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SIBUL – 2007 UL - Reitoria SIBUL SIBUL - 2007 1 Reunião 29|Maio|2007.

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1 SIBUL – 2007 UL - Reitoria SIBUL SIBUL Reunião 29|Maio|2007

2 Resumo da apresentação 1. Ponto da situação  Upgrade - Aleph  Novos Produtos (Metalib e Digitool) 2. Caracterização do Catálogo Colectivo  Indicadores para caracterização do catálogo colectivo 3. Plano de acção a desenvolver  Controlo de qualidade (fase experimental)  Análise e correcção retrospectiva e corrente  Duplicados  Detecção e correcção de registos duplicados 2 SIBUL

3 Ponto da situação - produtos 3 SIBUL

4 Ponto da situação Upgrade – Aleph ● Situação actual ● Calendário de implementação ● Testes e sugestões ● Levantamento das necessidades de formação ● Formação neste produto e nas matérias críticas ● Auditoria periódica do sistema em pontos chave a desenvolver 4 SIBUL

5 Ponto da situação 5 SIBUL #TarefasCalendárioIntervenientes 1Elaborar plano de instalação da nova versãoSIBUL 2Aquisição do equipamento necessário à migraçãoInformática 3Definição das tarefas de parametrização a realizarSibul /Datinfor 4Preparação de CD para instalação de novos clientesSibul 5Instalação de novos clientesSibul/Bibliotecas 6Acção de FormaçãoDatinfor/Sibul 7Migração dos dados (para avaliação)Sibul /Datinfor 8Testes dos vários módulosBibliotecas 9Correcções finaisSibul /Datinfor 10Migração dos dados (final)Sibul /Datinfor 11Aceitação finalSibul 12Entrada em produçãoBibliotecas Calendário de instalação – Aleph versão 18

6 Ponto da situação Novos Produtos (Metalib e Digitool) ● Situação actual ● Colaboração exterior ● Avaliação e sugestões ● Formação nestes produtos ● Entrada em produção 6 SIBUL

7 Caracterização do Catálogo Colectivo 7 SIBUL |maio|2007 2

8 Caracterização do Catálogo Colectivo Objectivo? Obter um conjunto de indicadores gerais de gestão que caracterizem em cada momento o Catálogo Colectivo relativamente ao seguintes aspectos: ● Crescimento (registos bibliográficos e existências) ● Quem colabora e com que peso ● Que áreas temáticas (CDU) e que peso ● Obter e divulgar periodicamente os dados pelas bibliotecas cooperantes Este tipo de informação é importante para avaliar a tendência de crescimento, impacto de possíveis intervenções no sistema, nº de utilizadores que intervêm no sistema, quantas bibliotecas colaboram e dependem do sistema. Este dados também são importantes para cada uma das entidades cooperantes. Aceitam-se… sugestões para definir outros indicadores/critérios de avaliação 8 SIBUL

9 Caracterização do Catálogo Colectivo 9 SIBUL Dados gerais Registos bibliográficos Existências Bibliotecas 18 Sub-bibliotecas 83 Utilizadores registados (staff) 193

10 Caracterização do Catálogo Colectivo 10 SIBUL Registos bibliográficos e existências

11 Caracterização do Catálogo Colectivo 11 SIBUL Registos bibliográficos e existências por biblioteca BibliotecaIdentificaçãoRegistos BibliográficosExistências Não definidaULBxx28260, ,32 Faculdade de CiênciasULB , ,16 Faculdade de DireitoULB , ,12 Faculdade de FarmáciaULB , ,80 Faculdade de LetrasULB , ,63 Faculdade de MedicinaULB , ,51 Faculdade de Medicina DentáriaULB , ,96 Faculdade de PsicologiaULB , ,91 Instituto Bact. Câmara PestanaULB , ,77 ICSULB , ,20 Instituto GeofísicoULB , ,85 Museu de MineralogiaULB , ,56 Museu de CiênciasULB , ,53 Jardim BotânicoULB621630, ,16 Reitoria - SDULULB , ,38 Centro LinguísticaULB , ,21 C. InterdisciplinarULB , ,07 Faculdade de Belas ArtesULB , ,51 Centro de Estudos GeográficosULB , ,36 TOTAL

12 Caracterização do Catálogo Colectivo 12 SIBUL Registos bibliográficos e existências por biblioteca

13 Caracterização do Catálogo Colectivo 13 SIBUL Distribuição por tipos de documento (Aleph)

14 Caracterização do Catálogo Colectivo 14 SIBUL Distribuição por tipos de documento (Unimarc)

15 Caracterização do Catálogo Colectivo 15 SIBUL Comparação entre códigos (Aleph/Unimarc)

16 Caracterização do Catálogo Colectivo 16 SIBUL Distribuição por grandes áreas da CDU

17 Caracterização do Catálogo Colectivo 17 SIBUL Documentos na língua original/traduções

18 Caracterização do Catálogo Colectivo 18 SIBUL Documentos com ligações (campo 856)

19 Caracterização do Catálogo Colectivo 19 SIBUL Língua de publicação

20 Caracterização do Catálogo Colectivo 20 SIBUL Ano de entrada - 1

21 Caracterização do Catálogo Colectivo 21 SIBUL Ano de entrada - 2

22 Caracterização do Catálogo Colectivo 22 SIBUL Ano de publicação (todos os anos)

23 Caracterização do Catálogo Colectivo 23 SIBUL Ano de publicação ( )

24 Caracterização do Catálogo Colectivo 24 SIBUL Ano de publicação ( )

25 Caracterização do Catálogo Colectivo 25 SIBUL Registos entrados por ano/ano de publicação - 1

26 Caracterização do Catálogo Colectivo 26 SIBUL Registos entrados por ano/ano de publicação - 2

27 Plano de acção a desenvolver 27 SIBUL Controlo de qualidade (fase experimental)

28 Controlo de qualidade Objectivo? ● Garantir a qualidade e consistência dos dados do Catálogo Colectivo, minimizando ou eliminando os erros que resultam da recolha diária de dados. ● Contribuir para a criação de uma base de dados colectiva com uma taxa de erros cada vez mais próxima dos 99, %. ● Conhecer melhor o Catálogo (quais as áreas temáticas, em que línguas, em que anos, que tipos de documento, qual o crescimento anual, etc) ● Auditar/avaliar a aplicação de regras e práticas comuns ● Garantir estatísticas mais fiáveis e melhorar os resultados nas pesquisas Em que consiste? ● Produção automática de um relatório de erros/sugestões relativos ao trabalho produzido no dia por cada uma das bibliotecas cooperantes. Cada biblioteca receberá diariamente um resumo e um relatório de erros detectados. O que é validado? ● Foram criadas várias rotinas que analisam os campos do registo. Estas rotinas forma parametrizadas para detectarem erros de síntase (indicadores, campos obrigatórios e não preenchidos, datas, etc). Pretende-se aperfeiçoar e criar novas rotinas. Quem corrige? ● A correcção será da responsabilidade do proprietário (OWNER) de cada registo ou quem adicionou existência a registos já criados. O relatório será enviado para um endereço de mail a indicar por biblioteca. A intervenção técnica será da responsabilidade de cada biblioteca. 28 SIBUL

29 Controlo de qualidade “Erros” / Sugestões ● Os erros apresentados nos relatórios resultam da aplicação de um conjunto de regras de análise sintáctica e nalguns casos aos conteúdos de campos e subcampos. ● Os valores obtidos após a análise global da base incluem erros e sugestões. ● Foram atribuídas ponderações aos diversos erros. Desta forma, tem-se uma ideia da pertinência do erro e ajuda a definir a prioridade na correcção e o tipo de intervenção no sistema. ● Nesta fase piloto, apostou-se na detecção de erros que interferem basicamente na pesquisa e nas estatísticas do sistema. ● Estas regras e a relevância podem ser ajustadas e melhoradas. 29 SIBUL

30 Controlo de qualidade Fase 1 – Análise retrospectiva Produção de um relatório de erros de toda a base de dados e distribuição pelas várias bibliotecas Fase 2 – Análise corrente Envio diário de um relatório de erros relativos aos registos entrados no dia anterior Fase 3 – Reavaliação dos resultados A realizar anualmente 30 SIBUL Fases do trabalho

31 Controlo de qualidade Aos vários tipos de erro (que resultam da validação do registos) foram atribuídos pesos de acordo com a sua importância ou relevância. A classificação dos erros é a seguinte: 1 - Crítico (+ importante) 2 - Importante 3 - Sugestão (- importante) 0 – Não definido 31 SIBUL Tipos de erro

32 Controlo de qualidade ● Resumo de erros global para avaliação dos pontos críticos ● Resumo de erros global para avaliação dos pontos críticos (ver relatório)ver relatório ● Resumo de erros por biblioteca ● Relatório detalhado por biblioteca 32 SIBUL Fase 1 – Análise retrospectiva

33 Controlo de qualidade Resumo após análise de registos 33 SIBUL Ponto da situação (11|maio|2007) Último nº de sistema (nº de registo na base) Registos validados (analisados) Apagados Registos activos (validados) Registos com erro % de registos com erros 11,21 % Total de erros detectados % de erros na base (activos) 32,79 %

34 Controlo de qualidade 34 SIBUL Erros por categoria Total de erros Crítico (tipo 1) ,61% Importante (tipo 2) ,72% Sugestão (tipo 3) ,64%

35 Controlo de qualidade Resumo após análise de registos 35 SIBUL Erros por biblioteca BibliotecaIdentificaçãoRegistos BibliográficosRegistos com erroErros Relação registos / erros Não definida ULBxx2826 0, , ,31 78,20 Faculdade de Ciências ULB , , ,24 52,05 Faculdade de Direito ULB , , ,37 25,11 Faculdade de Farmácia ULB , , ,24 16,95 Faculdade de Letras ULB , , ,14 16,18 Faculdade de Medicina ULB , , ,60 33,27 Faculdade de Medicina Dentária ULB , , ,08 162,11 Faculdade de Psicologia ULB , , ,04 36,76 Instituto Bact. Câmara Pestana ULB , , ,04 29,54 ICS ULB , , ,13 53,95 Instituto Geofísico ULB , , ,08 33,67 Museu de Mineralogia ULB , , ,11 68,28 Museu de Ciências ULB , , ,27 46,44 Jardim Botânico ULB , , ,01 25,77 Reitoria - SDUL ULB , , ,06 34,63 Centro Linguística ULB , , ,21 7,16 C. Interdisciplinar ULB , , ,55 27,61 Faculdade de Belas Artes ULB , , ,41 26,13 Centro de Estudos Geográficos ULB , , ,91 32,59 TOTAL , , ,80 32,79

36 Controlo de qualidade Taxa relativa entre registos do catálogo e total de erros (por biblioteca) 36 SIBUL Relação Registo/erro

37 Controlo de qualidade Peso dos registos com erro (relativo ao total de registos por biblioteca) 37 SIBUL % Registos com erro

38 Controlo de qualidade Comparação entre registos por biblioteca, registos com erro e total de erros 38 SIBUL Registos por biblioteca / erros

39 Controlo de qualidade Comparação entre registos existentes, registos com erro e total de erros 39 SIBUL Situação actual do Catálogo Colectivo

40 Controlo de qualidade 40 SIBUL Exemplo de relatório global – Resumo/1

41 Controlo de qualidade 41 SIBUL Exemplo de relatório global – Resumo/2

42 Controlo de qualidade 42 SIBUL Exemplo de relatório global – Resumo/3

43 Controlo de qualidade 43 SIBUL Exemplo de relatório global – Resumo/4

44 Controlo de qualidade ● Relatório diário por biblioteca com os erros/sugestões relativas aos registos criados nos últimos 5 dias (ou outra periodicidade a definir) ● Envio automático por mail 44 SIBUL Fase 2 – Análise corrente

45 Controlo de qualidade 45 SIBUL Envio do relatório por mail :::::::::::::: /exlibris/aleph/u50_5/ulb01/scratch/valida/messages/body_valida.txt :::::::::::::: Esta é uma mensagem automática gerada pelo SIBUL/ALEPH. Contém 1 relatório com o resumo e lista de erros encontrados nos últimos registos criados por esta biblioteca no SIBUL. Recomenda-se a análise e a correcção dos erros indicados.

46 46 SIBUL Identificação da biblioteca Resumo em % e nº dos erros detectados Resumo com descrição dos erros por tipo Explicação detalhada do erro Relatório detalhado do erro Ligação ao registo na WEB Controlo de qualidade Gráfico representativo dos erros Relatório

47 Controlo de qualidade O relatório diário contém os códigos de erro e um texto resumido. Uma explicação mais detalhada assim como as sugestões ou recomendações podem ser consultadas na página de erros. Ao seleccionar o erro, a página é automaticamente apresentada. 47 SIBUL Códigos de erro

48 Controlo de qualidade O relatório diário contém a indicação dos nºs de registo onde o erro ocorre. Ao seleccionar o nº de registo, este pode ser visualizado na WEB 48 SIBUL Ligação ao registo

49 Controlo de qualidade O registo deve ser editado e corrigido no Módulo de Catalogação. 49 SIBUL Correcção

50 Controlo de qualidade Foram produzidas algumas listagens que permitem avaliar a consistência de alguns campos codificados:  Campos 856 (URL e acesso electrónico) – sem $u ou $z  Campos 859 (Link para imagem) – sem $u ou $z (campo local)  Códigos de língua inválidos (campo 101)  Códigos de país inválidos (campo 102)  Códigos de função (campos 7xx$4) Posteriormente poderão ser produzidas listas de:  Autores  Assuntos  ou qualquer outro campo …. 50 SIBUL Listagens de verificação

51 Controlo de qualidade 51 SIBUL Exemplos de Listagens de verificação Códigos de funçãoCódigos de paísCódigos de língua •, co-aut. •.340 •0070 • • • •340 Williamson, •340, e outros •340Vegesack, •??? •B. •Barcelona. •FDL •Faro, •Gabinete de Comunicação e Publicações •Müller, •O70 •Oficina Patriarcal •Portugal. Ministério do Ambiente. Instituto da Conservação da Natureza •ULFIL •[et al.] •fund. •ill. •o7o •Trad •(US •1 •1998 •pt •? •????????? •ARG •Almedina •Canadá •Ch •China •FR =PT •FRA •Lu •MX? •McGraw-Hill •Mirrors and masks •PTCH •Plano geral da rede ferrovißria do continente •Ponta Delgada •RUS •Rio de Janeiro •RomÚnia • [ES] •[FR] •eGB •narração biográica •0 •? •Amilcar Cabral filho de África •BE •BR •CH •Coimbra •DE •DK •DUT •EMG •Lat =por •Lat •Lisboa •Luv •MULTILINGUE •[por] •bil. •eu, fre, eng •freger •freita •freng •ge •roa-eng •spa e ita •spa-roa •trad. •~en

52 Controlo de qualidade A base de dados foi analisada com uma rotina que permitiu detectar os potenciais registos duplicados. Para esta análise foram definidos os seguintes critérios (campos) 52 SIBUL Duplicados CampoFormato/subcampos ISBN/ISSN 10$a / 11$a Título 200$a, 200$e Autor 700$a,700$b / 710$a,710$b EdiçãoV205$a Editor210$a Local210$c Data de publicação 100$a / 210$d Nota: Para a comparação foi considerada a primeira ocorrência dos campos indicados, texto em maiúsculas e excluídos caracteres não alfabéticos (, /( ) $ “ ! ?. :, ; + *)

53 Controlo de qualidade 53 SIBUL Duplicados / Comparação global

54 Controlo de qualidade 54 SIBUL Potenciais duplicados

55 Controlo de qualidade 55 SIBUL Duplicados por biblioteca - 1

56 Controlo de qualidade 56 SIBUL Duplicados por biblioteca - 2

57 Controlo de qualidade 57 SIBUL Exemplo de relatório Boletin del Instituto Espaol de Oceanografa. - Madrid : Instituto Espaol de Oceanografa, ISSN: Registos duplicados: 2 - MFN`s: ULB50, ULB50 O Percevejo : revista de teatro, crtica e esttica / [propr.] Departamento de Teoria do Teatro. - Rio de Janeiro : Escola de Teatro. Departamento de Teoria do Teatro, ISSN: Registos duplicados: 7 - MFN`s: , , , , , , Free rings and their relations / P. M. Cohn. - London : Academic Press, ISBN: Registos duplicados: 2 - MFN`s: ULB65, ULB50 Applied multivariate data analysis / J. D. Jobson. - New York : Springer-Verlag, ISBN: Registos duplicados: 2 - MFN`s: ULB50, ULB50 Degree theory / N. G. Lloyd. - Cambridge : Cambridge University Press, ISBN: Registos duplicados: 2 - MFN`s: ULB65, ULB65 The structure of decidable locally finite varieties / Ralph McKenzie ; Matthew Valeriote. - Boston : Birkhauser, ISBN: Registos duplicados: 2 - MFN`s: ULB65, ULB65 Avaliação : laboratórios do Estado 1997 / Ministério da Ciência e da Tecnologia. - Lisboa : O. C. T., ISBN: Registos duplicados: 4 - MFN`s: ULB52, ULB52, ULB52, -ULB52 Avaliao : labortórios do Estado 1997 / Ministrio da Cincia e da Tecnologia. - Lisboa : O. C. T., ISBN: Registos duplicados: 3 - MFN`s: ULB52, ULB52, ULB52 Auditoria pedagógica : justificação de um projecto / Maria do Carmo Clmaco. - Lisboa : ME.IGE, ISBN: Registos duplicados: 3 - MFN`s: ULB63, ULB63, ULB63 Identificação do Documento O Percevejo : revista de teatro, crtica e esttica / [propr.] Departamento de Teoria do Teatro. - Rio de Janeiro : Escola de Teatro. Departamento de Teoria do Teatro, ISSN: Identificação dos registos duplicados Registos duplicados: 3 - MFN`s: ULB52, ULB52, ULB52

58 ... {fim} 58 SIBUL © AntMan, SIBUL | Maio 2007

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