INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) 1º TREINAMENTO DE CONTABILISTAS.

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1 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) 1º TREINAMENTO DE CONTABILISTAS Procedimentos para Acompanhamento e Controle - Conta Garantia QUARTA PARTE: APLICAÇÕES PRÁTICAS e NORMAS INTERNAS DO IFSP Processo Administrativo Interno - Rescisão Contratual e Pagamento Direto Procedimentos internos baseado na Legislação Vigente e nos Comunicados CTF - Junto ao Fornecedor - Junto ao BB - Junto à Órgãos Jurisdicionais Trabalhistas - Seguro – Garantia Contratual; - Pagamentos Diretos; - Litígios trabalhistas (Impactos sobre a Administração, Manifestação; Defesa; Mandados Judiciais e Sentenças). INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF

2 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO Durante a execução do contrato ou após o término do contrato – os funcionários ou ex-funcionários da Empresa Fornecedora, poderão, a qualquer tempo reclamar que não estão recebendo seus salários ou quaisquer outros direitos trabalhistas, de obrigação da empresa fornecedora. Nestas situações, o Campus, através (única e exclusivamente – do Fiscal do Contrato) deverá ter uma atuação forte e rápida junto à empresa (para identificar os indícios de irregularidade e, concomitantemente, tomar todas as demais medidas cabíveis: 1.Notificar imediatamente a empresa fornecedora – através de seu Preposto indicado, informando os indícios de irregularidades apontados por seus funcionários e as consequências administrativas, solicitando a este, que se manifeste por escrito, trazendo consigo, os comprovantes de quitação (das verbas que os funcionários alegam estarem prejudicadas); Prazo sugerido 48hs. 1.1 Se a resposta for positiva e as comprovações forem demonstradas, o fiscal submeterá (de qualquer forma) toda esta documentação ao processo de pagamento do mês subsequente e apontará em seu livro de controle de registros de ocorrências, os fatos e as soluções dadas; 1.2 Se a resposta for negativa ou não houver resposta: Fiscal adotará as medidas dos itens 2 em diante, descritos abaixo; 2.Passado o prazo sem resposta ou com resposta negativa quanto a comprovação dos pagamentos, o fiscal procederá: 2.1 Novo Ofício à empresa informando-lhe que baseado nos fatos alegados pelos funcionários e a abstenção da mesma em comprovar a quitação, sugerem sê-los verdadeiros – solicitando-lhes “Autorização expressa para efetuar a retenção, bloqueio e o pagamento direto” – desde que exista Nota Fiscal pendente de pagamento; OU 2.2 Novo Ofício à empresa informando-lhe que baseado nos fatos alegados pelos funcionários e a abstenção da mesma em comprovar a quitação, sugerem sê-los verdadeiros – portanto tomará as providências cabíveis quanto ao pagamento direto (considerando = as cláusulas contratuais ou o Termo de Ajustamento de Conduta = que contempla a autorização prévia da empresa para o pagamento direto) – mesmo não havendo Nota Fiscal pendente de pagamento.

3 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO... Continuação: 3.Juntar toda a documentação elaborada + cópias de Documentos Hábeis comprobatórios: Livro ou Ficha de Ponto (do período trabalhado e não pago); Folha de Pagamento e Hollerith do mês anterior para providenciar os cálculos do mês corrente, apropriação e pagamento; cláusulas contratuais ou Termo de Ajustamento de Conduta que autorizam previamente a realização do procedimento. 4.Internamente, o fiscal deverá ainda verificar junto à Contabilidade se a NF não foi paga – e caso não tenha sido paga, solicitará, por Memorando, a suspensão do pagamento à empresa até que o processo seja montado contendo: justificativa da necessidade de cálculo das obrigações Não cumpridas pela empresa; toda documentação hábil e a apuração dos valores das verbas trabalhistas a serem pagas aos funcionários; Caso não EXISTA Nota Fiscal pendente para pagamento: 5.Também deverá solicitar de todos os funcionários – cópia dos dados pessoais e bancários para efeito de cadastro de lançamento nos sistema financeiro (SIAFI); 6.Em todos os Casos, o fiscal deverá ainda dar ciência aos Órgãos de Controle (Ministério Público do trabalho; sindicato da Categoria e RFB-INSS); 7.Abrir em paralelo à toda documentação – Novo Processo no SIGA – Processo Administrativo ensejando a rescisão Contratual Unilateral pela União; 8.Enviar Memo à Direção do Campus informando as ocorrências e as soluções dadas – sugerindo a abertura imediata de Novo Processo Emergencial para contratação de nova empresa prestadora de serviços, até que nova Licitação seja providenciada. Vide Slide nº 07 da Primeira Parte – Conceitos e Legislação Aplicada

4 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) RELEMBRANDO: DEFINIÇÕES da LEI 4320/64 – Arts. 58 a 70 Empenho – Arts. 58 a 61: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Cria uma Reserva orçamentária com o compromisso de se pagar pelo que foi pactuado entre as partes (Público x Privado) mas apenas pela expectativa de sua efetiva realização. (Margueiro, Éverton) Liquidação – Art. 63: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I - a origem e o objeto do que se deve pagar; II - a importância exata a pagar; III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II - a nota de empenho; III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. Pagamento – Art. 62 e Arts. 64/65: Só será efetuado quando ordenado. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. DEFINIÇÕES da LEI 4320/64 – Arts. 58 a 70 Empenho – Arts. 58 a 61: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Cria uma Reserva orçamentária com o compromisso de se pagar pelo que foi pactuado entre as partes (Público x Privado) mas apenas pela expectativa de sua efetiva realização. (Margueiro, Éverton) Liquidação – Art. 63: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I - a origem e o objeto do que se deve pagar; II - a importância exata a pagar; III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II - a nota de empenho; III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. Pagamento – Art. 62 e Arts. 64/65: Só será efetuado quando ordenado. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF após sua regular liquidação NOTA FISCAL Comprovante de Recolhimento de FGTS; Comprovante de Recolhimento de INSS; Comprovante de transmissão da Conect. Social (SEFIP/GFIP) Relatório Analítico do Arquivo GFIP; Holleriths Assinados ou Comprovante de depósitos (pagtos); Livro ou Ficha de Ponto Reconhece-se a prestação dos serviços ou a entrega dos materiais, pela realização do compromisso firmado no Empenho, auferindo, deste reconhecimento, a obrigação de se pagar a contratada, em contrapartida de (parcela ideal) ao que fora pactuado e o efetivamente realizado. (Margueiro, Éverton)

5 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO... Continuação: Procedimentos (caso NÃO exista previsão contratual ou Termo de Ajustamento de Conduta) Procedimentos (caso EXISTA previsão expressa contratual ou Termo de Ajustamento de Conduta) Ao tomar conhecimento dos fatos: Notificar imediatamente a empresa fornecedora; Resposta Positiva: anexar tudo ao processo Resposta Negativa ou Sem Resposta: Notificar novamente a empresa solicitando autorização expressa e informando que procederá com a apuração e pagamento direto aos funcionários (baseando-se nos dados da Ficha de Ponto e da Nota Fiscal entregue para medição – ainda não paga), além de todas as demais medidas cabíveis à infringência contratual. Se não Houver Nota Fiscal: a Notificação acima mencionará o acionamento do Seguro pago no início do contrato para utilização do pagamento direto. Oficiar os Órgãos de Controle e fiscalização: Ministério Público do Trabalho; Sindicato da Categoria e Receita Federal (INSS). Ao tomar conhecimento dos fatos: Notificar imediatamente a empresa fornecedora; Resposta Positiva: anexar tudo ao processo Resposta Negativa ou Sem Resposta: Notificar novamente a empresa informando que procederá, em conformidade às cláusulas contratuais ou ao Termo de ajustamento de Conduta, com a apuração e pagamento direto aos funcionários (baseando-se nos dados da Ficha de Ponto e da Nota Fiscal entregue para medição – ainda não paga), além de todas as demais medidas cabíveis à infringência contratual. Se não Houver Nota Fiscal: a Notificação acima mencionará o acionamento do Seguro pago no início do contrato para utilização do pagamento direto. Oficiar os Órgãos de Controle e fiscalização: Ministério Público do Trabalho; Sindicato da Categoria e Receita Federal (INSS).

6 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO

7 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF UTILIZAÇÃO DA PLANILHA DE CONTROLE PARA CÁLCULO DAS VERBAS NÃO PAGAS PELA EMPRESA: Aproveitamento dos últimos lançamentos (Mês anterior) para formar a base de cálculo das verbas trabalhistas do mês corrente NÃO PAGO P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO

8 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF Situação I: Se houver Nota Fiscal a ser paga: Após Ofício à empresa e o levantamento dos documentos a seguir, o Campus deverá proceder normalmente com a Apropriação e Pagamento – entretanto gerando LISTA de CREDORES em favor da cada um dos Funcionários da empresa para fomentar o cumprimento das verbas apuradas e não pagas pela empresa fornecedora: Ofício (sem resposta ou com resposta negativa); Cópia da Cláusula contratual ou do Termo de Ajustamento de Conduta que especifica a autorização do procedimento de Retenção e Pagamento direto pelo IFSP aos funcionários da empresa; Fichas de Ponto do período reclamado; Apropriar-se dos dados contidos na própria folha do mês CORRENTE (entregue juntamente com a Nota Fiscal) e da planilha utilizada para o Depósito em garantia – para obtenção do novo cálculo (exclusivo para o período compreendido nas Fichas de Ponto); Descontar do valor total da Nota Fiscal a ser apropriada e paga os valores de: RETENÇÕES TRIBUTÁRIAS (ISS; IRRF; PIS; COFINS; Contrib. Social e INSS) – apurando-se o limite financeiro a ser distribuído aos funcionários; Caso haja saldo suficiente: paga-se todos os tributos decorrentes da NF, funcionários, e a empresa (pela diferença) Neste caso Pular para o próximo ITEM. Caso não haja saldo suficiente: paga-se todos os tributos decorrentes da NF e até o limite do saldo remanescente, os funcionários que forem possíveis (pela diferença) Providenciar o acionamento do Seguro (5%) para realização financeira dos pagamentos; Providenciar o acionamento da liberação da conta em Garantia – para resgate dos valores de (13º/Férias/FGTS). Abertura Imediata de Processo Administrativo contra a empresa fornecedora (Rescisão Unilateral); Anulação parcial do saldo do empenho do Contrato – mantendo apenas os valores relativos ao período que será apropriado e pago diretamente aos funcionários. P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO

9 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF Situação II: Se NÃO houver Nota Fiscal a ser paga: Os procedimentos serão os mesmo para o caso em que houver Nota Fiscal pendente de pagamento, entretanto caberá ao Campus providenciar: Ofício (sem resposta ou com resposta negativa); Cópia da Cláusula contratual ou do Termo de Ajustamento de Conduta que especifica a autorização do procedimento de Retenção e Pagamento direto pelo IFSP aos funcionários da empresa; Fichas de Ponto do período reclamado; Apropriar-se dos dados contidos na folha do mês ANTERIOR e da planilha utilizada para o Depósito em garantia – para obtenção do novo cálculo (exclusivo para o período compreendido nas Fichas de Ponto); Por inexistir Nota Fiscal pendente (no mês em questão) o Campus deverá apurar os valores a serem distribuídos aos funcionários; Caso não haja NF: paga-se todos os funcionários utilizando-se as seguintes fontes financeiras: Providenciar o acionamento do Seguro (5%) para realização financeira dos pagamentos; Providenciar o acionamento da liberação da conta em Garantia – para resgate dos valores de (13º/Férias/FGTS). Abertura Imediata de Processo Administrativo contra a empresa fornecedora (Rescisão Unilateral); Anulação parcial do saldo do empenho do Contrato – mantendo apenas os valores relativos ao período que será apropriado e pago diretamente aos funcionários. P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO

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20 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PROGRAMA DE TREINAMENTO INTERNO _ CAPACITAÇÃO (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES TA - (DGP) INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SÃO PAULO - IFSP Coordenadoria de Controladoria Financeira - CTF P ROCESSO I NTERNO - A DMINISTRATIVO Modelo de Recibo de Pagamento Direto realizado ao funcionário pelo Campus. INFORMATIVO CTF nº 01/2015 Procedimentos: C-) Elaborar documento individualizado para cada trabalhador, no qual deverá constar de forma discriminada as verbas trabalhistas que estão sendo quitadas naquele momento, conforme modelo sugerido no Anexo 1. O referido documento deverá ser assinado pelo trabalhador dando quitação das verbas recebidas. D-) No documento citado no item anterior, deverá constar também observação específica contendo os valores relativos ao IR Fonte ( se houver base para cálculo do imposto ) e da contribuição previdenciária ao INSS, que seriam retidos caso o pagamento estivesse sendo efetuado pela empresa prestadora dos serviços. Esses tributos são de responsabilidade dos trabalhadores, e os mesmos, portanto, devem ser orientados na forma de como os tributos devem ser recolhidos. E-) Na discriminação das verbas trabalhistas citadas conforme o item “c”, complementar com a informação de que o pagamento está sendo efetuado pelo IFSP, diretamente ao trabalhador, de acordo com o inciso V do artigo 19A, da IN SLTI / MPOG 02 de 30.04.08.

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