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Ministério de Minas e Energia
Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia
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Índice Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação
Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow
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Pré-Implantação Período:
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Projeto Piloto Objetivos Treinamento de usuários Período
Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas Período 16 a 27 de março de 2009
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Validação no Protocolo
Objetivos Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste 1º dia Observação das rotinas de protocolo 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow
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Levantamento de Templates
Objetivos Padronizar os modelos de documentos Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos - GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA
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Divulgação Objetivos Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação. Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.
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1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas
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2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações
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3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização
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4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto
4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada
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5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos
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Treinamento de usuários
Utilização do Sistema Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64) Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009
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Preparação para Implantação
Cadastro de: unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados. Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)
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Implantação 30 de agosto de 2010.
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DocFlow implantado Acompanhamento técnico da empresa de manutenção
Norma Operacional 001/2010 SPOA Disponibilização de Guia Prático Disponibilização de Manual on-line Suporte do Sistema: e presencial Recadastro de documentos/processos
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Pós-Implantação Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema
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Gestão do Sistema Gestora do Sistema Equipe de Suporte Manutenção
Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda. Manutenção
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Treinamento de usuários
Treinamento individual Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012
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Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow
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Benefícios Cultura de classificação arquivística
Padronização de procedimentos de gestão documental Padronização de modelos de documentos Registro/controle da produção documental Controle de tramitação/localização Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de sigilo
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Normas atendidas Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de 2002 Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001
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Dados Estatísticos sobre o Sistema
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Dados quantitativos do Sistema
Usuários ativos: 655 Unidades cadastradas: 141
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ATENDIMENTOS DO SUPORTE
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MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS
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PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS
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PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS
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Análise da aderência ao E-Arq Brasil
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Análise da aderência ao E-Arq Brasil
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Análise da aderência ao E-Arq Brasil
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