apresentação das palestras Curso de Capacitação Normas gerais para apresentação das palestras

Normas gerais de apresentação Curso de Capacitação Normas gerais de apresentação As palestras serão filmadas. Todas as diretorias e a biblioteca receberão um conjunto de DVDs com o material digital. Dessa forma, todos os servidores poderão ter acesso ao curso. Arquivos adicionais com a atualização e/ou detalhamento do conteúdo poderão ser disponibilizados na intranet posteriormente. As apresentações em PowerPoint devem ter uma resolução mínima, para que todo o auditório visualize adequadamente. Essas normas objetivam também uma filmagem de boa qualidade.

Ao preparar a apresentação: Usar fundo escuro e texto claro, ou seja, cores contrastantes. Essa regra vale apenas para quando se vai filmar a apresentação, pois a luminosidade do fundo branco prejudica a filmagem; em outras ocasiões, o fundo branco é bem-vindo. Pelo mesmo motivo, evitar cores avermelhadas (vermelho, rosa, laranja etc.). Evitar animações (efeitos visuais e sonoros). Faça todos os itens aparecerem de uma só vez. Menos é mais. Deixar margem de pelo menos 2 cm em todos os lados.

Dividir a quantidade de eslaides pelo tempo de apresentação Dividir a quantidade de eslaides pelo tempo de apresentação. Por exemplo, 12 para uma apresentação de 25 minutos; isso cria um bom ritmo e evita correria ou lentidão. Expor o conteúdo em tópicos. Apresentar apenas uma ideia em cada eslaide. Utilizar gráficos e tabelas sem muitas cores, desenhos, texturas ou muitas informações. Imagens são um ótimo recurso; é bom fazer uma breve descrição (legenda).

Conteúdo textual: Buscar a legibilidade. Todo o auditório precisa ler. Usar tamanho de fonte mínimo 20 (para tópicos) ou 26 (para títulos). Dar preferência a fontes maiores. Usar frases curtas. Caso haja necessidade de transmitir um longo conteúdo textual, imprimir e entregar à platéia no início da apresentação. Utilizar fontes comuns como Arial, Verdana, Tahoma e, no máximo, 2 fontes, uma no título outra no conteúdo. Utilizar negrito para realçar. No final, passar um corretor ortográfico (atenção para a nova ortografia) e ler novamente, para evitar surpresas desagradáveis.

Prevenir é melhor que remediar Fazer cópias em mídias confiáveis (CD e pen drive), para evitar surpresas desagradáveis. Levar ambas para o dia da apresentação. Salvar a apresentação em dois arquivos: em PowerPoint 2003 e PowerPoint 2007. Não corra o risco de incompatibilidade de versões. E se o PowerPoint falhar? Leve isso em consideração.

E, finalmente, Antes de preparar uma apresentação, organize suas idéias. Faça uma análise do que deseja expor, identificando qual é o começo, o meio e o fim. Desde que feita com bom senso, uma dose de inovação é bem-vinda. Mas isso só vale quando a ideia for realmente boa; na dúvida, mantenha os padrões. É fundamental saber que um recurso audiovisual tem por finalidade facilitar a compreensão do público, possibilitando uma maior retenção das informações apresentadas.   E lembre-se: a atenção do auditório deve ficar no apresentador e não nos eslaides. O recurso audiovisual é apenas material de apoio.

Dicas para apresentação em PowerPoint O PowerPoint é o programa mais usado em apresentação de palestras. A seguir, apresentamos algumas dicas para ajudá-lo a usar melhor os recursos oferecidos pela ferramenta. Essas dicas referem-se ao PowerPoint 2003 e PowerPoint 2007. Inserindo imagens corretamente para evitar corrompimento do arquivo: O recurso mais usado para inserir imagem é "copiar e colar“ e normalmente, isso não causa nenhum problema. Mas, em uma apresentação com muitas figuras inseridas dessa forma, pode haver problemas durante a apresentação, como a não exibição de alguma imagem, ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo.

Para diminuir as chances de esses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta: No PowerPoint 2003, vá a Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, vá ao diretório onde a figura está armazenada e selecione-a. No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a. Se você constatar que uma imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará grande.

Como iniciar a apresentação imediatamente ao abrir o arquivo do PowerPoint: Ao salvar o arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão.ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão .pptx na versão 2007), o programa sempre o abrirá de forma que você possa editá-lo. Para fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto, faça o seguinte:

No PowerPoint 2003: vá ao menu Arquivo, escolha Salvar como e, no campo Salvar como tipo: da janela que surgir, escolha a opção Apresentação do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .pps. No PowerPoint 2007, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .ppsx. Agora, faça o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrirá imediatamente no modo de exibição de slides. Para finalizar a apresentação, clique na tecla ESC de seu teclado.

Como posicionar melhor os itens no eslaide: Quando os slides da apresentação são muito detalhados, o uso de grades ajuda a posicionar melhor os itens. Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário. As grades servem apenas para ajudar no posicionamento dos itens, portanto, não aparecerão durante a apresentação. O procedimento vale para ambas as versões do PowerPoint.

Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. Essas dicas de apresentação foram elaboradas pela Geiat/Dimam, a partir de livros, orientações Firjan, anotações de aulas, e pesquisa na web. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe suas dicas: geiat@inea.rj.gov.br