PRÁTICA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

Apresentação em tema: "PRÁTICA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS"— Transcrição da apresentação:

1 PRÁTICA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

2 Situação Atual em Gerência de Documentos Científicos
Necessidades das instituições de pesquisa: Trabalhar, competir e cooperar em escala mundial; Manter e reproduzir suas competências e sua identidade independente da distância geográfica, lingüística e cultural. Os documentos e conteúdos por si só não são capazes de impulsionar estas instituições ao sucesso. Ausência de arquitetura de gerência de documentos e conteúdos especificamente para ambientes científicos.

3 Ferramentas Comerciais
Principais Ferramentas: DB2 Content Management (IBM); Content Management Server (Microsoft); Domino.Doc (Lotus); DocuShare (Xerox); ECM Solutions (FileNet); GlobalDOC (Polo); entre outras. As ferramentas comerciais não atendem satisfatoriamente usuários de ambientes científicos.

4 Motivação Ausência de uma ferramenta própria de gerência de documentos e conteúdos científicos em ambiente web que possibilite melhoria funcional de projetos desenvolvidos por um grupo de pesquisadores.

5 Ferramenta de Gerência de Documentos e Conteúdos em um Ambiente Científico
Arquitetura de Gerência de Documentos e Conteúdos para Ambientes Científico Reuniões Servidor da Aplicação Documentos Metadados Instituição Local Outras Instituições Projetos Pesquisadores

6 Objetivo Desenvolver uma arquitetura para gerência de documentos e conteúdos científicos, a S-DOC. Apoiar a gerência de conhecimento científico e o processo decisório. Facilitar a colaboração entre pesquisadores; Facilitar a criação e a troca de documentos e metadados relacionados. Aplicar a S-DOC em: Agrometeorologia e Recursos Hídricos.

7 Contexto Projeto SPeCS - Spatial Decision Support Collaborative System (MEDEIROS, 2002). Ambiente de trabalho cooperativo, comum, flexível e de uso intuitivo, no qual os membros de um grupo podem estar geograficamente distribuídos em ambientes heterogêneos, interagindo na tomada de decisões.

8 DECISIO X-ARC BOE EPISTHEME S-DOC Decisão Conhecimento e Experimentos
Fontes Externas de Dados Científicos X-ARC Integração de Dados Conhecimento e Experimentos Decisão DECISIO BOE EPISTHEME Banco de Dados A Meta dados Modelos Banco de Dados B Banco de Dados C Documentos e Conteúdos S-DOC

9 ARQUITETURA S-DOC Workflow Integrado Publicação de Conteúdo
Gerência do Ciclo de Vida Criação e Public. Colaborativa Gerência de Imagens Administração e Configuração Gerência de Projetos Gerência de Metadados Gerência de Recomendação Módulo de Busca

10 Modelo de Metadados Para o desenvolvimento da arquitetura S–DOC se fez necessário a especificação de alguns metadados que posteriormente serão relacionados aos documentos e projetos

11 MODELO DE METADADOS

12 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

13 Gerência do Ciclo de Vida
Principal módulo da ferramenta e tem dois objetivos principais: gerência completa do ciclo de vida do documentos; controle de versões. Ciclo de vida proposto no Projeto S-DOC: i) criação; ii) categorização; iii) armazenamento; iv) conversão; v) publicação; vi) reutilização; e vii) eliminação.

14 Ciclo de vida de documentos científicos
ETAPAS COMPLEMENTARES Reutilização Conversão Publicação Eliminação ARMAZENAMENTO NO SERVIDOR DE DOCUMENTOS DA APLICAÇÃO S-DOC Documentos Metadados ARMAZENAMENTO LOCAL Criação de Documentos Categorização – Criação de Metadados Branco Reutilizado Template Imagem

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20 Controle de Versões É realizado pelo módulo de gerência de ciclo de vida. Manterá cópias completas dos documentos armazenados no servidor objetivando a melhoria de desempenho da aplicação. O número de cópias armazenadas será gerenciado no módulo de Administração e Configuração. Existe a possibilidade de visualização das versões anteriores com seus respectivos metadados.

21 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

22 Gerência de Projetos Em ambientes científicos, normalmente se utiliza o conceito de projeto para a realização de tarefas específicas. Todo e qualquer documento manipulado em um ambiente científico pode ser adicionado a um projeto. No momento da criação do projeto é estabelecido um conjunto de metadados relacionados, para que posteriormente este conjunto seja utilizado como informação para outros módulos e ferramentas.

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24 Gerência de Projetos Após a criação do projeto, aos pesquisadores é disponibilizado um espaço específico para inserção de documentos e conteúdos inerentes ao projeto. Documentos são estruturados em diretórios e guardam seus próprios metadados. A principal vantagem é o compartilhamento de documentos e conteúdos de acordo com o nível de autorização de cada pesquisador.

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27 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

28 Gerência de Metadados No momento em que se tem a possibilidade de criação de projetos, automaticamente se tem a necessidade de criação de metadados para estes projetos e para outras funcionalidades do ambiente. Realiza: cadastro, alteração, exclusão e gerência de metadados para ambientes científicos. Entre estes metadados pode-se exemplificar: órgãos financiadores, domínios de aplicação, pesquisadores, instituições, ....

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31 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

32 Administração e Configuração
É responsável pela administração e configuração de tarefas operacionais do sistema. Entre as principais atividades pode-se citar: Criação de rotinas de backup; Configuração do ciclo de vida do documento; Configuração do versionamento; Criação e manutenção de templates; Controle de acesso; Implementação do controle de segurança; Manutenção de índices; entre outros.

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34 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

35 Módulo de Busca Se justifica devido a importância e a freqüência de utilização desta tarefa em ambiente científicos. Utiliza métodos simples de pesquisa, por exemplo, Full Text Search para encontrar conteúdo textual em documentos ou na busca de metadados. Poderão ser implementados métodos mais elaborados, por exemplo Data Mining, para realizar esta tarefa dependendo do tamanho da base de documentos.

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37 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

38 Gerência de Imagem Tem funcionalidade restrita, pois é responsável apenas pelo processo de digitalização e criação de documentos indexados através desta técnica. Utiliza algoritmos padrão de OCR para o reconhecimento de caracteres em documentos. Através deste módulo é realizada a criação de documentos através da categoria imagem, descrita no módulo de gerência de ciclo de vida.

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40 ARQUITETURA S-DOC Gerência de Metadados Gerência de Projetos
Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

41 Gerência de Recomendação
Funciona como uma ferramenta colaborativa para um grupo de pesquisadores qualificar documentos e conteúdos que estão armazenados na base de dados. A qualificação depende diretamente de outros metadados que também estão armazenados. Adota a abordagem colaborativa, isto é, os próprios pesquisadores analisam e qualificam os documentos e conteúdos do ambiente, participando diretamente do processo de filtragem.

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45 MÓDULOS NÃO IMPLEMENTADOS
Gerência de Metadados Gerência de Projetos Publicação de Conteúdo Módulo de Busca Gerência de Recomendação Gerência do Ciclo de Vida Gerência de Imagens Administração e Configuração Criação e Public. Colaborativa Workflow Integrado

46 Workflow Integrado Na arquitetura S-DOC, o workflow funciona de forma integrada ao módulo de gerência de ciclo de vida, objetivando uma melhor visualização por parte dos pesquisadores do acompanhamento do ciclo de vida. O pesquisador poderá acompanhar as fases de: distribuição, revisão e aprovação de documentos e conteúdos, de forma gráfica.

47 Publicação de Conteúdo
Funcionalidade de publicação imediata de conteúdo em formato padrão de maneira eficiente. Os pesquisadores analisam os metadados dos conteúdos, escolhendo-os e a ferramenta e encarrega de publicá-lo no formato padrão que também é indicado. A publicação normalmente é para web, resultando em facilidade de acesso para outras instituições, colaboradores e pesquisadores.

48 Criação e Publicação Colaborativa
Capacita a arquitetura a permitir criação e manipulação de documentos e conteúdos de uma forma colaborativa. Mais de um pesquisador pode participar da manipulação do documento por vez, utilizando trabalhos propostos de editores colaborativos. Com este módulo, participantes dos projetos podem trabalhar em conteúdos diferentes do mesmo documento.

49 Implementação do Protótipo
Tecnologias de desenvolvimento Java e Servlet Java Server Pages (JSP) Microsoft SQLServer 2000 Ambiente de Desenvolvimento Windows 2000 Server JBuilder 8.0 Microsoft Internet Information Server (IIS)

50 Estudos de Caso Foram realizados dois estudos de caso:
Em Agrometeorologia (Projeto AgroMet) em parceria com a Embrapa Solos, em Zoneamento Agro-climático; Em Recursos Hídricos (Projeto KMHidro) em parceria com o Programa de Engenharia Civil da COPPE/UFRJ, em Elaboração do Diagnóstico de Recursos Hídricos. Em ambos o casos, foram encontrados alguns problemas em relação ao uso de documentos que foram solucionados ou reduzidos com a utilização do ambiente S-DOC.

51 Problemas Encontrados e suas Soluções
Ausência de compartilhamento de documentos Os documentos podem ser compartilhados entre os pesquisadores, pois são armazenados e manipulados em um servidor Web. Busca difícil de ser realizada em documentos externos Os documentos externos podem ser armazenados no servidor do ambiente S-DOC de forma estruturada. Assim a qualidade e a usabilidade destes documentos podem ser avaliadas.

52 Problemas Encontrados e suas Soluções
Ausência de recomendação de documentos utilizados por outros pesquisadores O ambiente S-DOC permite o armazenamento e a consulta de recomendações realizadas pelos pesquisadores, bem como disponibiliza um ranking estruturado de documentos. Ausência de um processo colaborativo na criação de documentos O ambiente S-DOC permite que um grupo de usuários realize a criação colaborativa de documentos.

53 Problemas Encontrados e suas Soluções
Ausência de definição de ciclo de vida de documentos Todas as fases do ciclo são explicitadas, não havendo a necessidade de uma gerência manual. Desta maneira, também se consegue a recuperação do histórico de um documento. Ausência de metadados relacionados aos documentos O ferramenta S-DOC cadastra todos os metadados que são importantes para o ambiente e depois relaciona alguns desses metadados com os projetos, documentos e conteúdos.

54 Problemas Encontrados e suas Soluções
Os projetos não são representados O ambiente S-DOC armazena todos os metadados relacionados a um dado projeto, assim como pesquisadores participantes e documentos utilizados. Nenhuma informação sobre o andamento do processo é armazenada Todos os pesquisadores, com autorização para tal, podem visualizar o andamento do trabalho de outros pesquisadores, evitando a possibilidade de re-trabalho.

55 Problemas Encontrados e suas Soluções
A execução do projeto possui problemas de coordenação O ambiente S-DOC é para web e existe um local específico de visualização de atividades e cronogramas. Ausência de especificação de documentos comuns ou interpostos em domínios diferentes Todos os documentos estão organizados em diretórios estruturados por domínios, o que facilita a busca e evita interposição de domínios.

56 Problemas Encontrados e suas Soluções
Redundância de Informação Muitos documentos de interesse dos pesquisadores já estarão armazenados, categorizados e até recomendados, evitando a redundância e também a falta de integridade da informação. Ausência de apoio à Gerência de Conhecimento e ao Processo Decisório O ambiente S-DOC não assegura, mas aumenta o potencial de apoio à gerência de conhecimento e ao processo de tomada de decisão.

57 Considerações Finais O S-DOC é um Sistema de Gerência de Documentos e Conteúdos Científicos fortemente adaptável a diversas áreas de domínio que permite: Apoiar a gerência de conhecimento e o processo decisório; Desenvolvimento de Projetos interinstitucionais e interdisciplinares; Utilizar uma base de recomendação na escolha de documentos e conteúdos; Utilizar metadados relacionados aos documentos.

58 Considerações Finais O ambiente S-DOC é colaborativo, pois possibilita o trabalho de vários pesquisadores ao mesmo tempo, permitindo a visualização das tarefas de outros pesquisadores e contribuindo para a melhoria da tomada de decisão. Outras vantagens podem ser alcançadas com o S-DOC: Redução no custo da aquisição de documento; Não duplicação de documentos existentes; Troca de conhecimento; entre outras.

59 Trabalhos Futuros Implementação dos módulos: Workflow Integrado, Publicação de Conteúdo e Criação e Publicação Colaborativa. Extensões da arquitetura S-DOC para outras áreas de aplicação. Uso de ontologias de domínio para auxiliar no processo de localização de repositórios de documentos correlacionados. Uso de Web Services para integração com outras ferramentas da Arquitetura SPeCS.

60 FIM