GUGP - GRUPO DE USUÁRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP.

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1 GUGP - GRUPO DE USUÁRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

2 Pauta Contextualização do Cenário Desafios e Fatores Críticos de Sucesso: → Projeto x Planejamento Estratégio → Comprometimento da Alta Gestão → Metodologia de Implantação → Gestão de Mudanças e Plano de Comunicação → Formação das Equipes do Projeto → Gerenciar x Liderar → Gestão compartilhada do projeto

3 Contextualização Projetos de Implantação de ERP: Integrar PESSOAS + PROCESSOS + FERRAMENTAS Pessoas Capacitadas Ferramentas Adequadas Processos definidos e monitorados Organização Integrada

4 Contextualização As organizações acreditam que, pelo simples fato de selecionarem o melhor sistema disponível no mercado, bem como uma consultoria experiente que lhe dê suporte metodológico para a implantação desse sistema de ERP, possuem as condições suficientes para garantir o sucesso do projeto. Somente isto é suficiente?

5 Contextualização E outros fatores como: O projeto está alinhado com a estratégia da organização? A alta gestão está comprometida? A organização está preparada para a mudança? A metodologia está difundida e sendo bem empregada? E o Plano de Comunicação? E a Formação de Equipes?

6 Contextualização Fatores como esses, poderão contribuir para a obtenção de melhores ou piores resultados quando nos referimos a um projeto de implantação de um sistema de ERP.

7 Desafios Gerenciamento do Projeto Metodologia de Implantação Gestão Stakeholders Comunicação Formação de Equipes Gerenciar e Liderar Cultura Organizacional Gestão da Mudança Gestão Compartilhada Pessoas Comprometimento da Alta estão

8 Projetos x Estratégia Projetos devem refletir a estratégia da organização e gerar valor para o negócio! O projeto precisa estar alinhado com o planejamento estratégico, caso contrário terá grandes chances de fracassar.

9 Cultura Organizacional Projetos podem falhar ou ser bem sucedidos de acordo coma a Cultura de uma organização. Tanto a Cultura da empresa como a Cultura de um projeto dentro de uma empresa, são mutuamente interdependentes influenciando um ao outro. A Cultura da organização, afeta o planejamento estratégico, sua implementação e consequentemente, a gestão de projetos dentro da organização.

10 Cultura Organizacional Organizações mais reativas a processos de transformação organizacional, tendem a dificultar e criar barreiras ao processo de implantação de sistemas de ERP, influenciando diretamente no seu sucesso ou fracasso.

11 Cultura Organizacional Transformar e modernizar uma organização com a implantação de um sistema ERP, mesmo utilizando as melhores práticas de gerenciamento, não garante o sucesso dessa implantação se a própria organização não encontrar o modo mais adequado de como mudar e o que mudar.

12 Gestão da Mudança Projetos de Implantação de ERP geram mudanças nos processos, nas ferramentas, nas estruturas e nas PESSOAS! “Não é o mais forte da espécime que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que responde melhor às mudanças.” (Charles Darwin) 10% - 10% - ACEITAM DE IMEDIATO 20% 20% - ACEITAM COM UM POUCO DE CONVENCIMENTO 40% 40% - ACEITAM COM ALGUM CONVENCIMENTO 30% 30% - SÓ ACEITAM DEPOIS QUE A MUDANÇA FOI BEM SUCEDIDA

13 Gestão da Mudança Se a mudança for gerenciada ela será implementada com mais sucesso. Reduzir resistência, aumentar comprometimento. Comitê de Mudanças deve dar apoio e suporte à gerencia do projeto. A facilidade com que a empresa encara a mudança vai facilitar o processo de implantação do sistema de ERP.

14 Comprometimento da Alta Gestão Comprometer-se é: -Envolver toda a organização  Gestão da Mudança! -Patrocinar e participar ativamente do projeto -Ouvir e agir sempre que acionado Desafio do Gerente do Projeto: Manter o envolvimento da Alta Gestão durante todo o projeto! Como fazer isso?

15 Gestão de Stakeholders Stakeholders com alta influência e a favor do projeto, atuam como aceleradores, enquanto que os com alta influência e interesses contrários ao do projeto atuam como bloqueadores.

16 Gestão de Stakeholders INTERESSE PODER Alto Baixo Alto Mantenha Satisfeito Cuidado com excesso de informação A escolha da forma de comunicação é crucial Monitore Comunicação genérica de pontos importantes Avalie mudanças de poder ou interesse Contato Próximo Contato pessoal Tente formar relacionamento Mantenha Informado Precisam saber o que está acontecendo Garanta que recebam e emitam a informação necessária ao Projeto Matriz de Poder x Interesse

17 Gestão da Comunicação Deve ser definida uma estratégia e um Plano de Comunicação para o Projeto para garantir que a informação chegue a todos os envolvidos. Premissas: -Credibilidade e transparência -Discurso alinhado com atitudes

18 Metodologia Porque usar uma Metodologia? Instrumento de Orientação Estabelecer Padrão de Procedimentos Aumentar a qualidade Controle e Acompanhamento do Projeto Aumentar as chances de SUCESSO do projeto

19 Metodologia A metodologia, por parte da implementadora, deve ser flexível ao perfil do cliente e ao tipo de projeto! Projetos são únicos!

20 Metodologia Pontos de Atenção: A metodologia é bem conhecida e aplicada pela equipe da implementadora, mas....... precisa ser apresentada e compreendida pela equipe do cliente. A metodologia deve ser utilizada por TODOS os envolvidos no projeto !

21 Metodologia Pontos de Atenção: Aderência aos processos (GAPs) Customizações zero Workflow para solicitações de mudança Escopo x Prazo x Custo x Qualidade

22 Formação de Equipes Um projeto falha normalmente não pela falta do emprego de técnicas e metodologias mas sim, pela falta de qualificação da equipe de projeto. Perfil da equipe para o projeto Sinergia entre equipes cliente e implementadora Team building (relacionamento)

23 Quem é o usuário chave? O conhecedor do processo; Pessoa de referência; Missão do usuário chave: Apoiar a gestão; Compartilhar as informações do processo de forma clara; Dar o suporte ao demais colegas; Multiplicador; Formação de Equipes

24 Gerenciar x Liderar Gerenciar ou Liderar? É preciso Gerenciar coisas e Liderar pessoas ! O GP precisa ser um líder! Ser o exemplo Facilitador Habilidade de se relacionar Ouvir e agir

25 Gestão Compartilhada GP Cliente Gerenciamento do Projeto GP Implementadora

26 Caminho para o sucesso

27 A organização é formada por PESSOAS O projeto é executado por PESSOAS Os processos são executados por PESSOAS O SUCESSO ou o FRACASSO depende SOMENTE DAS PESSOAS

28 Caminho para o sucesso O sucesso dos projetos depende de PESSOAS! Depende de VOCÊ!

29 DAIANE DA COSTA Gerente de Projetos daiane.mcosta@gmail.com (54) 9994-1007