Arquivos Pernamentes Aula 6.

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1 Arquivos Pernamentes Aula 6

2 Elaboração do Plano de Classificação
Atividades Levantamento da evolução institucional da entidade produtora (dimensão histórica, administrativa e de produção documental – instituições fechadas ou não) Identificação preliminar da documentação a arranjar. Estudo institucional das entidades produto-ras do material detectado.

3 1ª Aproximação Tanto a classificação quando a ordenação estão a serviço da organização dos documen-tos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas. O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor, deixando clara as ligações entre os documen-tos. A classificação é antes de tudo lógica: a partir da análise do organismo produtor de documen-tos são criadas categorias ou níveis de classi-ficação.

4 CLASSIFICAÇÃO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (FUNCIONAL)

5 Atividade de campo: Levantamento das atribuições legais e ativida-des executadas (formulário para levantamento de dados - 1) Identificação dos documentos de arquivo (for-mulário 2) Compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na perspectiva funcional (funções ativida-des) ou na perspectiva estrutural do orga-nismo produtor.

6 Formulário I (Exemplo)
Organização: Setor: Competências: Amparo Legal das Competências: Atividades: Produz: (documentos) Recebe: (documentos) Entrevistado: Entrevistador: Data da Entrevista:

7 Formulário II (Exemplo)
Setor: Competências: Atividades: Documentos Produzidos / Recebidos Prazos de Guarda no setor: Vias: Trâmite: Formas de pesquisa: Indicação para eliminação ou guarda permanente.

8 1º Nível: a mais vasta unidade arquivística
Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documen-tal. 1º Nível Funções, Sub-funções 2º Nível Atividades 3º Nível Documento (simples, compostos) 1º Nível: a mais vasta unidade arquivística 2º Nível: unidade arquivística constituída do- cumentos da mesma tipologia 3º Nível: a menor unidade arquivística.

9 Então, função é entendida como:
Qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coleti-va pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjuntos de operações coordena-das, tais como subfunções, procedimentos operacio-nais, atividades, tarefas ou transações (CIA, 2008, p.13). Por consequência, atividade é: Tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma das suas funções. Pode haver várias atividades associadas a cada função. Em certos casos, algumas atividades podem ocorrer sob diferentes fun-ções. Atividades abraçam transações que, por seu tur-no, produzem documentos.

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11 Exemplo: A classificação é geralmente traduzida em um plano que representa a secções e as subsecções de maneira codificadas. Secção Departamento Financeiro Subsecção: Contabilidade Tesouraria Subsecção: Contabilidade Série Tipológica Notas de empenho Comprovantes de pagamentos Registro diário de caixa etc.

12 Abordagem Estrutural: Abordagem Funcional:
Tradicionalmente mais aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra); Apresentação de todas as partes da Empresa Abordagem Funcional: garante ao Plano a capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas. Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.

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14 CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL
Identificação de 7 grandes FUNÇÕES: 01 Organização Administrativa 02 Comunicação Institucional 03 Gestão de Recursos Humanos 04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais 05 Gestão Orçamentária e Financeira 06 Gestão de Documentos e Informações 07 Gestão de Atividades Complementares 14

15 01 Organização Administrativa (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES 01.01 Ordenamento jurídico 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços 01.03 Apoio à administração pública 15

16 02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES 02.01 Assessoria de Imprensa 02.02 Cerimonial 02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais 02.04 Propaganda e marketing 02.05 Produção editorial 16

17 03 Gestão de Recursos Humanos (Função)
SUBFUNÇÕES 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos 03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos 03.03 Expediente de pessoal 03.04 Controle da freqüência 03.05 Pagamento de pessoal 03.06 Segurança e medicina do trabalho 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores 03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil 17

18 04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES 04.01 Controle de compras e serviços 04.02 Controle de bens patrimoniais 04.03 Controle de almoxarifado 04.04 Controle do patrimônio imobiliário 04.05 Controle de transportes interno 18

19 05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES 05.01 Planejamento orçamentário 05.02 Execução orçamentária e financeira 19

20 06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES 06.01 Comunicação administrativa 06.02 Gestão de tecnologia da informação 20

21 07 Gestão de Atividades Complementares (FUNÇÃO)
Não há SUBFUNÇÃO ATIVIDADES Recepção e controle de portaria Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos Execução de serviços de copa Execução de serviços de reprografia Execução de serviços de gráfica Execução de serviços de telecomunicações 21

22 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Licitação e administração de contratos Documentos: Contratos Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos   Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação Relação de licitações por modalidade 22