I Ciclo de Palestra STAB Leste Palestrante : Graduada em Administração de Empresa. Pós-graduada em Gestão de Tecnologia da Informação. 24 anos de experiência.

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1 I Ciclo de Palestra STAB Leste Palestrante : Graduada em Administração de Empresa. Pós-graduada em Gestão de Tecnologia da Informação. 24 anos de experiência profissional, 18 deles dedicados a processo e sistemas de gestão. Lucineia Pedrosa Tema: Processos Bem Definidos para uma Gestão Eficaz

2 Conceito de Processo e Gestão Eficaz; A Importância dos Processos Alinhada ao Sistema de Informação; Premissas Básicas para o sucesso de uma Gestão Eficaz; Metodologia de Mapeamento de Processos; Etapas para Definir/Redefinir Processos: Benefícios do Mapeamento dos Processos; Dinâmica. Tópicos a Serem Abordados :

3 Conceito de Processo:

4 Gerência 1 Diretoria 1 Presidência Processo de trabalho Diretoria 2 Diretoria 3 Gerência 2 Gerência 4 Gerência 5 Gerência 3 Resultado efetivo do trabalho Processo em Todo Nível Hierárquico da Organização:

5 Alguns Fatores que Inviabilizam a Gestão Eficaz: 1)Cultura organizacional; 2)Soluções de informática sub-utilizadas ou mal utilizada; 3)Profissionais com conhecimento precário das normas da empresa; 4)Normas de Procedimentos inexistentes; 5)Processo não aderente ao sistema e as normas da Empresa; 6)Falta de Informação em tempo real, para tomada de decisão. Este cenário é comprovadamente causando pela não realização das definições dos processos, normas e treinamentos alinhados ao sistema de gestão, contribuindo para uma Gestão Ineficaz. Este cenário é comprovadamente causando pela não realização das definições dos processos, normas e treinamentos alinhados ao sistema de gestão, contribuindo para uma Gestão Ineficaz.

6 - Exercendo as suas atividades conforme o seu perfil - Treinadas de forma contínua - Sincronizadas com os objetivos profissionais e da empresa 1 - PESSOAS - Analisados e coerentes com as regras de negócio - Aderentes com os sistemas de gestão - Aderentes aos processos da empresa - Que permita suportar de forma adequada os sistemas de informações - Não superdimensionada, mas que permita futuras evoluções - Atualizada com os produtos de mercado 2 - PROCESSOS 3 - SISTEMAS 4-INFRA-ESTRUTURA Premissas Básicas para o Sucesso de uma Gestão Eficaz : Pessoas SistemaInfra-estrutura PROCESSOS

7 Banco de Dados Informações estruturadas e confiáveis ERP/ CRM / BI (Real Time Enterprise) (*) Usina B Usina C Empresa “n” Compartilhamento dos recursos entre as empresas Mobilidade de acesso Empresas organizadas e integradas (*) Real Time Enterpise, é uma metodologia que permite ao empresário acessar as bases de informações de suas empresas a qualquer momento com independência de localização, e assim gerir seus negócios de forma prática e dinâmica. Usina A Escritório Central Modelo Ideal de Gestão da Informação:

8 Contatos Infra-estrutura Sistemas Pessoas Processos Informações Engrenagem Perfeita para Informação Consistente e Confiável:

9 SEM Empresa SEM processos aderentes Software Processos Gestor = Sistema “A” Sistema “B” Sistema “C” Processando Informações Importação Exportação Relatórios Analise Informações Resultado re-trabalho Perda Financeira 99% dos casos, o re-trabalho volta para origem Auditor ANTES Cenário - ANTES da Revisão dos Processos e Normas:

10 CONTABILIDADE Diretoria e Acionistas Gestores Relatórios Patrimônio Agrícola ComprasOficina Agrícola Estoque Recursos Humanos Financeiro Fiscal Faturamento Indústria CUSTO ANTES Cenário - Integrações das Informações ANTES da Revisão dos Processos: A Contabilidade funcionando como uma espécie de máquina fotográfica, é o único instrumento que mostra toda a realidade das empresas.

11 Cenário - Reunião Improdutiva:

12 COM Empresa COM processos aderentes Círculo do Processo Processos Gestor = Online Relatórios Livros Resultado Consulta Do Resultado Sistema “A”Sistema “B” Sistema “C” Transferência Redução de Custos + Redução de Tempo = Ganho Financeiro Parabén s Auditor Software APÓS Cenário - APÓS Revisão dos Processos e Normas:

13 Contatos Cenário - Empresa com informações consistente/confiável:

14 Reflexão_Erro Vídeo: Vídeo:

15 Metodologia de Mapeamento e Normatização de Processo Mapeamento da Situação Atual Assegurar Comprometimento dos Colaboradores Identificar os Processos; Identificar Rotinas e Procedimentos; Identificar Regras de Negócios; Identificar Sistemas Existentes; Identificar Problemas e Necessidades de cada Colaborador; Elaborar Macrofluxograma; Elaborar Fluxograma de Procedimento; Revisão com os Colaboradores; Elaborar Diagrama de Processos; Análise das normas e procedimentos vigentes; Proposta de Solução Elaborar Fluxograma de Procedimentos; Elaborar Instruções de Serviços; Revisão Geral com os Colaboradores; Elaborar Diagrama de Processos; Homologar Proposta. Implantação Elaborar Material de Treinamento; Treinar Colaboradores;

16 Etapas para Definir/Redefinir Processos: Etapas para Definir/Redefinir Processos: I FASE – Situação Atual: 1.Levantamento das Atribuições e Responsabilidade do Colaborador por Área/Setor/Função;Levantamento 2.Entrevista – Visão Geral do Setor;Entrevista – Visão Geral do Setor; 3.Elaboração de Fluxo dos Processos;Elaboração de Fluxo dos Processos; 4.Elaboração do Diagrama de Processos;Elaboração do Diagrama de Processos 5.Análise de todo Material 6.Diagnóstico por Área/Setor. II FASE – Situação Proposta 1.Definir Atribuições e Responsabilidade por Função/Cargo;Definir Atribuições e Responsabilidade por Função/Cargo; 2.Elaborar Normas e Procedimentos por Processo;Elaborar Normas e Procedimentos por Processo; 3.Elaborar Fluxograma de Processo alinhado as Normas e Sistema;Elaborar Fluxograma de Processo alinhado as Normas e Sistema; 4.Elaborar/Revisar Código de Conduta;Elaborar/Revisar Código de Conduta 5.Elaborar Diagrama de Processos; 6.Treinamento com todos os Colaboradores.

17 1.Eliminação dos processos ineficientes; 2.Processos padronizados, conseqüentemente aumento de produtividade; 3.Conhecimento integral do processo (começo, meio e fim) 4.Sistema aderente aos processos; 5.Melhoria na comunicação; 6.Informação consistente e confiável; 7.Continuidade dos processos na mudança de profissionais; 8.Satisfação da Alta Administração. Alguns Alguns Benefícios do Mapeamento e Normatização de Processos:

18 Dinâmica: Profissional para ser o Líder/Gestor da Informação; Profissional para Representar o Processo.

19 Dinâmica Normalmente a visão que o Gestor tem do Processo é Diferente da Realidade. Nem tudo é Executado Conforme Planejado. PlanejadoExecutado

20 Projetos com a metodologia apresentada Reflexão Vídeo: Vídeo:

21 Valorize os processos de sua organização. Sem um mapeamento bem feito não existe “gestão por processos”. Faça no mais absoluto detalhe e cuidado. Considere-o como a ferramenta balizadora de suas decisões rotineiras acerca de mudanças operacionais. Utilize-o como alicerce para promover o compartilhamento de informações e a responsabilidade pelas atividades rotineiras. E finalmente, colha os frutos de uma administração efetivamente voltada a processos. “A gestão por processos permite que as equipes sejam envolvidas em um ambiente cooperativo e de compartilhamento de informações”. Fonte: FNQ: Classe Mundial 2005. Conclusão: Conclusão:

22 Contato : Lucineia Pedrosa Fones: (81) 3343 5799 (81) 9696 7979 e-mail: lucineia@econtechbr.comlucineia@econtechbr.com