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NÚCLEOS DE ADMINISTRAÇÃO SISTÊMICA
Governo do Estado de Mato Grosso NÚCLEOS DE ADMINISTRAÇÃO SISTÊMICA
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Como surgiram os Núcleos?
Descontinuidade administrativa (de forma mais acentuada nas atividades sistêmicas); Aumento das despesas administrativas (principalmente pessoal); Pressão para aumento no quadro de pessoal, atividades sistêmicas e programáticas; Deficiência na execução das atividades sistêmicas – (erros, demora, falta de insumos/materiais, insatisfação dos clientes internos.
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O que é o Núcleo? É um agrupamento e execução das atividades da administração sistêmica, de um conjunto de órgãos e entidades, em uma única estrutura administrativa – Secretaria Executiva. São atividades sistêmicas: pessoal, patrimônio, aquisições, planejamento, orçamento, informações, informática, desenvolvimento organizacional, administração financeira, contábil, controle interno, e outras de apoio comuns aos órgãos e entidades da administração que necessitem de gestão centralizada.
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Objetivos que levaram à criação dos Núcleos
Racionalizar a execução das atividades sistêmicas; Melhorar a qualidade dos serviços; Profissionalizar os servidores; Reduzir a descontinuidade administrativa; Liberar os Gestores dos Órgãos e Entidades para preocuparem com as áreas finalísticas.
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Como alcançar os objetivos?
Padronizando os processos de trabalho; Definindo estrutura organizacional para os Núcleos; Nomeando e distribuindo equipes de trabalho de acordo com o perfil definido; Capacitando os servidores e lideranças nos procedimentos e gestão; Elaborando regimento interno; Elaborando manual técnico; e Fazendo a gestão do desempenho dos Núcleos.
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Marco legal A Lei Complementar nº 264, de 28/12/2006, institui os Núcleos de Administração Sistêmica no âmbito do Poder Executivo Estadual. Decreto nº 187/2007 – Regulamenta a LC 264: Estabelece a Política de Organização da Área Sistêmica; Estabelece as Diretrizes para Implantação dos Núcleos; e Define a vinculação Administrativa de cada Núcleo.
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Marco legal Decreto 1.060, de 21/12/ Dispõe sobre as despesas de implantação e manutenção das Secretarias Executivas; Decreto 459, de 06/07/ Dispõe sobre a cessão de servidores e empregados públicos que terão exercício nas Secretarias Executivas e do período de transição dos Núcleos Sistêmicos.
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Mapa Estratégico – Núcleos de Administração Sistêmica
MISSÃO: Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e qualidade. Perspectiva da Sociedade e do Governo Que “valor público” queremos gerar para a sociedade? Garantir condições para o bom desempenho na execução das atividades programáticas Promover o máximo rendimento e a redução dos custos dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual Perspectiva do Cliente/ Beneficiário Garantir maior celeridade à execução dos serviços Melhorar a qualidade dos serviços fornecidos pelos Sistemas de Administração Sistêmica Melhorar a qualidade do Sistema de Controle Interno Que segmentos atendemos e que valor agregamos? Perspectiva dos Processos Internos Assegurar a continuidade na execução das atividades sistêmicas Racionalizar, modernizar e simplificar os processos sistêmicos Que requisitos devem pautar os processos? Fortalecer a utilização de sistemas informatizados corporativos e integrados Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento Aumentar as competências dos servidores e empregados lotados nos Núcleos Profissionalizar o quadro de servidores E empregados Estimular a motivação e o comprometimento dos servidores e empregados Que competências queremos desenvolver?
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SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO –
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Tópicos: metodologia de trabalho e conceitos utilizados; apresentação dos macroprocessos e processos do sistema de planejamento; fluxos do sistema de planejamento;
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
O que é um Processo: Uma série de ações que produz um resultado que agrega valor ao produto ou serviço. Gestão de Processos: Conjunto de ações sistemáticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estável a rotina e implementar melhorias.
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VISÃO SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO VISÃO SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO GOVERNO – PPA NOVAS NECESSIDADES CIDADÃO SOCIEDADE ÓRGÃOS E ENTIDADES / PTA IMPLEMENTAM / VIABILIZAM SEUS SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO INTERNA NOVAS TECNOLOGIAS OS PROCESSOS ADEQUADAMENTE ORGANIZADOS VIABILIZAM AS ESTRATÉGIAS PRODUTOS / SERVIÇOS PÚBLICOS FORNECEDORES CIDADÃO TRIBUTOS RECOLHIDOS
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
PROCESSO Atividades / Agregação de valor Entradas Saídas RECURSOS
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
PESSOAS? Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de serviços; Pessoas criam, modificam e melhoram os métodos de trabalho; Métodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados; Melhores resultados asseguram a competitividade da organização e a satisfação dos clientes / cidadãos.
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
PROCESSO IDEAL Eficaz: O serviço ou produto resultante satisfaz às necessidades dos clientes; Adaptável: Facilmente adaptável às mudanças de necessidades; Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; Controlável: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mínima; Formalizado: Está descrito em documentos formais e aprovados; Mensurável: São estabelecidos indicadores para medição e informação de desempenho
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS 1- Processos Finalísticos / Programáticos: Processos que elaboram serviços/ produtos diretamente para o cliente final, “tocam” o cliente. Diretamente ligados ao cliente. Ex: Prestação de serviços (direto) ao cidadão - hospitais, ambulatórios (saúde), escolas, emissão de documentos, identificação, perícias; emissão, recebimento e cobrança de tributos. 2- Processos Meio / Sistêmicos: Fornecem as condições básicas, a estrutura necessária para o trabalho dos processos finalísticos. Ex: Planejamento e Orçamento; Gestão de Pessoas; Patrimônio e Materiais; Tecnologia da Informação; Manutenção e Serviços Gerais; Aquisição Governamental. 3- Processos Gerenciais: Definem as estratégias e diretrizes do órgão ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalísticos.
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
HIERARQUIA DOS PROCESSOS 1) MACROPROCESSOS / SISTEMA - Representam o desenvolvimento das macro funções organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funções e sua realização causa impacto direto na vida da organização; 2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqüenciais que recebe um input (insumos/matéria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ serviço) para um ou mais clientes; 3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqüenciais e / ou simultâneas que desenvolvem resultados específicos que contribuem para o resultado / produto do processo.
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
MAPEAMENTO DE PROCESSO Descrição gráfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessárias para a execução do serviço / produto desejado; O mapeamento de um processo fornece uma representação gráfica das ações executadas, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e saídas, informações e documentos em uma organização ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização;
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CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO
MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS O mapeamento de processos é uma técnica que permite introduzir melhorias nos procedimentos de trabalho A análise crítica das atividades, em fluxograma, permite a simplificação das práticas de trabalho acrescentando inteligência e mais eficiência ao processo; Esta técnica é utilizada quando se quer reduzir tempo de processamento de documentos internos, diminuir prazos de entrega, etc; O redesenho dos processos é também a base para uma reestruturação organizacional com a elaboração de novo modelo de gestão e respectivo organograma.
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MISSÃO “Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e de forma padronizada.”
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SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO MACROPROCESSOS
GESTÃO DO PLANO ESTRATÉGICO GESTÃO DO PLANO PLURIANUAL ELABORAÇÃO DA LEI DE DIRETRIZES ORÇAMENTÁRIAS GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL GESTÃO DE CONVÊNIOS GESTÃO DE INFORMAÇÕES
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MACROPROCESSOS PRIORIZADOS
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MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
FLUXOGRAMAS: O fluxograma serve para registrar as seqüências das atividades e decisões, de tal maneira que possam ser facilmente compreendidos e comunicados a todos. A descrição deve ser precisa, clara e concisa. O fluxograma é uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria. O fluxograma permite uma ampla visualização do processo e facilita a participação das pessoas. A ferramenta fluxograma serve para documentar um órgão ou unidade específica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo.
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MAPEAMENTO DOS PROCESSOS Seta > sentido, direção do fluxo
SIMBOLOGIAS UTILIZADAS: INICIO / FIM Seta > sentido, direção do fluxo ATIVIDADE, TAREFA, AÇÃO DECISÃO conector
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VALIDAÇÃO DOS PROCESSOS
A validação dos processos consiste na execução de um conjunto de ações, em equipe, que garantam: 1) O conhecimento, por parte de todos os servidores, das atividades que devem ser desenvolvidas para se realizar determinado processo; 2) A concordância de que todos os procedimentos – atividades de trabalho adotadas são as mais adequadas para se atingir os objetivos do processo; 3) A documentação posterior de todos os processos e procedimentos validados pela equipe, possibilitando que todos os participantes da organização tenham ciência dos procedimentos adotados.
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Portal do Estado www.mt.gov.br
Na barra de ferramentas superior, clicar em governo; Na barra de ferramentas a esquerda, clicar em reforma administrativa Núcleos de administração sistêmica.
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