Sistemas de gestão documental com workflow Trabalho realizado por:

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1 Sistemas de gestão documental com workflow Trabalho realizado por:
Eduardo Gomes Rui Cervantes Unidade curricular: Projeto de Serviços e Recursos de Informação Docente: Ana Terra Local: Porto Data:2017

2 Introdução Este trabalho está a ser realizado no âmbito da unidade curricular Projeto de Serviços e Recursos de Informação. Nesta apresentação iremos falar sobre a terceira fase do projeto Sistemas de Gestão Documental com Workflow. Softwares que não foi possível analisar:

3 A instalação deste software não é simples porque é necessário os seguintes programas auxiliares:
Microsoft.net FrameWork 4.0 My Sequel Server: my sequel web community server(mais compatível com o Software) My Sequel Connector Java Java Proc Run Apache ArquivesSpace

4 Os campos de pesquisa para o utilizador (visitante) são poucos, não havendo maneira de adicionar mais campos. Este software tem muitas características e funcionalidades parecidas ao do Site RCAAP – Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal.

5 O software é dedicado ao correio eletrónico e tem apenas o idioma francês disponível, o que dificultou o seu manuseamento. O nível de acesso é pouco controlado pelo administrador, mas em contrapartida é possível controlar o número de edições nos documentos e as contribuições mensais.

6 Na introdução de documentos, os campos já estão pré-definidos, podendo apenas criar categorias de maneira a organizar os documentos. Como mencionámos no início, este software dedica-se exclusivamente à gestão de documentos de correio electrónico, sendo a nosso ver um pouco problemático pois nem todos os s (outlook, hotmail, gmail) possuem os mesmos limites de tamanho de ficheiros (que podem enviar/receber).

7 Com o nuxeo é possível criar grupos com vários níveis de acesso atribuíndo diferentes tarefas aos mesmos. O Sistema suporta ficheiros de qualquer formato, programas, bases de dados SQL, armazéns de dados SQL e até mesmo máquinas virtuais.

8 Para terminar o Nuxeo fornece um grande controlo de acesso/edição a partir de Registos de Actividades, Métricas, Registos de diagnósticos, Pesquisas de Registos e Notificações de Serviço.

9 Dos cinco softwares (Maarch; ArchivesSpace; Bitfarm; Kordil EDMS e Nuxeo) optámos por escolher o ArchiveSpace, Bitfarm e Kordil EDMS para a nossa tabela comparativa. Não optámos por utilizar o Nuxeo ou o Maarch, porque apenas conseguimos testar versões demo, não tendo acesso a todas as funcionalidades.

10 O Bitfarm apesar de ser um bom software, falha no requisito de suportar qualquer tipo de ficheiros, pois só permite ficheiros BitMap, ou seja, sempre que o utilizador quiser adicionar um documento tem que primeiro digitalizá-lo e só depois criar e preencher os campos para ser introduzido no sistema. O ArchivesSpace tem um design simples e de fácil utilização. No entanto, para a sua instalação e mesmo em alguns casos para usar as suas funcionalidades é preciso ter conhecimentos MySQL, programação, PHP e JavaScript, o que obriga o utilizador a ter estes conhecimentos caso contrário não consegue introduzir documentos.

11 Neste software, destaca-se a quantidade de documentos que suporta, a simplicidade na introdução dos mesmos, assim como a sua recuperação. O software é simples, no entanto pode ser adaptado a qualquer tipo de empresa ou departamento que precise de um sistemas de gestão documental e foi essa flexibilidade que consideramos mais importante. A instalação do Kordil EDMS é simples e não precisa de programas auxiliar na sua instalação..

12 Aqui é-lhe pedido a conta, e é neste preciso momento que se precisa de alguns conhecimentos PHP, porque no momento de instalação não existe nenhum passo para criar conta então, basicamente, tem de descobrir os seus dados de login. Se utilizar  irá mostrar a palavra passe e utilizador de Administrador.

13 A utilização desta aplicação foi relativamente fácil
A utilização desta aplicação foi relativamente fácil. Permite criar várias categorias e sub-categorias e ao mesmo tempo definir entre 1-9 o nível de acesso dos utilizadores.

14 Manual de Instalação Manual de Utilização

15 Poster Cientifico

16 Conclusão Concluímos assim a nossa apresentação da terceira fase do nosso projeto, faltando ainda o Artigo Cientifico para finalizar o nosso projeto,