Gestão de Compras para Instituições Sociais

Apresentação em tema: "Gestão de Compras para Instituições Sociais"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão de Compras para Instituições Sociais
GOS - AESE 2014 Lisboa, 5 de Maio Porto, 6 de Maio

2 Programa 17:00 Boas vindas. Apresentação do tema e dos participantes 17:10 Não é milagre reduzir custos e aumentar qualidade 17:40 Teatro HotelShop – A Abastecedora Ideal 18:00 Intervalo 18:15 Os 40 ladrões nas Compras 18:45 Teatro HotelShop – O Lar dos Bons Amigos

3 Os 5 milagres da redução de custos

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5 1º milagre: Compreender que o maior inimigo da redução de custos é a inércia

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8 “Não há matéria mais delicada nem iniciativa mais perigosa que promover a mudança. Porque aquele que quiser mudar terá por inimigos implacáveis todos aqueles que beneficiavam da ordem antiga e terá um apoio não muito entusiasta daqueles que podem sair beneficiados.” Nicolau Maquiavel Italian philosopher & political scientist Those who benefit from current situation will always be more motivated to maintain status quo than those seeking change.

9 “Mesmo sem prospecção de mercado, mesmo sem análise de produtos e preços e mesmo sem avaliação comparativa de fornecedores, é possível comprar “mais do mesmo” ao “fornecedor do costume”. Essa é a grande vantagem da inércia. Uma grande vantagem: É que não dá trabalho.” Miguel Paredes Alves

10 Prof. Harry Harlow Universidade de Wisconsin
Psychological researcher Primate research laboratory at U of W 1930s and 1940s 10

11 2º milagre: Compreender que combater a inércia compensa (mas dá trabalho…)

12 O melhor incentivo contra a inércia:

13 Amplitude média do custo de um mesmo produto alimentar
em função do know-how, investimento em tempo e poder negocial de quem compra

14 Compreender o que é que compramos Nós não compramos “produtos”
3º milagre Compreender o que é que compramos Nós não compramos “produtos” Nós compramos: ingredientes forma (preparação e embalamento) tempo lugar serviços Ingredientes: Cherne/Perca do Nilo || Forma: Inteiro / Amanhado / Em filetes ou postas || Tempo || Lugar: No cash ou na instituição || Serviços: Recepção de encomendas, aconselhamento, informação

15 Compreender o processo de compra
4º milagre Compreender o processo de compra

16 Para que serve o produto?
Selecionar produto Para que serve o produto? Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade? Pode incorporar menos/mais mão-de-obra? Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento? Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz? Para que serve o produto? • Laranja para sumo – calibre 6 a 8 • Laranja de mesa – 2 a 3 Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade? • Produtos de limpeza ou lavandaria concentrados (pastilhas solúveis) • Tentáculos de pota no lugar do polvo • Perca do Nilo no lugar do Cherne • Instituições: Peixes de aquacultura (perca, tilápia, peixe gato/panga) (cavala, pota, tintureira, miolo de camarão) Pode incorporar menos/mais mão-de-obra? • Batata frita • Sumo de laranja natural refrigerado • Ovo líquido Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento? • Limitar congelados e refrigerados ao espaço de frio disponível Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz? • Frutas e legumes não faz sentido mais que 2 ou 3 fornecedores

17 Verificar conformidade do produto com a especificação
Conformidade “no papel” Peso Aspecto/estado de conservação Temperatura Embalamento …é importante vistoriar armazém e camiões do fornecedor…a segurança é sua responsabilidade

18 Avaliar Fornecedor e Condições de Entrega
Antecedência da encomenda/ Prazo de entrega Horário de entrega Frequência de entregas Exigência de encomendas mínimas Capacidade do fornecedor responder a imprevistos, e rapidez Referências e Certificações do Fornecedor

19 Comparar custo Prazos de pagamento Preço, e a sua consistência

20 Para fazer tudo isto bem feito, precisa do

21 Ter (ou obter) Capacidade Negocial
5º milagre Ter (ou obter) Capacidade Negocial

22 Capacidade Negocial Tempo

23 Capacidade Negocial Tempo Know-how

24 Capacidade Negocial Tempo Know-how Poder negocial

25 HotelShop ajuda-o(a) no 5º milagre
(obter know-how, tempo e poder negocial) Ajuda a conhecer o mercado Faz a contratação com múltiplos fornecedores (Centrais centralizam contratação) Reduz custos administrativos com muitos pagamentos (Centrais centralizam pagamentos) Proporciona preços mais baixos, beneficiando da capacidade negocial da central de compras

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27 Teatro HotelShop A Abastecedora Ideal

28 ABASTECEDORA IDEAL “ONDE O CLIENTE NUNCA FICA MAL”

29 Abastecedora Ideal 4,39€ 0,65€ 2,29€ 6,99€ 3,80€
30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 4,39€ 0,65€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 2,29€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,99€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,80€

30 DISTRIBUIDORA ALIANÇA “QUANTO MENOR O NOSSO CUSTO MAIOR A SUA POUPANÇA”

31 Distribuidora Aliança
3,64€ 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 0,45€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 1,90€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,40€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,00€

32 DISTRIBUIDORA ALIANÇA
Comparação ABASTECEDORA IDEAL DISTRIBUIDORA ALIANÇA 18 Armazéns, em todo o país 200 Viaturas Transporte de mercadorias 100 Vendedores Call Center c/atendimento h/dia 20 Operadoras no Call Center constantes Prazo Entrega – 2 Horas/pedido c/entregas 24Horas /dia Visita diária dos vendedores aos clientes Armazéns/Viaturas Lavados 3 vezes ao dia com água desmineralizada 2 Armazéns Porto e Lisboa 15 Viaturas Transporte Mercadorias 4 Vendedores Encomendas feitas por telefone/ /Fax Entregas por Rota no máximo 2 vezes por semana com janela de horas definidas Visita dos vendedores 1 vez por mês aos clientes Armazéns/Viaturas lavados 1 vez ao dia

33 Distribuidora Aliança
Abastecedora Ideal Distribuidora Aliança 3,64€ 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 4,39€ 0,65€ 0,45€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 2,29€ 1,90€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,99€ 6,40€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,80€ 3,00€ 451,71€ 375€ TOTAL DA ENCOMENDA POUPANÇA 76,71€ 17% 3.988,92€ POUPANÇA / ANO

34 Teatro HotelShop (Porto)
A Abastecedora Ideal Cast ALUNA………………………………………………Inês de Castro (Infantário da Esperança) MIGUEL PAREDES ALVES………………..….Vasco da Gama(Infantário da Esperança) LUÍS VIEIRA DA SILVA………..…………..Fernão de Magalhães(Abastecedora Ideal) JOÃO ALVES………………………………….…..Bartolomeu Dias (Distribuidora Aliança)

35 Intervalo

36 Os 40 ladrões nas compras João Alves

37 Relação qualidade/preço
Os 40 ladrões

38 Optimização da relação Qualidade/Preço
Factores determinantes Conhecimento dos produtos Eficácia dos produtos Necessidade Racionalidade (compra programada)

39 Os 40 ladrões

40 na Compra na Receção de Mercadorias no Armazenamento no Aviamento às secções na Pré-Preparação na Produção no Serviço

41 Compra Comprar demasiada quantidade Comprar quantidade insuficiente
Comprar tarde ou cedo demais Comprar sem especificações - qualidade, peso, tipo Não ter uma politica de compras com pesquisa de mercado Não ter um orçamento para compras Sem controle de faturas e preços Corrupção

42 Receção de Mercadorias
Roubo por quem recebe as mercadorias Falta de registo de entradas Inexistência de sistema de créditos para bens não recebidos, estragados ou de baixa qualidade Falta de pesagem e controle da mercadoria à entrada Produtos perecíveis deixados fora de armazém

43 Armazenamento Mercadorias mal acondicionadas/embaladas Armazenamento à temperatura ou humidade impróprias Falta de inspeção diária dos produtos armazenados Má higienização do economato e dos equipamentos de frio Preços da fatura não controlados Falta de inventário (periódico ou permanente) Falta de atribuição de responsabilidade pela receção/controle de mercadorias

44 Aviamento às valências
Falta de registo e controle das saídas do economato Autorizar entrada de estranhos no economato sem a presença do responsável

45 Pré-Preparação Falta de ementas mensais com cálculo de refeições a servir por cada prato Não utilização de fichas técnicas de prato (receitas pré-aprovadas, pesadas e calculadas) Excesso de corte de legumes e carne Falta de controle do rendimento de cada peça (% da peça que é aproveitada) Escolha indevida de produtos com/sem mão de obra incorporada

46 Produção Produção em excesso (desperdício) Métodos de confeção errados
Cozinhar a temperaturas erradas e/ou demasiado tempo Má programação de alimentos a confecionar (demasiado cedo ou demasiado tarde)

47 Serviço Mau doseamento de pratos (não cumprimento das capitações)
Utensílios para servir (empratar) de dimensões diferentes Falta de aproveitamento de sobras depois do serviço Falta de verificação das doses servidas Desleixo

48 Falta de verificação do nº de dietas/pratos normais servidos
Falta de comparação entre os custos orçamentados, os reais e apuramento das discrepâncias Falta de separação entre custos de alimentação dos utentes e do pessoal Caixote do lixo

49 Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões
Em resumo: NA GESTÃO DE COMPRAS É FUNDAMENTAL: Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões Saber escolher e avaliar produtos Seleccionar os melhores parceiros Fazer bem as contas e não ir só atrás do preço

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51 LAR DOS BONS AMIGOS

52 Teatro HotelShop O LAR DOS BONS AMIGOS Eugénio Verde Hotel dos Bons Amigos Francisco Esperto Tangas e Irmão, Lda

53 Teatro HotelShop (Porto)
O Lar dos Bons Amigos Cast LUIS VIEIRA DA SILVA………………….……….Eugénio Verde (Hotel dos Bons Amigos) MIGUEL PAREDES ALVES………………….………..Francisco Esperto (Tangas & Irmão)

54 WEBSITE:

55 FACEBOOK: hotelshop

56 Margarida Sousa Guedes (Lisboa) Luís Vieira da Silva (Porto)
CONTACTOS Margarida Sousa Guedes (Lisboa) Luís Vieira da Silva (Porto)