Análise de Sistemas de Negócios

Apresentação em tema: "Análise de Sistemas de Negócios"— Transcrição da apresentação:

1 Análise de Sistemas de Negócios
Formulários para Análise de Sistemas de Negócios Estudo de Caso Bag Up Criação exclusiva do GW & PTA Prof Dr Tibor Simcsik ( professortibor.hpg.ig.com.br ) Proibida a reprodução Total ou Parcial sem autorização por escrito do autor Consultar obrigatoriamente o livro OSM – Ed. Futura – 1• e 2• capítulos.

2 NOME FANTASIA DO GRUPO:
Nome dos componentes do Grupo:

3 Índice/sumário 1. Introdução 2. Histórico e Organograma 3
Índice/sumário 1.Introdução 2.Histórico e Organograma 3. Visão e Missão – DOMPTA´s 4. Diagramas e semelhantes 5. Formulários 6- Conclusão

4 1.Introdução

5 Requisição de Serviços -RS
ID Requisição 174 Requisição de Serviços -RS Requisitante Departamento BAG UP – Ind. & Com. Ltda. Departamento de Vendas Solicitação Necessitamos de um sistema que faça o controle de toda parte de vendas e pós-vendas, agilizando a emissão de pedidos via Palmtop e diminuindo os prazos de entrega dos três produtos principais da Bag-Up. Gostaríamos também, que fosse estudada uma proposta de possibilidade de integração com os sistemas de Produção, Faturamento e Logística também em processo de desenvolvimento na empresa, além de sugerir que todo o sistema seja implementado via internet. Encaminhado Cargo Ocupado Departamento Xenofabo da Silva Analista de Sistemas Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas Ass. Solicitante Ass. Analista Data 17/08/2000

6 Guia de Desenvolvimento - GD
ID Requisição 174 Prazo ID Evento Responsável inicio Término Status Destino 01 Levantamento de Dados Emerson XX XX Em Andamento 02 Ante-Projeto Luiz XX XX Aguardando Término do item anterior 03 Modelagem dos Dados Coletados Cris XX XX 04 Desenvolvimento (Programação) Fernando XX XY 05 Testes em Massa XY XY 06 FeedBack Equipe de Projeto/Usuário XY XY 07 Implantação XY XY 08 Treinamento Luis XY XY

7 Planejamento para Execução dos Eventos- PEE
ID Requisição 174 ID Evento 01 Responsável Emerson Recursos Tecnológicos/Materiais Nesta etapa será necessário o acesso à estrutura organizacional da Bag Up bem como aos formulários, relatórios e rol de usuários envolvidos nas tarefas em estudo, como entrevistas, questionários, reuniões e observações locais, visando uma grande coleta de dados, com o emprego de Vídeo em todas as ocasiões. Recursos Humanos Necessitamos da indicação formalmente de um responsável –DG, juntamente com um analista de sistemas júnior, de preferência aluno ou ex-aluno do Prof. Dr. Tibor, para as atividades de LND, LNI e LNCo , focando principalmente aqueles relacionados com a situação real da empresa Bag Up. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

8 Planejamento para Execução dos Eventos-PEE
ID Requisição 174 ID Evento 02 Responsável Luis Recursos Tecnológicos/Materiais A partir da coleta de dados, deverá ser feito um ante-projeto com uma visão geral da Bag-Up, apontando pontos fracos do sistema atual de vendas, pontos em redundância, pontos de elogio ao sistema, apresentados aos diretores da \Bag-up afim de reparos nas informações e algumas implementações ao sistema de vendas, apresentando algumas tecnologias que podem ser utilizadas para a solução do problema e seus benefícios. Recursos Humanos Necessitaremos de um analista de negócios que conheça profundamente o setor de vendas, para auxiliar o responsável na construção do ante-projeto, visando o maior desempenho na apresentação do mesmo, gerando idéias para a melhoria deste departamento. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

9 Planejamento para Execução dos Eventos-PEE
ID Requisição 174 ID Evento 03 Responsável Cris Recursos Tecnológicos/Materiais Nesta etapa, o analista de sistema tem por finalidade montar a estrutura do dados, com seus atributos e relacionamentos, afim de oferecer a base de dados a condição de segurança. Como será construída em SQL Server, necessitamos do software e suas licenças para começar a operar. O analista deverá construir a base de dados a partir das informações coletadas pelas entrevistas, questionários e as informações cedidas pelos usuários. O datawarehause poderá utilizar o Delphi .8 como apoio. Recursos Humanos Necessitaremos de um DBA em SQL Server para auxiliar o analista responsável na construção da base de dados, incluindo dispositivos de segurança nas informações de entrada e geradas pelo sistema. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

10 Planejamento para Execução dos Eventos- PEE
ID Requisição 174 ID Evento 04 Responsável Fernando Recursos Tecnológicos/Materiais Nesta fase, a equipe de projeto estará desenvolvendo o front-end do sistema, sendo utilizada a linguagem de programação Microsoft Visual Basic 6.0 além de outros componentes para desenvolvimento dentro do estabelecido e de acordo com a base de dados. Bibliotecas e livros para consulta durante o desenvolvimento e cursos de especialização serão requisitados. Recursos Humanos Solicitamos nesta fase, 3 programadores com amplo conhecimento na linguagem de programação adotada, visando atender os objetivos do sistema, além de criar telas do sistemas amigáveis e de aceitabilidade do sistema. Os 3 programadores, após concluído o projeto, ficarão a disposição para suporte e manutenção do sistema, atendendo ao usuário qualquer tipo de alteração no sistema. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

11 Planejamento para Execução dos Eventos-PEE
ID Requisição 174 ID Evento 05 Responsável Emerson Recursos Tecnológicos/Materiais Nesta etapa do estudo, será aplicado ao sistema o massa de dados coletadas pelos usuários, afim de que seja esperado os mesmos resultados dos que eram gerados antigamente, porém com maior rapidez, segurança e objetividade qualitativa. Recursos Humanos Sem mudanças. Permanece a equipe atual com possíveis substituições se for necessário. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

12 Planejamento para Execução dos Eventos - PEE
ID Requisição 174 ID Evento 06 Responsável Equipe de Projeto/Usuários Recursos Tecnológicos/Materiais Em caso do resultado não for o esperado, o sistema deve voltar para o setor de desenvolvimento, afim de se ajustar os erros de lógica, relacionamentos, etc... Para uma nova demonstração a seus usuários e diretoria. Recursos Humanos Reunião com os usuários e diretoria da Bag Up e toda a equipe de projetos, afim de receber novas idéias que podem ser implantadas ao sistema, além de estarem verificando os resultados gerados pelo sistema, aprovando-os ou não, citando os motivos da aprovação ou não, para que possam ser reparados. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

13 Planejamento para Execução dos Eventos -PEE
ID Requisição 174 ID Evento 07 Responsável Fernando Recursos Tecnológicos/Materiais Serão requisitadas as máquinas onde serão instalados os sistemas, alem de impressoras, pontos de redes, links para comunicação entre filiais e matriz. Tudo isso deverá ser implantado antes do sistema, para que quando instalado, possa estar operando em sua total performance, obtendo assim o seu melhor desempenho. Recursos Humanos Deslocamento de toda a equipe de projeto para a Bag Up, para amenizar qualquer tipo de conflito entre hardware e software, solucionando-os. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

14 Planejamento para Execução dos Eventos - PEE
ID Requisição 174 ID Evento 08 Responsável Luis Recursos Tecnológicos/Materiais Poderemos utilizar para o treinamento, datashow, slides, e principalmente o próprio sistema para realizar o treinamento aos usuários. Recursos Humanos Deslocamento da parte da Equipe de Projeto, os analistas que farão a manutenção e suporte ao sistema, para treinar os usuários e diretoria da Bag Up demonstrando toda a capacidade do sistema e suas vantagens em relação ao sistema anterior. Aprovação Ass. Analista Assinatura e Carimbo de Departamento de Aprovação

15 Visão do Projeto Geral - VPG
ID Requisição 174 Resumo da Requisição Sistema de gerenciamento de vendas intergrado aos sistemas de Compras, logística, financeiro e estoque, utilizando processamento On-Line, além de vendas pela Web. Especificação do Projeto O novo sistema de vendas da Bag Up será desenvolvido em Linguagem de Programação Microsoft Visual Basic 6.0, tendo como gerenciador de banco de dados o Microsoft SQL Server 2000. Nossos desenvolvedores possuem alto conhecimento no negócio da empresa podendo reduzir o nosso tempo de desenvolvimento. Será requisitado da Bag Up, 7 servidores, sendo 4 para internet e outros 3 para o gerenciamento de dados, ambos devem possuir a mesma configuração, P4 com 1GB de RAM e HD SCSI de 150MB, sistema operacional Microsoft Windows 2000 Server, sendo estes, servidores dedicados. Os recursos subutilizados serão utilizados para outros sistemas estando previsto o acréscimo de módulos ao sistema bem como o desenvolvimento e implantação de outros sistemas até Novembro de 20XY. Link dedicado com as filiais e/ou depósitos para comunicação. Nossos estudos levaram à conclusão de que 90% do parque de máquinas não está condizente com a realidade, sendo assim o sistema terá uma queda de performance, então solicitamos que as máquina sejam de configuração mínima P2 com 64MB de RAM e placas de rede 10/100 e Microsoft Windows 2000 Professional, além de Notebooks e palm-tops para vendas externas e No-Breaks. Os servidores devem possuir ambiente adequado com ar condicionado. Estaremos também requerendo da Bag Up um acompanhamento constante de um DBA com amplo conhecimento em SQL Server para a administração da base de dados e efetuar BackUp´s das informações contidas no sistema. Destino Ass. Analista Ass. Gerente de Projeto

16 BAG UP Formulário A – Levantamento de Dados Externos (Ai) Fatores
PÉSSIMO RUIM MÉDIO BOM EXCELEN-TE AÇÕES Nº Classificação O(%) A(%) O A 01 Tecnológico 70 30 O1 A1 02 Governo 75 25 O2 A2 03 Concorrência 50 O3 A3 04 Fornecedores O4 A4 05 Tendência de Mercado 65 35 O5 A5 Sistema Resumir Entradas/Saídas Detalhar Legenda O = Oportunidade A = Ameaça Nota: Os fatores externos são os fatores do meio ambiente que podem influenciar ou serem influenciados pela Bag Up como um todo. AS AÇÕES ENCONTRAM-SE A SEGUIR...

17 OPORTUNIDADES NO MERCADO
Formulário A – Levantamento de Dados Externos - Ações Ações a serem tomadas perante Oportunidades e Ameaças OPORTUNIDADES NO MERCADO Nº AMEAÇAS NO MERCADO Investir em Software e em Hardware buscando atender as necessidades da empresa O1 A1 Falta de liberação de verba para o investimento tanto em Hardware com em Software. Investir no Marketing do Produto, melhorando-o e atualizando-o, além de buscar novos tipos de produtos. O2 A2 Investimento maior e de melhor qualidade por parte da concorrência. Manter os produtos comercializando dentro dos padrões que o governo definir. O3 A3 Fiscalização e arrecadação de impostos, além de inflação e cortes na empresa. Fechar bons acordos comerciais, cadastrando-se nos melhores condições nos fornecedores. O4 A4 Falta de comprometimento por parte dos fornecedores. Atualizar-se constantemente, inovando e elaborando novos produtos. O5 A5 Concorrência investindo e elaborando novos produtos de maneira rápida.

18 Atendimento ao Cliente
Formulário B – Levantamento de Dados Externos (Ai) Sistema Por Produtos Fatores PÉSSIMO RUIM MÉDIO BOM EXCELEN-TE AÇÕES Nº Classificação O(%) A(%) O A 01 Assistência Técnica 60 40 O1 A1 02 Atendimento ao Cliente O2 A2 03 Prazos de Entrega 50 O3 A3 04 Variedade de Produtos 30 70 O4 A4 05 Marketing por Produto O5 A5 Resumir Detalhar Legenda O = Oportunidade A = Ameaça Nota: O departamento de vendas, pelo estudo desenvolvido é considerado como um ambiente a parte, onde os demais departamentos são componentes externos, por falta de intgegração.

19 OPORTUNIDADES NO MERCADO
Formulário B – Levantamento de Dados Externos - Ações Ações a serem tomadas perante Oportunidades e Ameaças OPORTUNIDADES NO MERCADO Nº AMEAÇAS NO MERCADO Aumentar a qualidade dos produtos, afim de evitar falhas constantes de nossos produtos O1 A1 Demora ao realizar os reparos, devido a falta de equipamentos e falta de capacidades técnicas dos técnicos. Investir em SAC´s, internet, e outros, afim de melhor atender o cliente. O2 A2 Crescimento da demanda de atendimento, quando não bem administrada, pode gerar transtornos Investir em logística, afim de fazer com que a mercadoria chegue em menor tempo possível e com menos custo. O3 A3 Restrições de venda/entrega (custo benefício). Onde para que se entregue, o cliente tenha que ter uma quantidade mínima a ser entregue. Investir em outros ramos de atividades, buscando novos produtos, novas fronteiras. O4 A4 Falta de experiência e infra-estrutura. Levantamento estatístico de consumo para uma melhor abordagem aos clientes. O5 A5 Baixo retorno de dados e informações.

20 BAG UP Formulário C – Avaliação de Dados Internos (Ai) Pontos Nº
(para o sistema) BAG UP Nº Por Processos O(%) A(%) Ações EXCELENTES Nihil FORTES BONS nihil REGULARES 01 02 Comunicação com o setor de estoque Processo demorado de consumação da venda (consulta, preços, emissão de pedidos 75 60 35 40 Fazer com que o sistema dê ao usuário posições atualizadas quanto a números em estoque por meio de relatórios e/u tela. Incorporar rotinas de automatização de processos, de modo que todo o processo de consumação da venda seja agilizado. FRACOS Entrega (planejamento & prazos) Capacidade da equipe de vendas em se adaptar à nova tecnologia 80 70 20 30 Integrar o sistema de vendas ao sistema de logística afim de ter maior custo/benefício. Treinar a equipe de vendas qualificando-a através de cursos, debates, etc... RUINS 03 Tecnologia em pregada (pranchetas, calculadoras, listas,...) Controle manual dos pedidos Excesso de vias, papéis, notas, formulários... 85 90 15 10 Atualizações de hardware e software para que sejam compatíveis com o novo sistema, afim de tornar os processos eletrônicos e globais a empresa. Legenda O = Oportunidade A = Ameaça

21 Formulário D – Avaliação do Mercado
Crescimento do Mercado (Uso de Capital) Alto Saco de Gatos Ou Menino Prodígio Estrela BAG UP Baixo Tetas de Vaca Abacaxi ou Armadilha Baixa Participação no Mercado (Geração de Capital) Alta

22 Formulário D – Avaliação do Mercado
Considerações Pode-se dizer que o investimento será considerável e que o seu retorno , de inicio não será mensurado em números e sim em facilidades para que seus usuários tenham as melhores condições de trabalho, levando-os ao encontros de números reais em produtividade, um dos maiores problemas atuais do sistema. A tendência, com isso, é de que o trabalho seja mais produtivo e traga benefícios, refletindo-os em aumento das vendas em menor tempo possível

23 Formulário E – Composição de Valores (Produtos) – valores xxx,00
Nº Rol de Produtos Faturamento Lucro Bruto Retorno sobre Global Produto % Vendas Investimentos $ 01 Sistema de Vendas 100 70.000 70 49.000 9.800 14 Observação e Ações Foi estipulado em valor em torno de 30% em despesas, sendo que estas possam nos anos seguintes, ter redução além de aumentar o faturamento e o ativo da empresa e também retorno sobre investimento e vendas.

24 Formulário F – Comparação com o Mercado (Ambiente Externo)
Produtos atuais que permanecem nos mercados atuais Atualmente, os sistemas que permanecem nos mercados atuais, são sistemas de vendas On-Line, onde o cliente preenche um formulário eletrônico (sendo que estas informações são armazenadas em nosso banco de dados para fins futuros) e a venda é consumada e o produto é entregue no destino requisitado. 60 40 Produtos atuais que devem ser analisados para mercados novos Seria o sistema de vendas citado acima, porém, com uma segmentação diferente. Um exemplo que podemos utilizar é que se por acaso um consumidor pertencer à algum tipo de categoria ou associação (APAN – Associação Paulista de AgroNegócios, por ex), seria fornecido o número do RG e estaria sendo oferecido ao usuário uma gama de opções, tais como descontos, mais formas e prazos de pagamento. 55 45 Produtos novos que devem ser lançados nos mercados atuais Sistema de levantamento estatístico que, integrado com o sistema de vendas fará a analise comportamental do cliente. Citamos de exemplo o percentual da base em que um cliente compra mais de um produto ou o consumo médio mensal em que uma determinada faixa etária se localiza (todos os dados são provenientes do banco de dados do Sistema de Vendas). 70 30 Produtos novos que devem ser analisados para mercados novos Um sistema de vendas on-line que através dos dados fornecidos (caso pessoa física, o CPF e pessoa jurídica, o CNPJ) o sistema restringe os módulos de compra onde será possível efetuar o download das faixas musicais mediante o pagamento (pessoa física) e permitindo à pessoas jurídicas que optassem pelas faixas construindo assim um CD e entregue na loja de destino. Este sistema, somente para clientes cadastrados. 65

25 Produtos de outros concorrentes
Formulário G – Valor Íntimo do Produto (VIP) - Aplicação de Notas 0 a 10 Características BAG UP Produtos Produtos de outros concorrentes Observações e Ações O(%) A(%) Nota CHINA TOWN Concretas Fornecedores 60 40 7 8 Integração maior com mais fornecedores e criação de convênios para obter melhores condições Matéria-Prima 75 25 10 Com a integração com os fornecedores, propor a se desenvolver novas mídias de CD´s e de maior duração. Infra-estrutura 50 5 Investimento na tecnologia, hardwawe e software, motivação o pessoal, locação. Relatórios 80 20 6 Gerar relatórios aos usuários que sejam objetivos e tenham a maior agregação de valor dada pelo usuário. Abstratas Agilidade 85 15 Com o sistema de vendas on-line, teremos um processamento em tempo real, agilizando a venda aos consumidores Flexibilidade 9 O novo sistema de vendas terá integração com os demais módulos já existentes, além de poderem ser atualizados de maneira rápida. Agradabilidade 70 30 O novo sistema deverá agradar ao usuário pela sua facilidade de utiliza-lo, visando agradar ao usuário na internet. Aceitabilidade Uma vez que agradar tanto o usuário como aos clientes, o sistema deverá ter uma boa aceitação se o mesmo tiver uma segurança total das informações e dados. Segurança Principal característica do sistema, mantendo todos os dados e informações da empresa e dos clientes o total e absoluto sigilo, além de re-estabelecer as informações se perdida a conexão.

26 Bag Up Projeções Formulário H – Desempenho em Finanças GERAL/ PRODUTOS
ÍNDICES Bag Up valor em xxx,00 Projeções ANOS GERAL/ PRODUTOS 5 3 2 Atual Próximo RECEITAS GERAL DESPESAS 30.000 25.000 20.000 15.000 LUCRO/ PREJUIZOS ATIVO 50.000 55.000 65.000 RSI: Retorno sobre Investimento 54% 44% 29% 14% 31,8% 39,2% 46,1% 59,2% RSV: Retorno sobe Vendas 9% 88% 82% 70% 87% 91% 93% 96%

27 Formulário L – Concorrentes no Mercado (Notas 0 a 10)
Empresas Itens Classificação Total 01. Recursos Humanos 02. Matéria Prima 03. Máquinas 04. Equipamentos 05. Pesquisa 06. Desenvolvimento 07. Estabilidade 08. Finanças 09. Administração 10. Produção 11. Informática 12. Marketing 13. Vendas 14. Equipe 15. Motivação 16. Administração do Tempo 17. Lucros 18. Imagem 19. Qualidade 20. Crescimento BAG UP 7 10 6 6.5 8 4 6,5 5 7,5 5,5 132,0 CHINA TOWN 9,5 8,5 9 186,5 Sub-Totais 16,5 20 16 15 14 15,5 14,5 17 18 318,5 Ações a serem tomadas Recursos Humanos Treinamento dos usuários existente alocando-os onde melhor apresentam desempenho e contratando novos usuários com conhecimento em informática Matéria-Prima Através de convênios com os fornecedores, desenvolver novas mídias para CD´s e novos produtos Máquinas Renovar a maior parte das máquinas da Bag Up afim de que possam atender as necessidades que a informática exige por um longo período de tempo Equipamentos Renovar os equipamentos utilizados para vendas externas, dispositivos de vendas on-line pela web, palm-tops para vendedores externos são a solução Pesquisa Desenvolver e renovar um novo setor de pesquisa, que auxiliará o setores de Marketing e Desenvolvimento Desenvolvimento Através dos setores de pesquisa e Marketing, nosso sistema pode ter inovações afim de atender as necessidades de negócio da empresa Estabilidade Com o novo sistema integrado ao setor de estoque e logística, teremos maior estabilidade estabilidade nas nossas informações e posições Finanças Com o novo sistema, reduziremos tempo e custos e aumentaremos nossos lucros Administração Melhoraremos a administração da Bag Up se melhor organizarmos aos departamentos, tendo cada um deles um objetivo e que através de seus relacionamentos possam alcançar os objetivos da Bag Up Produção O novo sistema de vendas nos permitirá maior produtividade de nossos serviços pela automatização dos processos. Informática Renovando as máquinas e equipamentos utilizados e usando a informática como o meio para atingir os objetivos da empresa. Marketing Investindo no marketing de produtos já existentes e de novos produtos Vendas Com o novo sistema de vendas on-line estaremos aumentando as vendas e reduzindo tempo de entrega, ou seja, a venda será consumada com rapidez Equipe Treinar a equipe de vendas tornado-os capazes de operar com o novo sistema de vendas Motivação Oferecer maior motivação ao pessoal operacional, através locações, promoções, aumento de salário, ou seja melhores condições de trabalho Administração do Tempo Através do novo sistema de vendas on-line, o tempo da venda consumada deve reduzir em 75% e com o tempo através de implementação de novos módulos deve cair a 85% Lucros Os lucros aumentarão através do novo sistema de vendas se bem trabalhados os setores de marketing e desenvolvimento. Imagem A imagem da empresa deve ter um aumento significativo pela segurança da venda, prazos de entrega e rapidez de venda Qualidade A qualidade do serviço aumenta quando o processo é informatizado não permitindo erros constantes que o processo manual oferece. Crescimento Com a informatização a Bag Up deve ter um Crescimento significativo nos próximos anos, tendo com o maior objetivos ser a primeira no mercado.

28 Prepare os formulários
K - L M - N - P

29 Formulário O – Rede de Atividade Mensal
Mês de Março/20XX – conforme detalhamento no quadro seguinte. 1 2 3 4 5 VENDAS ESTOQUE FINANCEIRO COMPRAS LOGÍSTICA Dias Redes 1 4 2 1 3 1 2 3 1 3 4 1 2

30 Formulário O – Rede de Atividade Mensal Atividades
Vendas Recebe o pedido do cliente e emite 2 vias do pedido ao estoque; Recebe a mercadoria do estoque e aguarda notas fiscais; Recebe nota fiscal do setor financeiro; Emite mercadoria juntamente com a nota fiscal para o setor de logística. Estoque Recebe 2 vias do setor de Vendas e emite 1 via para o setor financeiro; Verifica a quantidade em estoque, se não houver, emite pedido para setor de compras; Recebe a mercadoria do setor de compras e a libera para setor de Vendas após conferência. Financeiro Recebe 1 via do pedido do setor de Estoque; Libera verba para comprar mercadoria em falta; Elabora nota fiscal do pedido, emite nota fiscal para o setor de vendas. Compras Recebe a solicitação de compra do setor de estoque; Solicita verba do setor financeiro para comprar a mercadoria; Envia pedido para fornecedor e aguarda chegada da mercadoria; Emite mercadoria para o setor de estoque. Logística Recebe mercadoria e nota fiscal do setor de vendas; Entrega mercadoria ao cliente.

31 CONCLUSÕES Não esqueça de preparar...