Aula 5 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)

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1 Aula 5 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)
Documentos Digitais Aula 5 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)

2 Sistema Eletrônico de Gestão Arquivística de Documentos
É um sistema desenvolvido para produzir, rece-ber, armazenar, dar acesso e destinar docu-mentos em ambiente eletrônico; Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses; e O sucesso do SEGAD dependerá fundamental-mente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

3 O Sistema deve: Contemplar o ciclo de vida dos documentos;
Garantir a acessibilidade dos documentos; Manter os documentos em ambiente seguro; Reter os documentos somente pelo período necessário; Preservar os documentos pelo tempo previs-to em tabela de temporalidade; e Garantir as características de um documento arquivístico: imparcialidade, organicidade

4 O projeto do sistema envolve...
Projetar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e práticas correntes; Determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a gestão dos documen-tos arquivísticos no órgão ou entidade; e Adaptar ou adotar soluções tecnológicas, conside-rando, o quanto possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da obsolescência tecnológica.

5 e-Arq Brasil e ISO 15489 e-ARQ Brasil :São requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpr-das pela organização produtora/ recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e auten-ticidade, assim como seu acesso. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

6 E-Arq Brail e ISO 15489 ISSO 15489: Esta é a primeira norma ISO na área da documentação e informação que foca nuclearmente os processos que garantem um eficiente e sistemático controlo da produção, conservação, utilização e elimi-nação da informação sobre, e da prova das atividades e transacções das organizações – por outras pala-vras, é uma norma para a gestão de arquivos. Pretende ser aplicável a todo o tipo de documentos, independentemente do seu suporte material (papel, microfilme, qualquer suporte electrónico ou outro), e independentemente, também, dos objectivos ou da personalidade jurídica da entidade produtora.

7 Função do arquivista na GED
Elemento indispensável da segurança nas transações eletrônica, no fluxo documental e na conservação, garantindo a integridade e a autenticidade. Popularização dos instrumentos arquivísti-cos: Quadro de classificação, modelos de descrição, planos de conservação, definição de ciclos de vida etc. Identificação de todos os atores implicados, valorizando suas implicações pelas neces-sidades comuns.

8 Respeitar os âmbitos das competências.
O arquivo pode proporcionar clarificação conceitual dos GD e valiosos instrumentos de trabalho conjunto. Participação na GED via ISO que exige: Definição de uma modelo das funções, ativida-des e processos da organização; Definição das características e requisitos dos documentos e dos procedimento de gestão do-cumental Participação na seleção de soluções tecnológi-cas Intervenção direta na gestão

9 A participação do arquivo na fase ativa do documento é mais que uma opinião é um dever.