XIV Congresso Ciências do Desporto e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa.

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1 XIV Congresso Ciências do Desporto e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa

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3 XIV Congresso Ciências do Desporto e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa LOCAL : Belo Horizonte - Minas Gerais DATA : 2 a 5 de Abril de 2012 PROMOTORA : Instituo Casa da Educação Física

4 INTRODUÇÃO Com o tema Desporto – Cultura, Estética e Excelência, o XIV Congresso Ciências Do Desporto E Educação Física Dos Países De Língua Portuguesa acontecera em 2012, na cidade de Belo Horizonte, situada no Estado de Minas Gerais. O evento será realizado pelo Instituto Casa da Educação Física, que será responsável por toda organização do Congresso, e pela UFMG – Universidade Federal de Minas Gerais, a qual cuidara dos assuntos Acadêmicos Científicos, contando com a parceria do Conselho Regional de Educação Física da 6ª Região – CREF6/MG e do Centro Desportivo da Universidade Federal de Ouro Preto – CEDUFOP.

5 PÚBLICO ALVO Profissionais, Acadêmicos e Estudantes de: - Angola - Cabo Verde - Guiné-Bissau - Moçambique - São Tome e Príncipe - Timor-Leste e regiões de Goa (Índia) - Macau(China) Além de outros falantes de língua portuguesa e pessoas ligadas ao fenômeno esportivo e a Educação Física, são convidados especiais do encontro.

6 O Brasil vive um momento inédito na historia do esporte. O pais esta preparando para receber a Copa do Mundo de 2014, os Jogos Olímpicos de 2016 e os Jogos Paraolímpicos no mesmo ano. Alem disso, sediou os Jogos pan-americanos de 2007 e recebera os Jogos Mundiais Militares de 2011 e a Copa das confederações de 2013. Todas importantíssimas competições fazem do Brasil o local ideal para o XIV Congresso, em um contexto em que a nação vê o pais sendo transformado pelo fenômeno esportivo. Esta e uma grande oportunidade nos sentidos Profissional e Acadêmico para a Educação Física Mundial. BRASIL

7 BELO HORIZONTE Belo Horizonte se destaca pelos seus espaços privilegiados e a infra- estrutura existente, por seu acervo histórico, cultural e artístico, suas reservas ecológicas, sua gastronomia e artesanato. Cidade “Modelo da Área Ambiental”, Belo Horizonte é a terceira maior cidade do Brasil com jeitinho de cidade do interior. Um clima agradável durante todo o ano, com temperatura média anual de 21º. Durante o inverno o clima é seco e o verão é chuvoso, a umidade relativa do ar gira em torno de 65%. A Serra do Curral, além de emoldurar a cidade, serve como barreira para os ventos mais fortes. Jovial e tradicional, aristocrática e popular, clássica e moderna, Belo Horizonte encanta a todos com sua arquitetura e cultura. E além da Capital, o turista tem fácil acesso aos principais pontos turísticos do Estado.

8 MINASCENTRO A localização estratégica do MINASCENTRO, amplia as facilidades de integração com os principais centros urbanos do país - Rio de Janeiro, São Paulo, Brasília e Vitória. Com uma posição privilegiada, no centro de Belo Horizonte, está situado no bairro mais valorizado da capital, o Lourdes. O MINASCENTRO tem a sua frente o ponto turístico mais visitado de Belo Horizonte – o Mercado Central, e fica próximo a um completo centro comercial, com vasta oferta de restaurantes, flats, hotéis e pontos turísticos. Com fácil acesso aos terminais rodoviários e aéreos, está ao lado do Terminal Turístico JK, à apenas 5 minutos da rodoviária, 40 minutos do Aeroporto Internacional Tancredo Neves e 20 minutos do Aeroporto da Pampulha.

9 ESPAÇOS NO MINASCENTRO - Teatro Topázio - 1.700 lugares - Teatro Granada - 418 lugares - Auditório Quartzo – 241 lugares - Auditório Ágata – 241 lugares - Auditório Esmeralda – 150 lugares - Auditório Turmalina – 150 lugares - Auditório Água Marinha – 100 lugares - Auditório Pirita – 100 lugares

10 PROGRAMAÇÃO Programação

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12 INTRODUÇÃO Com o tema Desporto – Cultura, Estética e Excelência, o XIV Congresso Ciências Do Desporto E Educação Física Dos Países De Língua Portuguesa acontecera em 2012, na cidade de Belo Horizonte, situada no Estado de Minas Gerais. O evento será realizado pelo Instituto Casa da Educação Física, que será responsável por toda organização do Congresso, e pela UFMG – Universidade Federal de Minas Gerais, a qual cuidara dos assuntos Acadêmicos Científicos, contando com a parceria do Conselho Regional de Educação Física da 6ª Região – CREF6/MG e do Centro Desportivo da Universidade Federal de Ouro Preto – CEDUFOP.

13 INSCRIÇÕES On-line Através de software para recebimento de inscrição on-line com emissão de boleto bancário ou recebimento via cartão de credito. No local - Equipamentos de informática e suprimentos; - Coletores de dados para controle de acesso; - Sistemas de credenciamento; Os sistemas credenciamentos estão habilitados a fazer a captura, o armazenamento e a impressão de foto diretamente na credencial, possibilitando maior segurança no controle de acesso.

14 MATERIAL PARA OS PARTICIPANTES - Pastas - Blocos - Canetas - Brindes

15 ATIVIDADEPERÍODORESPONSABILIDADE Criação da identidade visual de todo material gráfico do evento Agência de publicidade Mandar confeccionar papel de carta, envelope e bloco de recibo do evento Agência de publicidade Envio para a gráfica da 1ª comunicaçãoAgência de Publicidade Criação da arte final do cartazAgência de Publicidade Envio da arte final do cartaz para gráficaAgência de Publicidade Envio da arte final para gráficaAgência de Publicidade Elaboração da 2ª Comunicação do eventoAgência de Publicidade Mandar confeccionar certificados e crachásAgência de Publicidade CRONOGRAMA

16 Elaboração da arte final do livro programa e resumos dos temas livres Agência de publicidade Envio do livro programa para gráficaAgência de Publicidade Envio das passagens e vouchers de hotel dos convidados internacionais Agência de viagens oficial Início dos trabalhos da Comissão Científica: Levantamento dos nomes de prováveis convidados internacionais com endereços e áreas de atuação Comissão Científica Definição dos tópicos principais da programação científica Comissão Científica Elaboração do temário básicoComissão Científica Elaboração da lista dos convidados estrangeiros confirmados, junto com breve currículo e retrato Comissão Científica

17 Definição dos nomes dos convidados nacionais da programação científica Comissão Científica Elaboração do material da programação científica preliminar Comissão Científica Relação de convidados estrangeirosComissão Científica Fechamento do programa científicoComissão Científica Elaboração da grade científica do eventoComissão Científica Elaboração do programa científico do eventoComissão Científica Envio de convites para Presidentes e secretários de atividades juntamente com pesquisa de data de vinda para o evento Comissão Científica / Empresa promotora de eventos Envio de correspondência para convidados internacionais e nacionais estipulando prazo para resposta Comissão Científica / Empresa promotora do evento

18 Envio de correspondência aos convidados estrangeiros e nacionais oficializando os temas de cada um Comissão Científica / Empresa promotora do evento Contato com montadoras de stands para levantamento de propostas Comissão Executiva Contato com agências de publicidade para criação da criação da logomarca do evento Comissão Executiva Definição da empresa promotora de eventoComissão Executiva Definição da logomarca do eventoComissão Executiva Definição da montadora de stands oficial do evento Comissão Executiva Definição da agência de viagens oficial do evento Comissão Executiva Solicitar a agência de viagens oficial o envio de correspondências para hotéis para bloqueio do período do evento Comissão Executiva

19 Aprovação do contrato e regulamento dos stands Comissão Executiva Aprovação da identidade visual de todo material gráfico Comissão Executiva Definição do valor dos standsComissão Executiva Definição do valor da inscriçãoComissão Executiva Aprovação do cartazComissão Executiva Elaboração da 1ª Comunicação do EventoComissão Executiva Aprovação da arte finalComissão Executiva Definição do modelo de pasta, bloco e canetaComissão Executiva Fechamento dos contratos com empresas prestadoras de serviços de terceiros Comissão Executiva Contratação da empresa de assessoria de imprensa Comissão Executiva

20 Providenciar brindes para os convidados e congressistas Comissão Executiva Reunião com chefe de cerimonial para definição da pauta da Solenidade de Abertura Comissão Executiva Cobrar resposta de empresas com relação a patrocínios e aquisição de stands Comissão Executiva / Empresa promotora do evento Elaboração de banco de dados para divulgação Comissão Executiva / Empresa promotora do evento Envio de correspondências para Bancos solicitando patrocínios em troca de ser o Banco Oficial do Evento Comissão Executiva / Empresa promotora do evento

21 Providenciar brindes para os convidados e congressistas Comissão Executiva Reunião com chefe de cerimonial para definição da pauta da Solenidade de Abertura Comissão Executiva Cobrar resposta de empresas com relação a patrocínios e aquisição de stands Comissão Executiva / Empresa promotora do evento Elaboração de banco de dados para divulgação Comissão Executiva / Empresa promotora do evento Envio de correspondências para Bancos solicitando patrocínios em troca de ser o Banco Oficial do Evento Comissão Executiva / Empresa promotora do evento

22 Levantamento de orçamentos - Mídia desk / - Material áudio visual - Tradução e interpretação simultânea / - Secretaria / - Ônibus - Cerimonial / - Limpeza - Segurança / - Restaurante - Fotógrafo / - Aluguel de computadores - Sistema de comunicação - Estacionamento Empresa promotora do evento Elaboração do budget do eventoEmpresa promotora do evento

23 Envio de correspondência para empresas e laboratórios ligados a área para solicitação de patrocínios e comercialização dos stands Empresa promotora do evento Envio de correspondências para Sociedades Regionais, Associações Médicas, Revistas e Jornais Médicos solicitando divulgação da data e local do evento (a partir de um banco de dados fornecido) Empresa promotora do evento Envio de contratos de stands e patrocínios, bem como regulamento de stands Empresa promotora do evento Solicitar breve currículo e foto para divulgação nos comunicados dos convidados estrangeiros Empresa promotora do evento Cobrar resposta dos bancosEmpresa promotora do evento

24 Solicitar a logomarca do patrocinador, Sociedade, entidades médicas que apoiam o evento, transportadora aérea, banco, agência de viagens para constar da 1ª Comunicação do evento Empresa promotora do evento Emitir etiquetas do banco de dados elaborado para divulgação Empresa promotora do evento Entrega do material da mala direta para a agência de publicidade Empresa promotora do evento Envio para o correio da 1ª Comunicação Empresa promotora do evento Envio da 1ª remessa de cartazes para locais pré-determinados Empresa promotora do evento Envio de convites aos convidados nacionais juntamente com formulário de pesquisa do material a ser utilizado e data de vinda para o evento Empresa promotora do evento

25 Envio de correspondência aos convidados internacionais com definição de datas e horários Empresa promotora do evento Entrega do material da 2ª Comunicação para criação da arte final Empresa promotora do evento Cobrar resposta dos convidados nacionais Empresa promotora do evento Mandar confeccionar as pastas, blocos e canetas Empresa promotora do evento Envio da 2ª Comunicação para o correioEmpresa promotora do evento

26 Refazer orçamentos dos serviços de terceiros : - Mídia desk / - Material áudio visual - Tradução e interpretação simultânea / - Secretaria / - Ônibus - Cerimonial / - Limpeza - Segurança / - Restaurante - Fotógrafo / - Aluguel de computadores - Sistema de comunicação - Estacionamento Empresa promotora do evento Cobrar resposta dos convidados para Presidência e Secretaria de atividades científicas Empresa promotora do evento

27 Envio de correspondência para tentar patrocínio de água e café para o evento Empresa promotora do evento Envio de correspondência a Belotur solicitando material de turismo para colocação nas pastas Empresa promotora do evento Envio de correspondência para SLU para melhoria da limpeza na região Empresa promotora do evento Envio de correspondência para a Polícia Militar para solicitação de policiamento ostensivo no local no período do evento Empresa promotora do evento Prazo final para recebimento do material a ser colocado nas pastas e nomes para crachás expositores Empresa promotora do evento Prazo final para recebimento das inscrições Empresa promotora do evento Preparar material congressistas e programação científica Empresa promotora do evento

28 Montar pastas Empresa promotora do evento Fazer detalhamento do local Empresa promotora do evento Acompanhamento da montagem do local Empresa promotora do evento Transferência da secretaria para o local do evento Empresa promotora do evento Envio de oficio para Secretário Estadual de Saúde, Governador, Prefeito, Secretário Municipal de Saúde e autoridades médicas convidando para a Solenidade de Abertura Empresa promotora do evento Reunião com todos os fornecedores Empresa promotora do evento Verificação final de todos os itensEmpresa promotora do evento

29 Fazer mapa de sinalização do evento Empresa promotora do evento / Montadora oficial Elaboração da planta baixa da área de exposição Montadora de stands oficial Definição das ComissõesPresidente do Congresso Elaboração da mensagemPresidente do evento Elaboração da mensagemPresidente do evento Elaboração da mensagemPresidente do evento Abertura de conta bancáriaTesoureiro

30 SUJESTÃO PARA PROJETO DE COMERCIALIZAÇÃO Pacote Diamante – R$ 300.00,00 Pacote Ouro – R$ 100.00,00 Pacote Diamante – R$ 50.00,00 Pacote Diamante – R$ 25.00,00 - Stand de 36m² - Primeira Prioridade na escolha do stand - Simpósio Satélite - Patrocínio de toda comunicação com os associados - Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa) - Link no site do evento - Encarte nas pasta - Stand de 27m² - Segunda Prioridade na escolha do stand - Simpósio Satélite - Patrocínio de toda comunicação com os associados - Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa) - Link no site do evento - Encarte nas pasta - Stand de 18m² - Terceira Prioridade na escolha do stand - Simpósio Satélite - Patrocínio de toda comunicação com os associados - Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa) - Link no site do evento - Encarte nas pasta - Stand de 9m² - Quarta Prioridade na escolha do stand - Simpósio Satélite - Patrocínio de toda comunicação com os associados - Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa) - Link no site do evento - Encarte nas pasta

31 XIV Congresso Ciências do Desporto e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa

32 ITEMR$ Gerenciamento de projeto 10% da receita Água para palestrantes (incluindo vasilhame e garçons) + Galões com copo descartável para congressistas 4.000,00 Serviços de terceiros Placa para auditório (8 auditórios) 4.000,00 Cobertura fotográfica 2.000,00 04 Coffee-Breaks (1600 pax) 44.800,00 Cerimonial – Sr. Carlini 2.500,00 Bandeiras (dependerá dos países dos convidados internacionais) 1.000,00

33 Pesssoal Recepcionista Aeroporto Confins (2 por 12 horas) 1.200,00 Montagem de pastas, blocos e canetas (10 pax) 1.000,00 Pessoal de secretaria Recepcionistas de secretaria (3 dias) 15 recepcionistas 05 digitadores 02 Caixas 01 coordenadora Obs.: No decorrer do evento iremos diminuindo o número de pessoal 21.500,00 Recepcionistas Ouro Preto 02 Secretaria 01 Auditório 705,00

34 Auditório Minascentro 16 recepcionistas de auditório (3 dias) 7.640,00 Secretaria Informatizada 05 computadores 02 impressora térmica 02 impressora laser 05 pontos de internet 01 técnico 4.450,00 Sistema de gerenciamento de inscrição 3.000,00 Local do Evento 138.900,00 Limpeza Minascentro – Montagem, realização e desmontagem 35.000,00 Segurança – Montagem, realização e desmontagem 15.000,00 Equipamento de sonorização, áudio e vídeo (8 auditórios) 31.060,00

35 Mídia desk 8.730,00 Equipamentos de secretaria e auditório Ouro Preto 2.085,00 Material de Divulgação e para Congressistas Criação gráfica 33.700,00 Produção Gráfica 48.974,00 Pastas (1.600) 27.200,00 Convidados Nacionais 20 passagens nacionais (preço médio Brasil – R$ 600,00) 12.000,00 60 diárias de hotel 18.000,00 Convidados Internacionais 40 passagens (saída Lisboa – Preço R$ 2.150,00) 86.00,00 120 diárias hotel 36.000,00

36 Transporte Hotéis/Minascentro/Hotéis (04 dias) – 30 ônibus/dia144.000,00 Transfer 70 pax Ouro Preto2.100,00 Programa Social Solenidade de Abertura Minascentro Decoração1.200,00 Hino Nacional (Banda da Polícia Militar) – somente transporte1.100,00 Coquetel Mineiro (1600 pax)104.000,00 Show Aruanda4.500,00 Lanche para 40 pax280,00 Transporte 1 microonibus550,00 Almoço Encerramento Ouro Preto (70pax)2.450,00 Coffee-Break Ouro Preto490,00 Acessória de imprensa ( 3 meses)15.000,00 Rádios de comunicação (10)900,00 Brindes (60) – Sugerimos o pássaro com pedras brasileiras1.800,00

37 TOTAL848.814,00 10 EXTRAS84.881,40 TOTAL GERAL935.357,40

38 CONCLUSÃO É NECESSÁRIO FAZER UMA REUNIÃO PESSOAL PARA ACERTAR DETALHES DO EVENTO

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