relatório com três guias: Formatação, Organizar, e Configurar Página. Use os comandos dessas guias para alterar a aparência dos controles e rótulos ou para selecionar margens, tamanho de papel e outras opções de impressão. Naturalmente, você pode visualizar as alterações feitas.

27 Obtenha o máximo de desempenho Sugestões para a sessão prática 1.Criar um banco de dados. 2.Criar uma tabela. 3.Criar e formatar um formulário. 4.Criar e formatar um relatório. Sessão prática onlineSessão prática online (requer o Access 2007)

28 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 1 Qual é a maneira mais rápida de criar um banco de dados para seus contatos? (Escolha uma resposta.) 1.Baixar um modelo de banco de dados de Contatos. 2.Clicar em Banco de Dados em Branco. 3.Procurar um na Internet. 4.Comprar um catálogo de endereços.

29 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 1: resposta Baixar um modelo de banco de dados de Contatos. Você encontrará um modelo de Contatos na página Introdução ao Microsoft Office Access, na categoria Comercial ou Particular.

30 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 2 Em que você baseia um novo relatório de uma tabela existente? (Escolha uma resposta.) 1.Copie os dados da tabela e cole-os no relatório. 2.Selecione a tabela no Painel de Navegação e clique em Relatório na guia Criar. 3.Salve a tabela como um relatório. 4.Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Nova Tabela.

31 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 2: resposta Selecione a tabela no Painel de Navegação e clique em Relatório na guia Criar. O Access atribui ao novo relatório controles de acordo com os campos da tabela e o mesmo nome da tabela.

32 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 3 Qual das seguintes alternativas é um tipo de modelo de tabela? (Escolha uma resposta.) 1.Eventos. 2.Questões. 3.Tarefas. 4.Todas as três.

33 Obtenha o máximo de desempenho Teste 2, pergunta 3: resposta Todas as três. Os tipos de modelo de tabela também incluem Contatos e Ativos.

34 Lição 3 Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor

35 Obtenha o máximo de desempenho Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor O Access 2007 utiliza um novo formato de arquivo e uma nova extensão de arquivo. O que isso representa para você? Muitas vantagens e algumas etapas simples, descritas nesta lição. É claro que os arquivos antigos funcionam na nova versão do Access.

36 Obtenha o máximo de desempenho Benefícios Por que mudar o formato de arquivo? São várias vantagens e muitos motivos. Mais segurança para os bancos de dados do Access 2007. Torná-los mais compactos.

37 Obtenha o máximo de desempenho Benefícios Por que mudar o formato de arquivo? São várias vantagens e muitos motivos. Tornar a recuperação dos dados mais confiável em caso de corrupção de arquivo. Adicionar alguns recursos que não são tão fáceis de avaliar, como campos de tabela que armazenam anexos e campos com valores múltiplos.

38 Obtenha o máximo de desempenho Atualizar os bancos de dados anteriores Com o Access 2007, você pode fazer uma cópia de um banco de dados antigo que será mais seguro, mais compacto e mais fácil de recuperar se for necessário. Veja o que você precisa fazer para proporcionar ao banco de dados antigo todas as vantagens do novo formato de arquivo: 1.No Access 2007, clique no Botão Microsoft Office e use o comando Abrir para abrir o banco de dados antigo. 2.Clique no botão novamente e aponte para Salvar como.

39 Obtenha o máximo de desempenho Atualizar os bancos de dados anteriores Com o Access 2007, você pode fazer uma cópia de um banco de dados antigo que será mais seguro, mais compacto e mais fácil de recuperar se for necessário. 3.Clique em Banco de Dados do Access 2007.. É meio óbvio, porque é assim que deve ser. Veja o que você precisa fazer para proporcionar ao banco de dados antigo todas as vantagens do novo formato de arquivo:

40 Obtenha o máximo de desempenho Compartilhar em um formato mais antigo Talvez você precise compartilhar um banco de dados do Access 2007 com uma pessoa que está trabalhando com uma versão anterior do Access. Para isso, crie uma cópia em um formato de arquivo antigo.

41 Obtenha o máximo de desempenho Compartilhar em um formato mais antigo Talvez você precise compartilhar um banco de dados do Access 2007 com uma pessoa que está trabalhando com uma versão anterior do Access. O método para criar uma cópia é parecido com o método usado para atualizar um banco de dados antigo: 1.Abra o banco de dados do Access 2007 e, em seguida, clique no Botão Microsoft Office. 2.Aponte para Salvar comoe, em seguida, clique na opção apropriada.

42 Obtenha o máximo de desempenho Não é possível ter tudo Alguns dos recursos novos do Access 2007 requerem o novo formato de arquivo, em outras palavras, só estão disponíveis no Access 2007. Se o banco de dados usar esses recursos novos e você tentar criar uma cópia dele em um formato antigo, esta mensagem do Access informará porque a cópia não será feita. Portanto, se você sabe que vai compartilhar um banco de dados com uma pessoa que não possui o Access 2007, planeje o trabalho de acordo.

43 Obtenha o máximo de desempenho Sugestões para a sessão prática 1.Salvar uma cópia de um banco de dados do Access 2007 como banco de dados do Access 2003. 2.Atualizar um banco de dados do Access 2002-2003. Sessão prática onlineSessão prática online (requer o Access 2007)

44 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 1 Qual das afirmações a seguir é verdadeira com relação a um formato de arquivo do Access 2007? (Escolha uma resposta.) 1.Ele se baseia em XML. 2.Ele funciona com todas as versões anteriores do Access. 3.Ele oferece mais segurança e tamanhos de arquivo menores. 4.Ele exige que você reconfigure a sua impressora.

45 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 1: resposta Ele oferece mais segurança e tamanhos de arquivo menores.

46 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 2 Como se usa um banco de dados antigo no Access 2007? (Escolha uma resposta.) 1.Abra o banco de dados e use o comando Salvar como. 2.Envie-o como um anexo de email, usando o Microsoft Office Outlook ® 2007. 3.Abra o banco de dados no Access 2007 e a atualização é feita automaticamente. 4.Abra o banco de dados e exporte seus dados para um novo banco de dados em branco do Access 2007.

47 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 2: resposta Abra o banco de dados e use o comando Salvar como.

48 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 3 Não é possível compartilhar os recursos do Access 2007 com pessoas que usam as versões anteriores do Access. (Escolha uma resposta.) 1.Verdadeiro. 2.Falso.

49 Obtenha o máximo de desempenho Teste 3, pergunta 3: resposta Falso. Você pode usar o comando Salvar como para criar uma cópia compatível com as versões anteriores.

50 Obtenha o máximo de desempenho Cartão de Referência Rápida Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida.Cartão de Referência Rápida

51 USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba as anotações inteiras (guia Exibir ) para obter ajuda detalhada sobre este modelo.