Gabinete do Antigo Aluno UPORTO GAA-UP 27 de Outubro de 2008.

Apresentação em tema: "Gabinete do Antigo Aluno UPORTO GAA-UP 27 de Outubro de 2008."— Transcrição da apresentação:

1 Gabinete do Antigo Aluno UPORTO GAA-UP 27 de Outubro de 2008

2 Missão: Promover e dinamizar a actividade do Gabinete dos Antigos Alunos da Universidade do Porto - Criar o Gabinete do Antigo Aluno. - Assegurar a informação sobre antigos alunos no SIGARRA. - Assegurar a actualização regular dos dados dos antigos alunos. - Zelar pelas componentes de acompanhamento dos antigos alunos (benefícios oferecidos e sua divulgação, encontros de antigos alunos, material para a revista dos AA, etc.). - Estabelecer a ligação às Associações de Antigos Alunos e outros organismos associados de antigos alunos. http://sigarra.up.pt/reitoria/unidades_geral.visualizar?p_unidade=166 27 de Outubro de 2008

3 Metodologia: Recolher e disponibilizar à UPORTO informação credível sobre os seus AAs - Analisar e rever a informação existente - Recolher mais informação - Criar um relacionamento amigável com os AAs propiciador do estabelecimento de relações e conexões entre a Universidade e os seus Antigos Alunos 27 de Outubro de 2008

4 Analise da informação existente Ficheiro apelidado “Base de Dados AAUP”: 46494 registos 19786 registos continham a referência a uma graduação obtida na UPorto 12858 apenas continham a referência à Faculdade que tinham frequentado (?) Anos de graduação: 2006: 4 registos2005: 8 registos2004: 178 registos 2003: 483 registos2002: 2105 registos2001: 3276 registos 2000: 2896 registos1999: 982 registos1988: 498 registos 1987: 227 registos1996: 190 registos1995: 215 registos 1994: 171 registos1993: 122 registos1992: 115 registos 1991: 99 registos1990: 113 registos 1930-1989: 8758 registos 3986 registos não tinham registado o endereço postal mais 3000 registos continham endereços postais absurdos ou insuficientes 3400 registos continham endereço electrónico, mas destes apenas 1168 eram válidos e funcionais 268 registos correspondiam a AAlunos já falecidos 7400 registos continham o número de telefone, mas nestes mais de 300 continham números incompatíveis com a actual numeração telefónica O ficheiro não continha qualquer informação sobre a validação dos registos Mais de 4000 registos tinham o nome registado com recurso a abreviaturas e/ou iniciais O ficheiro continha um elevado número de erros ortográficos, não só na escrita das moradas como também na escrita dos nomes dos registados. Na constituição do ficheiro não fora utilizado qualquer critério para a escrita das moradas, nomeadamente no que se refere à utilização de abreviaturas postais O ficheiro continha um número significativo de registos repetidos 27 de Outubro de 2008

5 Revisão da informação existente Eliminação dos erros de Ortografia Uniformização da escrita dos nomes das Faculdades e Escolas Uniformização da escrita dos nomes os cursos Eliminação de abreviaturas nos nomes Identificação de AAlunos docentes, investigadores ou funcionários da UPorto Identificação de Antigos Alunos já falecidos Verificação e reescrita dos endereços postais Verificação do código postal Verificação de endereços comuns Identificação das graduações obtidas na UPorto Verificação dos endereços electrónicos Pesquisa de registos repetidos Validação da Informação 27 de Outubro de 2008

6 Recolha de nova informação Actualização e completação da informação existente Preparação um inquérito colocado na página UPorto Recolha de todos os graduados existentes no Sigarra Recolha do endereço electrónico dos Antigos Alunos na altura em que efectuam o seu pedido de Carta de Curso Recolha de listagens de organizadores de reuniões de curso Inclusão de uma ficha de actualização na Revista UPORTOALUMNI 27 de Outubro de 2008

7 01-01-200731-12-200730-06-200820-10-2008 Antigos Alunos registados 46 494 54 318 57 396 57 369 Com registo da formação 20 007 46 067 50 113 50 212 Com ano da graduação registado 20 440 32 564 47 409 47 522 Com endereço postal 42 808 54 035 57 062 57 027 Com endereço postal revisto- 27 338 40 442 48 978 Com endereço postal inválido* 1 321 2 513 2 898 3 253 Com telefone registado 7 000 10 804 11 679 11 959 Com telemóvel registado 6 974 10 236 10 790 Com endereço electrónico válido 1 186 8 092 10 454 11 154 Com endereço electrónico fora do domínio up.pt- 7 087 9 386 10 059 Com nomes escritos com recurso a iniciais 4 227 3 274 2 667 2 621 Registos validados- 39 975 44 056 44 192 A exercer actividade na UPORTO 900 1 169 1 255 1 233 Registos repetidos eliminados- 1 112 1 818 1 955 Morada comuns identificadas 250 3 240 5 626 8 113 Falecidos identificados 268 368 401 407 Taxa de devolução da Revista>2,5%0,65%0,68%0,66% * endereços postais insuficientes ou correspondência devolvida pelos CTT 27 de Outubro de 2008

8 Diálogo com Antigos Alunos - Envio da Revista UPORTOALUMNI - Envio semanal da Newsletter - Envio de credenciais identificativas - Contacto por E-mail - Contacto por correio postal 27 de Outubro de 2008

9 Envio da Revista UPORTO ALUMNI - Antigos alunos com endereço postal válido - Docentes e Investigadores da UPORTO - Instituições de Ensino Superior Público - Instituições de Ensino Superior Privado - Instituições de Ensino Superior Concordatário - Gabinetes de Relações Públicas de Instituições de Ensino Superior - Bibliotecas - Instituições de I&D e Laboratórios de Estado - Ordens e Colégios Profissionais - Sociedades Científicas - Conselho de Reitores - Professores e Investigadores Jubilados e Reformados da UPORTO - Instituições relevantes Endereçamento comum Identificaram-se 8113 registos com endereços postais comuns, a corresponde uma redução de 5127 envios postais e uma poupança financeira de mais de 5000 € anuais Envio por serviço de estafeta interno 2542 exemplares são enviados através deste serviço A Revista atinge 58119 leitores sendo 50250 revistas enviadas por via postal 27 de Outubro de 2008

10 Actividades de e para os Antigos Alunos Apoio a encontros sectoriais - 50 anos da Licenciatura em Ciências Biológicas - 35 anos da Licenciatura em Engenharia Electrotécnica - 30 anos da Licenciatura em Engenharia Civil - caloiros dos anos de 1956 a 1960 - 25 anos da Licenciatura em Engenharia Mecânica 1º Encontro festa dos Antigos Alunos da UPORTO 27 de Outubro de 2008

11 Recolha da memória dos Antigos Alunos - Identificação de Antigos Alunos Ilustres - História da Estátua da entrada do edifício 27 de Outubro de 2008

12 Apoio a serviços da Reitoria Gestão de Informação-Arquivo Central - identificação das moradas de Antigos Alunos que realizaram teses de Mestrado ou de Doutoramento na UPORTO Loja UPORTO – preparação do ficheiro de Antigos Alunos para eventual atribuição de descontos Inquérito Emprego – identificação da amostra e envio de correspondência 27 de Outubro de 2008

13 Gabinete do Antigo Aluno UPORTO o futuro Gabinete do Antigo Aluno UPORTO o futuro 27 de Outubro de 2008