Planejamento das operações para execução de Eventos

Apresentação em tema: "Planejamento das operações para execução de Eventos"— Transcrição da apresentação:

1 Planejamento das operações para execução de Eventos

2 Partindo do princípio de que o Evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas e:

3 Como os Eventos são uma atividade dinâmica, sua conceituação tem sido objeto de modificações, conforme vão evoluindo.

4 Exercício para a próxima aula!
Fazer um resumo dos principais tipos de Eventos. Ex: Congresso. Congresso é um encontro solene de grande porte com elevado número de participantes, seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria ou ramo profissional. Em sua maioria, os congressos são apresentados em períodos regulares alternando-se as localidades-sede e sua duração é de três a cindo dias. Alguns Congressos médicos no Brasil: XI Jornada de Obstetrícia e Ginecologia 11/06/2015 até 13/06/ Campos do Jordão –SP 1° Jornada de Neurologia e Neurocirurgia da Região Carbonífera 12/06/2015 até 13/06/ Criciúma-SC XVII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia 17/06/2015 até 20/06/ Foz do Iguaçu-PR

5 PLANEJAMENTO DE UM EVENTO
Por sua complexidade, amplitude e importância, a promoção de um evento exige alta especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que será realizado.

6 Dessa forma: Sua operacionalização fundamenta-se em um eficiente sistema de planejamento, abrangendo alguns aspectos básicos tais como:

7 1º Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento. Isso significa ter o domínio absoluto e integral do ambiente, dos limites de atuação e de todas as etapas de sua execução.

8 2º Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execução com bastante antecedência da data prevista para seu início.

9 3º Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências operacionais.

10 4º Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos. OBS: Cada grupo deverá eleger uma coordenador(a) geral, note que esse é o momento de vc começar a experimentar como é ser líder de um grupo que trabalha com o planejamento de eventos.

11 5º Estabelecer sistemas de integração e relacionamento permanentes com patrocinadores, promotores, empresas de viagens, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões.

12 6º Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais deficiências ou falhas no decorrer do evento.

13 7º Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos necessários para a operacionalização dos eventos. Discussão em sala: Por quem e porquê esse item acima deve ser observado?

14 8º Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos. Discussão em sala: Como isso deve ser feito?

15 9º Implantar sistemas de controle e acompanhamento das providências e decisões tomadas no curso do evento.

16 Assim: A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidas de estudos de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização.

17 Além disso: Há a necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo a respeito do objetivo, sistemática, locais, datas, horários, participantes e convidados.

18 Dessa forma: Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing, os veículos de comunicação e divulgação, bem como as atividades e responsabilidades relacionadas com a promoção do evento.

19 Nesse momento vc deve definir:
Planejamento, coordenação e controle; Secretaria executiva; Recepção e atendimento; Marketing e vendas; Publicidade e comunicação e Serviços de manutenção das instalações e equipamentos.

20 Planejamento, coordenação e controle
A operacionalização de um evento abrange a integração das diversas atividades técnicas nas respectivas especializações, através de uma unidade responsável pelas seguintes atividades:

21 1º Planejamento, coordenação e supervisionar as atividades relacionadas com o evento em âmbito interno e externo. 2º Designar os coordenadores setoriais. (como fazer isso?) 3º Implantar sistemas de controle das operações. 4º Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa. 5º Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades.

22 6º Promover reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para análise das atividades em andamento; 7º Coordenar a instalação e montagem das secretarias dos congressistas e palestrantes, sala VIP, sala de coordenação, slide desk e auditórios. 8º Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades.

23 9º Realizar licitações de compras e contratação de serviços de terceiros.
10º realizar a contratação de equipamentos de tradução simultânea e de interpretes, caso da participação de congressistas/palestrantes estrangeiros. 11º Realizar a licitação de locações de equipamentos. 12º Emitir normas de serviços instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho. (Como fazer isso?)

24 13º Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final
13º Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final. (Qdo isso é feito? Em que momento? 14º Coordenar a elaboração de anais do evento após sua realização, em que constem os fatos relevantes ocorridos, conteúdo de palestrante e informações sobre os participantes. (Note aqui vc começa a criar seu banco de dados e isso vale muito din din!)

25 15º Coordenar as atividades do pessoal que abrangem:
Participar da seleção e contratação de pessoal e serviços de terceiros. Organizar as equipes de trabalho, orientando as respectivas atribuições e responsabilidades. (Líder de grupo olha sua responsabilidade!) Estabelecer normas de procedimentos e conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicação. Ex: Pessoal da secretaria executiva é proibida de beber bebidas alcoólicas durante o congresso.

26 Secretaria Executiva É responsável pelas seguintes atividades:
Participar da elaboração dos cerimoniais das solenidades oficiais. Proceder as inscrições dos participantes do evento. Prestar suporte técnico e operacional aos serviços de recepção e atendimento. Providenciar a confecção de formulários e impressos, tais como ficha de inscrição, convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material didático...

27 Ainda: Preparar os conjuntos de materiais para distribuição aos participantes (pastas, formulários, folha de perguntas, relatórios de avaliação, material promocional, canetas etc... Coordenar os serviços relacionados com as reservas, transporte, recepção e hospedagem dos participantes de modo geral. Verificar as condições dos veículos de viagem e traslado ou translado dos participantes, ambiente, conforto e principalmente as atividades e atitudes dos motoristas e auxiliares (Pq isso é necessário? Discussão em sala!)

28 Instalar, acompanhar e manter atualizado o quadro geral e a agenda da programação de eventos, tais como conferências, debates, reuniões, etc, indicando as datas, horários, locais... Caso aconteça divulgar amplamente qualquer alteração da programação. (PQ?) Providenciar os equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes (PQ?) Providenciar a colocação de faixas promocionais no local do evento.

29 Manter contato com a entidade ou representante (dona/o) do evento
Manter contato com a entidade ou representante (dona/o) do evento. Ex: Se o evento que vc está trabalhando o presidente/dono da empresa estiver acompanhando in loco o evento, vc deverá conversar diariamente com o mesmo. OBS: Em algumas situações o cara pede ou muda o que vc planejou e vc tem que atende-lo da melhor forma posssível, Dizer não a ele é fechar outras possibilidades para eventos futuros.

30 Verificar junto a coordenação executiva do local onde o evento está sendo realizado se está tudo planejado conforme fora acordado. (Na sua visão o que isso representa?) Pergunta? Vc está em uma reunião junto a Master Eventos, uma empresa que acaba de assinar contrato com um laboratório de medicamentos para realizar a operação de um evento para todos os representantes nacionais do laboratório e em dado momento a coordenadora geral Sra. Maria José pergunta a vc FULANA/O porque devo contratar uma ambulância com paramédicos e assistentes para esse evento?

31 Com relação ao número de participantes
Em relação ao número de participantes os eventos podem ser classificados em: PEQUENO: até 150 participantes. MÉDIO: entre 151 a 500 participantes. GRANDE: acima de 501 participantes. MEGAEVENTO: acima de 5 mil participantes. Para ser considerado um megaevento, além do número de participantes, ele deve apresentar as características que esse tipo de evento possui.

32 Filme! Vatel