15 anos15 anos. Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos.

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1 15 anos15 anos

2 Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos do Sistema\Procedimentos\Procedimentos Aprovados-Revisão Atual. PS-017

3 Introdução Com a finalidade de melhoramento contínuo do SGQ, Foi elaborado este Sistema de Treinamentos. Ao final de cada treinamento, serão exibidas 10 perguntas a fim de identificar a assimilação ao processo em questão. O gabarito em anexo a seu e-mail deverá ser respondido e devolvido em no máximo 5 dias para avaliação. Juntamente a este, tem a Avaliação de Reação que também deverá ser preenchida e devolvida. O Facilitador da Qualidade deverá obter uma nota igual ou acima de 90% para estar apto a ministrar o treinamento em obra. Boa sorte.

4 PS-017 ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO E CONTROLE DE DOCUMENTOS POR DIVISÃO DE PASTAS

5 TREINAMENTO PS-017 OBJETIVO: Definir diretrizes para as atividades de abertura de ordem de serviço, bem como a disposição padrão dos registros passivos inerentes as atividades de uma determinada ordem de serviço.

6 As responsabilidades e autoridades deste procedimento são conforme o quadro abaixo: Atividade Função Gerente / Gestor RD / Analista Qualidade CADColaboradores Abertura de OS XX Inclusão de documentos na pasta da OS XX Registrar documentos no SGQ XXXX Incluir ou excluir Pastas Digitais/Físicas X

7 Abertura da pasta digital da Ordem de Serviço O colaborador do departamento comercial recebe o pedido de compra enviado pelo cliente, acessa o Sistema de Gerenciamento “E-SOFT” e o banco de dados do SGQ e inclui os dados da proposta comercial, necessários para a realização das atividades da Ordem de Serviço.

8 Após incluir as informações, o colaborador do departamento comercial, abre a pasta digital da Ordem de Serviço, acessando o endereço eletrônico “Y:\Engenharia\OS ”, abrindo a pasta e copiando como uma nova pasta, renomeando da seguinte forma: YY: Ano de abertura da OS ZZZ : Numeração seqüencial (sempre balizar pela última OS aberta) Cliente: Descrever o nome do cliente mais o escopo do serviço de forma sucinta.

9 Disponibilização da Ordem de Serviço/ Execução do escopo da proposta comercial O colaborador do departamento comercial comunica ao gerente de contratos, através de reunião, preferencialmente, que a OS está registrada e disponibilizada em meio digital.

10 O gerente de contratos entra em contato com o gestor da obra onde elaboram o planejamento das ações a serem realizadas, através de cronogramas, correio eletrônico ou qualquer outro meio de comunicação que se fizer necessário.

11 Abertura da Pasta Física da Ordem de Serviço O gestor da obra verifica o tipo de serviço da OS : AST : Assistência Técnica CAM: Fornecimento de Instalação de Campo ENG : Fornecimento de Engenharia e serviços “turn-key” EQT : Fornecimento de Equipamento MAN: Manutenção RTF : Retrofit.

12 Preenchimento do cabeçalho O Gestor da obra solicita à recepcionista ou outro colaborador qualquer a abertura da pasta física da OS, no endereço eletrônico “Z:\Papelaria\Formulários Gerais/ Formulário Modelo Capa da pasta física da Ordem de Serviço”

13 Preenche o cabeçalho : Imprime a capa da OS, anexa na pasta física e entrega ao gestor da obra.  Ordem de Serviço : Preencher com numeração da OS, conforme enviado pelo departamento comercial  Cliente : Preencher com o nome da empresa que contratou a ELBI  Cliente Final: Preencher com o nome da empresa onde o serviço será executado  Objeto: Preencher com o objeto do contrato, ou seja, uma breve descrição do que será em si a obra.

14 Inclusão dos documentos na pasta física da Ordem de Serviço Todos os documentos inerentes à Ordem de Serviço, são arquivados na pasta da OS respeitando um padrão determinado conforme:

15 Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax enviados e recebidos Cartas enviadas e recebidas Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 1 PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais

16 PASTA 3 Documentos do Cliente Projetos Cronogramas Normas Entre outros

17 PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO

18 PASTA 5 Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato Ordens de Serviço Pedidos de Compra Contratos PASTA 6 Rascunhos Documentos utilizados que não são controlados no SGQ.

19 Inclusão de documentos na pasta digital da Ordem de Serviço (acréscimo de subpastas) Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax Cartas PASTA 1 Enviadas Recebidas

20 Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais Correspondências Cotações Ordem de Compra

21 PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO Informações Comerciais Ata de Reunião RDO Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos

22 Observação: Nas pastas 03, 05,06 e 07 não existem subpastas no meio Digital

23 Registro dos documentos no banco de dados do SGQ Todo documento, menos correio eletrônico (CE), enviado ou recebido pelo cliente, deve ser obrigatoriamente registrado no banco de dados do SGQ endereço eletrônico “ Z:\S G Q\ Controle da Qualidade ELBI” : Dentro do ambiente do banco de dados do SGQ, seguir o seguinte caminho :

24 Selecione a opção “PEIP-Protocolo Entrega e Identificação de Documentos”: 1º Passo

25 2º Passo Selecione a opção “Incluir/Editar Documento em uma OS”,

26 3º Passo Na caixa que se abrirá depois de selecionada a opção acima, insira o número correto da OS, depois clique no ícone indicado pela seta;

27 Colar o número da OS e clicar no botão “OK” 4º Passo

28 Depois de seguir as instruções, deverá ser efetuado o registro do documento em questão, conforme orientações descritas em vermelho respeitando a seqüência. 5º Passo 1º 2º 4º 3º 6º 5º 7º

29 Z:\S G Q\Procedimentos do Sistema\Procedimentos\Procedimentos Aprovados-Revisão Atual. Estão disponibilizadas informações mais abrangentes sobre o procedimento incluindo documentos necessários a realização do serviço/produto e suas siglas, lista dos documentos que são Formulários SGQ para arquivo e demais detalhes para preenchimento do PEIP no caminho:

30 Preencher nome do treinamento Preencher sua função/Cargo Marcar respostas Preencher seu nome completo Preenchimento do Gabarito: Preencher data

31 Preencher nome do treinamento Preencher data Preencher seu nome completo Marcar opções Se tiver algo a escrever sobre o curso esteja a vontade neste espaço Preenchimento da AVRV Avaliação de Reação Virtual:

32 Questionário de avaliação 1 – Com relação as responsabilidades e autoridades deste procedimento, o gestor é responsável por: 2 - O gestor da obra verifica o tipo de serviço da OS. Qual o significado das siglas MAN, AST e EQT respectivamente são: b) Abertura de OS, Abertura de OS, Inclusão de documentos na pasta da OS e Incluir ou excluir Pastas Digitais/Físicas. a) Incluir ou excluir Pastas Digitais/Físicas, Registrar documentos no SGQ e Abertura de OS. d) nda c) Inclusão de documentos na pasta da OS, Abertura de OS e Registrar documentos no SGQ. a) Fornecimento de Instalação de Campo, Manutenção e Fornecimento de Equipamento. b) Manutenção, Assistência Técnica e Fornecimento de Equipamento. c) Manutenção, Fornecimento de Engenharia e serviços “turn-key e Fornecimento de Instalação de Campo. d) nda.

33 3 - O Gestor da obra solicita abertura da pasta física da OS para: a) A recepcionista ou outro colaborador qualquer. b) RD / Analista da Qualidade. c) Almoxarife ou outro colaborador qualquer. d) nda. c) Banco de dados do SGQ, Analista da Qualidade. d) nda. b) Sistema de Gerenciamento “E-SOFT”, Gestor. a) Banco de dados do SGQ, colaborador do departamento comercial. 4 – Em que programa é gerada a abertura da pasta digital da Ordem de Serviço? E quem é o responsável? Respectivamente.

34 5 – A que se referem as siglas YY e ZZZ respectivamente. b) Ano de abertura da OS e Numeração seqüencial. a) Ano de abertura da OS e Mês de abertura da OS. c) Numeração seqüencial, Número da OS. b) (2) Documentos Relacionados a Fornecedores, (4) Documentos Gerados, (5) Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato e (1 )Correspondências com Clientes. d) nda. c) (3) Documentos do Cliente, (2) Documentos Relacionados a Fornecedores, 5) Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato e (1 )Correspondências com Clientes d) nda. a) (1 )Correspondências com Clientes, (2) Documentos Relacionados a Fornecedores, (5) Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato e (4) Documentos Gerados. Conforme o “Procedimento para inclusão dos documentos na pasta física da Ordem de Serviço” Todos os documentos inerentes à Ordem de Serviço, são arquivados na pasta da OS respeitando um padrão determinado. 6 – Os documentos: Ordem de Compra, Diversos, Pedidos de Compra e Fax enviados e recebidos, são arquivados respectivamente nas pastas (nº e nome):

35 8 – Os documentos: Projetos (gerados pela ELBI), Boletins de medição e Projetos (do cliente), são arquivados respectivamente nas pastas (nº e nome): b) (4) Documentos Gerados. a) (1) Correspondências com Clientes. d) nda. b) (3) Documentos do Cliente, (1) Correspondências com Clientes e (4) Documentos Gerados. c) (3) Documentos do Cliente. c) (4) Documentos Gerados, (1) Correspondências com Clientes e (1) Correspondências com Clientes. a) (4) Documentos Gerados, (4) Documentos Gerados e (3) Documentos do Cliente. d) nda. 7 – Os documentos: Normas e Cronogramas, são arquivados na pasta :

36 9 – A afirmação: “Não existem subpastas para os documentos físicos”, está correta? 10 – A responsabilidade do registro destes documentos no banco de dados do SGQ é: b) Não. Pois as subpastas se aplicam também ao arquivo físico. a) Sim. Pois as subpastas são itens apenas do arquivo digital. a) CAD e RD/Analista da Qualidade. c) nda. b) Gerente/Gestor e Técnico de Segurança. c) Gerente/ Gestor, RD/Analista da Qualidade, CAD e Colaboradores. d) nda. “Todo documento, menos correio eletrônico (CE), enviado ou recebido pelo cliente, deve ser obrigatoriamente registrado no banco de dados do SGQ” PEIP – Protocolo Entrega e identificação de Documentos Consulta.

37 A Agradece o empenho e a participação