Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis

Apresentação em tema: "Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis"— Transcrição da apresentação:

1 Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis
Romário Davel

2 Planejamento Estratégico da Organização
Os Programas e Projetos devem estar alinhados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Planejamento Estratégico da Organização Objetivos Estratégias Projetos Traduzidos em Implementados por

3 Quando uma idéia pode ser um Projeto?
Está alinhada aos objetivos da organização? Retorno tangível para a organização? Existe recursos? Obedece restrições? Pode ser gerenciada?

4 Afinal, O que é projeto? Projetos são empreendimentos com começo e fim definidos, e dirigido por pessoas, para de forma progressiva cumprir objetivos estabelecidos dentro de parâmetros de custo, prazo e qualidade. Exemplo de projetos: Curso, filme, casa, etc... Exemplo de atividades rotineiras: Contabilização de uma empresa, Atendimento ao consumidor.

5 Um conjunto de projetos = Programa
Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios não possíveis de serem obtidos quando gerenciados isoladamente. Os programas dever estar alinhados aos objetivos estratégicos da Organização.

6 Atividades Processos x Projeto
No projeto... Objetivo: Ao alcançar o objetivo o ciclo se encerra. Horizonte Temporal: Projeto tem prazo para ser cumprido. Segurança de permanência: No término do trabalho os recursos humanos são dispensados. Conhecimento Prévio: Um projeto é repleto de incertezas.

7 Restrições de um projeto
Todo projeto já se inicia com tripla restrição: Prazo Custo Qualidade

8 O que é Gestão de Projetos?
É a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. Ser pragmático para não perder Tempo. Existe desperdício de tempo maior do que participar de projetos sem planejamento?

9 Por que fazer gestão de projetos?
Pelo menos 50% dos projetos são executados com níveis de produtividade abaixo do normal; Produtos e serviços sob pressão de prazo podem quadruplicar o numero de defeitos; Pelo menos 50% dos grandes projetos estouram seu orçamento; 2/3 dos projetos são cancelados antes do fim; Tipicamente 50% do patrimônio das organizações não são utilizados nos projetos.

10 Ciclo de vida de um projeto

11 Ciclo de vida de um projeto

12 Formadores de opinião Patrocinadores – Exerce influência estratégica sobre o projeto. Participantes – Ligados a concepção e execução do projeto. Externo – Envolvidos indiretamente (ambientalistas, líderes comunitários, vizinhos, familiares etc...)

13 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Nível 1: Inicial ou Embrionário Base do melhor esforço; Sem planejamento; Ausência de procedimentos padronizados; Muitas vezes não atende as especificações técnicas; Possibilita atraso; São abandonados com freqüência.

14 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Nível 2: Conhecido Investimentos constantes em treinamento e aquisição de softwares de gerenciamento de projetos. Pode ocorrer a existência de iniciativas isoladas de padronização de procedimentos, mas seu uso é restrito. Percebe-se melhor a necessidade de se efetuar planejamento e controle. Em algumas iniciativas isoladas, alguma melhoria é percebida; no restante os fracassos "teimam" em continuar ocorrendo.

15 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Nível 3: Definido ou Padronizado Padronização de procedimentos; Os processos de planejamento e controle são consistentes e a aprendizagem faz com que eles sejam executados cada vez melhor; Os resultados estão aparecendo.

16 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Nível: 4. Gerenciado Processos consolidados e aperfeiçoando o modelo; Possibilita avaliação de desvios da meta e causas; Alinhamento dos projetos às estratégias organizacionais; Aperfeiçoa-se o GP em áreas como relacionamentos humanos, conflitos, negociações; O uso de GP é reconhecido como fator de sucesso.

17 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Nível: 5. Otimizado A organização tem alta confiança em seus colaboradores e aceita desafios de alto risco; Otimização na execução de projetos com base na larga experiência, conhecimentos e atitudes das pessoas; O nível de sucesso é próximo de 100%; Os novos projetos podem também se basear em um excelente banco de dados.

18 Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos
Fonte: Modelo de Prado

19 Áreas a serem consideradas no projeto.

20 Maiores Dificuldades A maior parte dos problemas é decorrente da falta de planejamento e controle do escopo Não cumprimento dos prazos; Mudança de escopo constante; Problemas de comunicação; Recursos humanos insuficiente; Riscos não avaliados corretamente; Mudança de prioridade constante; Problemas políticos; Disputa por recursos entre gerências funcionais e gerente de projetos. Fonte: FGV Management – Gerenciamento de Escopo

21 Gestão do Escopo

22 Gerenciamento de Conflitos
Quando aplicar a Retirada Quando aplicar “Panos quentes” Quando aplicar a Negociação Quando aplicar a Colaboração Quando aplicar a Força.

23 Documentação Básica de Projetos
1. Termo de Abertura ("Project Charter") 2. Detalhamento das Atividades (WBS) 3. Cronograma 4. Orçamento 5. Plano de Resposta aos Riscos  6. Matriz de Responsabilidades  7. Termo de Aceite 8. Termo de Encerramento (TE)

24 Documentação Básica de Projetos
1. Termo de Abertura ("Project Charter") = Certidão de Nascimento do Projeto Principais funções: Autoriza formalmente o Projeto dentro da Organização; Garantir a autoridade do Gerente do Projeto; Deve conter: Justificativa do projeto Objetivo do projeto Premissas Restrições Escopo Não escopo Project Charter

25 Documentação Básica de Projetos
2. Detalhamento das Atividades (WBS) - Desmembrar o projeto em unidades trabalho menores e que sejam gerenciáveis. Principais funções é identificar: O que deve ser feito Quem vai fazer o que Quanto tempo leva para realizar Quanto custa realizar WBS

26 Documentação Básica de Projetos
3. Cronograma Principais funções: Gerenciar o tempo; Monitorar desempenho; Definição dos recursos; Caminho Crítico. Deve conter: Todas as atividades detalhadas Prazo e recursos de cada atividade Identificar as atividades predecessoras Cronograma

27 Documentação Básica de Projetos
4. Orçamento Todo projeto possui custos, mesmo quando envolve apenas voluntários. Deve conter: Valor monetário de cada atividade Fluxo de caixa

28 Documentação Básica de Projetos
5. Plano de Resposta aos Riscos Principais funções: Reduzir as ameaças. Deve conter: Plano de resposta ao risco Orçamento de respostas

29 Documentação Básica de Projetos
6. Matriz de Responsabilidades Principais funções: Definir as pessoas envolvidas Definir o papel de cada envolvido Matriz

30 Gestão de Recursos

31 Gestão de Risco

32 Gestão de Conflitos

33 Gestão de Prazo

34 Gestão de Custos

35 Gestão da Comunicação

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