Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 1/18 Aula 7 Controlar – para Garantir Resultados SCHERMERHORN, John R. Administração : conceitos.

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1 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 1/18 Aula 7 Controlar – para Garantir Resultados SCHERMERHORN, John R. Administração : conceitos fundamentais. Rio de Janeiro: LTC, 2006

2 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 2/18 O processo de Administração Quatro funções da Administração ControlarOrganizar Medir o desempenho e agir visando assegurar os resultados desejados Combinar tarefas, pessoas e outros recursos para completar o trabalho Liderar Inspirar pessoas a trabalhar eficientemente, de maneira a alcançar um alto nível de desempenho Planejar Fixar os objetivos de desempenho e decidir como alcançá-los

3 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 3/18 Quatro funções da Administração Controlar Medir o desempenho e agir visando assegurar os resultados desejados Liderar Inspirar pessoas a trabalhar eficientemente, de maneira a alcançar um alto nível de desempenho Planejar Fixar os objetivos de desempenho e decidir como alcançá-los Organizar Combinar tarefas, pessoas e outros recursos para completar o trabalho

4 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 4/18 Etapa 3 Comparar o efetivo desempenho com objetivos e padrões Etapa 4 Adotar as ações necessárias O Processo de Controle Etapa 2 Medir o efetivo desempenho Etapa 1 Estabelecer objetivos e padrões de desempenho

5 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 5/18 Controles efetivos nas organizações compartilham as seguintes características...  Controles devem ser estratégicos e voltados para resultados. Eles devem apoiar planos estratégicos e se concentrar em atividades significativas que façam uma diferença real para a organização.  Controles devem ser compreensíveis. Eles devem apoiar a tomada de decisão, apresentando dados em termos compreensíveis; eles não devem envolver relatórios complexos, além de estatísticas de difícil compreensão.  Controles devem encorajar o autocontrole. Eles devem incentivar a confiança mútua, uma boa comunicação e a participação de todas as pessoas envolvidas.

6 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 6/18... E mais:  Controles devem ser tempestivos e voltados para excepcionalidades. Eles devem relatar quaisquer desvios de maneira rápida, propiciando o raciocínio em relação à razão pela qual existe uma falha de desempenho e o que pode ser feito para corrigi-la.  Controles devem ser positivos em sua natureza. Eles devem enfatizar sua contribuição para com o desenvolvimento, as mudanças e as melhorias; eles devem diminuir a ênfase em seu papel punitivo e de reprimendas.

7 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 7/18  Controles devem ser justos e objetivos. Eles devem ser considerados imparciais e preciso por todas as pessoas; eles devem ser respeitados e voltados para um propósito fundamental – o aumento do desempenho.  Controles devem ser flexíveis. Eles devem deixar espaço para o julgamento individual, e devem ser modificados de maneira a se ajustar a novas circunstâncias à medida que estas possam surgir.... E mais:

8 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 8/18 Três tipos de controle: Controles Prévios, Controles Concomitantes e Controles Posteriores Controles Prévios Garantem que as direções corretas sejam estabelecidas e que os recursos de entrada corretos estejam disponíveis Controles Concomitantes Garantem que as coisas certas estejam sendo realizadas como parte das operações do fluxo de trabalho Controles Posteriores Garantem que os resultados finais estejam de acordo com os padrões desejados Insumos de TrabalhoProcessamento do trabalhoProdutos do trabalho

9 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 9/18 Para fins de controle, os administradores devem ser capazes de compreender os seguintes aspectos financeiros importantes do desempenho organizacional: 1.Liquidez (capacidade de gerar caixa para pagar contas); 2.Alavancagem (capacidade de ganhar mais, em retorno, do que o custo do endividamento); 3.Administração de ativos (capacidade de utilizar recursos de maneira eficiente e operar a um custo mínimo), e 4.Rentabilidade (capacidade de obter receitas maiores do que os custos) Informações e Controles Financeiros

10 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 10/18 Índices de Liquidez [ ] Liquidez corrente: Ativo Circulante Passivo Circulante [ ] Liquidez seca: Ativo Circulante (-) Estoques Passivo Circulante

11 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 11/18 Índices de Alavancagem [ ] Endividamento: Endividamento Total Ativo Total [ ] Alavancagem Financeira: Lucro Antes das Despesas Financeiras Custo da Dívida

12 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 12/18 Índices de Administração de Ativos [ ] Giro de Estoques: Vendas Estoque Médio [ ] Giro Total de Ativos: Vendas Ativo Total

13 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 13/18 Índices de Rentabilidade [ ] Margem Líquida: Lucro Líquido Vendas [ ] Retorno sobre o Investimento: Lucro Líquido Ativo Total

14 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 14/18 “Regras do Fogão Quente” da Disciplina de Empregados  Uma reprimenda deve ser imediata : um fogão quente queima na primeira vez que você toca nele  Uma reprimenda deve se voltar para as ações de uma pessoa, e não para a sua personalidade : um fogão quente não guarda ressentimentos, não tenta humilhar as pessoas e não aceita desculpas.  Uma reprimenda deve ser aplicada de maneira consistente : um fogão quente queima qualquer pessoa que toque nele e faz isso da mesma maneira, todas as vezes.  Uma reprimenda deve ser informativa : um fogão quente deixa a pessoa saber o que fazer para evitar que se queime no futuro – “Não toque!”.  Uma reprimenda deve ocorrer em um clima de ajuda : um fogão quente provê aquecimento, mas também opera com uma regra inflexível – “Não toque!”.  Uma reprimenda deve se basear em regras realistas : a regra “não toque em forno quente” não representa um jogo de poder, um capricho ou uma emoção de momento; é uma regra baseada na razão.

15 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 15/18 Controle de Estoques O método do lote econômico de compra (LEC) encomenda um número fixo de itens todas as vezes que um estoque se posiciona abaixo de um ponto preestabelecido. O sistema de agendamento just-in-time (JIT) estabelece o cronograma para que o material chegue na estação de trabalho ou nas instalações de trabalho exatamente na hora de ser utilizado. Controle de Qualidade Envolve verificar processos, materiais, produtos ou serviços para garantir que eles atendam a elevados padrões.

16 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 16/18 Planejamento e Controle Integrados Quando o planejamento é bem realizado o controle fica melhor, e vice-versa. Sem um bom planejamento o controle carece de uma estrutura para a medição do desempenho. Sem um bom controle o planejamento carece do acompanhamento necessário para garantir resultados. Uma técnica bastante útil, que ajuda a integrar o planejamento e o controle, é a administração por objetivos, ou APO.

17 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 17/18 A estrutura da administração por objetivos para o planejamento e o controle integrados em uma equipe de trabalho Chefe da Equipe Planejam conjuntamente  Estabelecem objetivos  Estabelecem padrões  Escolhem ações Agem individualmente  Desempenha tarefas (membro)  Provê suporte (chefe) Controlam conjuntamente  Verificam resultados  Discutem implicações  Renovam o ciclo da APO Membro da Equipe e

18 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 18/18 Etapas para a Administração por Objetivos (APO) bem-sucedida  Etapa 1 Um indivíduo faz a lista dos principais objetivos de desempenho para um determinado período de tempo, com datas- limite para sua consecução.  Etapa 2 Os objetivos são verificados e discutidos com o supervisor, e um conjunto de objetivos acordados é documentado.  Etapa 3 O supervisor e o subordinado se reúnem regularmente para verificar o progresso e fazer revisões ou atualizar objetivos, conforme se faça necessário.  Etapa 4 Em um momento especificado como, por exemplo, depois de seis meses, o indivíduo prepara um “relatório de desempenho” que apresenta a lista das realizações importantes e dos comentários sobre discrepâncias entre resultados esperados e resultados efetivos.  Etapa 5 Esta auto-avaliação é discutida com o supervisor, com ênfase em suas implicações no que diz respeito ao desempenho futuro.  Etapa 6 Um novo conjunto de objetivos é estabelecido para o período de tempo seguinte, como na Etapa 1, e o ciclo da APO é novamente iniciado.

19 Fundamentos da Administração Prof. Fauzi Timaco Jorge UNIP 19/18 Aula 8 Organizar – Criar Estruturas SCHERMERHORN, John R. Administração : conceitos fundamentais. Rio de Janeiro: LTC, 2006