Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças Gerência de Gestão de Contratos Elaborado por Maria Celeste Beirão Simões Gerência de Contratos PASSO A PASSO.

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1 Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças Gerência de Gestão de Contratos Elaborado por Maria Celeste Beirão Simões Gerência de Contratos PASSO A PASSO FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

2 O processo de fiscalização se inicia com a nomeação do fiscal pelo ordenador de despesa (Portaria nº20/2013). Após a assinatura do contrato, o fiscal é informado por e-mail pela GECON. Processo de fiscalização

3 1- Retirar a cópia do contrato no Portal de Compras – (instruções Link Intranet – Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças – Consulta Contratos); 2- Ler minuciosamente o contrato, conhecer o objeto e todos os serviços descritos no Projeto Básico/Termo de Referência e seus apensos; 3- Preencher o Formulário de Fiscalização do contrato (Cópia de modelo de Formulário no link intranet- Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças – modelo formulário fiscalização); 4- Programar no Portal de Compras o valor mensal do contrato (instruções Link intranet – Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças - Programação); 5- Solicitar ao GECIS ou GECMAS a especificação do empenho de acordo com o valor mensal programado; Atribuições do fiscal do Contrato

4 6 - Acompanhar a execução do contrato; 7 – Preencher pontualmente o Formulário de Fiscalização do contrato anotando as ocorrências; 8 – Verificar se as cláusulas contratuais estão sendo cumpridas integralmente ou parcialmente, anotando-as no formulário; 9 – Solicitar ao contratado as correções necessárias determinando prazo para corrigi-las; 10- Encaminhar para a Comissão de Apuração de Irregularidades (GECON) o comunicado do descumprimento contratual; 11- Fiscalizar a manutenção, pela contratada, das condições de habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários; Atribuições do fiscal do Contrato

5 12 - Atestar o recebimento dos bens ou a prestação dos serviços observando o que dispõe o contrato; 13 – Receber a Nota Fiscal dos serviços ou bens conferindo se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas, se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi contratado, se a Nota Fiscal tem validade, se está corretamente preenchida, se é realmente a contratada que está emitindo a Nota Fiscal e executando os serviços; 14 – Atestar a Nota Fiscal e inseri-la no Portal de Compras (conforme instruções disponibilizadas no link da Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças); 15 – Fazer a conformidade orçamentária no Portal de Compras (conforme instruções disponibilizadas no link da Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças); Atribuições do fiscal do Contrato

6 16 - Encaminhar a Nota Fiscal para pagamento; 17 – Após efetivado todos os pagamentos do mês, reprogramar o contrato no Portal de Compras (conforme instruções disponibilizadas no link da Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças); 18- No primeiro dia útil do mês solicitar ao GECMAS ou GECIS o reforço do empenho de acordo com o programado para aquele mês. 19 - Acompanhar a execução quantitativa, qualitativa e financeira do contrato verificando se deverão ser solicitadas alterações- Acréscimos, supressões, etc. O valor inicialmente estimado do contrato deverá ficar próximo da realidade programada. Devemos evitar contratos superestimados ou subestimados. OBS- As alterações deverão ser evitadas nos últimos 90 dias que antecedem ao fim da vigência do contrato. Atribuições do fiscal do Contrato

7 20- 120 dias antes do vencimento do contrato a GECON encaminhará o formulário de Gestão de Contratos informando o percentual gasto juntamente com o formulário de intenção de prorrogação do contrato, que deverá ser corretamente preenchido. O processo de prorrogação do contrato só irá iniciar após a manifestação do fiscal. 21 – IMPORTANTE - 30 dias antes do vencimento do contrato o fiscal deverá verificar o valor do contrato que está empenhado, devendo solicitar a anulação do valor empenhado que não será mais utilizado dentro desta vigência. Atribuições do fiscal do Contrato

8  Atestar somente o que foi executado;  Só permitir subcontratação se autorizada no Contrato;  Comunicar as irregularidades à Comissão de Apuração de Irregularidades;  Não executar serviços sem o devido contrato;  Não executar serviços sem o prévio empenho;  Anotar na planilha de execução financeira dos contratos os valores, nota fiscal, empenho, liquidação, visando não ultrapassar o valor contratado. ALERTAS

9 A omissão do funcionário encarregado do ofício de fiscalização poderá gerar dano ao erário. Neste caso, além da responsabilidade no plano disciplinar, ele poderá sofrer consequências civis, atraindo para si o dever de reparar o prejuízo. IMPORTANTE: “O fiscal não é um mero atestador de fatura. Suas atribuições e responsabilidades vão muito além” (retirado da apostila de Gestão de Contratos da FJP) Responsabilidades