INTRUÇÃO NORMATIVA 001/2007 Dispõe sobre a prestação de contas dos convênios no âmbito da Prefeitura Municipal de Charqueadas.

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1 INTRUÇÃO NORMATIVA 001/2007 Dispõe sobre a prestação de contas dos convênios no âmbito da Prefeitura Municipal de Charqueadas

2 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 2 Instrução Normativa É o ato administrativo expedido pelo Estado para a execução de leis, decretos e regulamentos. O objetivo desta instrução normativa é regulamentar, padronizar e definir os procedimentos necessários para a correta apresentação da prestação de contas dos convênios.

3 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 3 O que são os Convênios? para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. São acordos firmados por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e organizações particulares, para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. No convênio não existem interesses diferentes o que existe é um interesse idêntico para os partícipes, podendo haver apenas diversificação na cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para atingirem o objetivo comum.

4 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 4 Quem são as partes de um Convênio? Concedente Concedente: órgão da administração pública municipal responsável pela transferência dos recursos financeiros ou pela descentralização dos créditos orçamentários destinados à execução do objeto do convênio (Prefeitura). Conveniada Conveniada: organização particular com a qual a administração municipal pactua a execução de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebração de convênio;

5 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 5 O que é a Prestação de Contas? É o procedimento formal pelo qual o conveniado apresenta à administração os dados necessários para a análise do cumprimento do convênio. Divido em: 1.Prestação de Contas Parcial: aquela pertinente a cada uma das parcelas de recursos liberados. 2.Prestação de Contas Final: a comprovação de que os recursos repassados foram aplicados corretamente no objeto do Convênio e que as metas propostas foram cumpridas.

6 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 6 Como devo fazer a Prestação de Contas? A prestação de contas será feita através de um processo administrativo criado no protocolo da Prefeitura, através dos seguintes passos: 1- o representante do convênio se dirige ao SAC e pede para criar um processo de prestação de contas; 2- anexa os documentos descritos na instrução normativa; é muito importante o conveniado guardar o número do processo para as futuras prestações de contas; 3- é muito importante o conveniado guardar o número do processo para as futuras prestações de contas;

7 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 7 Da documentação na Prestação de Contas Parcial I - Ofício de Entrega – Anexo I; II - Declaração de Guarda de Documentos Contábeis – Anexo II; III - Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa – Anexo III; IV - Relação dos Pagamentos – Anexo IV; V- Conciliação Bancária – Anexo V VI – Cópia das notas fiscais e/ou recibos, com a indicação do número do convênio; VII - Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento;

8 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 8 Prestação de Contas Final I - Ofício de Entrega – Anexo I; II - Cópia do Plano de Trabalho; III - Cópia do Termo de Convênio, de seus Termos Aditivos, e respectivas publicações dos extratos; IV - Relatório de Cumprimento do Objeto; V - Declaração de Guarda de Documentos Contábeis – Anexo II; VI - Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa – Anexo III; VII - Relação dos Pagamentos – Anexo IV; VIII - Conciliação Bancária - Anexo V; IX - Cópia das notas fiscais e/ou recibos, com a indicação do número do convênio; X - Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento; XI - Comprovante de recolhimento do saldo de recursos, à conta indicada pelo concedente; Parágrafo único - a prestação de contas final substituirá a prestação de contas da última parcela, no caso de liberação dos recursos em duas ou mais parcelas.

9 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 9 Do Procedimento I - Os documentos constantes na prestação de contas farão parte do processo e deverão ser numerados pelo setor de protocolo do Município; II - Após o protocolo, os processos de prestação de contas seguirão para Secretaria que coordena o convênio e é responsável pela dotação orçamentária do recurso, para manifestação do ordenador de despesa, quanto à aplicação dos valores e ao cumprimento do objeto do convênio, conforme anexo VI;anexo VI III – A Secretaria que coordena o convênio deve manifestar-se ainda, nos casos de liberação de pagamento em parcela, devendo o ordenador de despesa preencher o pedido de liberação de pagamento, conforme anexo VII;anexo VII

10 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 10 Do Procedimento IV - As manifestações de que tratam os incisos II e III devem ser anexadas ao processo, que será encaminhado a Unidade Gerencial de Controle Interno para análise. V – A prestação de contas da nova parcela será juntada no processo, criado quando da apresentação da primeira prestação de contas do convênio, para tanto, deve o convenente encaminhar a prestação de contas sempre via protocolo. VI – O processo de prestação de contas, após analisado e emitido o parecer de que trata o art. 6º deve retornar ao Setor de Protocolo para arquivo.

11 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 11 Do Parecer do Controle Interno Art. 6º A UGCI fará à análise quanto à prestação de contas, e emitirá um destes pareceres: I - Parecer Sem Ressalva: é o parecer que aprova a prestação de contas, ou seja, que identifica através de procedimentos de auditoria que não existem irregularidades na prestação de contas; II - Parecer Com Ressalva: é o parecer que identifica irregularidades nos documentos, dados ou informações apresentadas e solicita maiores esclarecimentos para nova análise da UGCI. Parágrafo único – O parecer será emitido em três (03) vias, sendo: uma (01) para arquivo junto ao processo, uma (01) para a Secretaria afim e uma (01) para arquivo na UGCI;

12 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 12 Do Parecer Art. 7º É responsabilidade da Secretaria envolvida dar conhecimento do Parecer ao convenente. Art. 8º A partir da data do recebimento da prestação de contas final, o órgão concedente terá o prazo de trinta (30) dias para pronunciar-se sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada, sendo: I - dez (10) dias para pronunciamento do ordenador de despesa e/ou responsável técnico pelo projeto quanto ao cumprimento do objeto do convênio; II - dez (10) dias para parecer financeiro que será emitido pelo setor de prestação de contas ou equivalente, quanto à correta execução e regular aplicação dos recursos do convênio.

13 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 13 Do atraso na Prestação de Contas Art. 9º A não apresentação da prestação de contas, no prazo estabelecido, acarretará o lançamento automático do convenente como inadimplente; Art. 10º O concedente deverá notificar o convenente para, no prazo de 30 (trinta) dias, formalizar a apresentação da prestação de contas, ou o recolhimento dos recursos, na forma da lei, comunicando o fato ao órgão de Controle Interno; Parágrafo único – esgotado o prazo e não cumpridas as exigências, a unidade concedente dos recursos deverá encaminhar o processo ao setor competente do órgão para abertura de Tomada de Contas Especial.

14 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 14 Da Prestação de Contas Irregular Art. 11 Nos casos da prestação de contas irregulares será emitido parecer com ressalva e cabe à Secretaria responsável pelo Convênio notificar o convenente da irregularidade, encaminhando a este cópia do parecer para regularização no prazo de quinze (15) dias; Parágrafo único - À notificação de que trata este artigo deverá ter, impreterivelmente, sua entrega protocolada e está deverá ser encaminhada a UGCI para anexá-la ao processo de prestação de contas. Art. 12 Os novos documentos serão encaminhados, através do protocolo, diretamente à UGCI para análise; Art. 13 Nos casos de falta de cumprimento do prazo estabelecido no art. 10 desta Instrução Normativa, a UGCI notificará o Prefeito Municipal. Art. 14 Decorrido o prazo da notificação, sem que a irregularidade tenha sido sanada ou cumprida a obrigação, será instaurada a Tomada de Contas Especial.

15 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 15 Tomada de Contas Especial Será instaurada pelo setor competente do órgão concedente, por determinação do respectivo ordenador de despesas ou, na sua omissão, por determinação do Órgão de Controle Interno do Município, visando à apuração dos fatos, à identificação dos responsáveis e à quantificação do dano.

16 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 16 Será instaurada quando: I - Não for apresentada a prestação de contas no prazo de até 30 dias concedidos em notificação pelo concedente; II - Não for aprovada a prestação de contas, apesar de eventuais justificativas apresentadas pelo convenente, em decorrência de: não execução total do objeto pactuado; atingimento parcial dos objetivos avençados; desvio de finalidade; impugnação de despesas; não aplicação dos recursos da contrapartida; não devolução de eventuais saldos de convênios. III - Ocorrer qualquer outro fato do qual resulte prejuízo ao Erário.

17 Prefeitura Municipal de Charqueadas Controle Interno 17 Unidade Gerencial de Controle Interno Responsável: Renato Pereira Monteiro Contato: fone – 39588405 e-mail: controleinterno@charqueadas.rs.gov.br