Procedimentos de Aprovisionamento da USAID Pretoria, África do Sul 30 de novembro – 3 de dezembro de 2009.

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1 Procedimentos de Aprovisionamento da USAID Pretoria, África do Sul 30 de novembro – 3 de dezembro de 2009

2 2 Aprovisionamento (processo de competição) Aprovisionamento é o processo de adquirir produtos, suprimentos e serviços. Isso inclui: Equipamentos, peças sobressalentes e suprimentos para atividades de programa Equipamentos, mobiliário e suprimentos para escritório para escritórios de projeto Assistência técnica através de indivíduos ou organizações

3 Regras e Regulamentos de Aprovisionamento  22 CFR 226 contém: –Requisitos de inventário –Requisitos de Gerenciamento de Bens –Outros requisitos de aprovisionamento incluindo definições e regulamentações sobre equipamentos, códigos de conduta inclusive precaução de conflito de interesses, concorrência, procedimentos escritos de aprovisionamento, cláusulas de transmissão necessárias e registro de informações 3

4 Regras e Regulamentos da USAID 22 CFR 226 Adjudicação Admin 2 CFR 230 Princípios de Custos Para Sem Fins Lucrativos Auditorias Circular A-133 Organizações baseadas nos EUA (limite de $500.000) Diretrizes da USAID para Auditorias Financeiras Contratado por Beneficiários Estrangeiros Entidades Estrangeiras (limite de $300.000) Padrão Provisões Sistema Diretivos Automáticos (ADS) Capítulo 303 USAID Circular A-110 – Requisitos Administrativos Uniformes de Subvenções e Acordos com Instituições de Ensino Superior, Hospitais, e Outras Organizações Sem Fins Lucrativos Requerido conforme Provisões Aplicáveis: 17 para baseadas nos EUA 35 para Não baseadas nos EUA Provisões Mandatárias: 21 para baseadas nos EUA 17 para Não baseadas nos EUA

5 Política de Aprovisionamento Você poderá usar suas próprias políticas de aprovisionamento e práticas desde que elas estejam em conformidade com os requisitos de elegibilidade da USAID e: Um código de conduta escrito evitando e tratando conflito de interesses Transações de aprovisionamento oferecendo, até a máxima medida praticável, concorrência aberta e livre Documentar preço ou análise de custos nos seus arquivos de aprovisionamento Definir contrato sólido e completo para contratos superiores a $10.000. O contrato deve incluir cláusulas que permitam remédios administrativos, contratuais ou legais para violações de termos por parte do contratado e cláusulas adequadas para rescisão pelo beneficiário. 5

6 Procedimentos de Aprovisionamento dos Beneficiários Eles devem no mínimo:  Evitar comprar artigos desnecessários  Todas as solicitações devem fornecer: descrição clara e exata, requisitos que o licitante/ofertante deve satisfazer; descrição dos requisitos técnicos; características específicas –Lembre-se de comparar 'Maçãs com Maçãs'  Aprovisionamento feito com contratados responsáveis –Com base no melhor valor para a organização (se não for o preço mais baixo, a razão deve ser documentada)  Disponibilizar documentos de aprovisionamento para a USAID 6

7 Limites da USAID  Observe os limites de aprovisionamento da USAID a seguir: 1.$3.000 (limite de micro compras): acima deste valor transacional, deve-se obter pelo menos 3 cotações e conduzir análise para justificar a escolha do fornecedor. 1.$100.000 (limite de aquisição simplificada): requer "concorrência total e aberta”. Você deve enviar a solicitação publicamente e estabelecer critérios para avaliar apresentações. 7

8 Limites Organizacionais  Levando em consideração os limites da USAID, os parceiros do DGP devem estabelecer e seguir seus próprios limites de compras organizacionais em coordenação com políticas do signatário e níveis de autoridade.  *Nota* Compras de tipos semelhantes de artigos que podem ser obtidos do mesmo fornecedor não podem ser separadas para evitar chegar nos limites (ou seja, separar computador e equipamentos para impressoras para evitar atingir o limite de $100.000 onde solicitação pública é necessária) 8

9 9 Restrições sobre Produtos  Cláusula Padrão intitulado "Regras de Elegibilidade da USAID para Produtos e Serviços" –Produtos e Serviços Inelegíveis: Não podem ser aprovisionados sob nenhuma circunstância. –Produtos Restritos: Necessitam de prévia aprovação do Oficial de Acordos (AO). –Fornecedores Inelegíveis: Não se pode comprar de firmas ou indivíduos cujo nome aparece nas "Listas de Partes Excluídas dos Programas de Aprovisionamento e Não- Aprovisionamento". www.epls.gov e bancos de dados de terrorismo

10 O Que Você Não Pode Comprar – Produtos e Serviços Inelegíveis 10 Equipamentos e serviços de aborto Produtos luxuosos e equipamentos de jogos Equipamentos de modificação climática Equipamentos Militares Equipamentos de Vigilância Artigos e serviços para suporte da polícia ou outras atividades de aplicação da lei

11 11 Para o Que Você Precisa de Aprovação prévia – Produtos Restritos  Veículos motorizados  Produtos Farmacêuticos  Equipamentos Usados  Bens em excesso possuídos pelo Governo dos EUA  Artigos agrícolas  Pesticidas  Fertilizantes  Produtos Contraceptivos

12 Regras e Regulamentos  22 CFR 228 contém: –Lista de códigos geográficos –Definição e critérios de isenção –Definições e requisitos de fonte, origem e nacionalidade 12

13 13 Aprovisionamento – Códigos Geográficos da USAID Ao assumir atividades de aprovisionamento primeiro observe: –O Código Geográfico do Projeto especificado pela USAID: um código de três dígitos que designa um país ou um grupo de países –Na Seção A do seu Acordo Cooperativo

14 14 Aprovisionamento – Código Geográfico da USAID  A Fonte e a Origem dos produtos comprados devem estar em conformidade com o Código Geográfico autorizado. –Fonte significa o país do qual um artigo é enviado ao País do Acordo Cooperativo, ou o País do Acordo Cooperativo se o artigo estiver localizado no país no momento da compra. –Origem significa o país onde um artigo é extraído, cultivado ou produzido.

15 15 899 941 000 Aprovisionamento – Código Geográfico da USAID Código 000 Os Estados Unidos Código 935 Qualquer área ou país inclusive o país cooperativo, mas excluindo os países restritos de política diferente. Cuba, Laos, Irã, Coréia do Norte, Síria. “MUNDO LIVRE ESPECIAL” 935 899 941 000

16 16 Aprovisionamento – Código Geográfico 935 da USAID  Código 935: Mundo Livre Especial. Inclui qualquer área ou país no Mundo Livre, incluindo o País do Acordo Cooperativo (menos restritivo). Preferência 1.EUA 2. País anfitrião 3. Código 941 4. Código 935

17 Aprovisionamento Local ( Se Código Geográfico da USAID = 000 ) Todo o aprovisionamento localmente financiado deve ter isenções de fonte e nacionalidade exceto:  Artigos e serviços apenas disponíveis na economia local (combustível, aluguel, etc.)  Artigos de origem 935 se a transação for <$5.000  Artigos de origem nos EUA se a transação for <$100.000  Contratos de Serviços Profissionais < $250.000  Contratos de Serviços de Construção < $5.000.000 17

18 18 Restrições de Países  Países Restritos de Políticas Diferentes –Você não pode comprar produtos feitos nesses países ou enviados desses países. –Atualmente esses países são: Cuba, Laos, Irã, Coréia do Norte e Síria. –Se algum componente de um produto é de um desses países, ele não pode ser comprado.

19 Regras de Fonte Especiais – Produtos Restritos  Precisam de aprovação prévia da USAID e  As “Regras de Fonte Especiais” USAID necessitam aprovisionamento dos EUA (22 CFR 228.13) para: –Veículos Motorizados (inclui caminhões, carros, ônibus, motocicletas, utilitários e bicicletas motorizadas) –Produtos Farmacêuticos –Artigos Agrícolas –Produtos Contraceptivos 19

20 O que é uma Isenção?  Isenções são necessárias sempre que o projeto necessita comprar fora do código geográfico autorizado e satisfaz um dos critérios para uma isenção (veja 22 CFR 228.50 Sub-parte F).  Isenções da USAID devem ser por escrito, assinadas pelo Diretor da Missão, ou conforme delegado ao Oficial do Acordo. 20

21 Requisitos para Aprovação  Solicite aprovação do Oficial de Acordo da USAID para o seguinte: –Artigos que não estão no orçamento / descrição do programa –Produtos restritos conforme observado acima (inclusive veículos motorizados) 21

22 Exemplo de Veículo Motorizado  Para comprar veículos motorizados, você precisa da seguinte documentação escrita do Oficial do Acordo: 1.Aprovação para comprar o veículo motorizado porque isso é um produto restrito 2.Uma isenção para comprar o veículo motorizado se ele não for de fonte e origem dos EUA (conforme regras de fontes especiais) 22

23 Exercício em Grupo  Organize o processo de aprovisionamento que sua organização terá que passar antes de comprar um artigo. 23

24 Melhores Práticas em Aprovisionamento 1.Conduzir planejamento anual de aprovisionamento que inclua equipamentos de escritório e do programa, suprimentos e serviços 2.Interligar planejamento de aprovisionamento ao orçamento e processos de planejamento de trabalho 3.Seguir procedimentos escritos estabelecidos de aprovisionamento 4.Oferecer concorrência aberta na medida do possível 5.Obter cotações, analisar cotações contra critérios estabelecidos, usar comitês de avaliação e justificar escolha de fornecedor –Garantir segregação de tarefas adequada – preparar/analisar/autorizar 6.Documentar o processo de aprovisionamento 7.Manter um inventário de todos os equipamentos comprados e atualizá-lo regularmente, anotando condição e local dos artigos (veja registro de inventário) 24

25 Documentação - Aprovisionamento  Deve falar sobre o “histórico do aprovisionamento” sem explicação verbal adicional  O ‘histórico do aprovisionamento' deve incluir: 1.Pedido para Cotações ou Pedido para Propostas (incluindo postagens na internet / jornais) – se necessário 2.Cotações obtidas 3.Análise de ofertas 4.Resultados do comitê de avaliação, e justificativa para a escolha do fornecedor com base em critérios claros  Dependendo da política organizacional, uma lista de verificação deve ser desenvolvida para garantir que a organização está mantendo regularmente a documentação padrão 25

26 Documentação – Aprovisionamento Continuação  Aprovação e/ou isenção da USAID (se aplicável)  Aprovação da política signatária da organização (conforme aplicável)  Ordem de Compra ou Contrato  assinadoConfirmação de recebimento do artigo/Carta de Gerenciamento de Bens Assinada (se o beneficiário não for a organização)  Cópia da Fatura do Fornecedor (carimbada como paga)  Correspondência pertinente, memorandos, fax, registros de conversas coletados durante o processo de aprovisionamento  Pesquisas de Terrorismo 26

27 Cenários de Aprovisionamento  Use os cenários de aprovisionamento a seguir para trabalhar e avaliar: –Sistemas e procedimentos de aprovisionamento funcionando bem –O que poderia melhorar no cenário –Problemas potenciais de aprovisionamento e como evitá-los 27

28 Dúvidas? 28