SIBUL – 2007 UL - Reitoria SIBUL SIBUL - 2007 1 Reunião 29|Maio|2007.

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1 SIBUL – 2007 UL - Reitoria SIBUL SIBUL - 2007 1 Reunião 29|Maio|2007

2 Resumo da apresentação 1. Ponto da situação  Upgrade - Aleph  Novos Produtos (Metalib e Digitool) 2. Caracterização do Catálogo Colectivo  Indicadores para caracterização do catálogo colectivo 3. Plano de acção a desenvolver  Controlo de qualidade (fase experimental)  Análise e correcção retrospectiva e corrente  Duplicados  Detecção e correcção de registos duplicados 2 SIBUL - 2007

3 Ponto da situação - produtos 3 SIBUL - 2007 1

4 Ponto da situação Upgrade – Aleph ● Situação actual ● Calendário de implementação ● Testes e sugestões ● Levantamento das necessidades de formação ● Formação neste produto e nas matérias críticas ● Auditoria periódica do sistema em pontos chave a desenvolver 4 SIBUL - 2007

5 Ponto da situação 5 SIBUL - 2007 #TarefasCalendárioIntervenientes 1Elaborar plano de instalação da nova versãoSIBUL 2Aquisição do equipamento necessário à migraçãoInformática 3Definição das tarefas de parametrização a realizarSibul /Datinfor 4Preparação de CD para instalação de novos clientesSibul 5Instalação de novos clientesSibul/Bibliotecas 6Acção de FormaçãoDatinfor/Sibul 7Migração dos dados (para avaliação)Sibul /Datinfor 8Testes dos vários módulosBibliotecas 9Correcções finaisSibul /Datinfor 10Migração dos dados (final)Sibul /Datinfor 11Aceitação finalSibul 12Entrada em produçãoBibliotecas Calendário de instalação – Aleph versão 18

6 Ponto da situação Novos Produtos (Metalib e Digitool) ● Situação actual ● Colaboração exterior ● Avaliação e sugestões ● Formação nestes produtos ● Entrada em produção 6 SIBUL - 2007

7 Caracterização do Catálogo Colectivo 7 SIBUL - 2007 11|maio|2007 2

8 Caracterização do Catálogo Colectivo Objectivo? Obter um conjunto de indicadores gerais de gestão que caracterizem em cada momento o Catálogo Colectivo relativamente ao seguintes aspectos: ● Crescimento (registos bibliográficos e existências) ● Quem colabora e com que peso ● Que áreas temáticas (CDU) e que peso ● Obter e divulgar periodicamente os dados pelas bibliotecas cooperantes Este tipo de informação é importante para avaliar a tendência de crescimento, impacto de possíveis intervenções no sistema, nº de utilizadores que intervêm no sistema, quantas bibliotecas colaboram e dependem do sistema. Este dados também são importantes para cada uma das entidades cooperantes. Aceitam-se… sugestões para definir outros indicadores/critérios de avaliação 8 SIBUL - 2007

9 Caracterização do Catálogo Colectivo 9 SIBUL - 2007 Dados gerais Registos bibliográficos 431.080 Existências 884.674 Bibliotecas 18 Sub-bibliotecas 83 Utilizadores registados (staff) 193

10 Caracterização do Catálogo Colectivo 10 SIBUL - 2007 Registos bibliográficos e existências

11 Caracterização do Catálogo Colectivo 11 SIBUL - 2007 Registos bibliográficos e existências por biblioteca BibliotecaIdentificaçãoRegistos BibliográficosExistências Não definidaULBxx28260,6628260,32 Faculdade de CiênciasULB504447410,3213409615,16 Faculdade de DireitoULB516754215,6713377315,12 Faculdade de FarmáciaULB5299922,32336083,80 Faculdade de LetrasULB539443921,9118248420,63 Faculdade de MedicinaULB54128042,97310783,51 Faculdade de Medicina DentáriaULB5547591,1084850,96 Faculdade de PsicologiaULB56202174,69345743,91 Instituto Bact. Câmara PestanaULB5710290,24244722,77 ICSULB58414009,60725008,20 Instituto GeofísicoULB5916840,3975340,85 Museu de MineralogiaULB6011350,2649630,56 Museu de CiênciasULB61195754,54400454,53 Jardim BotânicoULB621630,0414550,16 Reitoria - SDULULB63424599,85829809,38 Centro LinguísticaULB64212994,94283823,21 C. InterdisciplinarULB65142563,31271703,07 Faculdade de Belas ArtesULB66111112,58133931,51 Centro de Estudos GeográficosULB67199164,62208562,36 TOTAL 431.080884.674

12 Caracterização do Catálogo Colectivo 12 SIBUL - 2007 Registos bibliográficos e existências por biblioteca

13 Caracterização do Catálogo Colectivo 13 SIBUL - 2007 Distribuição por tipos de documento (Aleph)

14 Caracterização do Catálogo Colectivo 14 SIBUL - 2007 Distribuição por tipos de documento (Unimarc)

15 Caracterização do Catálogo Colectivo 15 SIBUL - 2007 Comparação entre códigos (Aleph/Unimarc)

16 Caracterização do Catálogo Colectivo 16 SIBUL - 2007 Distribuição por grandes áreas da CDU

17 Caracterização do Catálogo Colectivo 17 SIBUL - 2007 Documentos na língua original/traduções

18 Caracterização do Catálogo Colectivo 18 SIBUL - 2007 Documentos com ligações (campo 856)

19 Caracterização do Catálogo Colectivo 19 SIBUL - 2007 Língua de publicação

20 Caracterização do Catálogo Colectivo 20 SIBUL - 2007 Ano de entrada - 1

21 Caracterização do Catálogo Colectivo 21 SIBUL - 2007 Ano de entrada - 2

22 Caracterização do Catálogo Colectivo 22 SIBUL - 2007 Ano de publicação (todos os anos)

23 Caracterização do Catálogo Colectivo 23 SIBUL - 2007 Ano de publicação (1987-2007)

24 Caracterização do Catálogo Colectivo 24 SIBUL - 2007 Ano de publicação (1987-2007)

25 Caracterização do Catálogo Colectivo 25 SIBUL - 2007 Registos entrados por ano/ano de publicação - 1

26 Caracterização do Catálogo Colectivo 26 SIBUL - 2007 Registos entrados por ano/ano de publicação - 2

27 Plano de acção a desenvolver 27 SIBUL - 2007 3 Controlo de qualidade (fase experimental)

28 Controlo de qualidade Objectivo? ● Garantir a qualidade e consistência dos dados do Catálogo Colectivo, minimizando ou eliminando os erros que resultam da recolha diária de dados. ● Contribuir para a criação de uma base de dados colectiva com uma taxa de erros cada vez mais próxima dos 99,9999999999%. ● Conhecer melhor o Catálogo (quais as áreas temáticas, em que línguas, em que anos, que tipos de documento, qual o crescimento anual, etc) ● Auditar/avaliar a aplicação de regras e práticas comuns ● Garantir estatísticas mais fiáveis e melhorar os resultados nas pesquisas Em que consiste? ● Produção automática de um relatório de erros/sugestões relativos ao trabalho produzido no dia por cada uma das bibliotecas cooperantes. Cada biblioteca receberá diariamente um resumo e um relatório de erros detectados. O que é validado? ● Foram criadas várias rotinas que analisam os campos do registo. Estas rotinas forma parametrizadas para detectarem erros de síntase (indicadores, campos obrigatórios e não preenchidos, datas, etc). Pretende-se aperfeiçoar e criar novas rotinas. Quem corrige? ● A correcção será da responsabilidade do proprietário (OWNER) de cada registo ou quem adicionou existência a registos já criados. O relatório será enviado para um endereço de mail a indicar por biblioteca. A intervenção técnica será da responsabilidade de cada biblioteca. 28 SIBUL - 2007

29 Controlo de qualidade “Erros” / Sugestões ● Os erros apresentados nos relatórios resultam da aplicação de um conjunto de regras de análise sintáctica e nalguns casos aos conteúdos de campos e subcampos. ● Os valores obtidos após a análise global da base incluem erros e sugestões. ● Foram atribuídas ponderações aos diversos erros. Desta forma, tem-se uma ideia da pertinência do erro e ajuda a definir a prioridade na correcção e o tipo de intervenção no sistema. ● Nesta fase piloto, apostou-se na detecção de erros que interferem basicamente na pesquisa e nas estatísticas do sistema. ● Estas regras e a relevância podem ser ajustadas e melhoradas. 29 SIBUL - 2007

30 Controlo de qualidade Fase 1 – Análise retrospectiva Produção de um relatório de erros de toda a base de dados e distribuição pelas várias bibliotecas Fase 2 – Análise corrente Envio diário de um relatório de erros relativos aos registos entrados no dia anterior Fase 3 – Reavaliação dos resultados A realizar anualmente 30 SIBUL - 2007 Fases do trabalho

31 Controlo de qualidade Aos vários tipos de erro (que resultam da validação do registos) foram atribuídos pesos de acordo com a sua importância ou relevância. A classificação dos erros é a seguinte: 1 - Crítico (+ importante) 2 - Importante 3 - Sugestão (- importante) 0 – Não definido 31 SIBUL - 2007 Tipos de erro

32 Controlo de qualidade ● Resumo de erros global para avaliação dos pontos críticos ● Resumo de erros global para avaliação dos pontos críticos (ver relatório)ver relatório ● Resumo de erros por biblioteca ● Relatório detalhado por biblioteca 32 SIBUL - 2007 Fase 1 – Análise retrospectiva

33 Controlo de qualidade Resumo após análise de 486663 registos 33 SIBUL - 2007 Ponto da situação (11|maio|2007) Último nº de sistema (nº de registo na base) 486.829 Registos validados (analisados) 486.663 Apagados 55.683 Registos activos (validados) 431.080 Registos com erro 48.328 % de registos com erros 11,21 % Total de erros detectados 141.372 % de erros na base (activos) 32,79 %

34 Controlo de qualidade 34 SIBUL - 2007 Erros por categoria Total de erros 141.372 Crítico (tipo 1)67.30147,61% Importante (tipo 2)10.9167,72% Sugestão (tipo 3)63.10844,64%

35 Controlo de qualidade Resumo após análise de 486663 registos 35 SIBUL - 2007 Erros por biblioteca BibliotecaIdentificaçãoRegistos BibliográficosRegistos com erroErros Relação registos / erros Não definida ULBxx2826 0,66 918 32,48 2210 0,31 78,20 Faculdade de Ciências ULB5044474 10,32 9433 21,21 23148 3,24 52,05 Faculdade de Direito ULB5167542 15,67 10388 15,38 16957 2,37 25,11 Faculdade de Farmácia ULB529992 2,32 790 7,91 1694 0,24 16,95 Faculdade de Letras ULB5394439 21,91 8373 8,87 15284 2,14 16,18 Faculdade de Medicina ULB5412804 2,97 2015 15,74 4260 0,60 33,27 Faculdade de Medicina Dentária ULB554759 1,10 2576 54,13 7715 1,08 162,11 Faculdade de Psicologia ULB5620217 4,69 3672 18,16 7431 1,04 36,76 Instituto Bact. Câmara Pestana ULB571029 0,24 99 9,62 304 0,04 29,54 ICS ULB5841400 9,60 10261 24,79 22336 3,13 53,95 Instituto Geofísico ULB591684 0,39 327 19,42 567 0,08 33,67 Museu de Mineralogia ULB601135 0,26 367 32,33 775 0,11 68,28 Museu de Ciências ULB6119575 4,54 4019 20,53 9090 1,27 46,44 Jardim Botânico ULB62163 0,04 33 20,25 42 0,01 25,77 Reitoria - SDUL ULB6342459 9,85 7164 16,87 14705 2,06 34,63 Centro Linguística ULB6421299 4,94 456 2,14 1525 0,21 7,16 C. Interdisciplinar ULB6514256 3,31 2147 15,06 3936 0,55 27,61 Faculdade de Belas Artes ULB6611111 2,58 1674 15,07 2903 0,41 26,13 Centro de Estudos Geográficos ULB6719916 4,62 2201 11,05 6490 0,91 32,59 TOTAL431.080 100,00 48328 11,21 141372 19,80 32,79

36 Controlo de qualidade Taxa relativa entre registos do catálogo e total de erros (por biblioteca) 36 SIBUL - 2007 Relação Registo/erro

37 Controlo de qualidade Peso dos registos com erro (relativo ao total de registos por biblioteca) 37 SIBUL - 2007 % Registos com erro

38 Controlo de qualidade Comparação entre registos por biblioteca, registos com erro e total de erros 38 SIBUL - 2007 Registos por biblioteca / erros

39 Controlo de qualidade Comparação entre registos existentes, registos com erro e total de erros 39 SIBUL - 2007 Situação actual do Catálogo Colectivo

40 Controlo de qualidade 40 SIBUL - 2007 Exemplo de relatório global – Resumo/1

41 Controlo de qualidade 41 SIBUL - 2007 Exemplo de relatório global – Resumo/2

42 Controlo de qualidade 42 SIBUL - 2007 Exemplo de relatório global – Resumo/3

43 Controlo de qualidade 43 SIBUL - 2007 Exemplo de relatório global – Resumo/4

44 Controlo de qualidade ● Relatório diário por biblioteca com os erros/sugestões relativas aos registos criados nos últimos 5 dias (ou outra periodicidade a definir) ● Envio automático por mail 44 SIBUL - 2007 Fase 2 – Análise corrente

45 Controlo de qualidade 45 SIBUL - 2007 Envio do relatório por mail :::::::::::::: /exlibris/aleph/u50_5/ulb01/scratch/valida/messages/body_valida.txt :::::::::::::: Esta é uma mensagem automática gerada pelo SIBUL/ALEPH. Contém 1 relatório com o resumo e lista de erros encontrados nos últimos registos criados por esta biblioteca no SIBUL. Recomenda-se a análise e a correcção dos erros indicados.

46 46 SIBUL - 2007 Identificação da biblioteca Resumo em % e nº dos erros detectados Resumo com descrição dos erros por tipo Explicação detalhada do erro Relatório detalhado do erro Ligação ao registo na WEB Controlo de qualidade Gráfico representativo dos erros Relatório

47 Controlo de qualidade O relatório diário contém os códigos de erro e um texto resumido. Uma explicação mais detalhada assim como as sugestões ou recomendações podem ser consultadas na página de erros. Ao seleccionar o erro, a página é automaticamente apresentada. 47 SIBUL - 2007 Códigos de erro

48 Controlo de qualidade O relatório diário contém a indicação dos nºs de registo onde o erro ocorre. Ao seleccionar o nº de registo, este pode ser visualizado na WEB 48 SIBUL - 2007 Ligação ao registo

49 Controlo de qualidade O registo deve ser editado e corrigido no Módulo de Catalogação. 49 SIBUL - 2007 Correcção

50 Controlo de qualidade Foram produzidas algumas listagens que permitem avaliar a consistência de alguns campos codificados:  Campos 856 (URL e acesso electrónico) – sem $u ou $z  Campos 859 (Link para imagem) – sem $u ou $z (campo local)  Códigos de língua inválidos (campo 101)  Códigos de país inválidos (campo 102)  Códigos de função (campos 7xx$4) Posteriormente poderão ser produzidas listas de:  Autores  Assuntos  ou qualquer outro campo …. 50 SIBUL - 2007 Listagens de verificação

51 Controlo de qualidade 51 SIBUL - 2007 Exemplos de Listagens de verificação Códigos de funçãoCódigos de paísCódigos de língua •, co-aut. •.340 •0070 •070738.8 •1890-1876 •1907-1996 •340 Williamson, •340, e outros •340Vegesack, •??? •B. •Barcelona. •FDL •Faro, •Gabinete de Comunicação e Publicações •Müller, •O70 •Oficina Patriarcal •Portugal. Ministério do Ambiente. Instituto da Conservação da Natureza •ULFIL •[et al.] •fund. •ill. •o7o •Trad •(US •1 •1998 •pt •? •????????? •ARG •Almedina •Canadá •Ch •China •FR =PT •FRA •Lu •MX? •McGraw-Hill •Mirrors and masks •PTCH •Plano geral da rede ferrovißria do continente •Ponta Delgada •RUS •Rio de Janeiro •RomÚnia • [ES] •[FR] •eGB •narração biográica •0 •? •Amilcar Cabral filho de África •BE •BR •CH •Coimbra •DE •DK •DUT •EMG •Lat =por •Lat •Lisboa •Luv •MULTILINGUE •[por] •bil. •eu, fre, eng •freger •freita •freng •ge •roa-eng •spa e ita •spa-roa •trad. •~en

52 Controlo de qualidade A base de dados foi analisada com uma rotina que permitiu detectar os potenciais registos duplicados. Para esta análise foram definidos os seguintes critérios (campos) 52 SIBUL - 2007 Duplicados CampoFormato/subcampos ISBN/ISSN 10$a / 11$a Título 200$a, 200$e Autor 700$a,700$b / 710$a,710$b EdiçãoV205$a Editor210$a Local210$c Data de publicação 100$a / 210$d Nota: Para a comparação foi considerada a primeira ocorrência dos campos indicados, texto em maiúsculas e excluídos caracteres não alfabéticos (, /( ) $ “ ! ?. :, ; + *)

53 Controlo de qualidade 53 SIBUL - 2007 Duplicados / Comparação global

54 Controlo de qualidade 54 SIBUL - 2007 Potenciais duplicados

55 Controlo de qualidade 55 SIBUL - 2007 Duplicados por biblioteca - 1

56 Controlo de qualidade 56 SIBUL - 2007 Duplicados por biblioteca - 2

57 Controlo de qualidade 57 SIBUL - 2007 Exemplo de relatório Boletin del Instituto Espaol de Oceanografa. - Madrid : Instituto Espaol de Oceanografa, 1977-1981. - ISSN: 0074-0195 Registos duplicados: 2 - MFN`s: 00477775-ULB50, 0356818-ULB50 O Percevejo : revista de teatro, crtica e esttica / [propr.] Departamento de Teoria do Teatro. - Rio de Janeiro : Escola de Teatro. Departamento de Teoria do Teatro, 1993-2000. - ISSN: 0104-7671 Registos duplicados: 7 - MFN`s: 00481032, 000481074, 000481114, 000481160, 000481207, 000481250, 000481291 Free rings and their relations / P. M. Cohn. - London : Academic Press, 1971. - ISBN: 0-12-179150-5 Registos duplicados: 2 - MFN`s: 218871-ULB65, 0319722-ULB50 Applied multivariate data analysis / J. D. Jobson. - New York : Springer-Verlag, 1992. - ISBN: 0-387-97804-6 Registos duplicados: 2 - MFN`s: 296281-ULB50, 0298015-ULB50 Degree theory / N. G. Lloyd. - Cambridge : Cambridge University Press, 1978. - ISBN: 0 521 21614 1 Registos duplicados: 2 - MFN`s: 224113-ULB65, 0225286-ULB65 The structure of decidable locally finite varieties / Ralph McKenzie ; Matthew Valeriote. - Boston : Birkhauser, 1989. - ISBN: 0-8176- 3439-8 Registos duplicados: 2 - MFN`s: 218369-ULB65, 0219000-ULB65 Avaliação : laboratórios do Estado 1997 / Ministério da Ciência e da Tecnologia. - Lisboa : O. C. T., 1997. - ISBN: 972-8421-22-2 Registos duplicados: 4 - MFN`s: 213654-ULB52, 0213655-ULB52, 0213656-ULB52, -ULB52 Avaliao : labortórios do Estado 1997 / Ministrio da Cincia e da Tecnologia. - Lisboa : O. C. T., 1997. - ISBN: 972-8421-22-2 Registos duplicados: 3 - MFN`s: 213661-ULB52, 0213662-ULB52, 0213663-ULB52 Auditoria pedagógica : justificação de um projecto / Maria do Carmo Clmaco. - Lisboa : ME.IGE, 1997. - ISBN: 972-8429-00-2 Registos duplicados: 3 - MFN`s: 326386-ULB63, 0326465-ULB63, 0326467-ULB63 Identificação do Documento O Percevejo : revista de teatro, crtica e esttica / [propr.] Departamento de Teoria do Teatro. - Rio de Janeiro : Escola de Teatro. Departamento de Teoria do Teatro, 1993-2000. - ISSN: 0104-7671 Identificação dos registos duplicados Registos duplicados: 3 - MFN`s: 213661-ULB52, 0213662- ULB52, 0213663-ULB52

58 ... {fim} 58 SIBUL - 2007 © AntMan, SIBUL | Maio 2007

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