Fábio Mascarenhas e Silva 22novembro2007 Universidade Federal de Pernambuco Centro de Artes e Comunicação Departamento de Ciência da Informação Tópicos Especiais em TI 2

Assunto GED Aula 22nov2007

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JR., 1995). - Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão, consultas, manipulação, atualização, e eventual disposição de documentos para preencher um propósito organizacional. - Eletrônico: uso de tecnologias de informação. - Documento: um conjunto de informações pertinentes a uma temática, estruturado para a compreensão humana, representado por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade. Aula 22nov2007

 Discos magnéticos flexíveis Ex.: Disquetes 3.5”, Zip discs, Jazz discs Capacidade: 1.44 MB a 250 MB Longevidade: 5 anos  Discos óticos Ex.: CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW, WORM Capacidade: 640 MB a 9.4 GB Longevidade: boa para arquivamento (>10 anos) Aula 22nov2007  Fitas magnéticas Ex.: Fitas DDS (Digital Data Storage), DAT (Digital Audio Tape), DLT (Digital Linear Tape) Capacidade: 200 MB a 400 GB Longevidade: 30 anos  Mídia de Estado Sólido Ex.: Pen drive, SmartMedia, Memory Card, etc… Capacidade: 32 MB a 4 GB Longevidade: ruim para fins de arquivamento.

Mídias x Condições Ambientais x Durabilidade MídiaTemp. º CUmidade Relativa %Durabilidade (Anos) CD-ROM CD-R MAGNETO-ÓPTICO Microfilme com Qualidade Arquivística (Prata) Aula 22nov2007

 LONGEVIDADE Mídia com vida útil de 10 anos é comumente usada para fins de arquivamento pois hardware e software usados para a leitura provavelmente se tornarão obsoletos neste intervalo de tempo. Obs.: Discos óticos e fitas magnéticas são aprovados nesse critério  CAPACIDADE A Mídia deve ter capacidade de armazenamento compatível com o volume de documentos. Boa capacidade reduz o número de mídias necessárias para arquivamento. Ex.: Fitas magnéticas são muito boas nesse critério.  VIABILIDADE A Mídia deve fornecer mecanismo de detecção de erro no registro/leitura. Deve ser preferencialmente Write-Once (gravação única), ou prover de mecanismo que impeça a regravação/alteração. Ex.: CD-R, DVD-R Que critérios adotar na escolha da mídia Aula 22nov2007

 OBSOLESCÊNCIA Uma mídia mais recente não é necessariamente a menos sujeita a obsolescência. Os CDs são menos suscetíveis a mudanças que os DVDs. Assim, a mídia, o hardware e o software associados devem ser tecnologias amadurecidas. Mídias baseadas em padrões abertos não proprietários são preferíveis.  CUSTO -Verificar custo da mídia por MB/GB; Levar em consideração a fragilidade do drive de leitura (tempo médio de falha). Obs.: CD-R é uma boa mídia nesse critério  SUSCETIBILIDADE Tolerância a danos físicos e condições ambientais adversas. Em fitas magnéticas por exemplo verificar a tolerância a campos magnéticos. Obs.: A camada e o disco dos CDs são fabricados com diferentes substâncias que são mais ou menos suscetiveis a falhas (CDs gold são recomendados) Critérios para escolha da mídia Aula 22nov2007

Razões pelas quais os GED estão sendo implementados em todo o Brasil Controle e viabilização de tecnologias como eBusiness, eCommerce, Knowledge Management. soluções rápidas para indexação de documentos; melhoria no atendimento aos clientes; vantagem competitiva através do uso eficiente da informação; aumento na eficiência e produtividade na gestão do negócio, proporcionando maior poder de competitividade. Aula 22nov2007

DIGITALIZAÇÃO Digitalizar é converter um documento analógico para um formato digital. Ex: foto impressa em foto digital. O processo de digitalização varia conforme as mídias originais, assim, a digitalização de texto, imagem, áudio, vídeo diferem entre si. Aula 22nov2007

DIGITALIZAÇÃO DE TEXTO Opções para digitalizar documentos textuais: Digitação do conteúdo do documento Solução simples, direta e barata porém ineficiente. Captura da Imagem Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) Digitação Face-up Aula 22nov2007

CAPTURA DA IMAGEM (document imaging) Captura da imagem do documento original através do uso de scanners ou máquinas digitais Imagens textuais em formatos TIFF, JPG, dentre outros Variáveis importantes Resolução Compressão Aula 22nov2007

CAPTURA DA IMAGEM (document imaging) RESOLUÇÃO medida em DPI (dots per inch) Em aplicações como conversão de acervos históricos, a resolução é mais importante 300 dpi para geração de arquivos Master Em aplicações como automação de cartórios ou arquivos lidos via Web, a compressão é importante 72 dpi é suficiente Aula 22nov2007

CAPTURA DA IMAGEM COMPRESSÃO Inversamente proporcional à resolução Imagem em formato TIFF com 300dpi podem gerar arquivos com mais de 1MB Alguns formatos tem melhor compressão, porém a menor compressão pode não servir para certos fins, como por exemplo a impressão. Ex.: JPEG (padrão para a Web) Para grandes quantidade de documentos e/ou aplicações on-line a compressão é importante. Aula 22nov2007

OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) OCR recebe uma imagem textual e retorna a seqüência de caracteres do texto Transforma imagem em texto Formatos de texto, como ASCII, PDF, HTML,... Arquivos de testo manipulados por editores (ex.: Word, FrontPage,…) Formatação do texto Uso de corretores ortográficos Aula 22nov2007

OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) Algumas dificuldades no OCR Dificuldade para documentos mal conservados Riscados, sujos, amassados, com anotações à lápis,... Dificuldade com textos de layout complexo Textos com colunas, figuras, formulas, fontes estilizadas... Aula 22nov2007

Tecnologias comuns no GED COLD Captura da imagem (Document Imaging (DI) Workflow Document Management (DM) Aula 22nov2007

Captura da Imagem (Document Imaging (DI) Funcionalidade: captação / transformação do documento em papel em documento eletrônico, podendo gerar: Imagem OCR / ICR – reconhecimento de caracteres – texto Aula 22nov2007 COLD (Computer Output to Laser Disc – Saída de Computador em Disco Óptico) Funcionalidade: armazenamento de informações em discos óticos oriundos de sistemas informatizados. Bastante utilizado em bancos e companhias telefônicas.

Workflow Funcionalidade: distribuição, trâmite do documento, histórico do fluxo documental e de trabalho. Document Management (DM) Funcionalidade: gerenciamento dos documentos / informações Recuperação Atualização Temporalidade Guarda (acervo) Aula 22nov2007

Document Management (DM) Especificações de planilhas de entrada de dados (catalogação) Padronização Vocabulário controlado Taxonomia / classificação Definição de temporalidade Migração de documentos / registros Auditoria Treinamento Aula 22nov2007